ÖN BÜRO YÖNETİMİ

Düzeltici eylemleri gerçekleştirmek ve sorunun çözülmesini sağlamak, bazen daha kapsamlı analiz ve incelemeleri gerektirebilir. Bu analizler ve ön büroda yürütülen günlük faaliyetler göz önüne alındığında denetimle ilişkili iki boyut bulunmaktadır. Bu boyutlar, önbüro faaliyetlerinin düzenli bir şekilde sürdürülebilmesi, günlük hataların saptanması ve düzeltilmesi noktalarında hayati öneme sahiptir. Bu boyutların ilki iç denetim, ikincisi ise gece denetimidir.

Konaklama işletmelerinde verilen hizmetlerin konaklamanın ötesine geçip gün geçtikçe çeşitlenmesi bu işletmelerde bazı bölümlerin oluşmasını gerekli kılmıştır. Böylelikle konaklama işletmelerinin büyüklüğüne göre değişen bölümler oluşmuştur. Bu yapı içinde, hangi bölümün hangi görevi yerine getirdiği ve hangi işlerden sorumlu olduğunu bilmek işleyişin etkinliği ve verimliliği açısından önem taşımaktadır.

Konaklama işletmeleri için özel denetim halkalarının oluşturulmasına yol açmıştır. Önbüro göz önüne alındığında, günlük faaliyetlerin doğru bir şekilde sürdürülebilmesi için iç denetim üçgeni, birbirlerini denetleyerek bu işlemleri gerçekleştirmektedir. Önbüroda iç denetim üçgeni resepsiyon, kat hizmetleri ve önkasayı kapsayan bir üçgendir.

Hatalı girişleri kontrol etmek ve böylece konaklama ücretlerinin kaçırılmamasını sağlamak amacıyla; genellikle raf fişlerinde gösterilen tüm oda fiyatlarının toplanması ve toplamın, tablo defteri üzerindeki “odalar” sütunuyla karşılaştırılmasıyla gerçekleştirilmektedir. Bu işlem yanlış hesaba kaydedilen harcamaların tespitini sağlamamaktadır ancak basit ihmallere karşı bir denetim şekli olarak kullanılmaktadır. Yine, bilgisayarlı sistemler bu açıdan çok daha kullanışlıdır, çünkü oranlar otomatik olarak kayıt sırasında girilmekte ve aynı zamanda konuk hesabına ücretlendirilmektedir, ayrıca önkasa kodları belirli olduğundan dolayı hangi işlemi kimin gerçekleştirdiği takip edilebilmektedir.

Gece denetimi, misafirlerin hesaplarının finansal faaliyetlerinin sürdürüldüğü ve dengelendiği kontrol sürecidir. Bu süreçte, ücretleri, ödemeleri (borçlar ve krediler) ve bölüm makbuzları günlük olarak denetlenir. Bu çalışma tanımı, yalnızca ücret ve ödemelerin toplamının mekanik olarak karşılaştırılmasını değil, hesap faaliyetlerinin yönetim tarafından detaylı şekilde incelenmesini de kapsamaktadır.

C şıkkı

Önbüroda gerçekleştirilen faaliyetlerin denetlenmesinde kullanılan en önemli teknikler istatistiklerin ve raporların incelenmesidir. Böylece doğru bilgi akışının sağlanması ve toplanan verilerin enformasyona çevrilerek yorumlanması mümkün olmaktadır.

E şıkkı

Oda başına ortalama misafir sayısı, toplam misafir sayısının satılan oda sayısına bölünmesiyle bulunur. Bazı önbüro yönetimleri, misafir başına ortalama gelir oranı üzerinden de bazı planlamalar yapabilirler.

E şıkkı

Gelen konuk listesi konaklama yapacak misafirlerin bilgilerini içermektedir. Alfabetik olarak gün içinde giriş yapacak misafirlerin isimleri, ayrılış tarihleri, beklenen giriş ve ayrılış saatleri, misafirlerin özel istekleri, oda tipi tercihleri, oda ücretleri, rezervasyonun garantili olup-olmama durumu, VIP olup-olmadığı ve VIP derecesi listede yer alan bilgilerdir.

Tahminleme, konaklama işletmelerinin faaliyetlerini sürdürmek, gelecekte karşılaşılabilecek gelişmelere uyum sağlamak, ortaya çıkabilecek hataları önlemek, satış ve pazarlama çalışmalarına yön vermek için kullanılan önemli bir faaliyettir. Konaklama işletmelerinde yürütülen tahminleme faaliyetleri, yönetim fonksiyonlarının tümü açısından destekleyici bir faaliyet olarak görülmelidir.

D şıkkı

Değişik amaçlarla yapılan bu tahminleme teknikleri genellikle satış gelirini ve oda doluluklarını artırmada kullanılmaktadır. Yapılan çalışmalar, uzun dönemli (yıllık, sezonluk) tahminler olabildiği gibi, kısa dönemli (günlük, haftalık) tahminler de olabilmektedir. Bu şekilde gerçekleştirilen tahminlemeler dört başlık altında ele alınabilir:

A şıkkı

 D şıkkı

A şıkkı

D şıkkı

D şıkkı