ÖN BÜRO YÖNETİMİ

Concierge; konaklama işletmelerinde misafirleri girişte karşılayan, valizlerini taşımaya yardımcı olan, araçları park eden, önbüronun eli ve ayağı olarak görev yapan bell captain, bellboy, doorman, vale unvanlarına sahip üniformalı çalışanların bulunduğu önbüro birimidir. Rezervasyon ve Halkla ilişkiler konaklama işletmelerinde bulunan diğer departmanlar arasında yer alır. Bell captain ve Bellboy birim değil çalışanlardır.

Önbüronun alt birimleri ve bu birimlerde çalışanların sayısı konaklama işletmesinin örgüt yapısına göre değişmektedir. Böylece örgüt yapısı çalışanlar arasında resmi görev ve yetki ilişkilerini de ortaya koyar.

Konaklama işletmelerinde önbüro genel olarak rezervasyon, resepsiyon, concierge, santral ve önkasa birimlerinden oluşmaktadır. Muhasebe, halkla ilişkiler, satın alma ve yiyecek-içecek ise konaklama işletmelerinin farklı departmanlarını/birimlerini oluşturur. Ancak bu yapılanmalar konaklama işletmelerinin çeşidine ve büyüklüğüne göre farklılık gösterebilir.

Rezervasyon bölümüne ait görevler ve sorumluluklar misafirlerin rezervasyonlarının kabul edilip edilmemesine karar verilmesi, misafirlere işletmedeki oda tiplerinin anlatılması, gelmek istedikleri tarihlerin belirlenmesi tarihler uygunsa fiyat bilgisi sağlanması, misafirlerden ön ödeme talep edilmesi, ön ödeme geldikten sonra rezervasyonların konfirme edilmesi, işletmenin doluluk oranlarının takip edilmesi, acentelerle anlaşmaların yapılması, oda satışlarının durdurulması veya önlem olarak overbooking gerçekleştirilmesidir. Misafirlerin karşılanması ise resepsiyonun görev ve sorumlulukları arasında yer alır.

Konaklama işletmelerinde sorunların çözümündeki başarı çalışanların eğitimi, tecrübesi ve yetenekleri olduğu kadar iyi iletişimine de bağlıdır. Örneğin misafirler “maalesef bu benim işim değil” cevabını duymak yerine sorunlarının çözüldüğünü görmekten memnuniyet duyacaklardır.

Saç, sakal, takı ve makyaj standartları işletmeden işletmeye değişim gösterse de genel olarak bakıldığında şu standartlara uyulduğu görülebilir: Kadınlar: hafif makyaj yapabilirler, alyans, küpe, sade kolye ve saat takabilirler, saçlarını toplayarak çalışırlar, saçlarını sıra dışı renklerde boyamazlar, sade renklerde oje sürebilirler. Erkekler: mesaiye gelmeden sakal tıraşı olurlar, saçları uzunsa toplarlar, belli standartlarda bıyık bırakabilirler, yalnızca saat ve alyans takarlar.

İşletmenin diğer bölümlerinde oluşan gelirler önkasada toplanmaktadır. Ayrıca muhasebenin kapalı olduğu saatlerde işletmedeki diğer kasaların paraları önkasada muhafaza edilir.

Oda satışlarının yanı sıra işletmede yapılacak düğün, toplantı, konferans vb. çeşitli etkinliklerin satışları ile de satış ve pazarlama bölümü ilgilenmektedir. Bu nedenle satış ve pazarlama bölümünün işletmenin doluluğuyla ve etkinliklerin sağlıklı biçimde yürütülebilmesi için önbüro ile sürekli iletişim hâlinde olması gerekmektedir.

Önbüro ve kat hizmetleri bölümleri ağırlıklı olarak odaların kullanılabilirlik durumu ile ilgili iletişim kurmaktadırlar. Önbüro çalışanları misafirler giriş yapmadan önce odaların hazır olup olmadığını kat hizmetlerinden öğrenmektedirler.

Konaklama işletmelerindeki parasal işlemler muhasebe aracılığıyla yürütülür. Kesilen faturalarda herhangi bir yanlışlık olup olmadığı muhasebe tarafından kontrol edilir ve düzeltme yapılması gerekiyorsa önbüroya iletilir. Yine misafirlerden talep edilen ön ödemelerin ve cari hesapların takip edilmesi konusunda muhasebe ile iletişime geçilir.

Bu soru bölüm 1'3e ait bir sorudur. ve toplam yatırım sermayesinin %90’ına kadar çıkabilmektedir. Bu yatırımlar gayrimenkul yatırımlarıdır ve ikame edilme şansı çoğunlukla bulunmamaktadır.

30791 sayılı Turizm Tesislerinin Niteliklerine İlişkin Yönetmelik’e göre oteller; asli fonksiyonları misafirlerin konaklama ihtiyaçlarını karşılamak olan, bu hizmetin yanında, yeme-içme, toplantı, kutlama etkinlikleri, spor ve eğlenceye yönelik üniteleri de bünyelerinde bulundurabilen tesislerdir. Oteller; bir, iki, üç, dört ve beş yıldızlı olmak üzere beş sınıf altında değerlendirilmektedir.

Moteller yerleşim merkezleri dışında, karayolu güzergâhı veya yakın çevrelerinde inşa edilen, motorlu araçlarıyla yolculuk yapanların konaklama, yeme-içme ve araçlarının park ihtiyaçlarını karşılayan en az on odalı tesislerdir

Butik oteller; turizm tesisleri ve konaklama tesisleri için belirlenmiş olan asgari nitelikleri sağlayan, deneyimli, konusunda eğitimli veya sertifikalı personel ile kişiye özel yüksek standartta hizmet verilen, en az on, en fazla altmış odalı otellerdir.

Pansiyonlar; yönetimi basit, yemek ihtiyacının idare tarafından sağlanabildiği veya misafirlerin kendi yemeklerini bizzat hazırlayabilme imkânı bulunan, en az beş, en fazla yirmi beş odalı tesislerdir.

Kampingler 30791 sayılı yönetmeliğe göre; deniz, göl, dağ gibi doğal güzelliği olan yerlerde kurulan ve genellikle misafirlerin kendi imkânlarıyla geceleme, yeme-içme, dinlenme, eğlence ve spor ihtiyaçlarını karşıladıkları en az on ünitelik tesislerdir.

Çok büyük konaklama işletmeleri 300 ve daha fazla odaya sahip tesislerdir.

Misafir bagajlarını odaya kadar taşıtmak görevleri arasındadır ama eşlik etmek zorunda değildir.

Resepsiyon: Misafirin kabul edilmesi, kaydının yapılması, ayrılma işlemlerinin gerçekleştirilmesinden sorumlu bölümdür.

Örgütlemeden sonra yöneltme aşaması gelir.