Önbüroda Satış ve Rezervasyon

Satış işlemi rezervasyon birimi tarafından yerine getirilebileceği gibi resepsiyon birimince de yapılabilir.

Konaklama hizmetini fiilen kullanacak olan ve aracı kullanmadan işletmeye ulaşan bireylerden oluşan pazar grubu münferit misafirleri ifade eder.

Kapı misafiri (walk-in) doluluğun düşük olduğu zamanlarda işletmeler için önemli bir pazardır. Yoğunluğun düşük olduğu dönemlerde doluluğun ve gelirin artırılmasında etkili bir pazar grubudur.

Kapı Misafiri (Walk-in), rezervasyon yaptırmadan doğrudan işletmeye gelen misafirdir.

Konaklama işletmeleri çeşitli nedenlerle (oda ücretini ödemeden giden, huzur bozucu davranış sergileyen vb.) bazı misafirleri oluşturdukları kara listeye alırlar. Kara listeye alınan kişiler, bilgileri ve gerekçeleri ayrıntılı olarak işletme tarafından tutulur. Bu liste diğer misafirlere veya bölgede bulunan diğer tesisler dışında herhangi bir kişiye gösterilmez. Oda satışı doluluk ve gelir artırma amacıyla yapılıyor olsa da kara listede yer alan kişiler işletmeye yaratacağı zararlar nedeniyle kabul edilmezler.

Shorta Düşmek, garantili rezervasyon yaptırmış olan misafirin işletmeye geldiğinde, yer olmaması nedeniyle yer verememe durumudur.

• Rezervasyon taleplerine hızlıca yanıt verebilmelidir.

• Rezervasyonu kabul veya reddedebilmelidir.

• Rezervasyonla ilgili bilgileri etkin bir şekilde saklayabilmelidir.

• Yeni bir rezervasyonun kayıtları hemen tutulabilmeli ve belli bir tarihteki toplam rezervasyona kolayca ulaşabilmelidir.

• Rezervasyonun iptal edilmesi veya gerçekleşmemesi durumlarına karşı önlem alınabilmelidir.

• Rezervasyonlu misafirlerin giriş yapacağı gün ayrıntılı misafir listesini ve misafir ihtiyaçlarını listeleyebilmelidir.

• Oda satışında önbüro yönetiminin çabalarını kolaylaştırarak destekleyebilmelidir.

Grup rezervasyonu 11 ve üzerinde kişiden oluşan misafirler için yapılan rezervasyonlardır.

Misafir sayısı aynı hizmetlerden yararlanan 1 ile 10 kişi arasında olan rezervasyonlar Münferit rezervasyonlardır. Münferit rezervasyonlarda esas alınacak sayı rezervasyon fişinde yazan rakamdır.

Konaklama işletmeleri özellikle düşük sezonda, misafirin giriş yapmaması durumunda herhangi bir kayıp olmayacağından garantisiz rezervasyon kabul etme yoluna giderler. Garantisiz rezervasyon herhangi bir ödeme yöntemiyle ön ödeme yapılmayan ya da şirket veya seyahat acentesi garantisi olmayan rezervasyonlardır.

İletişim kanalına göre rezervasyon geliş şekilleri yüz yüze, telefonla, faks, posta, elektronik posta, çevrimiçi araçlar ve merkezi rezervasyon sistemleri aracılığıyla gelen rezervasyonlar şeklindedir.

Günümüzde rezervasyon taleplerinin çoğunluğunu çevrimiçi (online) araçlar ile yapılan talepler oluşturmaktadır. Çevrimiçi araçlar işletme web sayfasında yer alan rezervasyon sistemi ya da işletme sosyal medya hesapları olabilir

Rezervasyon soruşturmasında yapılması gereken ilk işlerden birisi de misafirin işletmenin kara listesinde (Black List) olup olmadığının kontrol edilmesidir.

Gerçekleşmeyen garantili rezervasyonlara “no-show” denir. İşletme, misafirin gelmediği ve rezervasyonu iptal etmediği durumda “no-show” faturası basarak konaklama ücretini talep edebilir.

Konaklama işletmeleri ile acente arasında yapılacak sözleşmelerde serbestlik vardır. Özel bir sözleşme yapılmaması halinde veya yapılan sözleşmede yer verilmeyen tüm konularda “Turizm İşletmelerinin Bakanlıkla, Birbiriyle ve Misafirleriyle İlişkileri Hakkında Yönetmelik” hükümleri uygulanır.

Grup rezervasyonları acente grupları, şirket grupları ve etkinlik grupları olmak üzere üç başlık altında toplanabilir.

Acente ile konaklama işletmesi arasında yapılan anlaşmalarda oda türü ve sayısı, fiyat ve misafirlere sunulacak ek hizmetler önceden belirlenmektedir. Bu nedenle acente gruplarına anlaşma fiyatı dışında bir fiyat uygulanamaz.

“Rezervasyon fişi (voucher)” acente tarafından düzenlenen ve misafirin acenteden satın aldığı konaklama, yemek, transfer gibi hizmet bilgilerini içeren ve hizmeti sunana ödemenin acente tarafından yapılacağını taahhüt ettiği belgedir.