MUHASEBEDE BİLGİ YÖNETİMİ

Bir veri tabanında veriler arasında ilişkinin oluşturulmasında farklı koşullarda farklı özelliklere sahip olan yöntemler uygulanabilir. Bu yaklaşım farklılıkları, değişik mantıksal veri tabanı modellerini ortaya çıkartmaktadır. Bu modeller şu şekilde sıralanabilir:

Nesneye dayalı veri tabanı modeli; veri ve prosedürleri otomatik olarak getirebilen ve paylaşılabilen bir nesne olarak saklayabilmektedir. Nesneye dayalı veri tabanı modelinde çeşitli ortam bileşenlerini veya çeşitli kaynaklardan alınan parça parça verileri benzer biçimde birleştiren Web uygulamalarında kullanılan Java uygulamalarını yönetmek için kullanılabilmektedir.

Nesneye dayalı veri tabanı modelinde hem basit hem de karmaşık nesneler saklanabilir. Önceki veri modelleri, metin tabanlı verileri saklamak için tasarlanmıştır. Nesneye dayalı veri tabanı modelinde diğer tipteki veriler de saklanabilir. Örneğin, bu modelde, video klipler ve resimler de saklanabilir. Uygulamalar geliştirirken kullanıcılara saklanacak verilerin özelliklerini tanımlanmasına imkân veren soyut veri tiplerini içermektedir. Bu model, ilişkisel veri tabanlarının sınırlılıklarını ortadan kaldırır. İlişkisel veri tabanları, tablo sütunlarında saklanabilecek veri tiplerini sınırlar. Nesneye dayalı VTYS’de bir veri, tablolar yerine nesneler de saklanır. Nesne ya da niteliklerinde yapılabilecek eylemlere dair talimatları ve nitelikleri (ilişkisel bir veri tabanında tablo sütunlarında saklanan niteliklere benzeyen) bir nesne saklayabilir. Bu talimatlara “kapsüllü metotlar” denir. (kapsüllü çünkü nesnenin bir parçası olarak saklanır). Nesneler, bir hiyerarşi içerisinde yerleştirilir ki böylece hiyerarşide daha altta olan diğer nesneler (altsınıf nesneler), hiyerarşide üstte yer alan nesnelerden (üst sınıf nesneler) nitelik elde edebilir. Nesneye dayalı veri tabanları, ilişkisel veri tabanlarından daha karmaşık veri tiplerini saklayabilmelerine karşın, büyük miktarda veri işlenmesinde oldukça yavaştır. Bu sebeple ortaya çıkan melez nesne-ilişkisel veri tabanı yönetim sistemleri, hem nesne yönelimli hem de ilişkisel veri tabanı yönetim sistemi yeteneklerini sağlayabilmektedir.

Bu bilgilerden de anlaşıldığı gibi doğru cevap E’dir. Nesneye dayalı veri tabanı modeline ilişkin olarak seçeneklerde yer alan ifadelerin tümü doğrudur.

Veri Tabanı Yönetim Sistemi (VTYS); veri oluşturma, veriye giriş yapma ve veriyi yönetme işlevlerini basitleştirmek için tasarlanmış entegre programlar bütünüdür. Bir VTYS, birkaç işleve sahiptir:

Bu bilgilerden de anlaşıldığı gibi doğru cevap E’dir. Veri tabanı yönetim sistemi seçeneklerde yer alan işlevlerin tümüne sahiptir.

Genel olarak Veri Tabanı Yönetim Sistemi; donanım, yazılım, veri, prosedürler ve insanlar olmak üzere beş ögeden oluşur:

Bu bilgilerden de anlaşıldığı gibi doğru cevap E’dir.

Veri tabanı yönetim sistemi basit bir yazılımdır. Bu yazılım veriyi merkezîleştirmeye, etkili bir şekilde kullanmaya, uygulama programları tarafından ulaşılmasına izin verir. Farklı mantıksal VTYS’ler geliştirilmesine karşın tüm VTYS’leri ortak bileşenlerden oluşur. Kullanıcılara veri dosyaları yaratma ve güncelleme, veriye erişme, yeniden düzenleme, kullanma ve değişik çıktılar ve raporlar hazırlama olanağı sağlayan VTYS’ de verilerin organize edilmesi ve yönetilmesini sağlayan dört temel bileşen vardır. Bunlar:

Bu bilgilerden de anlaşıldığı gibi doğru cevap E’dir. “Veri Tanımlama Dili (Data Description Language)”, “Veri Yönetimi Dili (Data Manipulation Language)”, “Veri Sorgulama Dili (Data Query Language)”, “Veri Sözlüğü (Data Dictionary)” veri tabanı yönetim sisteminin temel bileşenleridir.

Bilgilere hızlı ve güvenilir şekilde ulaşılabilmesi için veri tabanının doğru şekilde tasarlanması gerekir. Doğru tasarım, veri tabanı kullanımına dönük hedeflerin başarılabilmesi için çok önemlidir. Doğru tasarım için gerekli zaman ve maliyetlere katlanmak amaca uygun, hızlı, esnek ve güvenilir bir veri tabanının kurulmasını sağlar. Böylelikle, organizasyonun uzun yıllar gereksinimlerini karşılayabilen, değişimlere hızla uyum gösterebilecek bir veri tabanı elde edilir. Veri tabanı tasarımı amaçların belirlenmesi çalışmaları ile başlayan ve normalizasyon çalışmaları ile sonlanan karmaşık aşamalardan oluşur.

Bu bilgilerden de anlaşıldığı gibi doğru cevap E’dir, veri tabanı tasarımı aşamaları şunlardır:

Veri; işlenmemiş, anlamlandırılmamış ham bilgidir. Bilgi ise işlenerek anlam kazandırılan verilerdir. Nicelik ve nitelik yönünden hızlı bir şekilde değişen işletme çevresi, işletmeyi ve yönetimleri veri bombardımanına tutmaktadır. İşletmede veya dış çevrede meydana gelen gelişmeler de bu verilerin geçerliliğini sürekli tehdit etmekte, bu verilerin güncelliğini yitirmesi ya da güncelliğin korunması sorununu ortaya çıkarmaktadır.

Küreselleşme, artan rekabet ortamı, faaliyetlerin genişlemesi ve yükselen beklentilerin yarattığı baskı altındaki işletme yöneticileri, çok farklı alanlarla ilgili verileri bir araya getiren, güvenli bir şekilde saklayan ve bu verilere ihtiyaç anında kolayca ulaşımı sağlayan veri tabanlarını kullanmaya yönelmektedirler.

Verilerin ayrı ayrı dosyalarda gruplandırılması temeline dayanan geleneksel yaklaşımda birbiriyle ilgili olan ve aynı gruba dâhil olan veriler bir dosyada tutulmaktadır. Geleneksel dosya tabanlı modelin aksine veri tabanı modeli tüm kullanıcılara ortak bir veri havuzu sunmakta, süratli ve etkin karar alma ortamının oluşmasına önemli katkı sağlamaktadır. Veri tabanı modelinin bilgi saklama, depolama ve sunmada başarısı kendine özgü yazılımlar, uygulama programları ve donanımla mümkündür.

Veri tabanının literatürde farklı tanımlarının bulunmasına karşın tanımların ortak noktası işletme faaliyetleriyle ilgili verilerin saklandığı ve bu verilerin birbirleriyle ilişkilendirildikleri ortamı ifade etmesidir.

Bir veri tabanını oluşturmak, saklamak, çoğaltmak, güncellemek ve yönetmek için kullanılan programlara Veri Tabanı Yönetim Sistemi (VTYS) adı verilir.

Veri tabanında bulunan temel kavramlar şunlardır:

Geleneksel dosya tabanlı veri modelinde, bir verinin farklı dosyalarda tekrar tekrar depolanması, tekrarlanan verilerin güncellenmesinde başarısızlıkların ortaya çıkardığı hatalı veriler ve yazılımlarından kaynaklanan kısıtlar modelin önemli dezavantajlarıdır.

Örgütün gereksinimlerini karşılamak ve faaliyetlerin aksamadan yürütülmesi amacıyla kullanılan veri tabanı modelinin pek çok avantaja sahiptir. Bunlar:

Ortaya çıkardığı maliyetlerin yanı sıra bir VTYS işletmede bazı riskleri de doğurabilir. Bunlar:

• Veri tabanı paylaşımı bir avantaj olmasına rağmen aşağı yönlü bir risk taşımaktadır. Eğer VTYS çökerse şirketin bütün bilgi işlemi durur.

• Bütün uygulamalar VTYS’ye bağlı olduğu için sürekli veri korumayı veri yönetimine yönelik uygulama yaklaşımlarından daha önemli hâle getirir.

• Birden fazla kullanıcı veri tabanına girmeye çalıştığında veri tabanı çekişme ya da eş zamanlılık problemleriyle karşı karşıya kalabilir. Kayıt kilitleme ya da alan kilitleme gibi işlemler bu problemleri azaltabilir. Ancak bu çözümlerde çok güvenilir değildir.

• Organizasyon içerisinde, veriye kimin “sahip olduğu” üzerine tartışmalar çıkabilir. Mesela, müşteri verileriyle ilgili veri bakımından (ekleme/silme/değişiklik) kimin sorumlu olduğuna dair tartışma çıkabilir. Satış departmanı, o verilere kendisinin sahip olmasını gerektiğini düşünebilir ama öteyandan finans departmanı ya da alacak hesaplarını yöneten muhasebeciler
bu çekişmeye müdahil olabilirler.

Veri tabanının temelini veri modeli kavramı oluşturmaktadır. Veriyi mantıksal düzeyde düzenlemek için kullanılan kavramlar, yapılar ve işlemler topluluğuna Veri Modeli denir. Kullanıcıların, kullanıcı ihtiyaçlarına en iyi hizmet verebilecek uygulama programlarını geliştirebilmeleri için veri tabanındaki veri elemanları arasındaki ilişkinin mantıksal olarak yapılması gereklidir. Amaç, verilerin nasıl ilişkilendirileceğinin gösterilmesidir. Bir veri tabanında veriler arasında ilişkinin oluşturulmasında farklı koşullarda farklı özelliklere sahip olan yöntemler uygulanabilir. Bu yaklaşım farklılıkları, değişik mantıksal veri tabanı modellerini ortaya çıkartmaktadır. Bu modeller,

• Hiyerarşik (ağaç) veri modeli
• Ağ (şebeke) veri modeli
• İlişkisel veri modeli
• Nesneye dayalı veri modeli şeklinde sıralanabilir.