MUHASEBEDE BİLGİ YÖNETİMİ

Muhasebe Bilgi Sisteminin (MBS) güvenliğini sağlamak için öncelikle sistemi tehdit eden unsurların neler olduğunu belirlemek gerekmektedir. MBS’de yer alan ve dolaşan her türlü veri ve bilgi, hataların ve özellikle de hilelerin tehdidi altındadır. O hâlde burada hemen şu saptamayı yapabiliriz: “Öncelikle sistemin hatalara ve hilelere açık bir yapıda olmaması sağlanmalıdır.”

Girdi Kontrolleri, Kontroller açısından gerek kullanıcıların gerekse denetçilerin en yoğun biçimde dikkat göstermeleri gereken alandır. Çünkü hataların ve hilelerin kaynaklanabileceği en duyarlı nokta girdi noktasıdır. Girdi Kontrolleri bilgi işlemenin temel bir sorunudur. Hataların ve hilelerin kaynaklanabileceği en duyarlı yerlerden biri olmanın yanı sıra bilinmelidir ki, özellikle bilgisayar zamanı açısından girdiler ve girdi kontrolleri maliyetleri arttırıcı bir özelliğe sahiptir. Girdi Kontrolleri aşağıdaki gibi sınıflandırılabilir:

Bilgi güvenliği temelde aşağıdaki üç öğeyi hedeşer:

Bu kavramları biraz daha açacak olursak; gizlilik, bilginin yetkisiz kişilerin erişimine kapalı olması şeklinde tanımlanabilir. Bir diğer tarif ile gizlilik bilginin yetkisiz kişilerce açığa çıkarılmasının engellenmesidir. Bütünlük, bilginin yetkisiz kişilerce değiştirilmesi, silinmesi ya da herhangi bir şekilde tahrip edilmesi tehditlerine karşı içeriğinin korunmasıdır. Bütünlük için kısaca kazara veya kasıtlı olarak bilginin bozulmaması diyebiliriz.

Örneğin, hesap kodu 2141350 olan bir müşteri kodunun sağlama sayısı şu şekilde hesaplanacaktır:

Bölme işlemindeki bölenden kalan çıkartılır.

Sorunun çözümü:

39/11=33 kalan 6

11-6= 5 tir.

Veri Tabanı Yönetim Sistemi, yedekleme ve veri kurtarmada dört temel özellik taşımalıdır (fiekil 4). Bunlardan biri, tüm veri tabanının periyodik olarak yedeklenmesidir.

Bu yedekleme işleminin günde bir kez otomatik olarak yapılması gereklidir. Yedek kopya güvenli bir alanda koruma altına alınmalıdır. Bir diğer özellik ise bilgisayarda yürütülen tüm işlemler için bir işlem günlüğü (transaction log) kütüğü oluşturulmasıdır. Bu günlük, tüm işlemlerin bir listesini yaparak, bu işlemler üzerinde denetim izi sağlamak için işlem değiştirmelerini, veri tabanı değişim günlü-

ğü adı verilen ayrı bir kütüğe kayıtlar. Öte yandan, kontrol noktası (checkpoint) adı verilen özellik, sistem işlem günlüğü ile veri tabanı değişim günlüğünün uyumunu sağladığı sırada tüm bilgi işlemeyi askıya alır. Kontrol noktası bir saat içinde çeşitli zamanlarda otomatik olarak devreye girer. Eğer bilgi işleme sırasında veri kaybı gibi bir başarısızlık olursa, kontrol noktasının son devreye girişinden tekrar başlayarak bilgi işleme devam ettirilebilir. Son özellik, veri kurtarma modülü (recovery module)dür. Bu modül, günlükleri ve yedek kütükleri kullanarak ortaya çıkan bir başarısızlıktan (veri kaybı gibi) sonra veriyi kurtarma ve sistemi yeni baştan başlatma olanağı yaratır.

Bilgi güvenliği temelde aşağıdaki üç öğeyi hedeşer:

Kullanılabilirlik, bilginin her ihtiyaç duyulduğunda kullanıma hazır durumda olması demektir. Herhangi bir sorun ya da problem çıkması durumunda bile bilginin erişilebilir olması kullanılabilirlik özelliğinin bir gereğidir. Bu erişim kullanıcının hakları çerçevesinde olmalıdır (Önel, Dinçkan; 2007).

Genelleştirilmiş Denetim Yazılımı

Bu uygulama, işletmelerde karşılaşılabilecek olası birçok muhasebe sorununu göz önünde bulunduran denetim programlarından oluşan bir yazılım paketidir. Bu yazılımlar, bilgisayar konusunda gereksinilen teknik bilgiyi azaltırlar ve zamandan tasarruf sağlarlar. Bu bakımdan GDY, denetim alanında etkinlik yaratan önemli bir gelişmedir. GDY, şu şekilde tanımlanabilir:

GDY, denetçilerin gereksindiği belirli bilgi işleme işlevlerini yerine getirmek için düzenlenmiş bilgisayar programı veya programları dizisidir.

Genel bir tanımla EVD (Elektronik Veri Değişimi: Electronic Data Interchange), bilgisayarda işlenebilir duruma getirilmiş standart formattaki işletme bilgilerinin, işletmeler arasındaki değişimidir.

BTT ile işletme uygulama programlarının mantığı ve kontrolleri tüm muhasebe bilgi sistemini içerecek biçimde test edilebilir. Veri testinin bir türü olan bu teknikte hayali kayıtlar oluşturulur ve bu kayıtlar süreğen bir temelde kukla (dummy) verilerle çalıştırılır ve testin etkinliği önemli ölçüde artırılmış olur.

Veri Testi Tekniği

Veri testi tekniği, değişebilecek şekilde, ama her durumda bilgisayarın okuyabileceği girdiler olarak işletmenin sistemine girilirler. Burada temel amaç, sistemdeki programlanmış kontrollerin işlev görüp görmediğinin test edilmesidir.

• Kayıt dışı işlemler,
• Sahte belge düzenlenmesi ve kullanılması (I. öncül Doğru olur),
• İçeriği itibariyle yanıltıcı belge düzenlenmesi ve kullanılması,
• Def­terlerde ve belgelerde tahrifat yapılması,
• Def­ter ve belgeleri yok etmek ve gizlemek,
• Gerçek dışı hesaplar ve satışlar,
• Belgelerin mükerrer kullanımı (II. öncül Doğru olur) ,
• Zamanından önce veya sonra kayıt düşme,
• Özel giderlerin işletmeye aktarılması (III. öncül Doğru olur),
• Kayıtlar üzerinde hile yapılması,
• Bilgisayar yazılımlarını hileye göre düzenleme,

olarak gruplayabiliriz. Buna göre tüm öncüller doğru olur. Dolayısıyla Doğru Cevap E seçeneğidir.

• Güvenlik politikası,
• Bilgi güvenliği organizasyonu,
• Varlık yönetimi,
• İnsan kaynakları güvenliği,
• Fiziksel ve çevresel güvenlik,
• İletişim ve uygulama yönetimi,
• Erişilebilirlik kontrolü,
• Bilgi sistemleri alma, geliştirme, bakımı,
• Bilgi güvenliği olay yönetimi,
• İş sürekliliği yönetimi,
• Yasal gereklilikler ve politikalara uyum,

biçiminde sıralanabilir. Bir kuruluştaki bilgi güvenliği yönetim sisteminin başlatılması, uygulanması, sürdürülmesi ve iyileştirilmesi ile ilgili kılavuzları ve genel ilkeleri belirler ve aşağıdaki başlıklar altında düzenlenmişlerdir. Bunlar arasında "Süreç Yönetimi" yer almadığından Doğru Cevap C seçeneği olur.

• Örgütsel Kontroller
• İşletim Sistemi Kontrolleri (I. öncül Doğru olur)
• Veri Kaynağı Kontrolleri
• Sistem Geliştirme Kontrolleri
• Sistem Bakım Kontrolleri
• Bilgi İşlem Merkezi Güvenliği ve Kontrolü (II. öncül Doğru olur)
• Veri İletişim Kontrolleri
• Elektronik Veri Değişim Kontrolleri (III. öncül Doğru olur)

başlıkları altında toplayabiliriz. Bu bilgilere göre tüm öncüller doğru olur. Dolayısıyla Doğru Cevap E seçeneğidir.

Yedekleme Kontrolleri: İşletme uygulamalarına ilişkin manyetik ortamlarda yer alan çok büyük veri evrenlerinin özenle korunması ve bunların yedeklenmesi (backup) ve saklanması gerekir.

Veri Tabanı Yönetim Sistemi (VTYS)Kontrolleri: Veri tabanı uygulaması, birbiriyle ilişkili kütüklerin birleştirilerek, birbirinden bağımsız alanlarda ortaklaşa kullanımına olanak veren bir yapılanmadır ve Veri Tabanı Yönetim Sistemi adı verilen gelişmiş bir yazılıma bağlı olarak işlev görür. VTYS Kontrolleri iki ana kategoride ele alınabilir. Bunlar; erişim Kontrolleri ve fiziksel güvenlik ve yedekleme Kontrolleridir.

Erişim Kontrolleri, korunması gerekli veriye zarar verilmesine, değiştirilmesine, yok edilmesine ve görülmesine yönelik, her türlü yetkisiz erişimi önlemek amacıyla oluşturulurlar.

Yazılım kontrolleri diye bir kontrol türü bulunmamaktadır. Bu bilgilere göre Doğru Cevap B seçeneğidir.

• Gönderme birimi; Terminal, mikrobilgisayar, mini bilgisayar, ana bilgisayar, giriş/çıkış birimleri gibi,
• İletişim arabirimleri; Modem, multiplexor, konsantratör, faks gibi,
• İletişim hatları; Telefon hatları, coaxial kablolar, uydular, mikrodalga sistemler gibi,
• Alıcı birimleri; Bilgisayarlar,
• İletişim yazılımı

olarak sıralanabilir Alıcı biriminin elemanı "Bilgisayarlar" olup Doğru Cevap D seçeneğidir.

1. Söz konusu kod son haneden (digit) başlayarak 3,2,1,3,2,1, ... sayılarıyla (dizisiyle) çarpılarak çarpımların toplamları alınır.

(3x4)+(1x3)+(2x2)+(3x0)+(1x2)+(2x4)+(3x4)= 12+3+4+0+2+8+12= 41

2. Elde edilen sayı “11” e bölünür.

41/11 işleminden kalan 8'dir.

3. Bölme işlemindeki bölenden kalan çıkartılır.

11 - 8 = 3

4. Elde edilen 3 sayısı, müşteri hesap koduna ilave edilecek sağlama sayısıdır.

5. Sağlama sayısı yerine konularak işlem tekrarlandığında kalan vermemeli yani tam sayı çıkmalıdır.

43202443

(3x4)+(1x3)+(2x2)+(3x0)+(1x2)+(2x4)+(3x4)+(1x3)= 12+3+4+0+2+8+12+3= 44

44 sayısı 11 tam bölündüğünden kalan vermemektedir. Dolayısıyla verilen hesap kodunun sağlama sayısı 3 olup Doğru Cevap C seçeneğidir.

Veri Kodlama Tekniği diye bir kontrol testi ise bulunmamaktadır.

Veri testi tekniği, değişebilecek şekilde, ama her durumda bilgisayarın okuyabileceği girdiler olarak işletmenin sistemine girilirler. Burada temel amaç, sistemdeki programlanmış kontrollerin işlev görüp görmediğinin test edilmesidir.

Bütünleşik Test Tekniği ile işletme uygulama programlarının mantığı ve kontrolleri tüm muhasebe bilgi sistemini içerecek biçimde test edilebilir.

Paralel benzetim, bir muhasebe uygulamasında verinin, işletmenin ve denetçinin programlarında paralel olarak işlenmesi sürecidir.

Genelleştirilmiş Denetim Yazılımı, denetçilerin gereksindiği belirli bilgi işleme işlevlerini yerine getirmek için düzenlenmiş bilgisayar programı veya programları dizisidir.

Bu bilgiler ışığında Doğru Cevap B seçeneği olur.