MUHASEBEDE BİLGİ YÖNETİMİ

Veri akış diyagramı, bir sisteme ait olan girişlerin, süreçlerin, veri akışının ve veri depolarının görsel olarak ifade edilmesidir. Veri akış diyagramları, daha genelden oldukça detaya kadar, detayların farklı seviyelerinde işlemleri ifade etmek için kullanılır. Bu noktada, tek seviye veri akış diyagramı belge aracı olarak onun kullanımını göstermek için yeterlidir. Şekil 3.6’da en çok kullanılan veri akış sembolleri gösterilmektedir.

Muhasebe bilgi sisteminde veri akışı Şekil 3.10’da görüldüğü gibi girdi, işlem ve çıktı aşamalarından oluşmaktadır.

Son olarak çıktı aşamasında ise, gerek işletme içi varlıklar gerekse de işletme dışı varlıklar için ihtiyaç duyulan mali ve ticari raporlar ortaya çıkarılmaktadır. Bu aşamada işletmelerin devlete göstermek ve ödemek zorunda oldukları bir takım vergi, resim, harç gibi ödeneklerin listesi de alınabilir.

Veri akış diyagramında kullanılan dört sembol yukarıdaki örnekle etiketlendirilmiştir. Şekil 3.7’de de görüldüğü gibi dış veri kaynağı ve veri hedefi olan dikdörtgen sembolü siparişi veren müşteri ile etiketlendirilmiştir. İç varlık sembolü olan yuvarlak köşeli kareler ise yine “faturanın hazırlanması” veya “müşterinin borçlandırılması” gibi ifadelerle etiketlendirilerek süreç aşaması gösterilmiştir.

Şekil 3.9’da da görüldüğü gibi genel olarak muhasebe bilgi sisteminin unsurları; kullanıcılar, veri kaynakları, veri toplama, veri işleme, veri tabanı yönetimi, bilgi üretimi ve geribildirimdir.

Bilgisayar dosyalarında muhasebe verileri saklama, mantıksal bir yapı içinde veri organize etmek anlamına gelir. Küçükten büyüğe, bu organizasyonun içerisindeki veri hiyerarşisi Şekil 3.4’te gösterildiği gibidir.

Sonunda, en yüksek düzeyde, ilgili dosyalar, tam bir veritabanını yaratır. Bir envanter uygulamasında, örneğin, bu veritabanı, bir parça-sayı ana masasını içerebilirdi, bir tedarikçi tablosu, fiyat tablosu, bir müşteri sipariş işlem tablosu ve benzeri gibi.

Veri akış diyagramı, bir sisteme ait olan girişlerin, süreçlerin, veri akışının ve veri depolarının görsel olarak ifade edilmesidir. Veri akış diyagramları, daha genelden oldukça detaya kadar, detayların farklı seviyelerinde işlemleri ifade etmek için kullanılır.

Veri akış diyagramı, bir sisteme ait olan girişlerin, süreçlerin, veri akışının ve veri depolarının görsel olarak ifade edilmesidir. Veri akış diyagramları, daha genelden oldukça detaya kadar, detayların farklı seviyelerinde işlemleri ifade etmek için kullanılır. Bu noktada, tek seviye veri akış diyagramı belge aracı olarak onun kullanımını göstermek için yeterlidir. Şekil 3.6’da en çok kullanılan veri akış sembolleri gösterilmektedir.

Muhasebe bilgi sisteminde veri akışı Şekil 3.10’da görüldüğü gibi girdi, işlem ve çıktı aşamalarından oluşmaktadır.

İşlem aşamasında ise girilen ticari evrakların oluşturduğu muhasebe fişleri sistem tarafından otomatik olarak yevmiye defterine ve büyük defterine işlenmektedir. Bu işlemeler sonucu mizan tabloların kontrolu ile birlkte envanter sayımı ve kesin mizan tablosu ortaya çıkarılmaktadır.

Bilgi Üretimi: Bilgi üretimi; düzenleme, biçimlendirme ve kullanıcılara bilgi sunma işlemdir. Bu bilgi bir satış siparişi, yapısal bir rapor veya bilgisayar ekranında bir mesaj gibi operasyonel bir belge olabilir. Faydalı bilginin; uygunluk, güncellik, doğruluk, bütünlük ve özetleme gibi beş özelliği vardır.

Özetleme: Bilgi sistemi, kullanıcının ihtiyacına göre gruplandırılmış, düzgün ve kısa bilgi sunmalıdır. Alt düzey yöneticilerin kullandığı bilgiler daha ayrıntılı olabilirler. Yönetimin üst düzeylerine doğru bilgi özetlenebilir olmalıdır.

Kullanıcılar: Kullanıcılar dış kullanıcılar ve iç kullanıcılar olmak üzere ikiye ayrılır. Dış kullanıcılar; alacaklılar, hissedarlar, potansiyel yatırımcılar, düzenleyici kurumlar, vergi daireleri, tedarikçiler ve müşterilerden oluşmaktadır. Bu kullanıcılar işletmenin finansal tablolar, vergi beyannameleri, satın alma emirleri, faturalar, diğer raporlar gibi verileri hakkında bilgi alabilirler. İç kullanıcılarda ise organizasyonun her seviyesindeki yöneticileri ve işlem personelleri bulunmaktadır.