MUHASEBE BİLGİ SİSTEMİNDE VERİ AKIŞ DİYAGRAMI

Veri; çeşitli küçük parçacıklar, rakamlar, harfler ve özel simgelerin bir araya gelmesiyle oluşturulan parçalar bütünüdür.Veri; çeşitli küçük parçacıklar, rakamlar, harfler ve özel simgelerin bir araya gelmesiyle oluşturulan parçalar bütünüdür.

Bilgisayar dosyalarında muhasebe verileri saklama, mantıksal bir yapı içinde veri organize etmek anlamına gelir.

Veri akış diyagramı, bir sisteme ait olan girişlerin, süreçlerin, veri akışının ve veri depolarının görsel olarak ifade edilmesidir.

Mantıksal veri akış diyagramı sistemin süreçlerini, veri depolarını, sürecin içine ve dışına gerçekleşen veri akışını gösteren bir sistemin grafiksel temsilidir. Mantıksal veri akış diyagramı işe ve işin nasıl çalıştığına odaklanır.

Veri akış diyagramının genel ilkesi, bir sistemin alt sistemlere ayrılabilir olması ve böylece alt sistemlerinde daha alt düzeyde sistemlere ayrılacak olmasıdır.

Veri akış diyagramları, sistem tablolarına göre daha az sembolle çizilir ve bu yüzden daha kolay hazırlanır ve anlaşılır.

Bu amacı yerine getirmeye yöneltilmiş muhasebe işlevi, ham veriyi finansal bilgiye dönüştüren bir grup bileşenden oluşan gerçek anlamda bir bileşendir.

Muhasebe bilgi sistemi tarafından üretilen bilginin karar vericiler için en iyi şekilde ve süratle kullanılabilmesi için ihtiyaca uygun, anlaşılabilir, güvenilir, eksiksiz, objektif, karşılaştırılabilir ve zamanında düzenlenmiş olması gerekmektedir. Bu bilginin olmaması yönetimin bütün işlevlerinde aksaklıklar meydana getirecektir.

Kullanıcılar dış kullanıcılar ve iç kullanıcılar olmak üzere ikiye ayrılır. Dış kullanıcılar; alacaklılar, hissedarlar, potansiyel yatırımcılar, düzenleyici kurumlar, vergi daireleri, tedarikçiler ve müşterilerden oluşmaktadır. Bu kullanıcılar işletmenin finansal tablolar, vergi beyannameleri, satın alma emirleri, faturalar, diğer raporlar gibi verileri hakkında bilgi alabilirler.

Veri Kaynakları: Hem iç hem de dış kaynaklardan sistemin içerisine gelen finansal işlemlerden oluşan verilerdir. Dış finansal işlemler organizasyonlar için en yaygın veri kaynağıdır.

Veri toplama bilgi sisteminin ilk operasyonel aşamasıdır. Veriler işleme girmeden önce maddi hatalardan arındırılmış olmalıdır. Bu aşama, pek çok açıdan sistemin en önemli aşamasıdır. Çünkü örgüt içerisinde maddi hatalardan arınmamış güvensiz ve hatalı bilgi üretme riski vardır. Bunun oluşması kullanıcılar tarafından yanlış eylemlere ve hatalı kararlara yol açabilir.

Veri tabanı yönetiminin üç temel görevi vardır; depolama, geri alma ve silme. Depolama görevinde yeni kayıtlar gerilir ve bu kayıtlar veri tabanındaki depoda uygun bir yere aktarılır. Geri alma görevi, tekrar işlemek için veri tabanındaki mevcut bir kaydı çı karmadır.

Bilgi üretimi; düzenleme, biçimlendirme ve kullanıcılara bilgi sunma işlemdir. Bu bilgi bir satış siparişi, yapısal bir rapor veya bilgisayar ekranında bir mesaj gibi operasyonel bir belge olabilir.

Faydalı bilginin; uygunluk, güncellik, doğruluk, bütünlük ve özetleme gibi beş özelliği vardır.

Geri bildirim bir verinin kaynağı olan sisteme geri gönderiliş şeklidir. Geri bildirim, iç geri bildirim ve dış geri bildirim olmak üzere ikiye ayrılır. İç geri bildirim, stokların yenilenmesi için tekrardan sipariş sürecini başlatacaktır.

Günümüzde veri, kullanıcıların çevresinde önem taşıyan nesneler ve olayların depolanan temsilcileri olarak tanımlanmaktadır.

İlk düzeyde bilgiler küçük parçalar veya rakamlardan oluşurlar. Örneğin, bir şirketin müşteri listesi dosyasında yer alan ilk bilgiler düşük düzeyde ikili rakamlar, harfler ya da parçalardır.

ikinci düzeyde, bir bilgisayar, tek bir karakteri temsil edebilen verinin özelliğini yaratması için bir kaç parça, harf veya rakamı birleştirir. Örneğin, rakamları birleştirerek anlamlı sayılar oluşturmak veya harfleri birleştirerek anlamlı kelimler oluşturmak gibi.

Bir veri alanı için diğer isimler, “Nitelik”, “Sütun” veya basitçe “Alan”’dır.

Veri akış diyagramındaki girişler, modellenmiş sistemin sınırındaki dış nesnelerdir. Bunlar bilginin kaynaklarını, destinasyonlarını (hedeflerini) gösterir. Girişler diğer etkileşim sistemleri ya da fonksiyonları olabilir.