İŞLETMELERDE BİLGİ SİSTEMLERİ

2017 Kas›m verilerine göre ülkemiz iş gücünün yaklaşık %18,6’sı tarım sektöründe, %19,2’si sanayi sektöründe, %7,6’sı inşaat sektöründe, % 54.6’sı de hizmet sektöründe istihdam edilmektedir. BT ilişkili alanlarda istihdam edilenlerin toplam istihdam içerindeki oranı ise yaklaşık %11 düzeyindedir.

Sosyo-Politik Gelişmeler: İşletmeler günümüzde daha bilinçli bir topluma
hizmet etmektedir. İnsanların eğitim düzeylerinin, yaşam kalitelerinin, tüketim bilinçlerinin artmasıyla işletmelerden beklentileri de artmaktadır. Günümüz tüketicileri sosyal duyarlılıkları yüksek, çevreyi koruyan, insan haklarına saygılı işletmelerden ihtiyaçlarını giderme eğilimindedir. Bu gelişmeler işletmeleri ilgilendiren yasalara da yansıdığı için işletmeler sosyo-politik gelişmelere isteseler de kayıtsız kalamamaktadır. Örneğin çoğu ülkede çocuk işçi çalıştırılması yasaklanmış, belli sayıda
fiziksel engelli personel çalıştırma zorunluluğu getirilmiştir. Birçok sanayi tesisi kurulurken çevreyi koruyucu tedbirlerin alınması yasal olarak zorunlu tutulmaktadır.
Küreselleşme: Günümüzde küreselleşmenin etkisi ile işletmenin rakipleri, tedarikçileri, çalışanları ve müşterileri dünya üzerindeki tüm işletmeler ve insanlar
olmuştur. Küreselleşme işletmelere daha ucuz girdiye, daha nitelikli çalışana ve
daha fazla tüketiciye ulaşma avantajlarını sağlarken, daha fazla ve güçlü rakiplerle
mücadele etme dezavantajını getirmiştir.
Teknoloji: Günümüzde teknoloji baş döndürücü bir hızla gelişmektedir. İletişim, üretim, tüketim teknolojik gelişmelerle artık daha hızlı ve daha ucuz hâle gelmiştir. Teknolojideki gelişmeler insanların yaşam biçimlerini, alışkanlıklarını, değer
yargılarını değiştirmektedir. Örneğin giderek daha fazla insan evlerinden çıkmadan internet üzerinden alışveriş yapmaya başlamıştır.

• Satın Alma ve Depolama Departmanı (Fonksiyonu):
- Tedarikçilerin tespiti,
- Tedarikçilerin seçimi,
- Satın alma taleplerinin oluşturulması ve tedarikçilere gönderilmesi,
- Tedarikçi performansının değerlendirilmesi,
- Satın alınanların kontrolü ve teslim alınması,
- İadelerin hazırlanması ve yollanması,
- Müşteri siparişlerinin yollanması,
- Müşteri iadelerinin teslim alınması

• Muhasebe-Finansman Departmanı (Fonksiyonu):
- Alacakların takibi,
- Borçların takibi,
- Banka hesaplarının takibi,
- Nakit (tahsilatlar ve ödemeler) yönetimi,
- Hesapların takibi,
- Dönem sonu işlemleri ve mali tabloların düzenlenmesi,
- Kaynak ihtiyacının belirlenmesi,
- Kaynakların bulunması

1- Amacı ve sonucu net bir biçimde belirlemek,
2- Mümkün olan tüm bilgileri toplamak,
3- Mümkün olan tüm alternatifleri oluşturmak,
4- Her bir alternatifin artı ve eksilerini oluşturmak,
5- Karar vermek,
6- Kararı uygulamak

• Bütün sistemler önceden belirlenmiş en az bir amacı yerine getirmek için
oluşturulmuştur. Eğer, sistemin birden fazla amacı varsa bu amaçlardan tek
bir tanesi temel amaçtır.
• Bütün sistemler en az iki parçadan oluşur.
• Bütün sistemler girdi (input), süreç, çıktı (output) mekanizmasına sahiptir.
• Sistemi oluşturan her bir parçanın kendisine özgü bir işlevi vardır.
• Sistemi oluşturan parçalar kendi başlarına belirledikleri bir amaca sahibi olabilir veya ona verilen görevi yerine getirirler. Eğer parçaların amaçları varsa
sistemin amacı, sistemi oluşturan her bir parçanın amacından daha büyük
öneme sahiptir.
• Sistemi oluşturan parçalar sistemin amacını yerine getirmek üzere uyumlu
ve organize bir şekilde bir arada bulunur. Sistemi oluşturan parçaların her
biri kendisine özgü işlev görse de sistemi oluşturan diğer parçalarla bir araya geldiklerinde sisteme özgü olan işlevin yerine getirilmesini sağlarlar. Sistemin işlevi sistemi oluşturan parçaların işlevinden daha büyük öneme sahiptir.
• Sistemi oluşturan her bir parça sistemin en az bir diğer parçasından etkilenir. Bu gerçek sistemin her bir parçasının, sistemin en az bir diğer parçası
ile etkileştiği anlamına gelir.
• Sistemi oluşturan her bir parçanın işlevini yerine getirmesi sistemin en az bir
diğer parçasının varlığını gerektirir. Yani sistemi oluşturan her bir parça sistemin en az bir diğer parçasına bağımlıdır.
• Sistemi oluşturan parçaların her biri sistemin işlevi üzerinde bir etkiye sahiptir. Sistemin herhangi bir parçasının sistem üzerindeki etkisi o parçanın sistem dışındaki diğer her şeyin üzerindeki etkisinden daha fazladır.
• Eğer sistemi oluşturan herhangi bir parça yekpare değil de parçalardan oluşuyorsa parçayı oluşturan parçalar da (alt parçalar) bir sistem oluşturur. Bir
başka ifade ile bir sistem bir başka sistemin parçası olabilir. Bir sistem içerisinde parçalardan oluşan her bir parça o sistemin bir “alt sistemi”, alt sistemlerin oluşturduğu sistem ise o alt sistemlerin “üst sistemi” olarak adlandırılır.
Sistem için geçerli olan kurallar alt sistem için de geçerlidir.
• Bütün sistemler, sistemi oluşturan hiçbir parça için geçerli olmayan, ancak
parçaların oluşturduğu bütün için geçerli olan özel niteliklere sahiptir

herhangi bir organizasyonda karar vermede ihtiyaç duyulan bilgiyi sağlamak amacıyla, insanoğlu tarafından uyumlu bir biçimde bir araya getirilmiş, birbirleriyle etkileşen işlevsel parçaların oluşturduğu bir bütün” şeklinde tanımlanabilir.

• Büro Otomasyon Sistemleri-BOS: Bu sistemler büro çalışanları, alt ve orta kademe yöneticileri, belli konularda uzmanlaşmış personeli destekleyen kelime işlemci (MS Word gibi), tarayıcı, video konferans araçları gibi unsurlardan oluşan sistemlerdir.

• İşletme İstihbarat Sistemleri-İİS: Bu sistemler genellikle orta kademe yöneticilerle uzman personelin detaylı ve olağandışı kararlarını destekleyen, karar vericinin kendi başına veri analizi yapmasına imkân veren veri ambarları gibi unsurlardan oluşan sistemlerdir.

• Uzman Sistemler-US: Bu sistemler özel bir alana odaklanarak, o alanda ortaya çıkan sorunları çözmek ve karar vermek için, o alanda uzmanlaşmış personelin davranış ve tutumu ile değerlendirme kabiliyetini taklit etmeyi amaçlayan yapay zekâ gibi unsurlardan oluşan sistemlerdir.

• Gösterge Panelleri-GP: İşletme organizasyonunun tüm kademelerinde yer alan yöneticileri destekleyen, genellikle özet/rapor şeklinde organize edilmiş önemli bilgilere hızlı ve doğ- rudan ulaşma imkânı tanıyan sistemlerdir

• MBS, insanoğlu tarafından oluşturulmuş yapay bir sistemdir.

• MBS, işletmenin muhasebe fonksiyonuna özel bir “Fonksiyonel Alan Bilgi Sistemi”dir.

• MBS’nin amacı işletme içi ve işletme dışı kullanıcılara muhasebe bilgisi üretmektir.

• MBS, mekanik ve/veya bilgisayar destekli işlevsel parçalardan oluşur.

• MBS’ni oluşturan işlevsel parçalar bir arada, MBS’nin işlevleri olan finansal olan veya olmayan ancak finansal bilgileri etkileyen işlemlerden elde edilen veri ve/veya bilgiyi toplamak, bulup getirmek, işlemek, iletmek ve saklanmak vazifelerini yerine getirir. Finansal işlem, işletmenin gerçekleştirdiği, işletmenin varlıklarını ve/veya kaynaklarını etkileyen bilgidir.

• MBS, tüm bilgi sistemleri gibi girdi, işleme, çıktı ve saklama aşamalarından oluşan bir süreçtir. MBS, girdi aşamasında finansal olan veya olmayan işlemlere ilişkin veri ve/veya bilgiyi toplar ya da bulup getirir. İşletme aşamasında finansal olan veya olmayan işlemlere ilişkin veri ve/veya bilgiler şekillendirilerek yeni ve daha anlamlı muhasebe bilgileri hâline getirilirler. Çıktı aşamasında elde edilen muhasebe bilgisi işletme içi ve dışı kullanıcılara iletilir. Saklama aşamasında elde edilen muhasebe bilgileri ihtiyaç duyulduğunda yeniden kullanılmak üzere muhafaza edilir. Bu aşamaların her birinde kazanılan deneyimler geri beslemeyi oluşturur. Geri besleme yoluyla her bir aşamanın, dolayısıyla tüm sürecin mükemmelleştirilmesine çaba sarf edilir.

- Harcama Süreçleri:

    • Satın alma süreci

    • Ödeme süreci

    • İnsan kaynakları süreci

    • Duran varlıklar süreci

- Dönüştürme Süreçleri:

    • Maliyet muhasebesi süreci

    • Üretim süreci

- Hasılat Süreçleri:

    • Satış süreci

    • Satış iadeleri süreci

Büyük Defter (BD) ve Finansal raporlama Sistemi (FRS), MBS’yi oluşturan iki alt sistemdir. Ancak birbirleri ile yakından alakalı oldukları ve birbirlerine bağımlı oldukları için tek bir sistem olarak kabul edilirler. Bu sistemin bir parçası olan büyük deftere gelen verilerin çoğunluğu işletmenin gerçekleştirdiği finansal nitelikli işlemlerden elde edilir. Bu veriler büyük defterdeki hesapları güncelleştirmek için BDS tarafından işleme tabi tutulur. FRS, finansal kaynakların durumunu ve kaynaklardaki değişimleri ölçümler ve raporlar. FRS’nin ürettiği bilgilerin kullanıcıları genel olarak hissedarlar, kredi verenler, potansiyel yatırımcılar, devlet, tedarikçiler ve müşteriler gibi işletme dışı taraflardır. FRS tarafından üretilen rapor şeklindeki bilgiler zaten kanuni açıdan üretilmesi zorunlu bilanço, gelir tablosu, vergi iade bildirimleri gibi bilgilerdir. Bu bilgilerin üretilip üretilmemesine veya ne şekilde ve kapsamda üretileceğine işletme kendisi karar vermediği için bu tür raporlama “isteğe bağlı olmayan raporlama” veya “zorunlu raporlama” olarak adlandırılır.

YRS, işletmenin idaresinde ihtiyaç duyulan işletme içi kullanıma dönük finansal bilgileri üretir. YRS’nin ürettiği bilgilerin kullanıcıları işletmenin her kademesindeki yöneticilerdir. İşletmenin farklı kademelerindeki yöneticiler bir yandan işletmenin rutin faaliyetleriyle ilgili birçok sorunun üstesinden gelmeye çalışırken, bir yandan da işletmenin faaliyetlerini planlamak ve kontrol etmekle uğraşır. Yöneticiler tüm bunları gerçekleştirirken farklı bilgiye dayalı, farklı kararlar vermek zorundadır. YRS tarafından üretilen ve genellikle rapor şeklindeki bilgiler bütçeler, sapma raporları, maliyet-hacim-kâr analizleri, güncel maliyet verileri gibi raporları içerir. Bu raporların üretilip üretilmemesine veya ne şekilde ve kapsamda üretileceğine işletme kendisi karar verdiği için bu tür raporlama “isteğe bağlı raporlama” olarak adlandırılır.

• Donanım: İşlemci, ekran, klavye, yazıcı, tarayıcı gibi alet ve cihazlar ile disk, bunların hafıza kartları gibi yan parçalarının geneline verilen isimdir.

• Yazılım: Bilgisayar temelli cihazların kendilerine verilen görevleri gerçekleştirebilmeleri için gerekli programların genel ismidir. Yazılımlar sistem yazılımları ve uygulama yazılımları olarak ikiye ayrılır. Sistem yazılımları donanım, veri program dosyaları ile diğer sistem kaynaklarını yönetir ve kullanıcısının cihazı kontrol etmesine imkân tanır. Uygulama yazılımları ise kullanıcısının belirli görevleri gerçekleştirmesine imkân tanır.

• İletişim Ağı: Bilgi sistemini oluşturan cihazları birbirlerine bağlayan ve bilginin transferine imkan veren yapının genel adıdır.

• Veritabanı: İhtiyaç duyulduğunda kullanılacak organize veri topluluğudur.

• Süreçler: Arzu edilen çıktıyı elde etmek için sistemi oluşturan donanım, yazılım, iletişim ağı ve veri tabanının nasıl kombine edileceğini açıklayan talimatlardır.

• İnsan: Bilgi sisteminin diğer unsurlarını çalıştıran, kullanan, yöneten veya çıktısını alan kişidir.

Bilgi sisteminin özellikleri şu şekilde sıralanabilir:

• Bilgi sistemleri gereken bilgiyi, gerek duyan kişilere, gerektiği zamanda, gerektiği miktarda ve gerektiği şekilde sağlamak amacıyla oluşturulur.

• Bilgi sistemleri insanoğlu tarafından oluşturulmuş yapay sistemlerdir.

• Bilgi sistemleri mekanik ve/veya bilgisayar destekli işlevsel parçalardan oluşur.

• Bilgi sistemini oluşturan işlevsel parçalar bir arada bilgi sisteminin işlevlerini yerine getirir. Bilgi sisteminin işlevleri veri ve/veya bilgiyi toplamak, bulup getirmek, işlemek, iletmek ve saklamaktır. Bilgi sisteminin parçaları tarafından yerine getirilen işlevler rastgele değil, birbirini takip eden aşamaların oluşturduğu bir süreç dâhilinde, gerçekleştirilir. Bu süreç girdi, işletme, çıktı ve saklama aşamalarından oluşur. Girdi aşamasında sistem veri ve/veya bilgiyi toplar ya da bulup getirir. İşleme aşamasında veri ve/veya bilgiler şekillendirilerek yeni ve daha anlamlı bilgiler hâline getirilirler. Çıktı aşamasında elde edilen bilgi ihtiyaç sahiplerine iletilir. Saklama aşamasında elde edilen bilgiler ihtiyaç duyulduğunda yeniden kullanılmak üzere muhafaza edilir. Bu aşamaların her birinde kazanılan deneyimler geribeslemeyi oluşturur. Geribesleme yoluyla her bir aşamanın, dolayısıyla tüm sürecin mükemmelleştirilmesine çaba sarf edilir.

• iş süreçlerinin ve fonksiyonların yürütüldüğü departmanların günümüz işletmecilik ortamının gerçekleri olan sosyo-politik gelişmeler, küreselleşme ve teknoloji odaklı tasarımını ve faaliyetlerinde başarıyı,

• tasarım ve faaliyetlerde başarı iyi yönetimi,

• iyi yönetim isabetli kararları,

• isabetli kararlar da bilgiyi gerektirmektedir. Dolayısıyla işletmelerin faaliyetlerinde kullanılan bilgi sağlıklı kurulan ve çalıştırılan bilgi sistemleri ile elde edilebilmektedir.

Yeni bir pazara girmek, işletme kaynaklarını işletmenin fonksiyonları arasında en etkin biçimde bölüştürmek, işletmenin kaynak ihtiyacını en ideal biçimde gidermek, yeni bir yatırım yapmak, başka işletmelerle işbirliklerine gitmek gibi kararlar üst düzey yöneticiler tarafından verilecek “yapısal olmayan” kararlardır. Bu tür geleceğe dönük, yapısal olmayan kararları vermek için genellikle işletmenin kontrol edemediği dış kaynaklardan temin edilen bilgi kullanılır. Bu tür bilgiler detaylardan arındırılmıştır, geneldir ve yüksek belirsizlik içerir (yeni bir pazara girmek için pazarı oluşturan nüfus yapısına, satın alma gücüne, siyasi, ekonomik ve sosyal faktörlere ilişkin bilgiler gibi).

• Bilgi Sistemi Departmanı (Fonksiyonu):

- İşlemlerin yürütülmesine destek,

- İhtiyaç duyulan verilerin toplanması,

- İş süreçlerinin izlenmesi için gerekli bilginin sağlanması,

- İş süreçlerine ilişkin sorunların tespiti için gerekli bilginin sağlanması,

- Bilginin işlenmesi ve saklanması,

- Veri, bilgi ve iletişim güvenliğinin sağlanması.

• Üretim/ Operasyon Departmanı (Fonksiyonu):
   - Kapasitenin planlanması,
   - İş akışlarının şekillendirilmesi,
   - Üretimin planlanması, yürütülmesi ve kontrolü

• İnsan Kaynakları Departmanı (Fonksiyonu):
- İş gücü ihtiyacının tespiti,
- İş gücünün temini,

- İş gücünün eğitimi,
- İş gücünün değerlendirilmesi,
- Ücretleri idaresi ve gerekli belgelerin düzenlenmesi,
- İş gücü özlük haklarının yerine getirilmesi ve takibi

• Araştırma-Geliştirme Departmanı (Fonksiyonu):
- İş ve/veya ürünle ilgili araştırmaların yapılması,
- Üretimin geliştirilmesi ve/veya iyileştirilmesi,
- Ürünün geliştirilmesi ve/veya iyileştirilmesi