MUHASEBEDE BİLGİ YÖNETİMİ - Deneme Sınavı - 15

Bilgi güvenliği temelde aşağıdaki üç öğeyi hedeşer:

Bu kavramları biraz daha açacak olursak; gizlilik, bilginin yetkisiz kişilerin erişimine kapalı olması şeklinde tanımlanabilir. Bir diğer tarif ile gizlilik bilginin yetkisiz kişilerce açığa çıkarılmasının engellenmesidir. Bütünlük, bilginin yetkisiz kişilerce değiştirilmesi, silinmesi ya da herhangi bir şekilde tahrip edilmesi tehditlerine karşı içeriğinin korunmasıdır. Bütünlük için kısaca kazara veya kasıtlı olarak bilginin bozulmaması diyebiliriz.

Örneğin, hesap kodu 2141350 olan bir müşteri kodunun sağlama sayısı şu şekilde hesaplanacaktır:

zisiyle) çarpılarak çarpımların toplamları alınır.

Sorunun çözümü:

39/11=33 kalan 6

11-6= 5 tir.

Bilgi güvenliği temelde aşağıdaki üç öğeyi hedeşer:

Kullanılabilirlik, bilginin her ihtiyaç duyulduğunda kullanıma hazır durumda olması demektir. Herhangi bir sorun ya da problem çıkması durumunda bile bilginin erişilebilir olması kullanılabilirlik özelliğinin bir gereğidir. Bu erişim kullanıcının hakları çerçevesinde olmalıdır (Önel, Dinçkan; 2007).

Muhasebe Bilgi Sisteminin (MBS) güvenliğini sağlamak için öncelikle sistemi tehdit eden unsurların neler olduğunu belirlemek gerekmektedir. MBS’de yer alan ve dolaşan her türlü veri ve bilgi, hataların ve özellikle de hilelerin tehdidi altındadır. O hâlde burada hemen şu saptamayı yapabiliriz: “Öncelikle sistemin hatalara ve hilelere açık bir yapıda olmaması sağlanmalıdır.”

Veri Testi Tekniği

Veri testi tekniği, değişebilecek şekilde, ama her durumda bilgisayarın okuyabile- ceği girdiler olarak işletmenin sistemine girilirler. Burada temel amaç, sistemdeki programlanmış kontrollerin işlev görüp görmediğinin test edilmesidir.

Bu uygulama, işletmelerde karşılaşılabilecek olası birçok muhasebe sorununu göz önünde bulunduran denetim programlarından oluşan bir yazılım paketidir. Bu yazılımlar, bilgisayar konusunda gereksinilen teknik bilgiyi azaltırlar ve zamandan tasarruf sağlarlar. Bu bakımdan GDY, denetim alanında etkinlik yaratan önemli bir gelişmedir. GDY, şu şekilde tanımlanabilir:

GDY, denetçilerin gereksindiği belirli bilgi işleme işlevlerini yerine getirmek için düzenlenmiş bilgisayar programı veya programları dizisidir.

Genel bir tanımla EVD (Elektronik Veri Değişimi: Electronic Data Interchange), bilgisayarda işlenebilir duruma getirilmiş standart formattaki işletme bilgilerinin, işletmeler arasındaki değişimidir.

BTT ile işletme uygulama programlarının mantığı ve kontrolleri tüm muhasebe bil- gi sistemini içerecek biçimde test edilebilir. Veri testinin bir türü olan bu teknikte hayali kayıtlar oluşturulur ve bu kayıtlar süreğen bir temelde kukla (dummy) verilerle çalıştırılır ve testin etkinliği önemli ölçüde artırılmış olur.

Girdi Kontrolleri, Kontroller açısından gerek kullanıcıların gerekse denetçilerin en yoğun biçimde dikkat göstermeleri gereken alandır. Çünkü hataların ve hilelerin kaynaklanabileceği en duyarlı nokta girdi noktasıdır. Girdi Kontrolleri bilgi işlemenin temel bir sorunudur. Hataların ve hilelerin kaynaklanabileceği en duyarlı yerlerden biri olmanın yanı sıra bilinmelidir ki, özellikle bilgisayar zamanı açısından girdiler ve girdi kontrolleri maliyetleri arttırıcı bir özelliğe sahiptir. Girdi Kontrolleri aşağıdaki gibi sınıflandırılabilir:

Veri Tabanı Yönetim Sistemi, yedekleme ve veri kurtarmada dört temel özellik taşımalıdır (fiekil 4). Bunlardan biri, tüm veri tabanının periyodik olarak yedeklenmesidir.

Bu yedekleme işleminin günde bir kez otomatik olarak yapılması gereklidir. Yedek kopya güvenli bir alanda koruma altına alınmalıdır. Bir diğer özellik ise bilgisayarda yürütülen tüm işlemler için bir işlem günlüğü (transaction log) kütüğü oluşturulmasıdır. Bu günlük, tüm işlemlerin bir listesini yaparak, bu işlemler üze- rinde denetim izi sağlamak için işlem değiştirmelerini, veri tabanı değişim günlü-

ğü adı verilen ayrı bir kütüğe kayıtlar. Öte yandan, kontrol noktası (checkpoint) adı verilen özellik, sistem işlem günlüğü ile veri tabanı değişim günlüğünün uyumunu sağladığı sırada tüm bilgi işlemeyi askıya alır. Kontrol noktası bir saat için- de çeşitli zamanlarda otomatik olarak devreye girer. Eğer bilgi işleme sırasında veri kaybı gibi bir başarısızlık olursa, kontrol noktasının son devreye girişinden tekrar başlayarak bilgi işleme devam ettirilebilir. Son özellik, veri kurtarma modülü (recovery module)dür. Bu modül, günlükleri ve yedek kütükleri kullanarak ortaya çıkan bir başarısızlıktan (veri kaybı gibi) sonra veriyi kurtarma ve sistemi yeni baş- tan başlatma olanağı yaratır.

Veri tabanında asıl önemli kavram, kayıt yığını ya da bilgi parçalarının tanımlanmasıdır. Bu tanıma Akış Şeması adı verilir. Akış Şeması, veri tabanında kullanılacak bilgi tanımlarının nasıl modelleneceğini gösterir. Buna Veri Modeli, yapılan işleme de Veri Modelleme denir.

Veri Tabanı Modeli Kullanmanın Doğurabileceği Dezavantajlar

Geleneksel dosya tabanlı veri modelinde, bir verinin farklı dosyalarda tekrar tekrar depolanması, tekrarlanan verilerin güncellenmesinde başarısızlıkların ortaya çıkardığı hatalı veriler ve yazılımlarından kaynaklanan kısıtlar modelin önemli dezavantajlarıdır.

Bir veri tabanını oluşturmak, saklamak, çoğaltmak, güncellemek ve yönetmek için kullanılan programlara Veri Tabanı Yönetim Sistemi (VTYS) adı verilir. VTYS özelliklerinin ve yapısının nasıl olmasını gerektiğini inceleyen alan Bilgi Bilimi’dir. (Information Science).

Ağ (şebeke) veri tabanı modeli; hiyerarşik bilgi modelinin bir çeşididir. Veri tabanları hiyerarşikten ağa çevrilebilir ve işlemlerin hızı ve uygunluğu açısından tam tersi de mümkün olabilir. Ağ veri modeli, hiyerarşik modellerden daha az veri yaratır fakat tasarımı ve yürütülmesi çok karmaşıktır. Mimarisinin karmaşık olması veri tabanında arama yaparken kendisini göstermektedir.

Veri Yönetimi Dili (Data Manipulation Language): Veri tabanındaki verilerin yönetimi için programcılar ve son kullanıcılar tarafından kullanılan bir dildir. Bu dil, veri tabanındaki kayıtların değiştirilmesi, silinmesi, ekranda gösterilmesi ve sıralanması vb. gibi işlemleri yerine getirmektedir.

İlişkisel veri tabanı modeli; Model, ağ modelinin tüm avantajlarına sahiptir ancak karmaşık bir yapı söz konusu değildir. Bu model, veri tabanına kayıt edilen bilgilerin belli kurallara uymasını içermektedir. İlişkisel veri tabanı modeline göre, oluşturulmuş veri tabanında tüm veri elemanları, satır ve sütunlardan oluşan basit tablolarda yer almaktadır. Örneğin; hesap isimleri ile hesap kodları gibi önce- den tanımlanmış verilerin bir araya getirilmesiyle ilişkiler kurulmaktadır. Bu sayede bu yaklaşımda; bire-bir; bire-çok; çok-çok ilişkiler kurulabilmektedir.

Veri tabanı tasarımı amaçların belirlenmesi çalışmaları ile başlayan ve normalizasyon çalışmaları ile sonlanan karmaşık aşamalardan oluşur.

Veri Tabanın Amacını Saptama

Yararlı bir veri tabanı oluştururken en önemli adım, tabloları uygun bir şekilde tasarlamaktır. Veri tabanının ne amaçlarla kullanılacağı, hangi tabloların, raporların ve hesaplamaların olacağı, kimler tarafından kullanılacağı, kimin hangi verilere erişebileceği, ne tür raporlar alınacağı gibi bilgilerin veya bu bilgileri özetleyen ifadelerin bir kâğıda yazılı olarak dökülmesi ile veri tabanının amacı belirlenmiş olur. Bu sayede sonraki aşamalarda tutarlı bir amaç doğrultusunda ilerlenir.

Genel olarak Veri Tabanı Yönetim Sistemi Şekil 6.6’da da görüldüğü üzere donanım, yazılım, veri, prosedürler ve insanlar olmak üzere beş ögeden oluşur.

Veri Sözlüğü (Data Dictionary): Veri sözlüğü, bir veri tabanının içeriklerini oluşturarak; ana hesap, yardımcı hesap, hesaptan sorumlu olan, hesap bakiyesi, son satın alma gibi veri elemanlarının tamamını içeren kullanım dosyasıdır.

Birincil Anahtarları Belirtme

Bir veri tabanındaki her bir satır, tek olmalıdır. Diğer bir ifade ile veri tabanında bir bilgiyi saklayan başka herhangi bir satır tabloda olmamalıdır. Bu kısıt, her tabloda, tabloda depolanan her satırı benzersiz bir şekilde tanımlayan bir sütun veya sütun kümesi olması ile mümkündür. Bu amaçla, her bir satır, o satıra bir adres olarak görev yapacak özel bir belirleyici içermelidir. Bu özel belirleyiciye birincil anahtar (primary key) denir ve değeri, tablonun ilk sütununda bulunur.