MUHASEBEDE BİLGİ YÖNETİMİ - Deneme Sınavı - 7

Sistem, belirli bir veya birden çok amacı gerçekleştirmek için, uyumlu bir biçimde bir araya gelmiş veya getirilmiş, birbirleriyle etkileşen işlevsel parçaların oluşturduğu bir bütündür.

Sosyo-politik gelişmeler, küreselleşme ve teknoloji günümüzde işletmecilik ortamını etkileyen bir çok faktör arasında en öne çıkanlardır.

Organizasyon gruplarını destekleyen bilgi sistemlerinden en yaygın olanları Tedarik Zinciri Yönetim Sistemi ve Elektronik Ticaret Sistemleridir.

Karar verme süreci sırasıyla şu şekildedir: 1- Amacı ve sonucu net bir biçimde belirlemek, 2- Mümkün olan tüm bilgileri toplamak, 3- Mümkün olan tüm alternatifleri oluşturmak, 4- Her bir alternatifin artı ve eksilerini oluşturmak, 5- Karar vermek, 6- Kararı uygulamak.

Yönetim raporlama sistemi, işletmenin idaresinde ihtiyaç duyulan işletme içi kullanıma dönük finansal bilgileri üretir.

Muhasebe bilgi sisteminde veri akışı Şekil’de görüldüğü gibi girdi, işlem ve çıktı aşamalarından oluşmaktadır. Girdi aşaması işletmenin faaliyet göstermesi sonucu ortaya çıkan ticari evrakların muhasebe fişine dönüşmesini göstermektedir. Bir başka deyişle dış kaynaklardan toplanan verilerin sistemin süreçlerine dahil etme olayıdır. Örneğin, bir peşin satış işlemi sonucu işlenen satış faturası sisteme giriş yaptığında bu satış işlemi otomatik olarak aynı zamanda bir mahsup fişi olarak da kayıt altına alınacaktır. İşlem aşamasında ise girilen ticari evrakların oluşturduğu muhasebe fişleri sistem tarafından otomatik olarak yevmiye defterine ve büyük defterine işlenmektedir. Bu işlemeler sonucu mizan tabloların kontrolu ile birlikte envanter sayımı ve kesin mizan tablosu ortaya çıkarılmaktadır. Son olarak çıktı aşamasında ise, gerek işletme içi varlıklar gerekse de işletme dışı varlıklar için ihtiyaç duyulan mali ve ticari raporlar ortaya çıkarılmaktadır. Bu aşamada işletmelerin devlete göstermek ve ödemek zorunda oldukları bir takım vergi, resim, harç gibi ödeneklerin listesi de alınabilir.

Muhasebe bilgi sisteminde veri akışı Şekil’de görüldüğü gibi girdi, işlem ve çıktı aşamalarından oluşmaktadır. Girdi aşaması işletmenin faaliyet göstermesi sonucu ortaya çıkan ticari evrakların muhasebe fişine dönüşmesini göstermektedir. Bir başka deyişle dış kaynaklardan toplanan verilerin sistemin süreçlerine dahil etme olayıdır. Örneğin, bir peşin satış işlemi sonucu işlenen satış faturası sisteme giriş yaptığında bu satış işlemi otomatik olarak aynı zamanda bir mahsup fişi olarak da kayıt altına alınacaktır. İşlem aşamasında ise girilen ticari evrakların oluşturduğu muhasebe fişleri sistem tarafından otomatik olarak yevmiye defterine ve büyük defterine işlenmektedir. Bu işlemeler sonucu mizan tabloların kontrolu ile birlkte envanter sayımı ve kesin mizan tablosu ortaya çıkarılmaktadır. Son olarak çıktı aşamasında ise, gerek işletme içi varlıklar gerekse de işletme dışı varlıklar için ihtiyaç duyulan mali ve ticari raporlar ortaya çıkarılmaktadır. Bu aşamada işletmelerin devlete göstermek ve ödemek zorunda oldukları bir takım vergi, resim, harç gibi ödeneklerin listesi de alınabilir.

Veri toplama bilgi sisteminin ilk operasyonel aşamasıdır. Veriler işleme girmeden önce maddi hatalardan arındırılmış olmalıdır. Bu aşama, pek çok açıdan sistemin en önemli aşamasıdır. Çünkü örgüt içerisinde maddi hatalardan arınmamış güvensiz ve hatalı bilgi üretme riski vardır. Bunun oluşması kullanıcılar tarafından yanlış eylemlere ve hatalı kararlara yol açabilir. Veri toplamada iki kural vardır; bunlar; uygunluk ve etkinliktir. Bilgi sistemine sadece uygun veriler çekilmelidir. Sistem görevlisinin temel görevi hangi verinin uygun olduğunu bilmektir. O, bunu kullanıcıların ihtiyaçlarını analiz ederek öğrenir. Sonuçta sadece uygun veriler bilgiye katkı sağlayacaktır. Veri toplama aşamasında uygunsuz veriler için filtre tasarlanmalıdır. Etkin bir veri toplama aşamasında sadece bir kez veri toplanır. Bu veriler daha sonra birçok kullanıcı tarafından kullanılabilir. Kullanılan bu etkin veriler daha sonra yedeklenirler. Bilgi sistemlerin veriyi toplama, işleme ve depolama kapasitesi sınırlıdır. Veri yedeklemede sisteme aşırı yüklenmesi sistemin etkinliğinin azalmasına neden olacaktır.

Veri akış diyagramının genel ilkesi, bir sistemin alt sistemlere ayrılabilir olması ve böylece alt sistemlerinde daha alt düzeyde sistemlere ayrılacak olmasıdır. Her bir alt sistem kendisindeki verinin işleme tabi tutulduğunu veya bir faaliyet alanını gösterir. En düşük düzeydeki işlemler ise artık ayrıştırılmazlar. Veri akış diyagramında her ‘süreç’ (ve şu andan itibaren, ‘süreç’ ile biz alt sistemi ve etkinliğini ifade ederiz) bir sistemin özelliklerine sahiptir. Bir sürecin giriş ve çıkışı olduğu gibi bir sisteminde giriş ve çıkışları olmalıdır. Veri, çevreden sisteme girer; veri, sistemin içinde süreçlerin arasında akar ve veri, sistemden çıktı olarak üretilir.

Veri tabanı yönetiminin üç temel görevi vardır; depolama, geri alma ve silme.

Veri Kaynakları: Hem iç hem de dış kaynaklardan sistemin içerisine gelen finansal işlemlerden oluşan verilerdir. Dış finansal işlemler organizasyonlar için en yaygın veri kaynağıdır. Bu veriler diğer ticari kuruluşlar ve firma dışındaki kişilerle olan ekonomik alışverişten doğmaktadır. Örnek olarak; mal ve hizmet satışı, stok, satın alma, nakit makbuzları gibi işlemler verilebilir. İç mali işlemler ise organizasyon içerisindeki işlem takaslarından oluşan kaynaklardır. Örnek olarak hammadde hareketleri, duran varlık amortismanları, mamul stokları, işçilik verilebilir

Bir işletmedeki stok listesi veri hiyerarşisinin beşinci düzeyi olan “dosyalama” kavramına girmektedir. Veri hiyerarşisinin beşinci düzeyinde, ortak kayıtlar bir takımı, bir dosyayı oluşturur. Böylece, bir dosya veya masa, ilgili kayıtların bir listesini içerir.

Muhasebe bilgi sisteminde veri akışı şekil’de görüldüğü gibi girdi, işlem ve çıktı aşamalarından oluşmaktadır. Girdi aşaması işletmenin faaliyet göstermesi sonucu ortaya çıkan ticari evrakların muhasebe fişine dönüşmesini göstermektedir. Bir başka deyişle dış kaynaklardan toplanan verilerin sistemin süreçlerine dahil etme olayıdır. Örneğin, bir peşin satış işlemi sonucu işlenen satış faturası sisteme giriş yaptığında bu satış işlemi otomatik olarak aynı zamanda bir mahsup fişi olarak da kayıt altına alınacaktır. ‹şlem aşamasında ise girilen ticari evrakların oluşturduğu muhasebe fişleri sistem tarafından otomatik olarak yevmiye defterine ve büyük defterine işlenmektedir. Bu işlemeler sonucu mizan tabloların kontrolu ile birlkte envanter sayımı ve kesin mizan tablosu ortaya çıkarılmaktadır. Son olarak çıktı aşamasında ise, gerek işletme içi varlıklar gerekse de işletme dışı varlıklar için ihtiyaç duyulan mali ve ticari raporlar ortaya çıkarılmaktadır. Bu aşamada işletmelerin devlete göstermek ve ödemek zorunda oldukları bir takım vergi, resim, harç gibi ödeneklerin listesi de alınabilir.

Geri bildirim bir verinin kayna¤ı olan sisteme geri gönderiliş şeklidir. Geri bildirim, iç geri bildirim ve dış geri bildirim olmak üzere ikiye ayrılır. İç geri bildirim, stokların yenilenmesi için tekrardan sipariş sürecini başlatacaktır. Dış geri bildirim ise kredi ayarlamak için toplanmamış müşteri hesapları üzerinde yeni bir ayarlama yapmaya neden olacaktır.

Veri akış diyagramındaki girişler, modellenmiş sistemin sınırındaki dış nesnelerdir. Bunlar bilginin kaynaklarını, destinasyonlarını (hedeflerini) gösterir. Girişler diğer etkileşim sistemleri ya da fonksiyonları olabilir. Ya da organizasyonun dışındadır. Girişler veri akış diyagramı üzerinde müşteri ya da tedarikçi gibi isimlerle daima etiketlenmelidir.

Veri hiyerarşisinde; veri, karakter, veri alanı, kayıt, dosyalama, veri tabanı kavramları yer almaktadır.

Genel olarak muhasebe bilgi sisteminin unsurları; kullanıcılar, veri kaynakları, veri toplama, veri işleme, veri tabanı yönetimi, bilgi üretimi ve geribildirimdir.

Muhasebe bilgi sisteminde veri akışı şekil’de görüldüğü gibi girdi, işlem ve çıktı aşamalarından oluşmaktadır. Girdi aşaması işletmenin faaliyet göstermesi sonucu ortaya çıkan ticari evrakların muhasebe fişine dönüşmesini göstermektedir. Bir başka deyişle dış kaynaklardan toplanan verilerin sistemin süreçlerine dahil etme olayıdır. Örneğin, bir peşin satış işlemi sonucu işlenen satış faturası sisteme giriş yaptığında bu satış işlemi otomatik olarak aynı zamanda bir mahsup fişi olarak da kayıt altına alınacaktır. İşlem aşamasında ise girilen ticari evrakların oluşturduğu muhasebe fişleri sistem tarafından otomatik olarak yevmiye defterine ve büyük defterine işlenmektedir. Bu işlemeler sonucu mizan tabloların kontrolu ile birlkte envanter sayımı ve kesin mizan tablosu ortaya çıkarılmaktadır. Son olarak çıktı aşamasında ise, gerek işletme içi varlıklar gerekse de işletme dışı varlıklar için ihtiyaç duyulan mali ve ticari raporlar ortaya çıkarılmaktadır. Bu aşamada işletmelerin devlete göstermek ve ödemek zorunda oldukları bir takım vergi, resim, harç gibi ödeneklerin listesi de alınabilir.

Veri akış diyagramındaki daire veriyi değiştiren ya da dönüştüren bir sistem gelişi ya da sürecini ifade eder (Bazı yazarlar bu sembol için yuvarlak köşeli kareleri kullanmayı tercih ederler).

Tedarikçilerin adı, adresi ve telefon numaraları gibi veriler yer almaktadır. Bu tip veriler yapısal veriler olarak adlandırılır. En önemli yapısal veri tipleri sayılar, karakterler ve tarihlerdir. Yapılandırılmış veriler tablo şeklinde depolanır ve böylelikle en yaygın veritabanları ile veri ambarları ortaya çıkar. Veri tabanları bugün yapılandırılmış verilerin yanı sıra belgeler, harita, fotoğraf, ses ve video parçaları gibi nesneleri saklamak için de kullanılır. Örneğin, satıcının veritabanı müşteri iletişim bilgileri ve bir fotoğraf içerebilir. Ayrıca en son ürün hakkında bir ses kaydı veya video klip içerebilir. Bu tip veriler yapısal olmayan veriler ya da multimedya verileri olarak adlandırılır