SATIN ALMA YÖNETİMİ MODÜLÜ

Son yıllarda bazı faktörler, satın almaya ilişkin stratejik bakış açısı geliştirmeyi güçleştirebilmekte ve bu yüzden konuyu daha da önemli hâle dönüştürebilmektedir. Bu faktörler;

• Yükselen fiyatlar ve enflasyonu kontrol etme ihtiyacı,
• Daha etkili envanter oluşturmak için yapılan yatırımı kontrol etme ihtiyacı,
• Özellikle malzeme maliyetlerinin toplam maliyetler içindeki payının yüksek olduğu yoğun satın alma gerçekleştiren işletmelerde kârlılığa ilişkin satın alma maliyetlerinin öneminin farkında olma ve
• Bazı temel malzemelerin artan kıtlığı

Sipariş karşılama sürecine ilişkin rekabeti güçlendiren satın alma ve dış kaynak kullanımı çabalarını güvence altına almada dikkat edilmesi gereken hususlar;

• Hangi malzemeler, parçalar ve hizmetler satın alınmalı ya da dış kaynaklardan sağlanmalıdır? Bu, “üretme ya da satın alma” kararı olarak adlandırılır.
• Tedarikçiler nasıl seçilecek ve onlarla ne tür bir ilişki biçimi geliştirilecektir? Bu, “tedarik ya da tedarikçi yönetimi” olarak adlandırılır.
• Sipariş miktarı ne olacak, yeni siparişler ne zaman yerinde olacak ve satın alınan ürünlerin ve malzemelerin stok durumu nasıl yönetilecek? Bu, “envanter yönetimi” olarak adlandırılır.

Sipariş karşılama sürecinde gerekli ürün ya da hizmetleri tedarik etmek için bir dış kaynaktan yararlanma kararı verirken dikkate alınması gereken faktörler;

• Kapasite
• Bilgi birikimi (Know-How)
• Maliyet ve Hacim (Miktar)
• Talep yapısı
• Zaman
• Kalite
• Kontrol
• Yapılabilirlik/Uygulanabilirlik

Tedarikçi yönetimi, sipariş karşılama sürecindeki anahtar faaliyetlerden önde gelenidir. Bu faaliyetlerin alt faaliyetleri;

• Gereksinimlerin belirlenmesi
• Tedarikçilerin seçimi
• Sözleşme/Anlaşma yönetimi 

Satın alma süreci, gerekli ürün ya da hizmetlerin belirlenmesiyle başlamaktadır. Bu belirleme faaliyetinde dikkat edilmesi gereken hususlar;

• Gerekli ürün ya da hizmetlerin işlevsel, fiziksel ve teknik özelliklerinin belirlenmesi,
• Sipariş karşılama sürecine ilişkin zaman, gönderilerin boyutu ve sayısı, nakliye düzenlemeleri ve teslimat sıklığı gereksinimlerinin belirlenmesi,
• Kullanılacak tedarikçi kalite sisteminin belirlenmesi ve kalite gereksinimlerinin ürün ya da hizmete uygulanması

Tek tedarikçi, satın alıcının rekabet gücünü artırma yeteneğine odaklanılan dikkatli bir değerlendirme sürecinden sonra seçilir. Olası satın alıcılar açısından katkı sağlayacak temel değerlendirme alanları;

• Süreç Yeterliliği
• Kalite Güvencesi
• Finansal Yetenek
• Maliyet Yapısı:
• Değer Analizi Çabası
• Üretim Programlama
• Bağlantı/Sözleşme Performansı

Değerlendirme ölçütleri dikkate alınarak tedarikçi seçimi iki şekilde yapılabilmektedir:

1. Alternatifli Ortamda Tedarikçi Seçimi: Bu seçimde kalite, maliyet, esneklik, fiyat, dağıtım ve temin süresi gibi performans kriterleri belirlenerek her bir alternatif için bu kriterlerin ağırlıkları hesaplanır ve en yüksek değere sahip olan tedarikçi ile çalışılır.
2. Performansa Göre Tedarikçi Seçimi: Bu yöntemde fiyattan çok tedarikçilerin işletme içi ve dağıtıma ilişkin performans göstergeleri esas alınmaktadır.

Tedarikçi seçim süreci tamamlandığında, temel odak tedarikçi ile kesintisiz bir ilişki geliştirmeden oluşan bağlantı yönetimine kaydırılır. Sipariş karşılama sürecinin kalitesini ortaya koyan alıcılar ve tedarikçiler arasında üç temel kategoride toplanabilecek ilişkiden bahsedilebilir:

1. Muayene (Denetim/Kontrol): Hataları elimine edebilmek için ürün muayenelerine (kontrolüne) odaklanma
2. Önleme: Ürün ve sürece ilişkin kalite geliştirme çabalarına odaklanmadır. Alıcı, hatasız üretim süreçleri geliştirme ve sürdürmede tedarikçiye destek sağlar.
3. Ortaklık (Partnerlik): Alıcı ve tedarikçi arasında teknoloji (ortak tasarım çabası) ve kalite (doğrudan kullanım noktasına teslimat yapan sertifikalı bir tedarikçi) alanlarında iki taraf arasında takım çalışmasına dayanan uzun dönemli bir ilişkiye odaklanma

Ürün ya da hizmetin alıcıya ulaşana kadar geçtiği tüm basamakları kapsayan tedarik zinciri sürecinin boyutları;

• Süreçler,
• Örgütsel Yapı ve
• Teknoloji Kullanımı

• Araştırma ve geliştirme fonksiyonları pazarlama grubuyla sürekli koordinasyon içerisinde çalışabilmektedir. Dolayısıyla ürünlerin pazara sunumu hızlanmakta, müşteri ihtiyaçlarının daha iyi anlaşılmasına bağlı olarak performansta iyileşme sağlanmaktadır.
• Tedarikçi ve müşteri, bilgi teknolojilerinin bir arada çalıştığı bir ortamda iletişim kurmanın, veri aktarımı ve paylaşımının etkin yollarını geliştirebilmektedir. Paylaşılan ortak aktivitelerle katma değeri olmayan işler ortadan kaldırılmaktadır. Destek faaliyetler hızlanırken bunlardan kaynaklanan maliyetler düşmekte, ihtiyaçlara cevap verme süresi kısalmaktadır.
• Tedarik zinciri, kaynakları çok daha verimli paylaşabilmektedir. Organizasyonlar ihtiyaç ve taleplerini birbirlerine daha iyi anlatabilmektedir. Böylece daha ucuz ve kaliteli ürün-hizmet sunulmaktadır.
• Satış ve satın alma fonksiyonları birbiriyle çatışan yapılar olmaktan çıkıp değer katan ve ortak çalışan yapılara dönüşmektedir.

Üretimden satışa giden süreçte tedarik zincirinin yapısını oluşturmak için alınması gereken kararlar;

• Kaynak temin etme sırasında alınacak kararlar
• Üretim sırasında alınacak kararlar
• Stokla ilgili alınacak kararlar
• Taşıma ile ilgili alınacak kararlar

• Müşteri İlişkileri Yönetimi (MİY)
• Müşteri Hizmet Yönetimi
• Talep Yönetimi
• Sipariş İşleme
• İmalat Akış Yönetimi
• Tedarikçi İlişkileri Yönetimi
• Ürün Geliştirme ve Ticarileştirme
• İadelerin Yönetimi

• Uzun Süreli Bağlantılara/Sözleşmelere Dayalı İlişki
• Anlaşmalarda Daha Ayrıcalıklı Olmaya Dayalı İlişki
• Daha Az (Ama İyi) Tedarikçiyle İlişki
• Alıcı ve Satıcı Arasındaki Yüksek Miktarlı (Hacimli) Mübadelelere Dayanan İlişki
• Daha Düşük Fiyatlarla Ortaklık
• Tedarikçi Kaynakta Kaliteye Dayalı İlişki
• Tedarikçi Merkezli Tasarıma Dayalı İlişki
• Küçük Partiler Hâlinde Sık Teslimata Dayalı İlişki
• Daha Az Külfetle Sipariş İletmeye Dayalı İlişki
• Tüketim Noktasında Teslimata Dayalı İlişki
• Karşılıklı Açıklığa Dayanan İlişki

Ortaklık ve stratejik satın almada dikkat edilmesi gereken hususlar;

• Bir tedarikçiye aşırı yüklenmeme/bağlı kalmama konusunda dikkatli olunmalıdır.
• Felsefik bir uyum güvence altına alınmalıdır. Kitlesel kişiselleştirilmiş (mass customized ) bir ürünün hızlı sunumunu taahhüt eden bir işletme, uzun dönemli tek düze bir ürün vadeden bir tedarikçi ile uyum içinde çalışamaz. Kalite ve sürekli gelişme vaadi her iki ortak tarafından da paylaşılmalıdır. İki işletme stratejik uyumdan önce felsefik uyumu sağlayabilmelidir.
• Tam olasılıklı planlama yapılmalıdır. Stratejik bir satın alma sözleşmesi yapmak, satın alıcının her türlü olasılığı planlama görevini ihmal etmesi anlamına gelmemelidir. Bu, aynı anda tamamlayıcı ürünler üreten bir başka fabrikaya ya da sahip olma (kontrolde bulundurma) anlamındadır.

Tedarik zinciri yönetimi (TZY) sistemi içinde kullanılan bilgi teknolojileri;

• Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP-Enterprise Resource Planning)
• Ürün Veri Yönetimi (PDM-Product Data Management)
• Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM-Customer Relationship Management)
• Otomatik Kalite Kontrol Sistemi (AQCAutomated Quality Control System)
• Bilgisayar Destekli Tasarım (CAD-Computer Aided Design Systems)
• Tedarik Zinciri Planlama Sistemi (SCP-Supply Chain Planning System)
• Depo Yönetim Sistemleri (WMS-Warehouse Management Systems)
• İmalat Uygulama Sistemleri (MES-Manufacturing Execution Systems)
• Ulaştırma Yönetim Sistemi (TMS-Transportation Management Systems)
• Coğrafi Bilgi Sistemleri (Geographic Information Systems)
• Talep Tahmin Yönetimi (Demand Forecasting Management)
• Radyo Frekans Sistemleri (RF-Radio Frequency Systems)
• Tedarik Zinciri Olay Yönetimi (SCEM-Supply Chain Event Management)
• Barkodlama Teknolojisi (Bar Coding Technology)
• İnternet ve Elektronik Ticaret Teknolojileri

Çeşitli türden ticaret ortaklıklarına bağlı olarak e-işletme kategori örnekleri; 

• İşletmeden İşletmeye (Business to Business/B2B),
• İşletmeden Müşteriye (Business to Consumer/B2C),
• Müşteriden İşletmeye (Consumer to Business/ C2B),
• Müşteriden Müşteriye (Consumer to Consumer/C2C),
• İnsanlardan İnsanlara (People to People/P2P),
• Hükûmetten Vatandaşa (Government to Citizen/G2C),
• Vatandaştan Hükûmete (Citizen to Government/C2G),
• Değiştirmeden Değiştirmeye (Exchange to Exchange/E2E) ve
• İşletme İçi (Organizasyon

İnternet tabanlı Tedarik zinciri yönetiminin (TZY) işletmelere sağladığı yararlar;

• Tedarikçi işletmelerde çalışanlarla herhangi bir iletişim kurmadan, internette sunulan müşteri kataloglarından satın alacağı ürünleri seçme ve sipariş verme,
• Yükleme ve ulaştırma zamanlarının programlanması,
• Zincir üzerindeki işletmelerin ham madde, malzeme ve/veya nihai ürünleri kara yolu, demir yolu ve hava yolu ile taşıyan tır, tren ve araçların izlenmesini sağlama,
• Teslimatın gecikmesi, stok kontrolü, teslimat ya da sipariş zamanlarının değiştirilmesi gibi nedenlerle ortaya çıkan problemler hakkında müşteriler veya alıcılarla anında temas kurma fırsatı verme ya da bu durumun işletmenin veri tabanında görülmesini sağlama,
• 24 saat içinde kamu ya da özel lojistik işletmelerinde yükleme ve boşaltma programı hazırlamaya imkân verme,
• Dünya çapında 7 gün/24 saat müşteri hizmetleri sunulmasına ve müşterilerle doğrudan iletişim kurulmasına imkân verme,
• İşletmelerin uluslararası pazarlara açılmasına ve bu müşterilerden sipariş alınmasına imkân verme,
• Sipariş veren işletmelere verdikleri siparişlerin durumunu kendi işletmelerinden kontrol etme imkânı sağlama,
• Sipariş için üretilen ürünlerdeki konfigürasyon değişikliğini alıcılara anında haber verme olanağı sunma,
• Ödemelerini elektronik ortamda yapma, hesaplarını ve borçlarını kontrol etme fırsatı verme,
• İşletme lojistiği çerçevesinde dağıtımı yapılacak ve/veya toplanacak ürünleri en etkin bir şekilde programlamaya olanak tanıma,
• Piyasa koşullarına göre anlık depolama için rezervasyonları yapabilme,
• Problemlerinin daha hızlı ve etkin bir şekilde çözüme ulaştırılmasını sağlama ve
• Müşterilere daha etkin bir şekilde hizmet verilmesini sağlama

İşletmeler, internet tabanlı Tedarik zinciri yönetimi (TZY) sistemini işletmenin çeşitli faaliyetlerinde etkin bir şekilde kullanabilmektedir. Bu alanlardan öne çıkanlar;

• Sipariş Verme ve Satın Alma
• Stok Yönetimi
• İşletme Lojistiği
• Müşteri İlişkileri ve Hizmetleri

• Yeni bir ürün ya da hizmet için bir fikirden bir iş prototipine kadar uzanan “süreç geliştirme”,
• Yeni bir ürün ya da hizmete ilişkin bir iş prototipinden (iş örneğinden ) üretim/fabrika ya da hizmet tesislerine ve bunları destekleyen sistemlerin ve kaynakların başarılı biçimde tasarımına, uygulamasına ve test edilmesine kadar uzanan “tesislerin hazırlanması”,
• Pazar analizinden ve pazarın ihtiyaçlarından bir müşteri siparişini alıncaya kadar geçen sürece ilişkin “satış”,
• Bir müşteri siparişinden müşteriye gerekli ürünlerin ya da hizmetlerin sunumuna ve ödeme işlemlerine kadar uzanan “siparişi karşılama” ve
• Bir hizmetle ilişkili olarak müşterinin aranmasından, olası sorunların belirlenmesine ve müşteri tatminine kadar uzanan “hizmet” süreçlerinden oluşmaktadır.

Tedarik zinciri yönetimi (TZY) etkinliğinin arttırılmasında kurumsal kaynak planlama (ERP) uygulamalarında dikkat edilmesi gereken hususlar;

• Örgütsel stratejilere uygun bir işletme yönetimi,
• Örgütsel kaynakların etkin ve verimli kullanımı,
• İşletmeye bağlı fabrikalar arasında malzeme, işçilik, makine-teçhizat, bilgi gibi üretim ve dağıtım kaynaklarının ortaklaşa ve verimli kullanımı,
• İş süreçlerinde iyileşme (stoklarda azalma),
• Fonksiyonel iş süreçleri (birimleri) arasında eşgüdüm,
• Operasyonel kararlarda iyileşme ve veriye kolay erişim,
• Bilgi teknolojisi altyapısının tek sistem altında toplanması sonucu yönetimde yalınlaşma
• İş sistemlerini basitleştirme ve standardizasyon,
• Üretim maliyetlerinde azalma,
• Ürün teslim süresinde kısalma,
• Arka planda yürütülen işlemlerin otomasyonu,
• Müşteri ve tedarikçilerle olan iletişimi güçlendirme,
• Ürün ve süreç yeniliklerine müşteri katkısının artması,
• Etkin bir e-ticaret altyapısı kurulmasıdır.