Muhasebe Yazılımlarında Parametrelerin Belirlenmesi ve Sistemin Kurulması

ERP (Enterprise Resource Planning, Kurumsal Kaynak Planlaması), işletmelerde gerçekleştirilen faaliyet süreçlerinde, kaynakların verimli bir şekilde kullanılmasını sağlayan ve birbiri ile entegre çalışan modüllerden oluşan yönetim sistemlerine verilen genel addır.

ERP sisteminin;
• İşletme birimleri arasında entegre çalışma ortamının sağlanması
• İşletme içi süreçlerin daha hızlı yürütülmesi ile verimliliğin artırılması
• İşletme içi bölümler arasında kaynakların ortaklaşa, verimli kullanımının sağlanması
• Modüler bir yapıya sahip olması
• İşletme içi aksayan noktaların teşhis edilebilmesi ve bu bölgelere yönelik doğru kararlar verilebilmesi
• Planlamaların daha iyi gerçekleştirilebilmesi
• Verinin bir defa sisteme girilmesi
• İşletme faaliyetlerinin ve işletme içindeki verimliliğin ölçülebilmesi
• İşletmenin tedarikçiler, müşteri, finans kaynakları gibi dış kaynaklar ile güvenli, hızlı ve anlık veri alışverişinin sağlanması
• İşletme içi ve işletme dışı verilerin analiz edilerek faaliyet ve yatırım kararlarının doğru verilebilmesi
• Üst yönetimin ve karar vericilerin bilgiye doğru, zamanında ve kolayca erişim sağlayabilmesi

işletmelere sağladığı katkılardan bazılarıdır.

ERP sürecinin başarıyla tamamlanmasını belirleyen etkenlerin en büyüğü, üst yönetimin sisteme olan inancının ve kararlılığının tam olmasıdır. Üst yönetim, süreci başlatma kararı alırken, grup liderleriyle toplantılar gerçekleştirerek başlatılmak istenen süreç hakkında bilgilendirmeler yapmalı ve ortak bir vizyon belirlemelidir.

Bir işletmenin ERP sistemine geçiş süreci aniden değil, bölümlerin sisteme, işletmenin planladığı sırayla entegrasyonu şeklinde gerçekleştirilmektedir.

• Yazılım gideri daha az olur.
• Çalışanlar mevcut ERP sistemini bildikleri için, aynı firmanın oluşturduğu yeni nesil ERP sistemine daha kolay adaptasyon sağlar.
• İşletme, eski sistemde olmayan veya aktif olarak kullanmakta olduğu ve güncellenmesini istediği modülleri daha iyi analiz eder ve yeni ERP sistemi entegrasyon sürecini yönlendirir.
• Mevcut ERP sistemi verileri, yeni sistemde ek bir işlem gerektirmeden kullanılabilir.
• Yeni ERP sistemine geçiş süreci, mevcut yazılımın güncellemesi şeklinde olacağı için geçiş süresi daha hızlı olur.
• Yeni nesil ERP sisteminin işletmeye entegrasyonunun modül bazlı güncellemeler şeklinde gerçekleşmesi, genel sistemin işleyiş
yapısını bozmadığından dolayı, işletmenin faaliyetlerinde olumsuz bir etki yaratmaz.
• Yazılım firmasının işletme iş süreçlerini daha önceden biliyor olması yeni sürecin daha iyi planlanmasını ve yürütülmesini sağlar.

İşletmelerin kullandığı yazılımların gelişim sürecini, gerçekleştirdiği temel işlemler, büyüklük ve çalıştığı ortamlar açısından dört grup altında toplayabiliriz. Bu gruplardan ilkini, satış kayıtlarının girilmesi, stok seviyesinin kontrol edilmesi gibi temel düzeyde iş süreçlerinin yürütüldüğü, birbirinden bağımsız olarak çalışan işletme yazılımları oluşturur. İkinci grup, birinci grup sistemlere göre
daha yeni teknolojiler ile yazılmış, birbiri ile entegre çalışabilen modülleri içeren, daha çok küçük ve orta büyüklükte işletmelerin ihtiyaçlarını karşılayabilecek yazılımları içerir. Üçüncü grup yazılımları, işletmelerin tüm faaliyet süreçlerini kapsayabilecek, birbiri ile entegre çalışan modüllerden oluşan bütünleşik ERP sistemleri oluşturur. Son grup ise gerçekleştirdiği işlemler açısından ikinci veya üçüncü grup yazılımların özelliklerini taşımakla birlikte, web ve mobil teknolojiler üzerinden online olarak kullanılabilen yazılımları içerir.

Verileri sistematik bir biçimde depolayan yazılımlara veritabanı denir.

Zaman içinde veri yapılarının büyüklüklerinin artması ve veriler üzerinde gerçekleştirilen işlemlerin gelişmesi, yeni veritabanı sistemlerinin doğmasına neden olmuştur. Günümüzde yaygın olarak kullanılan veritabanı yönetim sistemi, ilişkisel veritabanı yönetim sistemleridir.

İlişkisel Veritabanı Yönetim Sistemleri (Relational Database Management Systems - RDBMS) büyük miktarlardaki verilerin güvenli ve bütünlük içinde tutulabildiği, bilgilere hızlı erişim imkânarının sağlandığı ve aynı anda birçok yerden erişim sağlanmasına imkân veren programlardır.

Microsoft SQL Server, Client Server ve web tabanlı uygulamalarda ihtiyaç duyulan veri tabanı ihtiyaçlarını karşılamak için Microsoft firması tarafından çıkarılan veritabanı yazılımıdır. Program Microsoft sitesi üzerinden indirilebilir veya yazılım firmalarından elde edilebilir.

SQL Server programının işletim sistemi üzerine kurulumu tamamlandıktan sonra ERP sistemi için gerekli olan veritabanının oluşturulması, sisteme erişecek kullanıcının tanımlanması, kullanıcıya özgü yetkilerin verilmesi ve gerekli bağlantı adımlarının
düzenlenmesi aşamalarının yapılması sürecine geçilir.

SQL Server Management Studio, SQL Server’ın tüm bileşenlerine erişmeye, bu bileşenleri yapılandırmaya ve yönetmeye yönelik tüm işlemleri gerçekleştirebileceğimiz arayüzdür.

Veritabanı oluşturulmasından sonraki aşamada bu veritabanına yetkili bir kullanıcının tanımının yapılması gerekmektedir. Bunun için SQL Server Management Studio üzerinde yer alan “Security” bölümü çift tıklanarak “Logins”, “Server Roles” ve “Credentials” bölümleri açılır. Logins bölümünde, sistem üzerinde tanımlı olan kullanıcılar listelenmektedir. Yeni bir kullanıcı oluşturmak için Logins başlığı üzerinde sağ tıklanarak “New Login” seçeneği seçilir. Açılan pencerede yeni oluşturulacak kullanıcı bilgileri tanımlanır.

Bağlantı seçeneklerinden “SQL Server authentication” seçilerek kullanıcı için şifre tanımlanır. Burada karşımıza “Enforce password policy”, “Enforce password expiration” ve “User must change password at next login” seçenekleri gelmektedir.

“Enforce password expiration” seçeneğinde oluşturulan şifre, belli zaman aralıklarında geçerliliğini sürdürecek, süre bitiminde ise geçerliliğini kaybederek yeni bir şifre tanımlanmasını isteyecektir. Bu seçim sürekli şifre değiştirme yaratacağından dolayı güvenlik sağlamaktadır.

Kullanıcıların veritabanı üzerinde gerçekleştirebileceği işlemler yetkilendirme sayesinde sınırlandırılmaktadır. Yetki seviyeleri, veritabanı sahibi seviyesinden verileri sadece okuyabilme seviyesine kadar farklı kademelerdedir.

Sistem işletmeni bölümü terminal, rol, grup ve kullanıcıların tanımlandığı, yetki ve sınırların belirlendiği, firma bölümleri, dönemleri, ticari ve çalışma bilgileri ile bunlara ait adres, banko kodları, ödeme şekilleri bilgilerinin girildiği bölümdür.

Terminaller, firmada ERP sistemine bağlantı kurabilen bilgisayarlardır. ERP sistemine erişim gerçekleştirebilecek sistem işletmeni üzerinde önceden tanımlanıyor olması, sisteme istem dışı erişimlerin yapılmasını engelleyici bir güvenlik sistemi oluşturur. Terminal ekleme ve düzenleme işlemleri terminaller ekranı üzerinde sağ tuşa basıldığında gelen seçenekler ile gerçekleştirilir. Seçenekler içinde yer alan Ekle seçeneği seçildiğinde yeni terminal tanımlama bölümü açılır. Yeni terminal tanımlanırken No, Adı, Kodu ve Kullanıcı alanlarının girilmesi gerekmektedir.

Kullanıcı tanımı penceresinde yer alan alanlar: No, adı, şifre ve firma şeklindedir.

Sistem üzerinde yapılan tüm işlemlerin kayıt altına alınması, herhangi bir hata veya hatalı işlem gerçekleşmesi durumunda oluşan hatanın hangi işlemde ve ne zaman gerçekleştiğini bulmak için önemlidir. Log sistemleri aynı zamanda kullanıcıların gerçekleştirdiği işlemlerin hangi kullanıcı tarafından ve ne zaman yapıldığını da kaydetmektedir. Özellikle büyük çaplı, çok kullanıcısı olan işletmelerde kullanıcıların ve gerçekleştirilen işlemlerin takip edilmesi önemlidir. Log sistemleri sadece hata takibi için kullanılmamaktadır. Sistem yapılan tüm işlemlerin bize gerçekleşme süresi hakkında bilgi verebilmektedir. Kayıt altına alınan
bu verilerin analiz edilmesi ile bir sürecin ne kadar sürdüğü, kimlerin bu işlem için ne kadar çalıştığı gibi bilgiler verebilmektedir. Bu veriler sayesinde bir işlemin gerçekte ne kadar zamanda, kaç kişinin çalışması ile biteceği belirlenebilmektedir.