Muhasebe Bilgi Sistemi

Veri, “Data” karşılığı kullanılan ve “Datum” sözcüğünün çoğulu olan bir kavramdır. Veri kavramı, çeşitli durumların, gözlemlerin veya oluşumların her türlü gösterimidir. Bu gösterimlerin yani verilerin temel özelliği, ham olmaları; diğer bir deyişle işlenmemiş
durumda olmalarıdır.

Her sistem için üç temel bileşen; girdi, işleme ve çıktıdır. Birbiriyle etkileşimli bu üç temel bileşen sistem biçimini oluşturur.

Ham veri, veri derleme, veri sınıflama, bilgi işleme ve özetleme, rapor üretme ve rapor bileşenleri bilgi işleme sistemi ve evrelerini oluşturmaktadır.

Bilgiyi yaratmaya, değiştirmeye, saklamaya, kullanmaya, çoğaltmaya, paylaştırmaya, geliştirmeye, bütünleşik ve etkileşimli hâle getirmeye yönelik karmaşık yapının tümü, bilgisayar temelinde işlev gören Bilgi Teknolojilerini oluşturmaktadır.

Girdi, işleme, çıktı, geri bildirim ve kontrol, saklama bilgisayarla bilgi işlemenin temel bileşenlerini oluşturmaktadır.

MBS, karar alıcıların gereksindiği muhasebe verisini toplayan, saklayan ve işleyerek raporlayan bir bilgi sistemidir. MBS, yönetim tarafından içsel olarak kullanılan veya yatırımcılar, kredi verenler ve vergi otoriteleri gibi diğer üçüncü tarafların kullandığı dışsal raporları üretir.

Finansal muhasebenin amacı, ekonomik kararlar için gereksinilen yararlı bilgiyi sağlamak olarak özetlenebilir. Finansal muhasebenin önemli bir kısmını verilerin derlenmesi, sınıflanması, işlenmesi ve özetlenmesi oluşturmaktadır. Bu süreç, finansal tabloların ve finansal nitelikli raporların elde edilmesini sağlayan bir süreçtir.

Yönetim muhasebecileri farklı örgütsel görevlere ve işlevlere sahip olabilirler. Ancak işlevleri çoğunlukla iki temel görevi içerir. Bunlar;
• Bilgi sağlamak,
• Karar verme sürecine katılmaktır.

İnsan kaynakları işlevince kullanılacak olan bilgileri sağlayan bir YBS’dir. Bu bilgilerin çoğu, işletmenin muhasebe bilgi sisteminden elde edilir.

Finansman işlevince kullanılacak olan bilgileri sağlayan bir YBS’dir. Doğallıkla finansal bilgi sisteminin bilgi kaynağı muhasebe bilgi sistemi uygulamalarıdır. Nakit akışları ve ödemelere ilişkin bilgiler örnek olarak verilebilir.

Karar Destek Sistemleri (KDS), karar alma sürecinde bilgisayar donanımı ve yazılımı desteğiyle karar alıcının gereksindiği bilgiyi üreterek sunan ve bu şekilde yönetime karar desteği sağlayan etkileşimli sistemlerdir.

Muhasebenin yapısal organizasyonu muhasebe işlevleri ile ilgili işlerin belirlenmesi, gruplandırılması, gruplara ayrılan işlerin kademeler ve kadrolar hâlinde düzenlenerek aralarındaki ilişkilerin kurulması ve her kadronun belirli yetkilerle donatılması ile oluşur. Bu yapısal düzenleme, olması gereken ilişkileri belirlediğinden formal (biçimsel) organizasyonu ifade eder ve organizasyon
şeması veya örgüt şeması şeklinde ortaya konur.

• Belge düzeni köklü bir biçimde değişmiştir,
• Uygun bir kodlamaya ve hesap planına gereksinim duyulacaktır,
• Hesapların kullanılışı ile kayıt düzeni teknolojik olarak değişmiştir,
• Organizasyonun rapor verme ve hazırlanması değişerek mükemmelleşmiş, böylece karar alma süreci olumlu yönde etkilenmiştir,
• Organizasyonun işlerliği önemli ölçüde artmıştır.

Muhasebede kullanılan fişler, temel olarak “nakde bağlı olan” ve “nakde bağlı olmayan” fişler olmak üzere iki ayrımda ele alınabilir. Bunlardan nakde bağlı olanlar; kasa tahsil ve kasa tediye (ödeme) fişleri, nakde bağlı olmayanlar ise “mahsup” fişleridir. Ancak, bunların ekran çıktısı olarak tasarlanması ve görüntüde farklı renklerle verilmesi önem taşımaktadır.

Hesap planı, belirli bir hesap çerçevesine ya da genel hesap planına dayanarak, kurum ve işletmelerde tutulan ana hesapları “büyük defter hesaplarını”, hesapları, ashesapları ve ayrıntı hesaplarını, belirli bir sistem içinde amaca, plana, denetime uygun bir biçimde tanımlayan, kesin olarak sınırlayan ve açıklayan, aynı iş olgularının sürekli ve duraksamadan aynı hesaplara işlenmesini ve aynı hesaplarda izlenmesini sağlayan özel bir yönergedir.

• Tüm mali karakterli işlemleri hızlı ve tam olarak kaydetmeli,
• Mali karakterli işlemleri uygun hesaplarda sınıflandırmalı,
• Hesaplar arasında borç ve alacak eşitliklerini sağlamalı (mizan),
• Envanter kayıtlarının yapılabilmesine olanak sağlamalı,
• Her döneme ilişkin finansal tabloların zamanlı ve güvenilir bir şekilde elde edilmesine olanak sağlamalıdır.

Toplanan veriler muhasebe defterlerine kaydedilmeden önce bazı işlemlerden geçecektir. Bu amaçla yapılması gerekli işlemlerden biri uygun hesaba kaydedilip kaydedilmediği ile işlemle ilgili muhasebe kaydının borç ve alacak taraflarının birbirine eşit olup olmadığının kontrol edilmesidir. Ayrıca her bir mali karakterli işlemin genel kabul görmüş muhasebe ilkelerine göre kaydedilmesinin sağlanması gereklidir. Bunların sağlanmasından sonra, işlem muhasebe defterlerine kaydedilecektir. Burada unutulmaması gereken, işlemlerin ardışık olarak kaydedilmesidir.

Kaydetme ve raporlama döngüsü uygun bir sınıflandırma ve kodlama sistemi ile başarılabilir. Sınıflandırma çeşitli hesapları muhasebe defterlerinde (büyük defter) izlemek için gereklidir. Kodlama ise hesapları, işlemleri, kütükleri ve diğer ögeleri tanımlamak için kullanılır.

Muhasebe kayıt sistemi tarafından üretilen finansal raporlar üç ana grupta sınıflandırılabilir. Analiz raporları, finansal tablolar, yönetsel raporlar.

Gerek işletme içi kullanıcılar gerekse işletme dışı kullanıcılar için finansal tablolar hazırlanmalıdır. Bilanço, gelir tablosu, satışların
maliyeti tablosu, fon akım tablosu, nakit akım tablosu, kâr dağıtım tablosu ve öz kaynaklar değişim tablosu düzenlenecek finansal tablolara örnektir. Finansal tabloları kullananların sağlıklı kararlar verebilmeleri için, finansal tabloların destekleyici
dipnot bilgilerine sahip olması gereklidir.