Defterler ve Belgeler

Belgeler, işletmelerin ticari faaliyetlerine ilişkin verileri veya bilgileri tanımlamak ve aynı zamanda kanıt oluşturmak amacıyla yasal düzenlemelere bağlı kalarak ya da ihtiyari olarak düzenlenen kıymetli evraklardır.

Bir işletmenin işlemleri hakkında bilgi sağlayan hemen hemen tüm belgeler, işletme için kaynak belgeleri olarak tanımlanabilir. Kaynak belgenin ne olduğunu ve işlevini yapılan veya yapılacak analizler belirlemektedir. Bu belgeler, muhasebe sisteminde işlemlerin girilme sürecini başlatmaktadır. Bu kaynak belgeler, belirli hesaplarda ticari işlemlerin etkilerinin belirlenmesinde kullanılan bilgilerin yaratılmasını sağlamaktadır.

VUK’nun 213.-242. Maddelerine göre muhasebe işlemlerinde kullanılacak belgeler; fatura, perakende satış belgesi, gider pusulası, müstahsil makbuzu, ücret bordrosu, sevk irsaliyesi, taşıma ve otel işletmelerine ait belgeler, iletişim bilgi ve belgeleri, bono, çek ve diğer belgeler olarak belirtilmektedir. VUK’nun 242. Maddesinde yer alan diğer belgeler başlığında ise; sözleşme, taahhütname, kefaletname, mahkeme ilamları gibi hukuki belgeler ile ihbarname, karar örnekleri, vergi makbuzları gibi belgeler sıralanmaktadır.

VUK’nun 227. maddesi “ispat edici belgeler” başlığı altında belgelerde olması gereken özellikler belirtilmektedir. Buna göre;

1. VUK’nda aksine hüküm olmadıkça VUK’na göre tutulan ve üçüncü şahıslarla olan ilişki ve işlemlere ait olan kayıtların belgelendirilmesi zorunludur.
2. Defter tutmak zorunda olmayan mükellefler, götürü usulde tespit edilen giderler hariç vergi matrahlarının tespiti ile ilgili giderlerini belgelendirmek zorundadır.
3. Bu Kanuna göre kullanılan veya kullanma zorunluluğu getirilen belgelerin, bu Kanun’da yer alan zorunlu bilgileri taşımaması halinde, bu belgeler vergi kanunları bakımından hiç düzenlenmemiş sayılır.
4. Maliye Bakanlığı düzenlenmesi zorunlu olan belgelerde bulunması gereken zorunlu bilgiler dışındaki gerekli diğer bilgileri belirlemeye yetkilidir. Zorunlu bilgiler dışındaki diğer bilgilerin eksik veya yanlış olması halinde VUK’nun usul hükümleri dikkate alınır.

TTK’nın 82. Maddesinde işletmelerin düzenledikleri veya sahip oldukları belgelerin saklanmasına ilişkin hükümler yer almaktadır. Muhasebe kayıtları elektronik ortamda tutuluyorsa veya yedekleniyorsa, muhasebe bilgileri, bilgisayar ortamı dışında basılı olarak da saklanabilmektedir. Sözkonusu belgelerin on (10) yıl boyunca saklanması gerekmektedir.

Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya deprem gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde belgeler veya defterler zarar görürse, tacir zarara uğradığını öğrendiği tarihten itibaren onbeş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine bir belge verilmesini isteyebimektedir.

Fatura hem VUK hem TTK tarafından tanımlanmıştır. VUK’nun 229. Maddesinde fatura, satılan mal veya yapılan hizmet ile bunların karşılığı tutarı göstermek üzere malı satan veya hizmeti yapan tarafından düzenlenip müşteriye verilen belge olarak tanımlamaktadır. TTK’nın 21. maddesinde ise fatura, ticari işletmesi bağlamında bir mal satmış, üretmiş, bir iş görmüş veya bir menfaat sağlamış olan tacirden, diğer taraf, kendisine bir fatura verilmesini ve bedeli ödenmiş ise bunun da faturada gösterilmesini isteyebilir şeklinde tanımlamaktadır.

VUK’nun 230. Maddesine göre faturada bulunması gereken bilgiler sıralanmaktadır.

1. Faturanın düzenlenme tarihi, seri ve sıra numarası (Elektronik ortamda düzenlenen faturalarda sistemin verdiği seri numaraları geçerlidir.),
2. Faturayı düzenleyenin adı ve soyadı veya ticaret unvanı ve T.C. kimlik numarası veya vergi kimlik numarası,
3. Müşterinin adı ve soyadı veya ticaret unvanı ve T.C. kimlik numarası veya vergi kimlik numarası,
4. Malın veya hizmetin türü, miktarı, birim fiyatı ve tutarı,
5. Satılan malların teslim tarihi ve varsa irsaliye numarası.

VUK Md 233 göre, perakende satış belgeleri dört başlık altında ele alınmaktadır, bunlar:

1. Perakende satış fişleri,
2. Ödeme kaydedici cihazlardan verilen belgeler,
3. Giriş ve yolcu taşıma biletleri ve
4. Maliye Bakanlığınca uygunluğu onaylanmış elektronik sistem çıkış belgeleri veya kayıtları olarak sıralanmaktadır.

VUK’nun 230. Maddesinde, sevk irsaliyesi, malın alıcıya teslim edilmek üzere satıcı tarafından taşındığı veya taşıttırıldığı hallerde satıcı; alıcı tarafından taşınması veya taşıttırılması halinde ise alıcı tarafından düzenlenmesi ve mal ile birlikte bulundurulma zorunluluğu bulunan bir belge olarak tanımlanmaktadır.

İrsaliyenin düzenlenmesinden itibaren yedi gün içinde faturası kesilmek zorundadır. Ayrıca sevk olunan malların cinsi, miktarı, nereden nereye sevk olunduğu ve malın fiili teslim tarihi belirtilir. Fatura; irsaliyenin düzenlendiği ay ve düzenlendiği yıldan, farklı bir ay ve yıla kesilemez.

VUK’nun 234. Maddesinde gider pusulası, fatura düzenlemek zorunda olanlar ile serbest meslek erbabının, belge düzenleme zorunluluğu bulunmayanlardan satın aldıkları mal veya hizmet için düzenleyip, söz konusu mal veya hizmeti satana imza ettirildiği bir belge olarak tanımlamaktadır. Bu nedenle gider pusulası, belge düzenleme zorunluluğu bulunmayanlar tarafından verilmiş fatura hükmündeki belgelerdir.

Müstahsil makbuzu VUK’nun 235. Maddesinde düzenlenmiştir. Kanun müstahsil makbuzunu, fatura düzenlemek zorunda olanlar ile serbest meslek erbapları, gerçek usulde vergiye tabi olmayan çiftçilerden satın aldıkları mal ya da hizmetin alımı sırasında iki örnek müstahsil makbuzu düzenlemek ve bunlardan birini imzalayarak satıcı çiftçiye vermek ve diğerini ona imzalatarak almak zorundadır şeklinde tanımlamaktadır.

Kambiyo senetler VUK çerçevesinde poliçe, emre muharrer senet ve çek olmak üzere üç başlık altında düzenlenmektedir.

Poliçe, kambiyo senetlerinden olup, bir kıymetli evraktır ve belirli bir alacağın belirlenmiş bir tarihte üçüncü bir şahsa veya emrine ödenmesini sağlayan bir senettir.

Bono, kambiyo senetlerinden olup, ticari faaliyet sonucunda borçlunun alacaklısına olan borcunu belirli bir vade sonunda belirli bir faize katlanarak kayıtsız ve şartsız ödeyeceğini gösteren belgedir.

Çek, yatırım ve kredi yolu ile elde edilmiş bankadaki emre hazır paranın, işletmenin kendisine veya üçüncü şahsa veya çek hamiline ödenmesi için bankaya verilen talimatı içeren, şekil ve içeriği kanunla tespit edilmiş kıymetli bir belgedir.

213 Sayılı VUK’nun 182. Maddesine göre bilanço esasına tabi mükelleflerin tutması zorunlu olan yasal defterler;

1. Yevmiye defteri,
2. Defterikebir ve
3. Envanter defteri (Mevcudat ve muvazene defteri)’dir.

İşletme faaliyetlerini belgeler yardımıyla yasal defterlerde muhasebeleştirir. Ancak ticari belgelerin yasal defterlere aktarılmasında en önemli araç “muhasebe fişleri”dir. Muhasebe belgeleri; “kasa tahsil fişi”, “kasa tediye fişi” ve “mahsup fişi”olarak sıralanmaktadır.

Yevmiye defteri, işletmenin karşılaştığı finansal nitelikli bir işlemi borç ve alacak ilişkisini birlikte değerlendirerek madde adı verilen alan içinde gösteren ve tutulması yasalarca zorunlu olan fiziki veya elektronik bir defterdir. Yevmiye defteri işletmenin finansal nitelikli olaylarını bir film şeridi gibi kayıt altına alırken, farklı bir bakış açısıyla da belgelerle kanıtlanan işlemleri bilançoya hatasız ya da en az hata ile hesaplar aracılığıyla aktarılmasını sağlar. VUK ise yevmiye defterini, “kayda geçirilmesi icabeden işlemlerin tarih sıras ile ve madde halinde tertipli olarak yazıldığı defterdir” şeklinde tanımlamaktadır.