MODERN BÜRO YÖNETİMİ

Bürolarda çalışanların etkinlik ve verimliliklerini artıran
bu teknolojik araçlar, zaman içerisinde gelişim ve
değişim göstermiş; bürolarda dijitalleşme süreci
otomasyon sistemlerinin oluşturulması, robotik
sistemlerin iş süreçlerine entegre edilmesi ve günümüzde ise karar verebilen yapay zekâ uygulamaları
ile devam etmiştir.

Günümüzde
artık yalnızca bürolardaki fiziksel ortamı korumak
yeterli gelmemekte, dijitalleşen iş yaşamında elektronik ortamda yer alan bilgilerin ve bu bilgilerin yer
aldığı bilgisayarlar ile bilgilerin iletiminin ve paylaşımının yapıldığı internet, intranet gibi ortamların
güvenliği de önemli konular hâline gelmiştir. Bu
kapsamda bilgi güvenlik sistemlerinin ve kişisel bilgilerin güvenliğinin geleceği araştırma konusu olmuştur.

Günümüzde bürolarda
günlük işleyişi kolaylaştıran akıllı robotlar, bulut
bilişim sistemleri gibi sistemler de artık kullanılmaktadır ve kullanımları giderek daha da artmaktadır.

İş dünyasında dijitalleşme ile ilişkili kavramlar,
dijitalleştirme (digitization), dijital dönüşüm ve
Endüstri 4.0 kavramlarıdır.

Dijitalleştirme ve dijitalleşmeden farklı bir kavram
olarak dijital dönüşüm, genel anlamda mevcut sosyal ve ekonomik sistemlerin kademeli olarak dijital
çağa ayak uydurması anlamına gelmektedir.

Endüstri 4.0’ın önceki
teknolojik gelişmelere oranla farklı özellikleri ise
şunlardır:
• Daha fazla otomasyon,
• Siber fiziksel sistemler aracılığıyla fiziksel ve
dijital dünyanın birbirine bağlanması,
• Akıllı ürünlerin üretim adımlarının tanımlandığı sistemler,
• Kapalı döngü veri modelleri ve kontrol sistemleri,
• Kişiselleştirilmiş ve özelleştirilmiş ürünler.

İş dünyasında SMAC (social, mobile, analytics, cloud
computing) teknolojileri olarak adlandırılan sosyal, mobil, analitik ve bulut bilişim teknolojilerinin
yenilikçi gelişmelere paralel olarak dijitalleşmenin
etkisi artmıştır.

İletişim teknolojileri
ise ofislerde insanları ve bilgisayarları bütünleştiren
teknolojilerdir.

Otomasyon sistemleri ile ofislerde erişilmek istenen hedefler şu şekilde sıralanabilir (Hossain vd., 2011; http-3):
Etkinlik ve verimliliği arttırmak, etkin bir bilgi iletişimi sağlamak, hizmet kalitesini arttırmak, hata oranını azaltmak ve bilgiye zamanında ulaşabilmek.

Bir diğer tanıma
göre robotlar, “Sensörler aracılığıyla çevreleri hakkında bilgi toplayan ve talimat ve görevleri yerine
getirme işlevi olan makinelerdir.

Dijitalleşme en genel anlamda bilgilerin dijital ortama aktarılmasını ifade etmektedir.

Endüstri 4.0, “endüstriye kapsamlı fırsatlar sağladığı varsayılan dijitalleştirilmiş ve ilişkilendirilmiş endüstriyel değer yaratma” olarak tanımlanmaktadır (Kiel, 2017).

Endüstriyel robotlar: En genel anlamda endüstriyel otomasyon uygulamalarında kullanılan, otomatik olarak kontrol edilebilen ve yeniden programlanabilen, mobil ya da sabit robotlardır.

Bilgi sistemleri güvenliği, “depolanan bilgilerin ve diğer kritik unsurların gizliliğini, bütünlüğünü ve kullanılabilirliğini sağlamak için yetkisiz olarak kullanımdan, erişimden, açığa çıkarılmadan ve saklamadan korunması” anlamına gelmektedir (Thapa vd., 2018, s. 42). Bilgi güvenliği, bürolardaki neredeyse tüm bilgi içeren kaynakların korunması olarak da açıklanabilir.

Secure Electronic Transactions (SET): İnternetteki finansal işlemlerin güvenliğini sağlamaya yönelik bir sistemdir. Aynı zamanda internet gibi herkese açık ağlarda kredi ve elektronik kart ile yapılan işlemlerin güvenliğini desteklemek amacıyla tasarlanmış bir sistemdir.

Virtual Private Networks (VPN): Bir ağ üzerinden tünel oluşturularak şifrelenmiş verileri taşımaya yarayan VPN, bürolarda işletmeler arası iletişimde verilerin bütünlüğünün ve gizliliğinin korunması amacıyla kullanılmaktadır.

Genel olarak IPSEC olarak bilinen IP güvenliği, TCP/IP protokol ailesinde güvenlik sağlamak amaçlı tasarlanmıştır. İnternet gibi herkesin erişimine açık ağlarda özel iletişim ve veri aktarımı sağlamak amacıyla kullanılmaktadır.

Secure Socket Layer (SSL): SSL, TCP/IP protokol katmanının iletiminin güvenliği için uygulanan bir protokoldür. Siteler içi ve siteler arası iletişimi desteklemektedir.

Jira Software: İşletmelerin yazılım ekiplerinin yazılım tasarlama, yazılımları izleme ve yazılımları piyasaya çıkartmaları amacıyla tasarlanmıştır. Yazılım ekibinin planlanması ve ekip arasında görev dağılımını tasarlamanın yanında, ekip çalışmalarını ve performansını izleme, takip etme ve denetleme gibi hizmetler sunmaktadır.

2016 yılında Axonic Bilgi Sistemleri tarafından proje yönetimi amacıyla tasarlanmıştır. Bulut tabanlı bir proje yönetimi aracı olan Zenkit, müşteriler, belgeler, kaynaklar ve görevler gibi proje ile ilgili pek çok platformu bir araya getirmeyi amaçlamaktadır.