MODERN BÜRO YÖNETİMİ

Örgütün farklı bölümlerinde farklı hiyerarşi kademelerinde bulunan çalışanlar arasında kurulan iletişimde çapraz iletişim ortaya çıkar. Bu nedenle doğru yanıt d şıkkıdır.

Yetki ve sorumluluklar örgütsel buzdağı üzerindeki iletişim unsurları arasında kabul edilir. Bu nedenle doğru yanıt c şıkkıdır.  Bunun için sayfa 187’deki  resim 6’ya bakabilirsiniz.

Bürolarda birbirine ast üst ilişkisi içinde bağlanan kişiler arasında gerçekleşen iletişimde her kişi mesajı kendi bulunduğu pozisyona göre değerlendirebilir. Bu nedenle doğru yanıt b şıkkıdır.

Empati karşıdaki kişinin haklı  bulunması veya onaylanması değildir. Bu nedenle doğru yanıt a şıkkıdır.

Sözsüz iletişim kasıtlı veya kayıtsızdır. Kişilerin kasıtsız bir şekilde belirttikleri ifadeler de önem kazanır. Bu nedenle doğru yanıt e şıkkıdır.

Sözlü iletişimde diksiyon yanlışlarının yapılmaması ve gönderenin sesini düzgün kullanması önemlidir. Bu nedenle doğru yanıt c şıkkıdır.

Herhangi bir anlaşmazlık durumunda yasal kanıt olarak kullanılma ifadesi yazılı iletişim içinde yer alır.  Bu nedenle doğru yanıt d şıkkıdır.

Yazılı iletişim diğer iletişim türlerine göre maliyetlidir. İletişimin sağlanması için baskı ve dağıtım gibi- masraflara  neden olur. Bu nedenle doğru yanıt a şıkkıdır.

Araçları kullanmak için üstün bir teknoloji bilgisine ihtiyaç olmadığından kullanımı hemen hemen tüm çalışanlar tarafından gerçekleştirilebilir. Bu nedenle doğru yanıt e şıkkıdır.

Toplantıya o an katılmayanlar toplantı kaydını sonradan izleyebilirler. Bu nedenle doğru yanıt c şıkkıdır.

Kodlama: İletişim süreci gönderenin iletmeye
değer bulduğu fikriyle başlar ve ortaya iletilmek üzere bir mesaj çıkar ancak bu mesajın karşı tarafça anlaşılır hâle getirilmesi gerekir. Bunun için de gönderen mesajını; alıcının anlayabileceği jest, mimik, ortak dil ve yazı karakterleri gibi uygun işaretler yardımıyla hazırlamalıdır (Tuna, 2014, s. 13). Bu hazırlığa kodlama adı verilir. Kodlama sırasında tahmin edilebileceği gibi karşı tarafın yani alıcının anlayabileceği kodlar kullanılmalıdır. Türkçe bilmeyen bir kişiyle Türkçe iletişime geçmeye çalışmak ya da üç yaşında bir çocukla oldukça resmi ve bürokratik bir dil kullanarak konuşmak, kurulmaya çalışılan iletişimin başarısız sonuçlanmasına neden olacaktır. Tüm bu durumlar aslında iletişim için kullanılan kodların yanlış seçiminden kaynaklanır.

Gürültü: İletişim, belirli çevresel ve psikolojik şartlar içerisinde gerçekleşir. Bu şartlar sırasında gerçekleştirilmeye çalışan, iletişime bilinçli veya bilinçsiz olarak yapılan tüm müdahaleler gürültüyü oluşturur (Yüksel, 2019, s.28). Bir odada başkalarıyla yüz yüze konuşurken yan odadan müzik sesi, açık havada telefonda konuşurken uğultulu bir şekilde esen rüzgâr, bir elektronik toplantı sırasında internet bağlantısında yaşanılan sorunlar gibi çevresel durumlar ile yorgunluk, aşırı heyecan veya stresli olma gibi psikolojik durumlar, iletişim sürecinde gürültü olarak değerlendirilir. Gürültünün olmadığı bir çevre oluşturmak mümkün değildir ancak etkili iletişim için çevresel koşulların iletişimde neden olacağı kesintileri ve sıkıntıları göz önünde bulundurarak gürültünün iletişimi engelleyecek bir boyuta ulaşmasını önlemek gerekir

Dikey İletişim: Örgütsel yapı içinde farklı çalışma ve hiyerarşik kademeler bulunur.
Bu kademelerde çalışanlar hiyerarşik yetki açısından birbirlerine ast-üst rolleriyle bağlanır. Bürolarda da memurlar, şefler, müdürler, teknik görevliler gibi çeşitli kademelerde bulunan çalışanlar arasında ast-üst ilişkileri bulunmaktadır. Bu ilişkilerde alt ve üst hiyerarşi kademelerinde bulunanlar arasında sağlanan iletişim dikey iletişim olarak adlandırılır. Dikey iletişimde; üstlerden astlara doğru bir akış bulunuyorsa (örneğin yöneticilerin uygulanmasını istediği çeşitli
kararlar) aşağıya doğru dikey iletişim, astlardan üstlere doğru bir akış bulunuyorsa yukarı doğru dikey iletişim ortaya çıkar.

Çapraz iletişim: Örgütün farklı bölümlerinde farklı hiyerarşi kademelerinde bulunan çalışanları arasında kurulan iletişimle
çapraz iletişim ortaya çıkar. Özellikle kademeler arası iletişim ağının fazla olduğu örgütlerde, bölümler arasında zaman kaybına
neden olmadan iletişimin gerçekleştirilmesi
için kullanılır. Örneğin bir fabrikanın güvenlik bürosunda çalışan personel, fabrikanın insan kaynakları şefiyle görüşmek
isteyen ziyaretçilerin geldiği bilgisini, şefi
direkt olarak arayıp söyleyebilir.

Psikolojik Faktörler: Gönderen ve alıcı
arasındaki psikolojik unsurlar, etkili iletişim kurulmasında engel olarak ortaya çıkabilir. Kişiler arası kıskançlıklar, kontrol edilemeyen duygusallıklar, dedikoduya dayalı paylaşımlar, önyargılar, güvensizlikler, dinlemeyi bilmeyenler vb. birçok durum, iletişim için gerekli olan görünür şartların
yerine getirilmesine rağmen etkili iletişim kurulmasına engel olacaktır. Örneğin konuşan kişinin konuşmalarıyla beden hareketleri birbirlerine tutarlı değilse bu durum bile iletişimden istenen etkinin sağlanmasına engeldir çünkü işitilen ile görünen arasındaki farklılık, alıcının anlatılanları kabul etmesinde de, anlatılanlar doğrultusunda harekete geçmesinde de olumsuz bir şekilde etkili olacaktır.

Yöneticilere bilgi temininin sağlanması:
Büroların işleyişi için yöneticilerin çeşitli kararlar almış olması gerekir. Bu kararlar
doğrultusunda büro çalışanları faaliyete geçerler. Faaliyetlerin nasıl ilerlediği, nerelerde müdahaleye ve takviyeye ihtiyaç duyulduğu gibi bilgiler sayesinde yöneticiler de daha doğru ve sağlam kararlar alabileceklerdir.

Görünümden: İletişimde kişilerden me -
sajın görünümüne kadar, görünümden ol -
dukça fazla etkilenilir. Bu durum yine söz -
süz iletişimin bir parçası olarak kabul görür.
Kişilerin dış görünümlerinin özeni ve düze-
ni, taraflar arasında veri olarak alınır ve ge-
len mesajların ne kadar güvenilir, gerçekçi,
potansiyel vadettiği hakkında kararlara etki
eder. Bu durum mesajların görünümü için
de geçerlidir. Bir e-postanın veya zarfın öze-
ni ve düzeninden, dil bilgisi kurallarına uy-
gunluğundan vb. unsurlardan yola çıkarak
mesajın rutin mi yoksa önemli mi olduğu
anlaşılır. Örneğin resmi bürolarda sadece
ilgili kişiler tarafından okunabilecek gizli
yazıların olduğu evraklar teslim edileceği
zaman, evrakın/postanın üzerinde kırmızı
renkle yazılmış bir gizlilik ibaresi bulunur.

Bu ibare sayesinde kişi daha evrakı eline
aldığı zaman içindeki mesajın günlük veya
rutin bir bilgi içermediğini anlar.