MODERN BÜRO YÖNETİMİ

Modern bürolarda veya günlük hayatımızda, herhangi bir iletişim sürecinin gerçekleşmesi için
temel unsurlara ihtiyaç duyulur. Bu temel unsurlar gönderen, mesaj, kodlama, kanal, alıcı, kod açma, geri bildirim ve gürültüdür.

Mesaj: İleti olarak da adlandırılabilen mesaj, gönderenin alıcıya ulaştırmak istediği fikrinden
oluşur ancak bu fikir, artık karşı tarafa aktarılabilecek bir düzeye getirilmiştir. Gönderenin aktarmaya
değer bulduğu ve çeşitli yazılı, sözlü, beden dili ifadeleriyle hazırladığı her türlü durum mesaj olarak
değerlendirilir.

Kanal: Mesajların aktarılması sırasında kullanılan her türlü araç ve yol kanal olarak ifade edilir.
Dumandan radyo dalgalarına, beş duyumuzdan sanal araçlara kadar mesajın iletilmesinde kullanılan tüm ögeler kanalı oluşturur.

İletişimin etkisi geri bildirimle ortaya çıkar.

İletişimde gürültü, tüm iletişim süreci boyunca yaşanan müdahaleleri anlatır. Bu nedenle
iletişimin son aşamasını değil, tüm iletişim sürecinin içinde yer aldığı çevreyi oluşturur.

Biçimsel iletişim, bürolarda iletişim sürecinin nasıl gerçekleştirileceğiyle ilgili alınan kararlara dayanarak belirlenmiş, düzeni kurulmuş bir yapıya sahiptir. Bu belirli ve düzenli işleyiş biçiminde astlar ve üstler birbirleriyle hangi sıralamaya bağlı olarak, ne zamanda ve hangi kurallara uyarak iletişime geçeceklerini bilirler. Bürolarda iletişim sürecinin bu biçimsel akışı; dikey, yatay ve çapraz olmak üzere üçe ayrılır.

Büro faaliyetlerinin gerçekleşmesi için temel unsurlardan biri olan iletişim sürecinde yaşanacak sıkıntılar, büroların etkili ve verimli olarak çalışamamasına neden olacaktır. Bu süreçte ortaya çıkabilecek sıkıntılar incelendiğinde; teknik, dil, hiyerarşik ve psikolojik faktörlerden oluşan dört temel iletişim süreci engeliyle karşılaşılır.

Sözsüz iletişim temelde üç yerden edindiği ifadelerden oluşur. Bu sözsüz iletişim kaynaklarını aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:

Kişinin bedeninden:

Zaman, mekân ve bölgeden:

Görünümden:

Modern bürolarda yazılı iletişim kurulurken dikkat edilmesi gereken bazı durumlar söz konusudur:

• Konu ve amaç açık olmalıdır: İletişimin bilgilendirme mi, iş birliği isteği mi, bilgi ihtiyacı mı vb.
gibi ne ile ilgili ve iletişimin sonucunda ne istendiği açıkça bildirilmelidir.
• Tüm bilgiler konu ve amaçla ilgili olmalıdır: Yazılı iletişimin sıkıcı ve zaman kaybettirici bir duruma dönüşmemesi için gereksiz ayrıntılardan uzak bir şekilde yürütülmesi gerekir.
• Fikirler gruplandırılmalı ve mantıklı bir şekilde sunulmalıdır: Karşı taraftan geri bildirimi zamanında alma konusunda sıkıntılar yaşanabileceği için, mesajlar kafa karıştırıcı olmayacak ve okunduğunda çabuk anlaşılacak bir şekilde hazırlanmalıdır.
• Gerekli tüm bilgiler dâhil edilmelidir: Yazılı iletişimin amacına çabuk ulaşabilmesi ve harekete geçirici olabilmesi için, mesajla ilgili soru işareti oluşturacak boşluk bırakılmaması gerekir. Bu nedenle
mesajların 5N 1K olarak adlandırılan ve “Ne, Neden, Nasıl, Ne zaman, Nerede ve Kim” sorularına
cevap veren bir yapıda olmasına dikkat edilmelidir.

Modern bürolarda her geçen gün WhatsApp, Telegram, Signal, BİP gibi anlık mesajlaşmayı sağlayan uygulamaların kullanımının arttığı görülür. Bahsedilen uygulamalar; nerede olunduğu fark
etmeksizin (evde, büroda, dışarıda vb.), iletişimin yedi gün 24 saat kesintisiz ve hızlı bir şekilde gerçekleşmesini sağladığı için günümüz modern bürolarında da sıklıkla kullanılır.

Özet bir
tanımlamayla konuyu ele alacak olursak; birey,
grup ya da örgütlerden oluşan en az iki kutup arasındaki bilgi akışına iletişim denilir

Bürolar örgütlerin gerçekleştireceği tüm işlerin
planlarının yapıldığı ve süreçlerin devamlılığının
sağlandığı birimlerdir. Yönetim kararlarının alındığı, şikâyetlerin değerlendirildiği, anlaşmaların yapıldığı, sorunların çözüldüğü bu birimlerde örgütlerin
iş yapabilmesi için sürekli etkili iletişim halinde
olunması gerekir.

Yönetim kavramı basitçe; kişilerin, ortak bir
amaca ulaşabilmeleri için iş birliği içinde hareket
ettirilmesi olarak açıklandığında, iletişimin yönetim için de önemi anlaşılır.

Mesaj: İleti olarak da adlandırılabilen mesaj,
gönderenin alıcıya ulaştırmak istediği fikrinden
oluşur ancak bu fikir, artık karşı tarafa aktarılabilecek bir düzeye getirilmiştir.

Geri Bildirim: İletişimin dinamik özelliğinin
en iyi ortaya çıktığı bölüm, mesajı alan alıcıdan
gönderene doğru gerçekleştirilen geri bildirimdir.

Bürolarda iletişim süreci; biçimsel (resmi/formal) ve biçimsel olmayan (gayri resmi/informal)
olmak üzere iki akış tipinde değerlendirilir.

Çapraz iletişim: Örgütün farklı bölümlerinde farklı hiyerarşi kademelerinde bulunan çalışanları arasında kurulan iletişimle çapraz iletişim ortaya çıkar.

Biçimsel iletişim, örgütler tarafından kimlerin hangi sıra ve kurallarla birbirleriyle
iletişime geçeceğinin önceden belirlendiği
ve bunu gerçekleştirecek iletişim ağının önceden hazırlandığı resmi iletişim türüdür.

Bürolarda bilgi ve hizmet üretimi iletişimle
sağlanır ancak bazen iletişim sürecinde bazı sıkıntıların yaşandığı görülür. Büro faaliyetlerinin gerçekleşmesi için temel unsurlardan biri olan iletişim
sürecinde yaşanacak sıkıntılar, büroların etkili ve
verimli olarak çalışamamasına neden olacaktır. Bu
süreçte ortaya çıkabilecek sıkıntılar incelendiğinde;
teknik, dil, hiyerarşik ve psikolojik faktörlerden
oluşan dört temel iletişim süreci engeliyle karşılaşılır.

Modern bürolarda her geçen gün WhatsApp,
Telegram, Signal, BİP gibi anlık mesajlaşmayı sağlayan uygulamalardır.