MODERN BÜRO YÖNETİMİ

Açık ofis sistemleri, hiyerarşik yapılanmanın az olduğu iletişimi yoğun ofis mekânlarıdır. Mekânlar, bölücü olarak katı duvarlar yerine değiştirilebilen hafif bölücü elemanlarla yapılandırılırlar. Bölücü elemanlar olarak modüler akustik elemanlar olabileceği gibi ses emici özelliklere sahip kitaplık gibi farklı mobilya ve donatı elemanları da kullanılabilir. Hareketli bölücü elemanlar mekân içinde esnek mekânsal planlamaların yapılmasına olanak verir. Bu yeni büro mekânı düzenlemesinde, elemanlar geniş ve bölünmemiş büro hacimlerinde çalışmaya devam ederken; yönetici odaları, toplantı salonları gibi bazı mekânlar kapalı hacimlerde yer almaktadır (Riewoldt, 1994). Açık ve yarı açık ofis sistemleri olarak farklı plan tiplerine sahip iç mekân tasarımlarında mekânsal ses izolasyonu; kullanılan halılar, mobilyalar, ses yutucu paneller, alçı tavanlar vb. ile sağlanmaktadır. Açık ofis sistemleri ile birlikte iç mekân tasarımında kullanılan masa, sandalye, dolap, keson, aydınlatma elemanları gibi mobilya ve donatı elemanlarının da tasarımları değişmiştir.

Buna göre doğru seçenek A'dır.

Ofis tasarımında, işletmenin vermiş olduğu hizmet çeşitliğine ve organizasyonel yapısına bağlı özel mekân bölümlendirmeleri yapılmaktadır. Bu mekân bölümlendirmeleri yapılırken çalışanların fiziksel, bilişsel ve ruhsal ihtiyaçlarının göz önünde bulundurulması gerekir. Mekân bölümlendirmelerinde c Ofislerde mekân bölümlendirmeleri en yalın hâli ile çalışma alanları, özel amaçlı alanlar, temel alanlar olarak 3 gruba ayrılabilir. Bu alanlar katı fiziksel sınırlar, duvarlar ile ayrılmış olabileceği gibi iç içe geçmiş biçimde aynı mekânda kurgulanmış da olabilirler.

Birden fazla benzer veya farklı pozisyonlardaki çalışanın çalışma konusu ile ilgili birlikte çalışabildikleri, fikir alışverişinde bulunabildikleri bir ortam olmalıdır. Masa büyüklükleri ve oturma düzeni kişilerin birbirlerini rahatlıklar duyabilecekleri şekilde ayarlanmalıdır. Toplantılarda uygulanan masa ve oturma düzeni kurumun hiyerarşik ilişki yapısı göz önünde bulundurularak seçilir. Toplantı alanları genellikle 4-30 katılımcının bir arada olabileceği şekilde kurgulanmaktadır. 30 kişiden fazla olan toplantılarda seminer salonları gibi ek mekân tercihleri yapılmalıdır. Toplantı masası düzen tipleri; U, yuvarlak, kare, dikdörtgen, köşegen ve hilal masa düzen tipleri olarak ele alınır. Yuvarlak, köşegen ve hilal masa düzenleri eşit- benzer pozisyonlarındaki katılımcılar için uygun olurken kare, dikdörtgen masa düzeni sıklıkla tek veya çok başkanlı toplantılar için kullanılmaktadır. Toplantı alanları ve grup-ekip çalışması alanları hareketli masalar ve oturma birimleri ile gerektiğinde birbirlerine dönüşecek biçimde esnek bir yapıda kurgulanabilir.

Çalışma masaları bireysel veya çoklu kullanıma uygun olabilir. Çalışma masalarında dayanıklı malzeme kullanımı, kolay temizlenebilir yüzeylerin olması temel beklentilerdir. Bunun yanı sıra faaliyet türüne göre uygun masa genişliği ve yüksekliğinin seçilmesi gerekir. 73-75 cm arasındaki bir yükseklik ortalama ideal bir çalışma yüksekliği olarak kabul edilir. Monitör, bilgisayar, klavye ve fare gibi teknik donanımların rahatça kullanılabildiği bir masa boyutu en az 70*140 cm ölçülerine sahip olmalıdır. Modern ofis tasarımı yaklaşımlarında oturarak ve ayakta çalışma tiplerine bağlı olarak yüksekliği ayarlanabilir çalışma masaları da tercih edilebilmektedir.

Aydınlatma tasarımı sürecinde aydınlık düzeyi, düzgünlüğü, renk geriverimi, kontrast, gölge-aydınlık dengesi ve kamaşma gibi ışığın niceliğinin ve niteliğinin tanımlanması ve ölçülmesinin yanı sıra yapının işlevi, mekânda gerçekleştirilecek aktiviteler, mekânın günün hangi zaman diliminde kullanılacağı, mimari özellikler, teknik gereklilikler, enerji verimliliği ve yapının yer aldığı coğrafi konum gibi pek çok kriter değerlendirilmektedir. Bu kapsamda ofis mekânlarında aydınlık seviyeleri (“Ofiste Aydınlatma Kalitesinin Önemi - NURUS,” n.d.);

• Bekleme Salonları 300 Lux

• Açık Ofisler 750 Lux

• Toplantı Odaları 500 Lux  

gibidir. Ofis mekânlarında doğru aydınlatma değerleri mekânın daha büyük/küçük, sıcak/soğuk, resmi/samimi algılanması gibi ortamların tasarlanmasında da katkı sağlayan bir parametredir (Sağlam, 2019).

Geleneksel ofis yaklaşımı olarak kabul edilen ofis 1. Nesil Ofis, genellikle evrak işleri ve elle yapılan işlerle ilgili iken 2. Nesil Ofisin teknoloji ve özellikle kişisel bilgisayar, e-posta ve mobil cihazlar gibi kişisel olarak bu teknolojilerin kullanımı ile ilgili olduğu söylenebilir. 3. Nesil ise kişilere teker teker ayrılmış daha az masa, mobilya ve çalışma alanının olduğu, daha fazla iş birliğine yönelik alternatif çalışma alanların sunulduğu bir ortam olarak kabul edilmektedir. 3. Nesil Ofis dediğimiz zaman; mekânda yapay ışık yerine doğal ışık kaynaklarının etkin olarak kullanıldığı, açık alanlar, teras balkon, manzara izlem cepheleri gibi çevresel öğelerin mekâna dahil edildiği yeni bir estetik kaliteden de bahsedebiliriz (Knoll, 2017). En belirgin farkın ise kişisel özel odalar yerine kişilerin yaratıcıklarını ve üretkenliklerini artıracak iş birliğine yönelik ortak alanların yaratılması olduğu söylenebilir (Knoll, 2017; Senion, 2017)

İnsan gözü görünür ışık denilen dar bir dalga boyu bandını görebilir. Bu yaklaşık 4000-7000 angstromdur. Gün boyunca insan gözünün dalga boyu 5550 Angstrom’dur ve renkler yeşil-sarı renklere karşılık gelir. Güneş ışığı, insan gözüyle algılanabilecek tüm dalga boylarına sahiptir. Sıcak ve soğuk dalga boyları arasındaki denge havanın bulanıklığına ve günün farklı zamanlarına bağlıdır (“Ofiste Aydınlatma Kalitesinin Önemi - NURUS,” n.d.)

Ofislerde doğru aydınlatma kalitesinin yararları (“Ofiste Aydınlatma Kalitesinin Önemi - NURUS,” n.d.)

• Yaşam konforunun ve kalitesinin iyileşmesi,

• Görme yeteneğinin artması,

• Göz sağlığının korunması,

• Yeterli görememeden kaynaklanan hata payının azalması,

• Doku ve yüzeylerin doğru olarak algılanması,

• Çevrenin doğru algılanması, 

• Renklerin doğru görülmesi,

• Güvende olma duygusunun yükselmesi,

• Olumlu duygularda artış,

• Enerjinin yükselmesi,

• Biyoritmin düzenli çalışması,

• Motivasyonun ve mekân memnuniyetinin yükselmesi.

Ofis mekân bölümlendirmelerine temel alanlar, çalışanların temel ihtiyaçlarını karşılamaya yönelik oluşturmuş alanlar temel alanlardır. Bunlar yeme içme alanları, vestiyer-danışma veya karşılama alanı, wc, ayniyat deposu, teknik hacimler (sistem-sunucu odası vb) ve diğer depolama alanları olarak sıralanabilir. Bu mekânların büro içinde yer alması mümkün olmadığı durumlarda bu mekânlara en hızlı ve güvenli bir şekilde ulaşılabilmesini sağlanması gerekmektedir. Bina içi diğer ofislerle kullanılan ortak yemekhane ve wc kullanımı gibi.

Modern ofis tasarımı yaklaşımlarında çalışanların iş yapma verimlilikleri kadar kişisel gelişim ihtiyaçları da göz önünde bulundurulmalıdır. Hem işe yönelik hem de kişisel becerilerinin artırılmasına işletme içi ve dış kaynaklı eğitimler ve seminerler sıklıkla kullanılmaktadır. Öğrenme alanları genel başlığı altında sunum, eğitim, etkinlik gibi farklı faaliyet türleri olabilmektedir. 30 üstü katılımcı sayısı gerektiren durumlarda toplantı odaları- alanları yerine seminer-etkinlik salonlarının kullanılması uygun olacaktır. Seminer- etkinlik salonlarının farklı birimler tarafından kullanılması durumunda toplantı gün ve saatlerini organize edebilmek için özel yazılımlar kullanılabilmektedir. Bu alanların tasarımında etkinliğin türüne bağlı katılımcı sayısına göre esnek düzenlenebilir mobilya ve donatılar olmasına dikkat edilmelidir. Klasik oturma düzenine göre yerleştirilmiş oturma birimlerinin gerektiğinde yer değiştirebilir olması, farklı etkinliklere alan açılabilmesi alanın verimli kullanılması için değerlendirebilir. Akustik düzenlemeye yönelik bölücü paneller veya duvar kaplamaları, mekânla entegre edilmiş veya harici ses sistemleri, dijital sunum olanakları sağlayabilecek internet altyapısı, gerekli teknik donanımlar etkinlik-seminer alanlarının kurgulanmasına dikkate alınması gereken temel özelliklerdir.

1904 yılında Frank Lloyd Wright’ın New York’ta, Larkin
Mail Order Company için tasarladığı büro binası, 20. yüzyılın başında pek çok büro mekânının tasarlanmasında örnek olmuştur (Noraslı & Doğan, 2020).

Eski yönetim biçimlerine ve iş kültürüne dönük yerleşim
planlarının kullanıldığı ve mahremiyetin öncelikli
olduğu plan tiplerine sahip olan kapalı sistem ofisler günümüzde tercih edilmemektedir ancak 2019
Aralık ayında Çin’in Wuhan kentinde başlayarak
tüm dünyayı etkisi altına alan pandemi sürecinde
yeniden gündeme gelerek kapalı ofis sistemlerine
dönülme tartışmaları başlamıştır.

Karma düzenli ofis planları ofisler hem geleneksel (kapalı) hemde açık ofislerin özelliklerini içerisinde
barındıran hibrit bir sistemdir. Yeni bir ofis sistemi olan karma sistemde bireysel ve grup çalışmaları başarılı
bir şekilde organize edilebilmektedir.

Yeni ofis sistemlerinde yeterli alanın olmadığı durumlarda
mahremiyet kabinleri denilen, ofisin genel gürültüsü ve yoğun çalışma ortamından izole olabilecekleri kabin tasarımları da mevcuttur.

Uyku odaları; Google ve Mercedes Benz ve YemekSepeti
gibi uluslararası firmaların yakın dönemde ofis tasarımlarına entegre ettiği uyku odaları- kabinleri çalışanların göz ardı edilen temel fiziksel ihtiyaçlarından birini karşılamaya yönelik yenilikçi bir uygulama olarak ele alınabilir.

Oturma birimlerinde oturma yüksekliğinin
45-50 cm arasında, taşıma kapasitesinin 45 ile 120
kg arasındaki kullanıcılara uygun olması beklenir.

Dizüstü bilgisayarlar hem toplantı alanlarında hem de kişisel kullanıma yönelik olarak kullanılmaktadır. Kitabınızdaki Tablo 3.1 ofislerde kullanılan temel teknik donatımları listelemektedir.

ISO standartlarına göre maksimum 8 saat maruz kalınabilecek gürültü dozajı yüzde 100'dür. Gürültü dozajı bu yüzdenin altına düştüğünde maruz kalınabilecek süre artarken gürültü dozajı bu yüzdenin üzerine çıktığında maruz kalınabilecek süre azalmaktadır. Ayrıntılı bilgi için kitabınızdaki Resim 3.13'ü inceleyebilirsiniz.

İnsan gözü görünür ışık denilen dar bir dalga boyu bandını görebilir. Bu yaklaşık 4000-7000 angstromdur. Gün boyunca insan gözünün dalga boyu 5550 Angstrom’dur ve renkler yeşil-sarı renklere karşılık
gelir. Güneş ışığı, insan gözüyle algılanabilecek tüm dalga boylarına sahiptir. Sıcak ve soğuk dalga boyları arasındaki denge havanın bulanıklığına ve günün farklı zamanlarına bağlıdır (“Ofiste Aydınlatma Kalitesinin Önemi - NURUS,” n.d.)

3. Nesil Ofis dediğimiz zaman en belirgin farkın kişisel özel odalar yerine kişilerin yaratıcılıklarını ve üretkenliklerini artıracak iş birliğine yönelik ortak alanların yaratılması olduğu söylenebilir (Knoll, 2017; Senion, 2017)