MODERN BÜRO YÖNETİMİ

Aynı işlemlerin tekrarından kaçınılmalıdır.

İşler, personelin en az hareket edeceği şekilde gerçekleştirilmelidir.

Evrak işi mümkün olduğunca azaltılmalıdır.

Prosedürlerin işlevselliği için birkaç istisnaya izin verilmelidir.

Gereksiz kontrollerden kaçınılmalıdır.

Doğru cevap C seçeneğidir.

• Büroda NE yapılacak? İş tanımlarının yapılması

• NEREDE yapılacak? Büroda işin başladığı ve bittiği noktaların belirlenmesi

• NASIL yapılacak? Bürodaki işlerin nasıl yapıldığının belirlenmesi

• NE ZAMAN yapılacak? Bürodaki yerine getirilen işlerin her bir adımının ne zaman gerçekleştirileceğinin belirlenmesi

• KİM yapacak? Bürodaki işlerin kimler tarafından yerine getirileceğinin belirlenmesi

Doğru cevap C seçeneğidir.

Dosyaların sınıflandırılmasında kullanılan beş yöntem vardır. Bu yöntemler (Tamil Nadu, 2018, 74);

Alfabetik dosyalama sistemi: Bu sistemde adından da anlaşılacağı üzere gerek dosyalar içindeki kayıt ve belgeler gerekse dosyalar A’dan Z’ye gruplandırılarak sıraya konulmaktadır.

Numaralı dosyalama sistemi: Dosyaların numaralandırılarak dizildiği dosyalama sistemidir. Numaralar bir kişi, firma ya da kurum adını ya da bir proje veya konuyu temsil etmektedir. Bu yöntemde numaraların neyi temsil ettiğini gösteren indekslere ihtiyaç vardır.

Coğrafik bölgelere göre dosyalama sistemi: Örgütlerin faaliyet gösterdiği coğrafik bölgeler temel alınarak yapılan dosyalamadır. Bu yöntemde dosyalar kıtalara, ülkelere, illere, ilçelere, köylere ve mahallelere göre düzenlenmektedir.

Konu esasına dayalı dosyalama sistemi: Örgütsel yapının dikkate alınarak örgütteki fonksiyon, iş ve işlemlerin konusal yaklaşımla hiyerarşik bir yapı içinde ele alındığı bir yöntemdir. Bu yöntemde konuların birbirinden net bir şekilde ayrılması gerekmektedir. Dosyaların birbirleri ile karışmasını engelleyecek şekilde konularına göre ayrılması ve birbirleri ile ilişkili olan dosyaların indeksler ve referanslar kullanılarak birbirleri ile bağlantılarının kurulması önemli olmaktadır.

Kronolojik dosyalama sistemi: Tarihlerin temel alındığı bu yöntemde dosyalar tarih sırasına göre dizilmektedir (Göral, 2015, 280).

Doğru cevap D şıkkıdır.

Kompakt raflar: Arşivlerin güvenliği açı- sından tercih edilebilen, toza ve ışığa karşı güvenli olan, yangın, su baskını, deprem gibi afetlerde diğer raflara göre daha daya- nıklı olan ve sabit raflara göre %30 daha az yer işgal eden raflardır.Doğru cevap B şıkkıdır.

I- Zamanı algılamak

II- Zorlukları bilmek

III- Kendini tanımak

IV- Zaman tuzaklarını fark etmek

V- Teknikleri uygulamak

Doğru cevap A şıkkıdır.

1. Kılavuzun oluşturulması için örgüt için- den birisinin atanması ya da bir ekibin oluşturulması

2. Kılavuzda yer alacak konuların listelenmesi

3. Kılavuzla ilgili fikir ve önerilerin alınması

4. Alınan fikir ve önerilerin değerlendirilmesi

5. Elde edilen bilgilerin sınıflandırılması ve düzenlenmesi

6. Taslak bir kılavuz hazırlanması

7. Taslak kılavuzun revize edilmesi

8. Kılavuzun yönetimin onayına sunulması

9. Kılavuzun çoğaltılması

10. Kılavuzun dağıtılması

Doğru cevap D seçeneğidir.