MODERN BÜRO YÖNETİMİ

Evrak işi mümkün olduğunca çoğaltılmalıdır.

İş akışı

Büro (ofis) kılavuzu

Tanımlanabilirlik

Belge yönetimi

İkinci aşamada zamanı yönetmek konusunda yaşanan kolaylıklar belirlenmektedir.

Parkinson Tekniği

Pomodoro Tekniği

Danışma toplantısı

Kolokyum

Doğru yanıt B seçeneğindedir. Elektronik arşivleme yöntemleri kullanılacağı zaman dikkat edilmesi gereken en önemli nokta, arşiv malzemelerinin zarar görme­den arşivlenecek yöntemlerle arşivlenmesidir. Bu nedenle elektronik olarak arşivlenecek belgeler bilgisayar ortamına aktarılırken, belgelere zarar vermeyen soğuk ışık kaynaklı tarayıcılardan yararlanılmalıdır.

Doğru yanıt olan tanımlanabilirlik şöyle tanımlanmıştır. Belgeyi üretenin, yaza­rının, alıcısının ve belgeye ait tarih bilgile­rinin kayıt altına alınmış olması gerekmek­tedir. A seçeneğindedir.

Doğru yanıt A seçeneğindedir. Örgütlerde belgelerin üre­tilmesi, planlanması, organize ve kontrol edilmesi için geliştirilen sistemlere Bilgi Yöne­tim Sistemleri (BYS)  denilmektedir. Örgütlerde bilgiye zamanında ve doğru ulaşabilmek için Yönetim Bilgi Sistem­leri (YBS), belgelere ulaşabilmek için Bilgi Yöne­tim Sistemleri (BYS) geliştirilmiştir. Örgütsel ve yönetsel faaliyetler, bu bilgiler ve belgeler üzerin­den yürütülmektedir. Örgütlerde belgelerin üre­tilmesi, planlanması, organize ve kontrol edilmesi için geliştirilen sistemlere BYS denilmektedir. Bir belgenin taşıması gereken bazı özellikler şu şekilde sıralanabilir

Doğru yanıt A seçeneğindedir. Büro (ofis) kılavuzu; örgütteki politikalar, rutinler, prosedürler, iş yapma metotları, standartlar, kurallar ve çalışan ilişkileri ile ilgili bilgileri içeren bir kitap ya da kitapçıktır.

Doğru yanıt D seçeneğindedir. Belge yönetiminin örgüte sağlayacağı pek çok fayda bulunmaktadır. Bu faydalar:

Örgüte para, kaynak ve yer tasarrufu sağlar.

Örgüt için yasal koruma sağlar.

Doğru bilgiye doğru zamanda ve hızlı bir şe­kilde ulaşılmasını kolaylaştırarak etkinlik ve verimliliği arttırır.

Örgütsel faaliyetlerle ilgili bilgi kaynaklarının tümünü ilgili herkesin kullanıma sunar.

Çalışanların iş tatminini arttırır.

Örgütün belgelerle ilgili olarak karşılaşabileceği krizleri en aza indirir ya da bu gibi krizlerle karşılaşıldığında örgüt faaliyetlerinin aksamasını engeller.

Doğru yanıt A seçeneğindedir. Bürolarda belge niteliğinde olan her şeyin dosyalamasındaki amaç; evrakı aslına uygun bir şekilde saklamak, evrak karmaşasını önlemek ve arşivleme için bir temel oluşturmaktır.

Doğru yanıt C seçeneğindedir. Bürolarda zaman yönetiminin ilk aşamasında, zamanın nasıl algılandığının üzerinde dikkatlice dü­şünmek gerekmektedir. İkinci aşamada zamanı yönetmek konusunda yaşanan zorluklar belirlenmektedir. Üçüncü aşamada, birey, kendisini iyi tanımak adına yapması gereken çalışmaları gerçekleştirmelidir. Dördüncü aşamada, bireyin zamanı iyi yönetmesini engelleyen zaman tuzakları belirlenmeli ve bu tuzaklardan kurtulmak için yapılması gerekenler sıralanmalıdır. Son olarak ise zamanın iyi yönetilmesi için gerekli olan tekniklerin belirlenmesi ve uygulanması gelmektedir.

Doğru yanıt B seçeneğindedir. Koordinasyon, çalışmaları kolaylaştırmak ve başarıyı sağlamak için örgütteki tüm faaliyetlerin uyum­laştırılmasıdır. Bölümler arası işbirliğinin kalitesini ifade eden koordinasyon, yalın örgüt yapılarında daha kolay gerçekleştirebilmektedir. Koordinasyonun yüksek olması ise işlerin daha kısa sürede, en düşük maliyetler ve en az emekle gerçekleştirilmesini sağlamaktadır. Örgütlerde koordinasyondan kaynaklanan zaman kayıplarının nedenleri olarak çalışanlar arasında işbirliğinin zayıf olması, örgütsel yapıyı zayıflatacak bir informal gruplaşmaların ve dayanışmanın olması, işlevsel olarak yönetilmeyen çatışmaların bulunması, etkin bir iletişim sisteminin olmaması ve iyi haberleşme yöntemlerinin bulunmaması sayılabilir.

Doğru yanıt E seçeneğindedir. Parkinson, İngiltere’de devlet dairelerinde bürokrasinin neden ağır işlediği üzerine yaptığı araştırmalarda; bürokrasinin ağır işlemesinin nedeninin, bürokrasinin kendisinin değil insan davranışları olduğunu belirlemiştir. Parkinson tekniğine göre yapılacak bir iş, gerçekleşmesi için gerekli olan zaman dolana kadar uzamaktadır. Sonuç olarak Parkinson, zamanı iyi kullanabilmek için yapılacak işler için kısıtlı zamanlar ayrılmasının doğru olacağını savunmaktadır.

Doğru yanıt A seçeneğindedir. Yani erteleme, açık kapı politikası ve önceliklerde belirsizlik kişiden kaynaklanan zaman tuzaklarıdır. Yetersiz iletişim ise; örgütten kaynaklanan zaman tuzakları için yer alır.  Kitabınızdaki bilgileri gözden geçirecek olursak; erteleme, belirli bir zaman diliminde yapılması gereken işlerin o zaman dilimi içinde yapılmayıp ileriki bir tarihe bırakılmasıdır. Açık kapı politikası ise; örgütlerde bazı yöneticilerin tercihi olan ofislerinin kapılarını sürekli açık tutmalarıdır. Açık kapı politikası uygulayan yöneticilerin asistanları da bu durumdan olumsuz etkilenebilmektedir. Bu nedenle özellikle önemli işlerin görüşülmesine öncelik verilmesi adına randevu sisteminin uygulanması, bürolardaki zaman kayıplarının önüne geçilmesine olanak tanıyabilecektir. Önceliklerde belirsizlik ise: herhangi bir işin diğer bir işten daha önce gelmesini ifade etmektedir. Ön yargılardan ve tercihlerden arındırılmış akılcı ve mantık kuralları çerçevesinde oluşturulmuş bir ön­celikler listesi, mutlaka zaman kayıplarını engelleyecektir. Örgütten kaynaklanan yetersiz iletişim de; örgütte etkin bir ileti­şimin olmaması zaman kayıplarına neden olmasıdır.