Modern Büro Fonksiyonları

“Büro”, tüm büro işlerinin yapıldığı ve her türlü doküman işinin (mektuplar, yazışmalar, dosyalar, kayıtlar vb.) tutulduğu ve uğraşıldığı bir yerdir.

Modern büro yaklaşım büroyu belirli bir yer yerine, bir fonksiyon olarak görmektir, nerede yapılırsa yapılsın ve kim yaparsa yapsın, evrak işlerini planlayabilir, organize edebilir, koordine edebilir, standartlaştırabilir ve kontrol edebilir.

Bir büro işi bir fonksiyon olarak görüldüğünde; nerede yapılırsa yapılsın ve kim yaparsa yapsın, evrak işlerini planlayabilir, organize edebilir, koordine edebilir, standartlaştırabilir ve kontrol edebilir ancak sadece belirli bir yer olarak görülse büro denilen o yerin sınırları dışında yapılan “evrak işleri” onun kontrolü altında olmayacaktır.

Bir büronun amacı, esas olarak iletişim ve kayıt hizmetlerini sağlamaktır.

Bürolar, nitelik ve amaçlarına göre şu şekilde gruplandırılabilir; 1) Bir mesleğin icra edildiği bürolar: Mimarlık bürosu, avukatlık bürosu gibi. 2) Bir fabrikanın ya da benzeri endüstriyel tesisin, faaliyetlerinin organize edildiği bürolar: planlama bürosu gibi. 3) Mamul veya hizmetlerin satış ve dağıtımıyla ilgilenen bürolar: Satış bürosu, pazarlama bürosu gibi. 4) Bir şirketin veya şirketler topluluğunun faaliyetlerinin koordine edildiği bürolar: Yönetici büroları, genel md. bürosu gibi. 5) Kamu hizmetlerinin yürütüldüğü bürolar: belediyelerin su, emlak vergisi vb. bürolar. 6) Devletle olan resmi işlemlerin yürütüldüğü bürolar: askerlik, vergi, nüfus işleri bürosu. 7) Kamu yararına kurum ve kuruluşlarının büroları: Kızılay, Çocuk Esirgeme Kurumu büroları.

Gelen postayı İşleme, giden postayı işleme, dikte, transkripsiyon, yazma, baskı, kopyalama, dosyalama, kayıtlara erişim, kayıtların imhası ve iletişim.

Sanayi devriminin etkisiyle işletmelerin büyümesi ve ekonomik faaliyetlerin genişlemesi büro işi miktarını çok yönlü olarak arttırmıştır. Bunun yanı sıra aşağıdaki faktörler de büro işinin artışına yol açmıştır: 1) İşletmenin işinin boyutundaki ve karmaşıklığındaki artış, büro işinin büyümesine neden olmuştur. Organizasyonun boyutu büyüdükçe evrak işleri geometrik bir oranda büyümektedir. 2) Yönetim, rasyonel kararlar almak için iş operasyonlarının tüm yönleri hakkında doğru ve zamanında bilgi ihtiyacı olduğunun giderek daha fazla farkına varmaktadır. 3) Modern zamanlarda hayatta kalmak ve büyümek için Araştırma ve Geliştirme (Ar-Ge) faaliyetlerinin vazgeçilmezliğini kabul eden iş evleri, pazarlar, ürünler, üretim süreçleri vb. konularda giderek artan bir şekilde Ar-Ge’ye sonuç olarak ek büro çalışmalarına neden olmaktadır İşletmenin işinin boyutundaki ve karmaşıklığındaki artış, büro işinin büyümesine neden olmuştur. Organizasyonun boyutu büyüdükçe evrak işleri geometrik bir oranda büyümektedir. 4) Yönetim, rasyonel kararlar almak için iş operasyonlarının tüm yönleri hakkında doğru ve zamanında bilgi ihtiyacı olduğunun giderek daha fazla farkına varmaktadır. 5) Modern zamanlarda hayatta kalmak ve büyümek için Araştırma ve Geliştirme (Ar-Ge) faaliyetlerinin vazgeçilmezliğini kabul eden iş evleri, pazarlar, ürünler, üretim süreçleri vb. konularda giderek artan bir şekilde Ar-Ge’ye sonuç olarak ek büro çalışmalarına neden olmaktadır.

Teknolojideki gelişmeler, büronun işleyişi üzerinde çok önemli bir etkiye sahiptir. Yeni büro teknolojileri; kâğıda yazılan, iletilen ve saklanan bilgileri bilgisayarlar ve bilgisayar temelli makinalarla daha doğru ve çok daha hızlı işlenecek şekilde dönüştürmektedir. Daha uzak bir gelecekte, neredeyse “kâğıtsız” bir büro görebiliriz. Bununla birlikte yakın gelecekte, evrak işlerinin tamamen kaldırılmasından ziyade önemli bir azalma olacağı açıktır.

Büro otomasyonu; yazılı, görsel ve sesli verilerin bilgisayar destekli bir şekilde işlenmesini mümkün kılan büro faaliyetlerine uygulanan tüm araç ve yöntemleri ifade eder.

Sanal büro, internet üzerinden alan kullanımını ifade eder. Sanal Büro, internet üzerinden erişilen ve 7/24 kullanılabilen entegre bir uygulama paketidir. Uygulama takvim, adres defteri, web postası vb. içerir ve telefon ile de senkronize edilebilir. Sanal bürodan her gün SMS/Metin Mesajı ile gündem alabilir ve SMS/Yazılı mesaj gönderilebilir. Sanal büroya cep bilgisayarı veya cep telefonundan bile erişilebilmektedir.

Kalite, bir ürün veya hizmetin belirlenen veya olabilecek ihtiyaçları karşılama kabiliyetine dayanan özelliklerin toplamıdır.

Hizmet kavramı üretim ve ticaret gibi somut bir kavram olmadığı için literatürde farklı tanımlar yer almaktadır. Hizmeti; insan ihtiyacını gidermek amacıyla, belirli bir malın üretilmesine her zaman için bağlı olmadan, belirli bir fiyattan pazara sunulan faaliyet ve faydalardır, biçiminde tanımlayabiliriz. Hizmet kalitesinin tanımlanması ürün kalitesinin tanımlanmasından çok daha zordur. Bu nedenle hizmet kalitesinin tanımlanmasında değişik yaklaşımlar söz konusudur.

Temel olarak, hizmet kalitesini sürdürmeye yönelik sahip olabileceği iki yaklaşım vardır. Bunlar, proaktif bir yaklaşım ve reaktif bir yaklaşımdır. Proaktif bir yaklaşım, müşterilere aktif olarak ulaşmayı ve hizmet kalitesi ve önerilen iyileştirme alanları hakkında geri bildirim toplamaya çalışmayı gerektirir. Reaktif bir yaklaşım ise temel olarak, bir müşteri düşük hizmet kalitesinden şikâyet ettiğinde önceden belirlenmiş bir hizmet kurtarma mekanizmasına başvurmaktan ibarettir.

Yönetim en basit anlamıyla, kontrol edebilmek anlamına gelir. Büro yönetimi, belirli bir amaca ulaşmak için bir büroyu kontrol etme yöntemidir. Modern toplumda her türlü iş, kendi alanlarında bilgiye sahip bir grup insan tarafından yürütülür ancak bir grup insan ortak nesne, bir lider veya otorite tarafından yönlendirilmeli ve kontrol edilmelidir. Yönetim, bir liderlik veya kontrol tekniğidir. Bir başka ifadeyle yönetim; işletme amaçlarını etkili ve verimli bir şekilde gerçekleştirmek için planlama, örgütleme, yöneltme ve kontrol fonksiyonlarının sistemli olarak uygulanmasıdır.

Modern büro yöneticisinin sorumlulukları aşağıdaki gibidir: 1) Büro faaliyetlerinin planlanması; 2) Büro faaliyetlerinin organizasyonu; 3) Büro faaliyetlerinin kontrolü ve 4) Yönetimsel karar almaya yardımdır.

Yönetsel beceriler sınıflamasına göre üç beceri esastır; teknik beceri, insan ilişkisi becerisi ve kavramsal beceri. Büro yöneticisinin de bu becerileri geliştirmesi önemlidir.

Teknik beceri bir faaliyeti doğru şekilde ve doğru tekniklerle gerçekleştirme yeterliliği ile ilgilidir. Bu beceri, tarif etmesi en kolay olanıdır çünkü en somut ve tanıdık olanıdır. Yönetici sorumluluklarını artırdıkça, diğer beceriler görece daha önemli hâle gelir.

İnsan ilişkileri becerisi aşağıdaki gibi tanımlanabilir. Yönetici insanlarla ilgilenir ve onlarla “İyi geçinebilmelidir.” İnsan ilişkileri, başkalarıyla bu iş birliği becerisini geliştirmeye odaklanı

Kavramsal beceri, bireysel meseleleri genel resimle ilgili olanlar olarak görmeyi kısacası bütünü görmeyi içerir. Bu beceri, anlaşılması en zor olanıdır ancak özellikle bir organizasyonun özellikle üst kademelerinde en önemlisidir. Bu becerinin çoğu öğrenilebilir ve “sadece bir insanda doğmuş” değildir. Kavramsal bir beceri, yeni ve benzersiz fikirleri ötesinde yaratıcı bir anlayış geliştirmeye bağlıdır. Yöneticinin ilgili faktörleri algılamasını, temel sorunları görselleştirmesini ve ilgisiz gerçekleri atmasını sağlar.

Bir büroda fonksiyonlar iki kısma ayrılmıştır, bunlar; temel fonksiyonlar ve yönetsel fonksiyonlardır.

Temel fonksiyonlar; bilgi alma, bilgi kaydetme, bilgi düzenleme ve bilgi vermedir.

Yönetsel fonksiyonlar planlama organize etme, yöneltme ve kontroldür.

Organizasyon, personelin istenilen hedeflere ulaşmak için ihtiyaç duyduğu kolaylıkları gerçekleştirmek için bireyler veya bir grup tarafından yapılan işlerin bir araya getirilmesi sürecidir. Organizasyon, planlanan işlerin mantıklı, yapıcı ve senkronize bir şekilde uygulanmasını sağlar.