MODERN BÜRO YÖNETİMİ - Deneme Sınavı - 9

Doğru yanıt B seçeneğindedir. Elektronik arşivleme yöntemleri kullanılacağı zaman dikkat edilmesi gereken en önemli nokta, arşiv malzemelerinin zarar görme­den arşivlenecek yöntemlerle arşivlenmesidir. Bu nedenle elektronik olarak arşivlenecek belgeler bilgisayar ortamına aktarılırken, belgelere zarar vermeyen soğuk ışık kaynaklı tarayıcılardan yararlanılmalıdır.

Doğru yanıt olan tanımlanabilirlik şöyle tanımlanmıştır. Belgeyi üretenin, yaza­rının, alıcısının ve belgeye ait tarih bilgile­rinin kayıt altına alınmış olması gerekmek­tedir. A seçeneğindedir.

Doğru yanıt A seçeneğindedir. Örgütlerde belgelerin üre­tilmesi, planlanması, organize ve kontrol edilmesi için geliştirilen sistemlere Bilgi Yöne­tim Sistemleri (BYS)  denilmektedir. Örgütlerde bilgiye zamanında ve doğru ulaşabilmek için Yönetim Bilgi Sistem­leri (YBS), belgelere ulaşabilmek için Bilgi Yöne­tim Sistemleri (BYS) geliştirilmiştir. Örgütsel ve yönetsel faaliyetler, bu bilgiler ve belgeler üzerin­den yürütülmektedir. Örgütlerde belgelerin üre­tilmesi, planlanması, organize ve kontrol edilmesi için geliştirilen sistemlere BYS denilmektedir. Bir belgenin taşıması gereken bazı özellikler şu şekilde sıralanabilir

Doğru yanıt A seçeneğindedir. Büro (ofis) kılavuzu; örgütteki politikalar, rutinler, prosedürler, iş yapma metotları, standartlar, kurallar ve çalışan ilişkileri ile ilgili bilgileri içeren bir kitap ya da kitapçıktır.

Doğru yanıt D seçeneğindedir. Belge yönetiminin örgüte sağlayacağı pek çok fayda bulunmaktadır. Bu faydalar:

Örgüte para, kaynak ve yer tasarrufu sağlar.

Örgüt için yasal koruma sağlar.

Doğru bilgiye doğru zamanda ve hızlı bir şe­kilde ulaşılmasını kolaylaştırarak etkinlik ve verimliliği arttırır.

Örgütsel faaliyetlerle ilgili bilgi kaynaklarının tümünü ilgili herkesin kullanıma sunar.

Çalışanların iş tatminini arttırır.

Örgütün belgelerle ilgili olarak karşılaşabileceği krizleri en aza indirir ya da bu gibi krizlerle karşılaşıldığında örgüt faaliyetlerinin aksamasını engeller.

Doğru yanıt A seçeneğindedir. Bürolarda belge niteliğinde olan her şeyin dosyalamasındaki amaç; evrakı aslına uygun bir şekilde saklamak, evrak karmaşasını önlemek ve arşivleme için bir temel oluşturmaktır.

Doğru yanıt C seçeneğindedir. Bürolarda zaman yönetiminin ilk aşamasında, zamanın nasıl algılandığının üzerinde dikkatlice dü­şünmek gerekmektedir. İkinci aşamada zamanı yönetmek konusunda yaşanan zorluklar belirlenmektedir. Üçüncü aşamada, birey, kendisini iyi tanımak adına yapması gereken çalışmaları gerçekleştirmelidir. Dördüncü aşamada, bireyin zamanı iyi yönetmesini engelleyen zaman tuzakları belirlenmeli ve bu tuzaklardan kurtulmak için yapılması gerekenler sıralanmalıdır. Son olarak ise zamanın iyi yönetilmesi için gerekli olan tekniklerin belirlenmesi ve uygulanması gelmektedir.

Doğru yanıt B seçeneğindedir. Koordinasyon, çalışmaları kolaylaştırmak ve başarıyı sağlamak için örgütteki tüm faaliyetlerin uyum­laştırılmasıdır. Bölümler arası işbirliğinin kalitesini ifade eden koordinasyon, yalın örgüt yapılarında daha kolay gerçekleştirebilmektedir. Koordinasyonun yüksek olması ise işlerin daha kısa sürede, en düşük maliyetler ve en az emekle gerçekleştirilmesini sağlamaktadır. Örgütlerde koordinasyondan kaynaklanan zaman kayıplarının nedenleri olarak çalışanlar arasında işbirliğinin zayıf olması, örgütsel yapıyı zayıflatacak bir informal gruplaşmaların ve dayanışmanın olması, işlevsel olarak yönetilmeyen çatışmaların bulunması, etkin bir iletişim sisteminin olmaması ve iyi haberleşme yöntemlerinin bulunmaması sayılabilir.

Doğru yanıt E seçeneğindedir. Parkinson, İngiltere’de devlet dairelerinde bürokrasinin neden ağır işlediği üzerine yaptığı araştırmalarda; bürokrasinin ağır işlemesinin nedeninin, bürokrasinin kendisinin değil insan davranışları olduğunu belirlemiştir. Parkinson tekniğine göre yapılacak bir iş, gerçekleşmesi için gerekli olan zaman dolana kadar uzamaktadır. Sonuç olarak Parkinson, zamanı iyi kullanabilmek için yapılacak işler için kısıtlı zamanlar ayrılmasının doğru olacağını savunmaktadır.

Doğru yanıt A seçeneğindedir. Yani erteleme, açık kapı politikası ve önceliklerde belirsizlik kişiden kaynaklanan zaman tuzaklarıdır. Yetersiz iletişim ise; örgütten kaynaklanan zaman tuzakları için yer alır.  Kitabınızdaki bilgileri gözden geçirecek olursak; erteleme, belirli bir zaman diliminde yapılması gereken işlerin o zaman dilimi içinde yapılmayıp ileriki bir tarihe bırakılmasıdır. Açık kapı politikası ise; örgütlerde bazı yöneticilerin tercihi olan ofislerinin kapılarını sürekli açık tutmalarıdır. Açık kapı politikası uygulayan yöneticilerin asistanları da bu durumdan olumsuz etkilenebilmektedir. Bu nedenle özellikle önemli işlerin görüşülmesine öncelik verilmesi adına randevu sisteminin uygulanması, bürolardaki zaman kayıplarının önüne geçilmesine olanak tanıyabilecektir. Önceliklerde belirsizlik ise: herhangi bir işin diğer bir işten daha önce gelmesini ifade etmektedir. Ön yargılardan ve tercihlerden arındırılmış akılcı ve mantık kuralları çerçevesinde oluşturulmuş bir ön­celikler listesi, mutlaka zaman kayıplarını engelleyecektir. Örgütten kaynaklanan yetersiz iletişim de; örgütte etkin bir ileti­şimin olmaması zaman kayıplarına neden olmasıdır.

Kitaba göre bürolar örgütlerde her işlemin bir deposu gibi çalışmaktadır. Doğru cevap D seçeneğidir.

Kitaba göre; Geleneksel ofis ya da hücresel ofis olarak da adlandırılan kapalı ofis, içerisinde tek kişinin ya da birkaç kişinin bir arada çalıştığı, sınırları duvarlarla oluşturulmuş, kişinin kapısını kilitleyerek ve kendine ait eşya ve donanımları mekâna getirerek kendine özel hâle getirebildiği (kişiselleştirebildiği) çalışma birimi olarak tanımlanabilir. Doğru cevap B seçeneğidir.

Kitaba göre, büro sistemleri oluşturulurken uyulması gereken ilkeler arasında:

Aynı işlemlerin tekrarından kaçınılmalıdır.

İşler, personelin en az hareket edeceği şekilde gerçekleştirilmelidir.

Evrak işi mümkün olduğunca azaltılmalıdır.

Prosedürlerin işlevselliği için birkaç istisnaya izin verilmelidir.

Gereksiz kontrollerden kaçınılmalıdır.

Doğru cevap C seçeneğidir.

Kitaba göre; Karma sistemler, ofis iç mekân tasarımlarında kapalı sistemlerin rahatlığı ile açık sistemlerin esnek yapılanma özelliklerini bir arada uygulama olanağı sağladığı için çalışma verimliliği de yüksek ortam tasarımlarına olanak sağlar. Doğru cevap C seçeneğidir.

Kitaba göre, Bir büro iş akışı şeması hazırlanırken şu soruların sorulması gerekmektedir:

• Büroda NE yapılacak? İş tanımlarının yapılması

• NEREDE yapılacak? Büroda işin başladığı ve bittiği noktaların belirlenmesi

• NASIL yapılacak? Bürodaki işlerin nasıl yapıldığının belirlenmesi

• NE ZAMAN yapılacak? Bürodaki yerine getirilen işlerin her bir adımının ne zaman gerçekleştirileceğinin belirlenmesi

• KİM yapacak? Bürodaki işlerin kimler tarafından yerine getirileceğinin belirlenmesi

Doğru cevap C seçeneğidir.

Kitaba göre, 

Dosyaların sınıflandırılmasında kullanılan beş yöntem vardır. Bu yöntemler (Tamil Nadu, 2018, 74);

Alfabetik dosyalama sistemi: Bu sistemde adından da anlaşılacağı üzere gerek dosyalar içindeki kayıt ve belgeler gerekse dosyalar A’dan Z’ye gruplandırılarak sıraya konulmaktadır.

Numaralı dosyalama sistemi: Dosyaların numaralandırılarak dizildiği dosyalama sistemidir. Numaralar bir kişi, firma ya da kurum adını ya da bir proje veya konuyu temsil etmektedir. Bu yöntemde numaraların neyi temsil ettiğini gösteren indekslere ihtiyaç vardır.

Coğrafik bölgelere göre dosyalama sistemi: Örgütlerin faaliyet gösterdiği coğrafik bölgeler temel alınarak yapılan dosyalamadır. Bu yöntemde dosyalar kıtalara, ülkelere, illere, ilçelere, köylere ve mahallelere göre düzenlenmektedir.

Konu esasına dayalı dosyalama sistemi: Örgütsel yapının dikkate alınarak örgütteki fonksiyon, iş ve işlemlerin konusal yaklaşımla hiyerarşik bir yapı içinde ele alındığı bir yöntemdir. Bu yöntemde konuların birbirinden net bir şekilde ayrılması gerekmektedir. Dosyaların birbirleri ile karışmasını engelleyecek şekilde konularına göre ayrılması ve birbirleri ile ilişkili olan dosyaların indeksler ve referanslar kullanılarak birbirleri ile bağlantılarının kurulması önemli olmaktadır.

Kronolojik dosyalama sistemi: Tarihlerin temel alındığı bu yöntemde dosyalar tarih sırasına göre dizilmektedir (Göral, 2015, 280).

Doğru cevap D şıkkıdır.

Kitaba göre, 

Kompakt raflar: Arşivlerin güvenliği açı- sından tercih edilebilen, toza ve ışığa karşı güvenli olan, yangın, su baskını, deprem gibi afetlerde diğer raflara göre daha daya- nıklı olan ve sabit raflara göre %30 daha az yer işgal eden raflardır.Doğru cevap B şıkkıdır.

Kitaba göre, Zaman Yönetimi Süreci sırasıyla

I- Zamanı algılamak

II- Zorlukları bilmek

III- Kendini tanımak

IV- Zaman tuzaklarını fark etmek

V- Teknikleri uygulamak

Doğru cevap A şıkkıdır.

Kitaba göre, hedeflerdeki belirsizlik örgütten kaynaklanan zaman tuzaklarından birsidir. Doğru cevap B şıkkıdır.

Kitaba göre Serbest etkinlik alanları; Opsiyonel /Tamamlayıcı Alanlar bölümlendirmesinde yer almaktadır. Doğru cevap D seçeneğidir.