MODERN BÜRO YÖNETİMİ - Deneme Sınavı - 7

Bir büronun temel amaçları şunlardır(Chopra &
Gauri, 2015, 18):
• Çeşitli departmanların faaliyetlerini yönlendirmek ve koordine etmek;
• İşletmenin politikalarını planlamak ve uygulanmasını sağlamak;
• İşletmenin tüm kayıtlarını korumak;
• İç yazışmaları idare etmek; ve
• İşletmenin hesaplarını, kanuni ve kanuni
olmayan defterlerini vb. tutmaktır.

büro

Libbey

işletmenin faaliyetlerini halka duyurmak.

dosyalama

1870

büro otomasyonu

Bürolar, nitelik ve amaçlarına göre şu şekilde gruplandırılabilir (Göral,
2015,10);
• Bir mesleğin icra edildiği bürolar: Mimarlık
bürosu, avukatlık bürosu gibi.
• Bir fabrikanın ya da benzeri endüstriyel tesisin, faaliyetlerinin organize edildiği bürolar: planlama bürosu gibi.
• Mamul veya hizmetlerin satış ve dağıtımıyla ilgilenen bürolar: Satış bürosu, pazarlama
bürosu gibi.
• Bir şirketin veya şirketler topluluğunun faaliyetlerinin koordine edildiği bürolar: Yönetici büroları, genel md. bürosu gibi.
• Kamu hizmetlerinin yürütüldüğü bürolar:
belediyelerin su, emlak vergisi vb. bürolar.
• Devletle olan resmi işlemlerin yürütüldüğü
bürolar: askerlik, vergi, nüfus işleri bürosu.
• Kamu yararına kurum ve kuruluşlarının
büroları: Kızılay, Çocuk Esirgeme Kurumu
büroları.

daha fazla ücret sağlar.

1960

Büro işi üzerine yapılan çeşitli araştırmalar; toplam büro zamanının yaklaşık yarısının yazma ve çoğaltma etkinliklerinde harcandığını ve toplam büro zamanının yaklaşık üçte birinin dosyalama, indeksleme, kontrol etme, postalama, iletişim vb. büro faaliyetlerinin mekanizasyon derecesine bağlı olarak bu konudaki bazı farklılıklar olabilir.

boşluk analizi

yönetim

İşletme organizasyonlarının daha fazla  duyduğu düşünüldüğünde günümüzde büro
otomasyonu artık sadece el yazısı notları yakalamakla sınırlı kalmamaktadır. Özellikle aşağıdaki faaliyetleri de içermektedir (Upadhay vd., 2015, 79):

• Bilgi alışverişi
• İdari belgelerin yönetimi
• Sayısal verilerin işlenmesi
• Toplantı planlaması ve çalışma programlarının yönetimi
• Office paketi araçları

Türkiye’de Büroların Gelişimi ve Modernleşmesi
Dünyadaki gelişimini incelediğimiz bürolar, Türkiye’de ise 1950’li yıllara kadar şahıs işletmeleri ve iş hanı adı altında tanımlanan binaların odalarında faaliyet göstermişlerdir. O yılların koşullarında tek bir odada veya dükkânda firma sahibi birkaç çalışanla işlerini yürütüyorlardı. 1960’lı yıllarda ise Türk ekonomisinin gelişimine paralel olarak aile işletmeleri şirketleşmeye başlamış ve küçük işletmeler yerlerini daha fazla çalışana sahip örgütlere bırakmaya başlamıştır. Bunun doğal sonucu olarak
tek odaya sığmayan şirketler, apartman dairelerini büro olarak kullanmaya başlamışlardır. 8-10 kişilik apartman dairesinden oluşan bürolarında çalışan şirketler, 1980’li yıllardan sonra özellikle hizmet sektöründe görülen önemli gelişmeler
sonucunda büyüyen holdingler ve şirketler toplulukları olarak tek merkezden yönetilmeye başlanınca 8-10 katlı binaların tamamına bile sığmaz olmuşlardır. Dünyadaki gelişimine paralel olarak son yıllarda binin üstünde çalışanın rahatça çalışabileceği plaza binalarında çalışmaya başlamışlardır.

Modern büro yöneticisinin sorumlulukları
(Upadhay vd.,2015, 75)

• Büro faaliyetlerinin planlanması
• Büro faaliyetlerinin organizasyonu
• Büro faaliyetlerinin kontrolü ve
• Yönetimsel karar almaya yardımdır.

Bir büroda fonksiyonlar iki kısma ayrılmıştır, bunlar; temel fonksiyonlar ve yönetsel fonksiyonlardır.
Temel fonksiyonları; bilgi alma, bilgi kaydetme, bilgi düzenleme ve bilgi vermedir. Yönetsel fonksiyonlar ise planlama, organize etme, yöneltme ve kontroldür. Koordinasyon da olmazsa olmaz bir yönetsel büro fonksiyonudur. Hem yönetsel fonksiyonların kendi içinde gerçekleşmesi hem de aralarındaki uyum koordinasyon fonksiyonuyla mümkündür.

Görevlerin devri:
Her bir ilgili faaliyet grubuna kendisine en uygun pozisyon atanır. Her pozisyon bir birey tarafından yerine getirilecektir. Görev verirken işin gereksinimleri ile bireyin yetkinliğinin uygun şekilde eşleştirilmesi gerekir.