MODERN BÜRO YÖNETİMİ - Deneme Sınavı - 6

Açık ofis sistemleri, hiyerarşik yapılanmanın az olduğu iletişimi yoğun ofis mekânlarıdır. Mekânlar, bölücü olarak katı duvarlar yerine değiştirilebilen hafif bölücü elemanlarla yapılandırılırlar. Bölücü elemanlar olarak modüler akustik elemanlar olabileceği gibi ses emici özelliklere sahip kitaplık gibi farklı mobilya ve donatı elemanları da kullanılabilir. Hareketli bölücü elemanlar mekân içinde esnek mekânsal planlamaların yapılmasına olanak verir. Bu yeni büro mekânı düzenlemesinde, elemanlar geniş ve bölünmemiş büro hacimlerinde çalışmaya devam ederken; yönetici odaları, toplantı salonları gibi bazı mekânlar kapalı hacimlerde yer almaktadır (Riewoldt, 1994). Açık ve yarı açık ofis sistemleri olarak farklı plan tiplerine sahip iç mekân tasarımlarında mekânsal ses izolasyonu; kullanılan halılar, mobilyalar, ses yutucu paneller, alçı tavanlar vb. ile sağlanmaktadır. Açık ofis sistemleri ile birlikte iç mekân tasarımında kullanılan masa, sandalye, dolap, keson, aydınlatma elemanları gibi mobilya ve donatı elemanlarının da tasarımları değişmiştir.

Buna göre doğru seçenek A'dır.

Ofis tasarımında, işletmenin vermiş olduğu hizmet çeşitliğine ve organizasyonel yapısına bağlı özel mekân bölümlendirmeleri yapılmaktadır. Bu mekân bölümlendirmeleri yapılırken çalışanların fiziksel, bilişsel ve ruhsal ihtiyaçlarının göz önünde bulundurulması gerekir. Mekân bölümlendirmelerinde c Ofislerde mekân bölümlendirmeleri en yalın hâli ile çalışma alanları, özel amaçlı alanlar, temel alanlar olarak 3 gruba ayrılabilir. Bu alanlar katı fiziksel sınırlar, duvarlar ile ayrılmış olabileceği gibi iç içe geçmiş biçimde aynı mekânda kurgulanmış da olabilirler.

Birden fazla benzer veya farklı pozisyonlardaki çalışanın çalışma konusu ile ilgili birlikte çalışabildikleri, fikir alışverişinde bulunabildikleri bir ortam olmalıdır. Masa büyüklükleri ve oturma düzeni kişilerin birbirlerini rahatlıklar duyabilecekleri şekilde ayarlanmalıdır. Toplantılarda uygulanan masa ve oturma düzeni kurumun hiyerarşik ilişki yapısı göz önünde bulundurularak seçilir. Toplantı alanları genellikle 4-30 katılımcının bir arada olabileceği şekilde kurgulanmaktadır. 30 kişiden fazla olan toplantılarda seminer salonları gibi ek mekân tercihleri yapılmalıdır. Toplantı masası düzen tipleri; U, yuvarlak, kare, dikdörtgen, köşegen ve hilal masa düzen tipleri olarak ele alınır. Yuvarlak, köşegen ve hilal masa düzenleri eşit- benzer pozisyonlarındaki katılımcılar için uygun olurken kare, dikdörtgen masa düzeni sıklıkla tek veya çok başkanlı toplantılar için kullanılmaktadır. Toplantı alanları ve grup-ekip çalışması alanları hareketli masalar ve oturma birimleri ile gerektiğinde birbirlerine dönüşecek biçimde esnek bir yapıda kurgulanabilir.

Çalışma masaları bireysel veya çoklu kullanıma uygun olabilir. Çalışma masalarında dayanıklı malzeme kullanımı, kolay temizlenebilir yüzeylerin olması temel beklentilerdir. Bunun yanı sıra faaliyet türüne göre uygun masa genişliği ve yüksekliğinin seçilmesi gerekir. 73-75 cm arasındaki bir yükseklik ortalama ideal bir çalışma yüksekliği olarak kabul edilir. Monitör, bilgisayar, klavye ve fare gibi teknik donanımların rahatça kullanılabildiği bir masa boyutu en az 70*140 cm ölçülerine sahip olmalıdır. Modern ofis tasarımı yaklaşımlarında oturarak ve ayakta çalışma tiplerine bağlı olarak yüksekliği ayarlanabilir çalışma masaları da tercih edilebilmektedir.

Aydınlatma tasarımı sürecinde aydınlık düzeyi, düzgünlüğü, renk geriverimi, kontrast, gölge-aydınlık dengesi ve kamaşma gibi ışığın niceliğinin ve niteliğinin tanımlanması ve ölçülmesinin yanı sıra yapının işlevi, mekânda gerçekleştirilecek aktiviteler, mekânın günün hangi zaman diliminde kullanılacağı, mimari özellikler, teknik gereklilikler, enerji verimliliği ve yapının yer aldığı coğrafi konum gibi pek çok kriter değerlendirilmektedir. Bu kapsamda ofis mekânlarında aydınlık seviyeleri (“Ofiste Aydınlatma Kalitesinin Önemi - NURUS,” n.d.);

• Bekleme Salonları 300 Lux

• Açık Ofisler 750 Lux

• Toplantı Odaları 500 Lux  

gibidir. Ofis mekânlarında doğru aydınlatma değerleri mekânın daha büyük/küçük, sıcak/soğuk, resmi/samimi algılanması gibi ortamların tasarlanmasında da katkı sağlayan bir parametredir (Sağlam, 2019).

Geleneksel ofis yaklaşımı olarak kabul edilen ofis 1. Nesil Ofis, genellikle evrak işleri ve elle yapılan işlerle ilgili iken 2. Nesil Ofisin teknoloji ve özellikle kişisel bilgisayar, e-posta ve mobil cihazlar gibi kişisel olarak bu teknolojilerin kullanımı ile ilgili olduğu söylenebilir. 3. Nesil ise kişilere teker teker ayrılmış daha az masa, mobilya ve çalışma alanının olduğu, daha fazla iş birliğine yönelik alternatif çalışma alanların sunulduğu bir ortam olarak kabul edilmektedir. 3. Nesil Ofis dediğimiz zaman; mekânda yapay ışık yerine doğal ışık kaynaklarının etkin olarak kullanıldığı, açık alanlar, teras balkon, manzara izlem cepheleri gibi çevresel öğelerin mekâna dahil edildiği yeni bir estetik kaliteden de bahsedebiliriz (Knoll, 2017). En belirgin farkın ise kişisel özel odalar yerine kişilerin yaratıcıklarını ve üretkenliklerini artıracak iş birliğine yönelik ortak alanların yaratılması olduğu söylenebilir (Knoll, 2017; Senion, 2017)

İnsan gözü görünür ışık denilen dar bir dalga boyu bandını görebilir. Bu yaklaşık 4000-7000 angstromdur. Gün boyunca insan gözünün dalga boyu 5550 Angstrom’dur ve renkler yeşil-sarı renklere karşılık gelir. Güneş ışığı, insan gözüyle algılanabilecek tüm dalga boylarına sahiptir. Sıcak ve soğuk dalga boyları arasındaki denge havanın bulanıklığına ve günün farklı zamanlarına bağlıdır (“Ofiste Aydınlatma Kalitesinin Önemi - NURUS,” n.d.)

Ofislerde doğru aydınlatma kalitesinin yararları (“Ofiste Aydınlatma Kalitesinin Önemi - NURUS,” n.d.)

• Yaşam konforunun ve kalitesinin iyileşmesi,

• Görme yeteneğinin artması,

• Göz sağlığının korunması,

• Yeterli görememeden kaynaklanan hata payının azalması,

• Doku ve yüzeylerin doğru olarak algılanması,

• Çevrenin doğru algılanması, 

• Renklerin doğru görülmesi,

• Güvende olma duygusunun yükselmesi,

• Olumlu duygularda artış,

• Enerjinin yükselmesi,

• Biyoritmin düzenli çalışması,

• Motivasyonun ve mekân memnuniyetinin yükselmesi.

Ofis mekân bölümlendirmelerine temel alanlar, çalışanların temel ihtiyaçlarını karşılamaya yönelik oluşturmuş alanlar temel alanlardır. Bunlar yeme içme alanları, vestiyer-danışma veya karşılama alanı, wc, ayniyat deposu, teknik hacimler (sistem-sunucu odası vb) ve diğer depolama alanları olarak sıralanabilir. Bu mekânların büro içinde yer alması mümkün olmadığı durumlarda bu mekânlara en hızlı ve güvenli bir şekilde ulaşılabilmesini sağlanması gerekmektedir. Bina içi diğer ofislerle kullanılan ortak yemekhane ve wc kullanımı gibi.

Modern ofis tasarımı yaklaşımlarında çalışanların iş yapma verimlilikleri kadar kişisel gelişim ihtiyaçları da göz önünde bulundurulmalıdır. Hem işe yönelik hem de kişisel becerilerinin artırılmasına işletme içi ve dış kaynaklı eğitimler ve seminerler sıklıkla kullanılmaktadır. Öğrenme alanları genel başlığı altında sunum, eğitim, etkinlik gibi farklı faaliyet türleri olabilmektedir. 30 üstü katılımcı sayısı gerektiren durumlarda toplantı odaları- alanları yerine seminer-etkinlik salonlarının kullanılması uygun olacaktır. Seminer- etkinlik salonlarının farklı birimler tarafından kullanılması durumunda toplantı gün ve saatlerini organize edebilmek için özel yazılımlar kullanılabilmektedir. Bu alanların tasarımında etkinliğin türüne bağlı katılımcı sayısına göre esnek düzenlenebilir mobilya ve donatılar olmasına dikkat edilmelidir. Klasik oturma düzenine göre yerleştirilmiş oturma birimlerinin gerektiğinde yer değiştirebilir olması, farklı etkinliklere alan açılabilmesi alanın verimli kullanılması için değerlendirebilir. Akustik düzenlemeye yönelik bölücü paneller veya duvar kaplamaları, mekânla entegre edilmiş veya harici ses sistemleri, dijital sunum olanakları sağlayabilecek internet altyapısı, gerekli teknik donanımlar etkinlik-seminer alanlarının kurgulanmasına dikkate alınması gereken temel özelliklerdir.

Bir büronun amacı, esas olarak iletişim ve kayıt hizmetlerini sağlamaktır. Büro aslında bir işletme ortamıdır. Ek olarak, organizasyonun çeşitli faaliyetlerini yönetmek ve koordine etmekten sorumludur. Bir insan vücudundaki beyin ve bir saatteki zemberek gibidir. Merkezi yönlendirme gücüdür. Bir büronun temel amaçları şunlardır(Chopra & Gauri, 2015, 18):

• Çeşitli departmanların faaliyetlerini yönlendirmek ve koordine etmek;

• İşletmenin politikalarını planlamak ve uygulanmasını sağlamak;

• İşletmenin tüm kayıtlarını korumak;

• İç yazışmaları idare etmek; ve

• İşletmenin hesaplarını, kanuni ve kanuni olmayan defterlerini vb. tutmaktır

Günümüzde büroların, destek verdiği iş kolunun özelliklerine göre de tanımlandığı ve şekiller alabildiği görülmektedir. Bürolar, nitelik ve amaçlarına göre şu şekilde gruplandırılabilir (Göral, 2015,10);

• Bir mesleğin icra edildiği bürolar: Mimarlık bürosu, avukatlık bürosu gibi.

• Bir fabrikanın ya da benzeri endüstriyel tesisin, faaliyetlerinin organize edildiği bürolar: planlama bürosu gibi.

• Mamul veya hizmetlerin satış ve dağıtımıyla ilgilenen bürolar: Satış bürosu, pazarlama bürosu gibi.

• Bir şirketin veya şirketler topluluğunun faaliyetlerinin koordine edildiği bürolar: Yönetici büroları, genel md. bürosu gibi.

• Kamu hizmetlerinin yürütüldüğü bürolar: belediyelerin su, emlak vergisi vb. bürolar.

• Devletle olan resmi işlemlerin yürütüldüğü bürolar: askerlik, vergi, nüfus işleri bürosu.

• Kamu yararına kurum ve kuruluşlarının büroları: Kızılay, Çocuk Esirgeme Kurumu büroları.

Temel olarak bürolar ön büro, orta büro ve arka büro olmak üzere üç kısma ayrılmaktadır. (Sharma, 2017: 9).

Temel olarak, hizmet kalitesini sürdürmeye yönelik sahip olabileceği iki yaklaşım vardır. Bunlar, proaktif bir yaklaşım ve reaktif bir yaklaşımdır. Proaktif bir yaklaşım, müşterilere aktif olarak ulaşmayı ve hizmet kalitesi ve önerilen iyileştirme alanları hakkında geri bildirim toplamaya çalışmayı gerektirir. Şu yolla yapılabilir:

• Anketler: Böyle bir yaklaşım, büronun müşteri talep ve beklentilerini tahmin etmesine ve hizmet sunumunu buna göre düzenlemesine yardımcı olur. Ayrıca bu tür anketlerin bulguları, müşterilerin ortak sorunlarının ve taleplerinin belirlenmesine ve dolayısıyla bir şirketin hizmet sunumunu özelleştirmesine yardımcı olabilir.

• Boşluk Analizi: Hizmet kalitesini analiz etmek için benimsenen bir diğer yaklaşım da boşluk analizidir. Büronun müşterilerine sunmak istediği ideal bir hizmet standardı vardır. Bu, sunulan hizmetin mevcut düzeyiyle çelişmektedir. Bu şekilde tanımlanan boşluk, hizmet sunumunu iyileştirmek için gelecekteki bir eylem planının planlanması için hem bir ölçü hem de bir temel olarak hizmet eder.

• Personel Eğitimi: Proaktif yaklaşımın bir diğer önemli yönü de personel eğitimidir. Günümüzde işletmeler müşteri sorularını ve/veya şikayetlerini yeterli düzeyde ele almak için personelini eğitmek için büyük harcamalar yapmaktadır. Bu, özellikle bir işletme hizmet sunumunu değiştiriyorsa veya mevcut hizmetlerinde fiyat artışına gidiyorsa geçerlidir. Örneğin bir fast food zinciri, mevcut ürünlerinin fiyatını artırdığında personelin zamla ilgili birden fazla müşteri sorgusunu ele alması gerekir. Tatmin edici bir açıklamanın olmaması, kötü hizmet standartları anlamına gelir ve müşteri memnuniyetsizliğine yol açar.

Reaktif bir yaklaşım ise temel olarak, bir müşteri düşük hizmet kalitesinden şikayet ettiğinde önceden belirlenmiş bir hizmet kurtarma mekanizmasına başvurmaktan ibarettir. Genellikle müşteriden özür dilemek ve ardından durumu telafi etmek için adımlar atmakla başlar. Bu yaklaşımın temel kusuru, müşterinin burada zaten markanın hizmetiyle ilgili kötü bir deneyim yaşamış olmasıdır.

Büro Yöneticisi, büro işlerini maksimum verimlilik ve minimum maliyetle yerine getirmek durumundadır fakat bu ancak çalışanları uygun seçerse, onlara uygun eğitim ve rehberlik eder ve onları uygun işlerde çalıştırırsa mümkün olabilir. Büro çalışanları verimli çalışacaksa uygun şekilde düzenlenmiş, iyi bir çalışma ortamına sahip ve uygun donanımlı bürolara ihtiyaç duyar. Uygun büro ortamı, modern ekipman ve uygun çalışma koşulları verimliliği artırmada ve maliyetleri düşürmede önemli faktörlerdir. Büro çalışanlarının büroda uzun saatler kalması gerekir ve esas olarak beyin çalışması yaptığından (zihinsel emek harcadığından) ve/veya tekrarlayan ve dosyalama, indeksleme, gönderme, raporlama vb. gibi monoton faaliyetleri yerine getirdiğinden fiziksel ve sosyal ortamın en iyi biçimde düzenlenmiş olması önemlidir.

Modern büro yöneticisinin sorumlulukları (Upadhay vd.,2015, 75)

• Büro faaliyetlerinin planlanması

• Büro faaliyetlerinin organizasyonu

• Büro faaliyetlerinin kontrolü ve

• Yönetimsel karar almaya yardımdır.

Bir büronun temel faaliyetleri (Chopra & Gauri, 2015, 14-15):

• Bilgi Alma: Bir kuruluşun faaliyetleriyle ilgili bilgiler, iç kaynaklardan veya dış kaynaklardan olabilen çeşitli kaynaklardan alınabilir. İç kaynaklardan, kuruluşun çeşitli departmanlarından, bölümlerinden veya bölümlerinden bilgi alınabilir. Dış kaynaklardan, tedarikçilerden, müşterilerden, ziyaretçilerden, diğer kuruluşlardan, devlet dairelerinden vb. alınabilir. Bilginin normalde alındığı form örnekleri mektuplar, telefon görüşmeleri, siparişler, faturalar ve bir şirketin çeşitli faaliyetlerine ilişkin raporlardır. İşe girebilecek bu tür bilgileri almanın yanı sıra ofis, yönetimin ihtiyaç duyabileceği herhangi bir ek bilgiyi alma görevine sahiptir.

• Bilgilerin Kaydedilmesi: Kayıt tutmanın amacı, gerektiğinde bilgiyi yönetimin kullanımına hazır hâle getirmektir. Bu amaçla alınan bilgiler, bir tür yazılı kayda dönüştürülür. Normalde bir iş ofisinde tutulan kayıtlar, mali ve maliyet hesaplarını, siparişleri, işin ilerleyişini, çalışanların çalıştığı saatleri, yazışmaları vb. iş planlaması ve kontrolünde yönetim. Ofis tarafından bu şekilde tutulan kayıtlar, ileride kullanılmak üzere bir referans kitaplığı görevi görür.

• Bilgilerin Düzenlenmesi: Bir ofis tarafından toplanan bilgiler nadiren verildiği biçimdedir; gerçeklerin çeşitli kaynaklardan toplanması gerekir ve hesaplamalar, çizelgeler vb. yapılması gerekebilir. Bir ofis, yönetimin amacına en iyi şekilde hizmet edecek şekilde bilgi sağlamaktan sorumludur ve bu, çok önemli bir işlevdir ve uygun şekilde eğitilmiş bir personel tarafından gerçekleştirilmelidir. Bilgi düzenleme örnekleri şunlardır: faturalar, maaş bordroları, maliyet muhasebesi beyanları, istatistiksel tablolar ve raporlar hazırlamak

• Bilgi Dağıtma: Bir ofis, yönetim tarafından talep edildiğinde kayıtlarından bilgi verir. Yönetimin talep ettiği bilgiler, rutin veya özel nitelikte olabilir ve sözlü veya yazılı olarak sağlanabilir. Emirler, tahminler, faturalar, ilerleme raporları, hesap özetleri, istatistiksel ve mali tablolar ve yönetim adına verilen talimatlar bilgi verme örnekleridir. Tüm bu çalışmalar, yazmayı, çoğaltmayı, telefon etmeyi, postalamayı, telefonla yazdırmayı vb. içerir.

1904 yılında Frank Lloyd Wright’ın New York’ta, Larkin
Mail Order Company için tasarladığı büro binası, 20. yüzyılın başında pek çok büro mekânının tasarlanmasında örnek olmuştur (Noraslı & Doğan, 2020).

Eski yönetim biçimlerine ve iş kültürüne dönük yerleşim
planlarının kullanıldığı ve mahremiyetin öncelikli
olduğu plan tiplerine sahip olan kapalı sistem ofisler günümüzde tercih edilmemektedir ancak 2019
Aralık ayında Çin’in Wuhan kentinde başlayarak
tüm dünyayı etkisi altına alan pandemi sürecinde
yeniden gündeme gelerek kapalı ofis sistemlerine
dönülme tartışmaları başlamıştır.

Karma düzenli ofis planları ofisler hem geleneksel (kapalı) hemde açık ofislerin özelliklerini içerisinde
barındıran hibrit bir sistemdir. Yeni bir ofis sistemi olan karma sistemde bireysel ve grup çalışmaları başarılı
bir şekilde organize edilebilmektedir.