MODERN BÜRO YÖNETİMİ - Deneme Sınavı - 5

Yeni ofis sistemlerinde yeterli alanın olmadığı durumlarda
mahremiyet kabinleri denilen, ofisin genel gürültüsü ve yoğun çalışma ortamından izole olabilecekleri kabin tasarımları da mevcuttur.

Uyku odaları; Google ve Mercedes Benz ve YemekSepeti
gibi uluslararası firmaların yakın dönemde ofis tasarımlarına entegre ettiği uyku odaları- kabinleri çalışanların göz ardı edilen temel fiziksel ihtiyaçlarından birini karşılamaya yönelik yenilikçi bir uygulama olarak ele alınabilir.

Oturma birimlerinde oturma yüksekliğinin
45-50 cm arasında, taşıma kapasitesinin 45 ile 120
kg arasındaki kullanıcılara uygun olması beklenir.

Dizüstü bilgisayarlar hem toplantı alanlarında hem de kişisel kullanıma yönelik olarak kullanılmaktadır. Kitabınızdaki Tablo 3.1 ofislerde kullanılan temel teknik donatımları listelemektedir.

ISO standartlarına göre maksimum 8 saat maruz kalınabilecek gürültü dozajı yüzde 100'dür. Gürültü dozajı bu yüzdenin altına düştüğünde maruz kalınabilecek süre artarken gürültü dozajı bu yüzdenin üzerine çıktığında maruz kalınabilecek süre azalmaktadır. Ayrıntılı bilgi için kitabınızdaki Resim 3.13'ü inceleyebilirsiniz.

İnsan gözü görünür ışık denilen dar bir dalga boyu bandını görebilir. Bu yaklaşık 4000-7000 angstromdur. Gün boyunca insan gözünün dalga boyu 5550 Angstrom’dur ve renkler yeşil-sarı renklere karşılık
gelir. Güneş ışığı, insan gözüyle algılanabilecek tüm dalga boylarına sahiptir. Sıcak ve soğuk dalga boyları arasındaki denge havanın bulanıklığına ve günün farklı zamanlarına bağlıdır (“Ofiste Aydınlatma Kalitesinin Önemi - NURUS,” n.d.)

3. Nesil Ofis dediğimiz zaman en belirgin farkın kişisel özel odalar yerine kişilerin yaratıcılıklarını ve üretkenliklerini artıracak iş birliğine yönelik ortak alanların yaratılması olduğu söylenebilir (Knoll, 2017; Senion, 2017)

Kapalı düzende ofisler duvarlarla birbirinden ayrılarak, hücreler şeklinde yapılanmıştır. Hareketli bölücü elemanların olduğu ve bölünmemiş bürolar açık düzenlerde görülen yapılanma şeklidir. Karma yapıda ise hem açık hem kapalı düzenin özellikleri görülür, hibrit yapılanma söz konusudur.

Açık sistemlerde ofisleri birbirinden ayırmak için hareketli bölücü eleman kullanılmaktadır. Diğer taraftan hibrit yapı karma ofislerin özelliğidir. Ofislerin duvarlarla birbirinden ayrıldığı, mahremiyete öncelik verilen ve salgınlarda daha kullanışlı olan ofis yapısı ise kapalı sistem ofis yapılanmasının özellikleridir.

Kapalı ofis sistemlerinde kişiye özel odalar kurgulanırken açık ofis sistemlerinde mahremiyet sağlayıcı bölümü paneller- seperatörler kullanılabilmektedir.

Toplantı alanları genellikle 4-30 katılımcının bir arada olabileceği şekilde kurgulanmaktadır. Toplantı masası düzen tipleri; U, yuvarlak, kare, dikdörtgen, köşegen ve hilal masa düzen tipleri olarak ele alınır.

Öğrenme alanları genel başlığı altında sunum, eğitim, etkinlik gibi farklı faaliyet türleri olabilmektedir. 30 üstü katılımcı sayısı gerektiren durumlarda toplantı odaları- alanları yerine seminer-etkinlik salonlarının kullanılması uygun olacaktır.

Ortak kullanıma yönelik dosya dolabı, kişisel depolama üniteleri, arşiv dolabı, ayniyat depolama üniteleri ve hareketli kesonlar ofislerde kullanılan temel depolama üniteleridir. Bekleme ünitesi ise ofislerde misafirler, ziyaretçiler vb. için ayrılan oturma bölmesidir. Depolama ünitelerinden biri değildir.

Akustik paneller: Çalışma alanlarındaki ses problemlerine çözüm sunmak amacıyla kullanılan akustik paneller yüzey kaplaması olarak kullanılabileceği gibi mekân içerisinde modüler mekân bölücüler olarak da kullanılabilmektedir.

Ofis iç mekânlarında ortalama insan vücut ısısının 37°C olma değeri üzerinden, mekân ortalama sıcaklığı sabit tutulmaya çalışılır. Buna iklimlendirme kriteri denir.

Ofis binalarında pencere açıklıkları ile elde edilen ışık doğal aydınlatma sağlamaktadır.

Bir büronun verimli çalışması için yönetim temel fonksiyonları planlama, organize etme, yönlendirme, kontrol, yanında koordinasyondur. Çeşitli kademelerdeki çalışanların tüm bu fonksiyonlar hakkında yeterli bilgiye sahip olması gerekir. Örgüt içinde, bireyler hiyerarşik düzeydedir ve hepsinin bir planın nasıl uygulanacağı, nasıl organize edileceği ve nasıl uygulamaya geçirileceği ve nasıl kontrol edileceği konusunda bilgi sahibi olması gerekir.

Büro yöneticisinin organizasyon aşamasındaki görev ve sorumlulukları (Göral, 2015):

• Uygun iş bölümü yapma,

• Aynı birimlere benzer işler yerleştirme ve dağıtma,

• Birim üyeleri arasında uygun otorite ilişkisi kurma,

• Belge ve arşiv yönetimi,

• İş- çalışan ilişkisini uyumlu tutmadır.

Kontrol etmek, neyin başarılmakta olduğunu belirlemektir; bu performansı değerlendirmek içindir ve gerekirse plana göre performansın gerçekleşmesi için düzeltici önlemlerin uygulanmasıdır. Planlar uygulamaya konulduktan sonra, içinde birkaç engel olabilir. Sonuçlar, planlanan hedeflerin altında kalabilir. Bu nedenle yönetim; neyin yanlış gittiğini, planlarda nelerin değiştiğini bulmalı ve işleri düzeltmek için ne yapılması gerektiğini belirlemelidir. Bu kontrol işlevidir. Kontrol, yöneticilerin kaynakların etkin ve verimli bir şekilde elde edilmesini ve kullanılmasını sağlayarak işletmenin hedeflerine ulaşıp ulaşmadığını göstermektedir. Kontrol sürecinin temel unsurları:

1. Standartların veya hedeflerin oluşturulması,

2. Gerçek performansın ölçümleri,

3. Gerçek performansın standartlarla karşılaştırılması,

4. Sapma nedeninin belirlenmesi,

5. Düzeltici eylemde bulunulması ve

6. Geri bildirimdir.

3. Nesil ise kişilere teker teker ayrılmış daha az masa, mobilya ve çalışma alanının olduğu, daha fazla iş birliğine yönelik alternatif çalışma alanların sunulduğu bir ortam olarak kabul edilmektedir. 3. Nesil Ofis dediğimiz zaman; mekânda yapay ışık yerine doğal ışık kaynaklarının etkin olarak kullanıldığı, açık alanlar, teras balkon, manzara izlem cepheleri gibi çevresel öğelerin mekâna dahil edildiği yeni bir estetik kaliteden de bahsedebiliriz.