MODERN BÜRO YÖNETİMİ - Deneme Sınavı - 4

Kapalı ofis sistemleri, esnek yapılara sahip olmayan ofis sistemleridir.

Açık ofis sistemleri, hiyerarşik yapılanmanın az olduğu iletişimi yoğun ofis mekânlarıdır.

Doğru mekân düzenlenmesi çalışanların verimliliği ve üretkenliğini artıracağı gibi kötü ve iyi planlanmamış bir bölümlendirme, üretkenliğin düşmesine, faaliyetlerin gerçekleşme sürelerinin uzamasına ve çalışanlar üze­rinde fiziksel ve bilişsel rahatsızlıklara kadar uzana­bilecek problemler yaratabilir.

Toplantı alanları genellikle 4-30 katılımcının bir arada olabileceği şekilde kurgulanmaktadır. 30 kişiden fazla olan toplantılarda seminer salonları gibi ek mekân tercihleri yapılmalıdır.

Yuvarlak, köşegen ve hilal masa düzenleri eşit- benzer pozisyonlarındaki katılımcılar için uygun olurken kare, dikdörtgen masa düzeni sıklıkla tek veya çok başkanlı toplantılar için kullanılmaktadır.

Çalışanların sosyalleşme ihtiyaç ve beklentilerini karşılamaya yönelik kurgulanmış mekân bölümlendirmeleri rahat esnek çalışma alanları, dinlenme alanları, serbest etkinlik alanları ve yeme-içme alanları olarak ele alınabilir.

Google’ın Kaliforniya Mountain View’deki yöne tim merkezi “Googleplex” modern ofis sistemlerinin ilk ve en çarpıcı örneklerinden biri olarak anılmaktadır. Bu yeni ve “daha az resmi” çalışma kültürü beraberinde yeni mekân tanımları ortaya koymuştur.

 Bunlar, uyku odaları, serbest etkinlik alanları, açık hava çalışma alanları, karma çalışma modeline uygun alanlar ve temel alanlar olarak sıralanır.

Monitör, bilgisayar, klavye ve fare gibi teknik donanımların rahatça kullanılabildiği bir masa boyutu en az 70*140 cm ölçülerine sahip olmalıdır.

Ofis mekân tasarımında temel kriter, çalışanların mutluluğu ve çalışma verimliliğidir.

Bir büronun temel amaçları şunlardır(Chopra &
Gauri, 2015, 18):
• Çeşitli departmanların faaliyetlerini yönlendirmek ve koordine etmek;
• İşletmenin politikalarını planlamak ve uygulanmasını sağlamak;
• İşletmenin tüm kayıtlarını korumak;
• İç yazışmaları idare etmek; ve
• İşletmenin hesaplarını, kanuni ve kanuni
olmayan defterlerini vb. tutmaktır.

Günümüzde büroların, destek verdiği iş kolunun özelliklerine göre de tanımlandığı ve şekiller
alabildiği görülmektedir. Bürolar, nitelik ve amaçlarına göre şu şekilde gruplandırılabilir (Göral,
2015,10);
• Bir mesleğin icra edildiği bürolar: Mimarlık
bürosu, avukatlık bürosu gibi.
• Bir fabrikanın ya da benzeri endüstriyel tesisin, faaliyetlerinin organize edildiği bürolar: planlama bürosu gibi.
• Mamul veya hizmetlerin satış ve dağıtımıyla ilgilenen bürolar: Satış bürosu, pazarlama
bürosu gibi.
• Bir şirketin veya şirketler topluluğunun faaliyetlerinin koordine edildiği bürolar: Yönetici büroları, genel md. bürosu gibi.
• Kamu hizmetlerinin yürütüldüğü bürolar:
belediyelerin su, emlak vergisi vb. bürolar.
• Devletle olan resmi işlemlerin yürütüldüğü
bürolar: askerlik, vergi, nüfus işleri bürosu.
• Kamu yararına kurum ve kuruluşlarının
büroları: Kızılay, Çocuk Esirgeme Kurumu
büroları.

Orta büro:
Orta büro, pozisyon tutmayı yöneten finansal hizmet departmanlarından oluşur. Kritik role sahiptir. Bu bölümler, işlemlerin kâr
akışlarını yakalamasını sağlar. Orta büro genellikle aynı zamanda yerleşimden sorumlu olan operasyonlar bölümünün bir parçasıdır.

Sanayi devriminin etkisiyle işletmelerin büyümesi ve ekonomik faaliyetlerin genişlemesi büro işi miktarını çok yönlü olarak arttırmıştır.

Bilgisayar tabanlı bilginin artan kullanımını kapsayacak şekilde oluşturulmuş bir kavramdır. Özellikle 1980’lerden itibaren büro işleri için teknoloji yaygın olarak kullanılmaktadır. Büro artık elektronik ofislerdir.

Reaktif bir yaklaşım ise temel olarak, bir müşteri düşük hizmet kalitesinden şikayet ettiğinde önceden belirlenmiş bir hizmet kurtarma mekanizmasına başvurmaktan ibarettir. Genellikle müşteriden özür dilemek ve ardından durumu telafi etmek
için adımlar atmakla başlar. Bu yaklaşımın temel kusuru, müşterinin burada zaten markanın hizmetiyle ilgili kötü bir deneyim yaşamış olmasıdır.

Ekip üyelerinin uyumlu, birbirine karşı saygılı ve destekleyici, tutum, algı ve davranışlarda yakın olması beklenir. Yakın yaşlarda olmak bu benzerlikleri yakalamak için bir avantaj olabilir ama zorunlu değildir. Yaşla ilgili böyle bir beklentiye girilmemelidir.

Modern büro yöneticisinin sorumlulukları
(Upadhay vd.,2015, 75)
• Büro faaliyetlerinin planlanması
• Büro faaliyetlerinin organizasyonu
• Büro faaliyetlerinin kontrolü ve
• Yönetimsel karar almaya yardımdır.

Bilgi faktörleri, mantıksal ispata tabi oldukları için bilinçli, ifade edilebilen ve kabul
edilebilen fikirlere, kavramlara veya ilkelere atıfta bulunur

Eski yönetim biçimlerine ve iş kültürüne dönük yerleşim planlarının kullanıldığı ve mahremiyetin öncelikli olduğu plan tiplerine sahip olan kapalı sistem ofisler günümüzde tercih edilmemektedir ancak 2019 Aralık ayında Çin’in Wuhan kentinde başlayarak tüm dünyayı etkisi altına alan pandemi sürecinde yeniden gündeme gelerek kapalı ofis sistemlerine dönülme tartışmaları başlamıştır.