MODERN BÜRO YÖNETİMİ - Deneme Sınavı - 1

Büroda NE yapılacak? İş tanımlarının yapılması

Şemada, süreçteki akış baştan sona gösterilmelidir

Kılavuzda yer alacak konuların listelenmesi

Çalışanlar arasında iyi ilişkiler kurulması

Kağıt belgeler

Kâğıt belgeler

elektronik belgeler

teknik araçlar

dosya dolabı

Büro yönetimi; örgütlerin amaçlarına ulaşmaları amacıyla gerçekleştirilmesi gereken işlerin etkin ve verimli bir şekilde yerine getirilmesi için ofis  faaliyetlerinin planlanması, örgütlenmesi, koordine ve kontrol edilmesi tekniğidir. Büroların etkin ve verimli çalışmaları, aynı zamanda işletme başarısını da olumlu yönde etkilediği için önemli olmaktadır.
Sanayileşmenin etkisiyle artan iş hacmi, devletin işletmelerden düzenlenmelerini istediği belgelerin çeşitliliği ve nüfus artışları, bürolarda gerçekleştirilen evrak işlerinin sayısının da her geçen gün artmasına neden olmuştur.

Örgütlerin başarısı, çalışanlar ile örgüt faaliyetlerinin birbirleri ile ne derece uyumlaştırıldıklarına bağlı olmaktadır. Bürolar bu noktada tüm bölümlerle ilişkileri olan ve etkili bir örgüt içi koordinasyon için gerekli bilgileri bünyesinde barındıran bir koordinasyon merkezidirler.

İş akışı, bir işin gerçekleştirilmesi için takip edilmesi gereken adımların ve verilmesi gereken kararların sırasıyla gösterilmesidir. Bürolarda yerine getirilen işler için bir iş akışı oluşturulabilmektedir.
Büro iş akışlarının hazırlanmasının amacı, her bir büro faaliyetinde mümkün olan en yüksek etkinliğe ulaşarak gecikmeleri önlemek ve maliyetleri düşürmektir

Bir büro iş akışı şeması hazırlanırken şu soruların sorulması gerekmektedir:
• Büroda NE yapılacak? İş tanımlarının yapılması
• NEREDE yapılacak? Büroda işin başladığı ve bittiği noktaların belirlenmesi
• NASIL yapılacak? Bürodaki işlerin nasıl yapıldığının belirlenmesi
• NE ZAMAN yapılacak? Bürodaki yerine getirilen işlerin her bir adımının ne zaman gerçekleştirileceğinin belirlenmesi
• KİM yapacak? Bürodaki işlerin kimler tarafından yerine getirileceğinin belirlenmesi

Taslak kılavuzun revize edilmesi aşamasında gelen geri dönütler göz önünde tutularak eksik olan noktalar tamamlanmalı ve gereksiz olduğu düşünülen yerler kılavuzdan çıkarılmalıdır. Kılavuzun dilinin anlaşılabilirliği ve cümlelerin basitliği bu süreçte test edilmelidir.

Bütünlük: Belgenin içerik, tanımsal ve fiziksel olarak korunmasıdır. İçerik olarak
korunması, belgenin içeriğine herhangi bir müdahalenin olmaması ve okunabilir,
yorumlanabilir olmasını ifade etmektedir.
Tanımsal bütünlük ise belgenin üretimi, iletilmesi, alınması ve kullanılması ile ilgili öğelerin bir bütün olarak korunmasıdır.
Fiziksel bütünlük ise bir belgenin bir bölümünün ya da tamamının bozulmasını ya da kaybolmasını engellemektir.

Analog (hareketli ve sesli) belgeler: Hareketli görüntü ve seslerin kaydedildiği malzemelere analog belge adı verilmektedir. Bu tip belgeler sadece ses ya da sadece görüntü olabileceği gibi hem sesli hem de hareketli
kayıtları da olabilir. Bu tip belgelere örnek olarak filmler, videolar, radar dataları gösterilebilir.

Zaman tuzaklarını işten kaynaklanan zaman tuzakları, kişiden kaynaklanan zaman tuzakları ve örgütten kaynaklanan zaman tuzakları olmak üzere üç grupta ele alınmaktadır.

İşten kaynaklanan zaman tuzakları ise telefon görüşmeleri, ziyaretçiler, gereksiz toplantılar, bürokrasi ve çalışma ortamı olarak sıralanır.

Parkinson, İngiltere’de devlet dairelerinde bürokrasinin neden ağır işlediği üzerine araştırmalar yapmıştır. Bu araştırmalar sonucunda, bürokrasinin ağır
işlemesinin nedeninin, bürokrasinin kendisinin değil insan davranışları olduğunu
belirlemiştir. Parkinson tekniğine göre yapılacak bir iş, gerçekleşmesi için gerekli olan zaman dolana kadar uzamaktadır.  Parkinson, bir görevi tamamlamak için ne kadar çok zaman ayrılırsa o işin tamamlanmasının o kadar zor olacağını ifade etmektedir. Bunun nedeni, bir işi tamamlamak için çok uzun bir sürenin
var olduğunun farkına varılması, o işin ayrıntıları içinde boğulmaya ve konunun çok fazla yayılmasına neden olmaktadır.

Yöneticinin sorunsuz bir seyahat gerçekleştirebilmesi için yönetici asistanının baştan sona yapması gereken iş adımları; seyahatle ilgili bilgilerin alınması, seyahat planı için gerekli bilgilerin toplanması, ulaşım yönteminin belirlenmesi, konaklama yerinin seçilmesi, transfer işlemlerinin planlanması, yemek ve gezilecek yerlerin belirlenmesidir.