MESLEKİ YAZIŞMALAR

Elektronik yazışmaları kâğıt tabanlı yazışmalardan üstün kılan özellikler kitabımızın 211'inci sayfasında sınıflandırılmıştır. Buna göre "Depolama/Saklama" başlığı altında şöyle denilmektedir: Elektronik ortamda oluşturulan yazışmalar elektronik ortamda depolandıklarından kâğıt tabanlı yazıların saklandığı fiziksel mekânlara ihtiyacı ortadan kaldırır.

Elektronik belge: Bilgisayar ya da diğer elektronik cihazların kullanılmasıyla elektronik ortamda iş süreçlerine ilişkin üretilen, arşivlenen, erişilen, iletilen ve imha edilen her türlü belgeyi ifade eder.

E-yazışma: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında ve özel sektör ile yaptığı tüm yazışmaların elektronik ortamda, Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi (KEP) altyapısı kullanılarak yürütüldüğü resmî yazışma sistemidir.

EBYS, Elektronik Bilgi Yönetim Sistemi'nin kısaltmasıdır.

Elektronik belge yönetim sistemlerinin temel amacını sağlamadaki alt amaçlar şunlardır:
• Güvenilirlik
• Tamlık
• Erişilebilirlik
• Dayanıklılık

Günümüzde her alanda elektronik ortamların çok yoğun olarak kullanılması bazı talepleri ve güven sorununu doğurmuş, bu nedenler gizlilik, kimlik doğrulama, veri bütünlüğü ve inkâr edilemezliği sağlayan elektronik imza uygulamasını ortaya çıkarmıştır.

Elektronik mühür: Elektronik belgenin yalnızca kastedilen alıcısı tarafından alınmasını veya okunmasını sağlamak üzere geliştirilmiş elektronik bir araçtır. Bu araç ile gönderilen elektronik belgelere ait gönderilme işlemi güvenilir üçüncü bir kurum tarafından onaylanır ve şifrelenir.

E-posta hakkında bilgi sahibi olması istenen kişi/kişiler Bilgi/Cc satırına yazılır. Yazışmadan haberi olması istenen ancak diğer alıcılar tarafından görülmesi istenmeyen (e-posta adresi gizlenecek) kişi/kişiler varsa bu kişinin/kişilerin adresi Gizli/Bcc satırına yazılır. Özellikle kurumsal yazışmalarda bilgi bölümleri yöneticileri bilgilendirmek için kullanılır.

E-posta gönderilecek öncelikli kişi/kişiler Alıcı/To satırına yazılır. E-posta hakkında bilgi sahibi olması istenen kişi/kişiler ise Bilgi/Cc satırına yazılır.

Elektronik sertifikaların açıkça belirtilmiş kullanıma başlama ve bitiş zamanı bulunur. Sertifikaların süresi genellikle bir ila üç yıl arasında değişir.

Elektronik yazışmaları kâğıt tabanlı yazışmalardan üstün kılan özellikleri aşağıdaki gibi sınıflandırılabilir:
1. Depolama/Saklama: Elektronik ortamda oluşturulan yazışmalar elektronik ortamda depolandıklarından kâğıt tabanlı yazıların saklandığı fiziksel mekânlara ihtiyacı ortadan kaldırır.
2. Sabit giderlerden tasarruf: Elektronik yazışmalar sayesinde kâğıt tabanlı yazışmalar için yapılan kırtasiye, depolama ve postalama giderleri ortadan kalkar.
3. Kullanım ve dağıtım: Elektronik yazılar tahrip olma ve kaybolma riski oldukça düşük bir şekilde kullanılır ve dağıtılırlar. Kâğıt
tabanlı yazılar ile arasındaki en önemli fark budur.

4. İş akışını hızlandırma: Elektronik yazılar aynı anda birden fazla kişinin kullanımına sunulabilir. Kişiler, makamlar ve birimler arasında dolaşırken tıkanma sorunun ortaya çıkma olasılığı kâğıt tabanlı belgelere göre daha düşüktür. Bu nedenlerden dolayı elektronik yazışmalar hem kamu hem de özel kurumlarda iş akış süreçlerini ve karar verme süreçlerini hızlandırır.
5. Çoğaltma ve kopyalama: Elektronik yazıları çoğaltmanın ve kopyalamanın herhangi bir maliyeti yoktur.
6. Değişiklik: Elektronik yazılar üzerinde değişiklik yapılması son derece kolaydır. Elektronik yazıların yeniden düzenlenmesi ve yazımında yapılan yanlışlıkların giderilmesi son derece kolaydır. Bu nedenle kâğıt üzerinde üretilen yazılara oranla daha nitelikli ve standartlara uygun şekilde üretilebilmektedirler.
7. Erişim: Elektronik yazılara zaman kısıtlaması olmadan (mesai saati dışında) saniyeler içerisinde ulaşılabilir.
8. Denetim: Elektronik yazılar kâğıt tabanlı yazılara göre daha etkin bir şekilde denetlenebilmektedir.

Kurumlar arası e-yazışmanın devreye girmesiyle sağlanacak avantajlar şu şekildedir:
• Kurumlar arası yapılan yazışmalarda gecikmelerin ortadan kalkması
• Bürokratik işlemlerin daha çok hızlanması
• Vatandaşlara sunulacak hizmetin kalitesinin artması
• Kâğıt israfının önlenmesi
• Farklı teknolojik altyapıya sahip platformların tek platformda haberleşmelerinin sağlanması
• Elektronik belgelerin güvenli iletiminin gerçekleşmesi
• Kurum maliyetlerinin azalması
• İş gücü tasarrufunun sağlanması
• Yazışmalara kanıt özelliği sağlanarak taraflar arası uyuşmazlık olması durumunda belirleyici rol oynaması (https://pttkep.gov.tr/eyazisma/).

Provenans (Organik Yöntem): Aynı kaynağa, kökene ya da menşe sahip belgelerin, bir başka kaynağa sahip olan belgelerle karıştırılmaması gerektiğini ileri süren temel ilkeyi ifade eder (Özdemirci, Torunlar ve Saraç, 2009: 6).

Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’te Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanlığı tarafından düzenleme yapılmış, 10 Haziran 2020 tarihinde 31151 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. Yönetmelik, kamu kurum ve kuruluşlarının yaptıkları resmî yazışmalarda elektronik ortamın kullanılmasını esas unsur hâline getirmiştir.

Elektronik mühür: Elektronik belgenin yalnızca kastedilen alıcısı tarafından alınmasını veya okunmasını sağlamak üzere geliştirilmiş elektronik bir araçtır. Bu araç ile gönderilen elektronik belgelere ait gönderilme işlemi güvenilir üçüncü bir kurum tarafından onaylanır ve şifrelenir.

Elektronik İmza Kanunu’nun hukuki açıdan getirdiği en önemli yenilikler şunlardır:
• Elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğurması
• Elle atılan imza ile aynı ispat gücünü haiz olması
• Usulüne göre güvenli elektronik imza ile oluşturulan elektronik verilerin senet hükmünde olması
• Elektronik verilerin aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılması

Elektronik imzanın kullanılacağı beklenen kamusal ve ticari alandaki bazı uygulamalar şunlardır: Kamusal Alanda;
• Akademik Personel ve Lisansüstü Eğitimi Giriş Sınavı (ALES), Yükseköğretim Kurumları Sınavı
(YKS) vb. sınav başvuruları, pasaport başvuruları vb. her türlü başvuruda
• Emniyet Müdürlükleri, Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Müdürlükleri vb. kurumlar ile iletişimde
• Sosyal güvenlik uygulamaları kapsamında yapılan işlemlerde
• Sağlık uygulamaları kapsamında yapılan işlemlerde (Eczaneler, hastaneler, sağlık personeli)
• Vergi ödemelerinde
• Elektronik oy verme işlemlerinde
Ticari Alanda;
• İnternet bankacılığında
• Sigortacılık işlemlerinde
• Kâğıtsız ofislerde
• E-sözleşmelerde
• E-siparişlerde

İlk e-posta, 1971 yılında aynı odada bulunan iki bilgisayar arasında gönderilmiş, daha sonra internetin atası olarak nitelendirilen ARPAnet ile yaygın hâle gelmiştir.

Kayıtlı elektronik posta (KEP), yasal olarak geçerli ve teknik olarak güvenli elektronik posta olarak tanımlanmaktadır

Türkiye’de mevzuatta ilk kez 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ile kayıtlı elektronik posta sistemine atıf yapılmıştır.