MESLEKİ YAZIŞMALAR

Resmî yazışmaların bütün kamu kurumlarında belirli standartta hazırlanmasını hedefleyen Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik en son 10/06/2020 tarihinde güncellenmiştir. Yönetmelik, resmî yazışmaların elektronik ortamda belirli standarda göre hazırlanması zorunluluğu getirmektedir.

Yazılı iletişimde olduğu gibi resmî yazıların da arşiv niteliği taşıması, kurumlar arasında yürütülecek iş birliği sürecinin bir bütünlük içerisinde takibinin sağlanabilmesi, yazı dilindeki resmiyetin yetkiyi daha fazla hissettirmesi, tek bir yazı ile bünyesinde olan bütün birimlere hızlı bir şekilde ulaşabilmesi, yazının açık ve net ifadeler ile aktarılması resmi yazıların önemini arttırmaktadır.

Hazırlanan belgelerde “Times New Roman” veya “Arial” yazı tipi normal yazı stilinde kullanılır. Harf büyüklüğünün Times New Roman için 12 punto, Arial için 11 punto olması esastır. Ancak gerekli hâllerde yazı alanında harf büyüklüğü 9 puntoya, iletişim bilgileri kısmında ise 8 puntoya kadar düşürülebilir. Belge eklerinde farklı yazı tipi ve harf büyüklüğü kullanılabilir.

Kurumlar hazırladıkları belgelerde tercihen kurum ve idare logosunu kullanabilir. Tek ya da iki logo kullanılabilir. Logo, tek kullanıldığında belgenin en üst orta kısmında “T.C.” ibaresini ortalayacak şekilde veya “Başlık” alanını ortalayacak şekilde belgenin üst sol kısmında yer alır. Belge üzerinde iki ayrı logo kullanıldığında ise “Başlık” alanını ortalayacak şekilde hiyerarşi yönünden üst olan idareye ait logo solda, alt olan idareye ait logo sağda kullanılır.

Özel, gizli ve çok gizli (kontrollü belge) belgelerin hazırlanması, paraf-imza süreci, gönderimi ve saklanması fiziksel ortam şartlarına göre yürütülmelidir. Gizlilik dereceli belgelerin sayıları (kontrollü belge numarası hariç) EBYS üzerinden alınmalıdır. Yine bu belgelerin içeriği kaydedilmeden sadece teslim alındığına dair kayıt işlemi EBYS üzerinden yapılmalıdır. Böylelikle belgelerin kayıt süreçleri için merkezî bir yapı kullanılmış olacaktır.

DİLEKÇE

Resmî kurum ve özel kurumlara bir isteği, bir şikâyeti iletmek veya herhangi bir konuda bilgi vermek için imzalı başvuru yazısıdır. Dilekçenin bir konusu olmalıdır. Dilekçelerin içeriğinde hitap, dilekçe metni, tarih, imza ve haberleşme adresi mutlaka bulunmalıdır. Vatandaşların anayasal hakkı olarak yetkili makamlara ve Türkiye Büyük Millet Meclisine yazı ile başvuru hakkına sahip olması nedeniyle sık kullanılan bir yazı türüdür. Kurumlar çok sayıda dilekçeye yazılı cevap vermek durumunda kalmaktadır. Bu nedenle dilekçenin yazılması önemlidir.

Sözleşme, iki ya da daha çok kişinin, kurumun karşılıklı ve birbirine uygun iradesiyle gerçekleşen, tarafların herhangi bir şekilde sözleşme maddelerine uymaması durumunda hukuksal sonuç doğurabilmesi nedeniyle yasayla desteklenmiş işlem olarak tanımlanır. Tarafların herhangi bir anlaşmazlığa düşmemesi için anlaşma hükümleri belirlenir. Anlaşma hükümlerine uyulmadığı durumda tarafların haklarını korumak amacıyla sözleşme hükümlerinden yararlanılır. Sözleşme hükümleri bu nedenle taraflar arasında titizlikle hazırlanmalı herhangi bir uyuşmazlık durumunda tarafları yıpratacak ya da altından kalkmasını zorlaştıracak nitelikte olmamalıdır. Sözleşme tarafların imzalamasından sonra resmî nitelik kazanır. İmza zorunlu olup her iki tarafın yetkilileri tarafından imzalanmalıdır. Anlaşma hükümlerini gösteren yazılı belge titizlikle hazırlanmalı, sözleşme maddeleri yetkili kişiler tarafından gözden geçirildikten sonra imzalanmalıdır. Sözleşme türleri çok çeşitlidir. Satış sözleşmesi, kira sözleşmesi, evlenme sözleşmesi, ihale sözleşmesi, iş sözleşmesi, abonelik sözleşmesi, ortaklık sözleşmesi gibi daha birçok sözleşme çeşidinden bahsedilebilir. Yazılı sözleşmelerde hukuka konu olabilecek sözleşme maddelerinin hazırlanması ve taraflarca imzalanması gereklidir. Resmî sözleşmeler ise yetkili makam (tapu, noter) önünde yapılan belli şekil şartlarını taşıması gereken sözleşmelerdir

Memorandum (memo), bilgi vermek ya da hatırlatmak amacıyla hazırlanmış notlardır. Bilgi talebinde bulunmak, bir şeyi onaylamak, fikir değişimi, plan değişimi, toplantı talebi, toplantı iptali vb. farklı konularda da bu notlardan yararlanılabilir.

Yazılan yazılara cevap verilmediği durumlarda kuruma hatırlatma veya son defa süre vermek amacıyla tekit yazısı yazılır.

Sözleşme ile birlikte hazırlanan, işi yapan kişi ya da kurum ile işi yaptıran kişi ya da kurum arasında karşılıklı olarak kabul edilen şartları gösteren belgedir. Sözleşme ile birlikte ayrı bir belge olarak hazırlandığı gibi, sözleşme içerisinde şartnameye esas olan maddelerin yazılması ile tek bir belge şeklinde de hazırlanabilir

Zorunlu hâl: İlgili mevzuattaki özel hükümlere göre belgenin fiziksel ortamda hazırlanması gereken hâlleri ifade eder. Olağanüstü durum: Gerçekleşmesi hâlinde devleti veya kurumları olumsuz etkileyerek güvenlik zafiyeti oluşturabilecek veya uzun süreli elektrik kesintileri, donanım ve yazılım
sorunları gibi teknik gerekçelerle EBYS’nin uzun süreli olarak çalışmamasından dolayı belgenin fiziksel ortamda hazırlanması gereken durumları ifade eder

Kurumsal logo; Kurumlar hazırladıkları belgelerde tercihen kurum ve idare logosunu kullanabilir. Tek ya da iki logo kullanılabilir. Logo, tek kullanıldığında belgenin en üst orta kısmında “T.C.” ibaresini ortalayacak şekilde veya “Başlık” alanını ortalayacak şekilde belgenin üst sol kısmında yer alır. Belge üzerinde
iki ayrı logo kullanıldığında ise “Başlık” alanını ortalayacak şekilde hiyerarşi yönünden üst olan idareye ait logo solda, alt olan idareye ait logo sağda kullanılır

Tarih; sayı ile aynı satırda olmak üzere yazı
alanının en sağında gün, ay, yıl olarak rakamla ve
aralarına nokta işareti “.” konularak yazılır (Örnek:
15.04.2021). Ay adları, harfle de yazılabilir. Bu
durumda gün, ay ve yıl arasına herhangi bir işaret
konulmaz (Örnek: 20 Mart 2021).

Metin: Metin alanı, “Muhatap” veya varsa “İlgi” ile “İmza” arasındaki kısımdır.

Belgenin ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda yetkiler soldan sağa azalır. Yani Genel Müdür imzası kağıdın solunda yer almalıdır.

Paraf: Yazıyı hazırlayandan başlayarak ast üst ilişkisine dikkat ederek imzalayacak makama kadar olan bütün ara kademeyi belirleyen bölümdür. Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde paraf bilgileri üst veri
kısmında güvenli elektronik imza veya elektronik onay ile atılır. Elektronik onaylar, EBYS’nin günlük raporlarında kayıt altına alınır. Elektronik ortam ya da fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde paraf bilgileri muhatap ile paylaşılmaz. Fiziksel ortamda kullanılan paraf, kaybolmayacak ve kâğıda işlemesini sağlayacak mavi kalemle, yazı alanının sonunda ve sol kenarında, sadece yazıyı yazan birimde kalacak nüshada yer alır.

İletişim Bilgileri: İletişim bilgileri; solda belgeyi gönderen makamın adresini, posta kodunu, telefonunu, faks numarasını, e-posta adresini, kayıtlı elektronik posta (KEP) adresini ve internet adresini; sağda
bilgi alınacak kişinin adını, soyadını, unvanını ve telefon numarasını içerecek şekilde sayfa sonuna yazılır
ve çizgi ile ayrılır.

ÇOK GİZLİ, GİZLİ ve ÖZEL gizlilik dereceleriyle korunması gerekmeyen ve bilmesi gerekenlerden başkasının bilmesine lüzum görülmeyen mesaj ve dokümanlar "Hizmete Özel" olarak adlandırılır.

Resmî yazıların hazırlanmasında DETSİS
web servisinden alınacak veriler:
• Başlık (antet),
• Sayı bölümünde yer alan DETSİS No,
• Muhatap kurumun/kuruluşun adı
• İletişim bilgileri (adres, telefon ve faks
numarası, e-posta adresi, internet adresi)
5. Resmî yazıların muhatap kurumlara iletilmesinde DETSİS web servisinden alınacak
veriler:
• Şifreleme sertifikası (şifreli belge iletilmesi durumunda)
• Muhatap kurumun/kuruluşun Kayıtlı
Elektronik Posta (KEP) adresi
• Muhatap kurumun/kuruluşun adresi