MESLEKİ YAZIŞMALAR

MÖ 3500-3200 yıllarında Sümerliler tarafından yazının icat edilmesi, tarihin başlangıcı ve uygarlığın temeli olarak kabul edilir.

Mesaj, kaynağın alıcıya aktardığı sözlü, sözsüz, yazılı tüm bilgilerdir. Mesaj, iletişimin temel ögesidir ve açık, anlaşılır, doğru zamanda, doğru ortamda, uygun kanalla verilmelidir.

Kanal, mesajın alıcıya ulaştırılabilmesi için kullanılan iletişim araçlarıdır. Bu araçlar; ses, beden, yazı, resim, fotoğraf, radyo, televizyon, internet araçları olabilir.

Sözlü iletişimle kıyaslandığında, yazılı iletişimde verilmek istenen mesajı planlamak için daha fazla zaman vardır ancak yazılı iletişimde geri bildirim/yanıt alınması zaman alır ya da hiç yanıt alınamayabilir. Yazılı mesajın, alıcı tarafından anlaşıldığının kontrol edilmesinin ya da alıcının tepkisinin anında öğrenilmesinin imkanı yoktur. Anında geri bildirim alma ve fikir alışverişi yapma olanağı bulunmadığından yazılı metinde düzgün ifade edilmemiş mesajları açıklamak mümkün olmaz. “Sözlü iletişimde mesajın sadece %7’sini taşıyan sözcükler, yazılı iletişimde tamamını taşımaktadırlar. Yazılan her belge, kanıt niteliği taşır. Gönderilen belgenin, alıcıya ulaşıp ulaşmadığı kontrol edilmelidir. İleti- şimin yavaş bir türüdür, cevabın alınması için bir zaman boşluğu oluşacaktır”

Yazılı iletişimin avantajları; bilginin alınması, iletilmesi, dağıtılmasında önemli role sahiptir, kalıcıdır, araştırma aracıdır, kurum içi/dışı çevre ile ilişki kurma ve güçlendirme özelliği taşır, hatırlamaya yardımcıdır, hazırlayanın kişiliğini/bilgi düzeyini/tarzını yansıtır, bağlayıcıdır, inkâr edilemez, kanıt niteliği taşır, planlamak için zaman vardır, uzaktaki bireylere ulaşabilir, alıcıya derinlemesine düşünebilme imkânı sağlar, yaptırım gücünü arttırır, ceza olarak kullanılır, okunan mesaj daha iyi anlaşılır, mesaj tekrar tekrar okunabilir, detaylar üzerinde durulabilir, uzun mesajlarda tercih edilebilir. Belgeler arşiv değerine sahiptir ve kalıcıdır, konu bir bütünlük içinde ifade edilebilir. Resmîdir ve yetkinin gücünü daha fazla hissettirir. Kurumun konuya olan ilgisinin bir göstergesidir.

Cümlede aynı anlamda birden fazla sözcüğün kullanılması anlatım bozuklukları sebeplerinden biridir.

Metnin hatasız yazılması yazının planlama aşamasına ait bir süreç değildir.

Hatalı yazmanın nedenleri arasında; dikkatsizlik, hızlı yazamamak, iki parmakla yazmak, yazma sırasında başka şeylerle ilgilenmek (başkalarıyla ya da telefonla konuşmak, müzik dinlemek, bir şeyler yemek vb.), kişinin takip ettiği bir metin varsa gözlerini metinden kaçırmak eline ya da ekrana sık sık bakmak sayılabilir.

Sandalyenin arkasına hafifçe yaslanmak, F klavye kullanmak, yazı sürecini bölmekten kaçınmak verimli yazı yazmanın şartları içinde yer almaktadır.

C şıkkı dışındaki tüm seçenekler yazının gelişme bölümleri için uygundur. Sonuç noktasının konuya son noktayı koyması beklenilir.

Kanal, mesajın alıcıya ulaştırılabilmesi için kullanılan iletişim araçlarıdır. Bu araçlar; ses, beden,yazı, resim, fotoğraf, radyo, televizyon, internet
araçları olabilir.

Yazılı iletişim, iletinin alıcıya yazılı olarak iletilmesidir. Bir mesaj kalem, daktilo, bilgisayar kullanılarak kâğıda yazılabileceği gibi, mesajın elektronik ortamda hazırlanması ve gönderilmesi de mümkündür.

Kaynak: Yazıdaki ifadelerin sahibi/imzayı atan kişi/gönderen kurum.

Mesaj: Yazıda iletilmek istenen düşünce/ifade.

Geribildirim: Yazıya verilen cevap.

Kanal: Yazılı olan her şey.

Alıcı: Yazının kime/hangi kuruma gönderildiği/kim tarafından okunacağı

Yazılı iletişimin avantajları; bilginin alınması, iletilmesi, dağıtılmasında önemli role sahiptir, kalıcıdır, araştırma aracıdır, kurum içi/dışı çevre ile ilişki kurma ve güçlendirme özelliği taşır, hatırlamaya yardımcıdır, hazırlayanın kişiliğini/
bilgi düzeyini/tarzını yansıtır, bağlayıcıdır, inkâr edilemez, kanıt niteliği taşır, planlamak için zaman vardır, uzaktaki bireylere ulaşabilir, alıcıya derinlemesine düşünebilme imkânı sağlar, yaptırım gücünü arttırır, ceza olarak kullanılır, okunan mesaj daha iyi anlaşılır, mesaj tekrar tekrar okunabilir, detaylar üzerinde durulabilir, uzun mesajlarda tercih edilebilir. Belgeler arşiv
değerine sahiptir ve kalıcıdır, konu bir bütünlük içinde ifade edilebilir. Resmîdir ve yetkinin gücünü daha fazla hissettirir. Kurumun konuya olan ilgisinin bir göstergesidir.

Resmî belgede sahtecilik, resmî belgeyi bozmak,
yok etmek veya gizlemek, resmî belgenin düzenlenmesinde yalan beyan suçu 5237 Sayılı Türk Ceza
Kanunu’nun 204, 205 ve 206. maddelerinde düzenlenmiştir Bu Kanun’a göre, resmî belgeyi sahte
olarak düzenleyen, gerçek bir resmî belgeyi başkalarını aldatacak şekilde değiştiren veya sahte resmî
belgeyi kullanan kişi suçun niteliğine bağlı olarak
1 ila 8 yıl arası hapis cezası veya adli para cezası
ile cezalandırılır. Aynı Kanun’un 207. maddesine
göre özel bir belgeyi sahte olarak düzenleyen veya
gerçek bir özel belgeyi başkalarını aldatacak şekilde
değiştiren ve kullanan kişi, bir yıldan üç yıla kadar
hapis cezası ile cezalandırılır (www.tbmm.gov.tr/
kanunlar/k5237.html)

Açık ifadelerin kullanılması: Mecazi ya da imalı ifadelerle yazılmış kapalı anlatım diyebileceğimiz yazılar iş hayatında kullanılmamalıdır. Kapalı ifadeler yanlış bir mesajın anlaşılmasına ya da hiç anlaşılmamasına
neden olabilir. Yazılar açık ve anlaşılır olmalıdır. Anlaşılır olmak, verilmek istenen mesajla, alınan mesajın aynı olması ile mümkün olabilir. Devrik cümleler, belirli grup ya da mesleklerce kullanılan jargonlar, yabancı dildeki kelimeler, kısaltmalar, mecazi ifadeler, alaycı ifadeler, gereksiz tekrarlar,
edebî ifadeler, çelişkili ifadeler iş dünyasındaki yazışmalar için uygun değildir

Duyguların kullanımı: Yazıda anlatılmak istenen; canlı, saygılı ve içten bir ifade ile anlatılmalı, buna uygun sözcükler seçilmelidir. Ancak bu içtenlik, abartılı olmakla karıştırılmamalıdır. Örneğin, “sonsuz teşekkürlerimizle, ömrümüzün sonuna kadar minnettar kalacağımızı belirtiriz” gibi ifadeler uygun bir kullanım değildir. Mantık çerçevesinde, doğal, sade ifadeler kullanılması ve olumlu bir izlenim yaratılmaya çalışılması uygun olacaktır. Saygı ve nezaket çerçevesinde yazmak önem taşımaktadır. Gerekiyorsa teşekkür edilmeli ya da özür
dilenmelidir. Karşı tarafı ya da üçüncü şahısları rencide eden, olumsuz benzetmeler içeren kişi veya kurumları (örneğin rakipleri) küçümseyen, hakaret sözcükleri ile argo sözcüklerin yazışmalarda kullanılması uygun değildir.

Giriş: Konuya hazırlık ya da başlangıç aşamasıdır. Giriş bölümünde, konunun ya da sorunun ne olduğunun belirtilmesi, durumun açıklanması,
talebin belirtilmesi uygun olacaktır. Kısa ve kesin ifadelerle yazılmalıdır. Aşağıdaki ifadeler yazışmalar için uygun başlangıçlar değildir.
• Merhabalar efendim nasılsınız?
• Sağlığınıza duacıyız,
• Selamlar,
• Benim adım Deniz,
• XMX A.Ş. olarak size yazıyoruz,
• Bu sene kayıt işlemleri nasıl olacak?
• Rahatsız ediyorsam kusura bakmayın.
• Özür dilerim, size bir şey soracağım.

Yazılarda fikri güçlendiren yardımcı fikirler paragraflarla açıklanır. Fikirlerin sıralanışı rastgele değildir. Zaman sırası, sebep-sonuç ilişkisi kurma, kolaydan zora sıralama gibi kriterlere göre fikirler sıralanır. Yazının asıl amacının ortaya çıkarılması için düzenleme yapılır (Koç ve Öztoprak, 2007: 47).

Yazmaya başlamadan önce doğru oturuş pozisyonu alabilmek için (Topuz Savaş ve Savaş, 2005: 8);
• Sandalyenin yüksekliği kişinin klavyeye
rahat uzanacağı ve rahat oturacağı şekilde
ayarlanmalıdır.
• Sandalyede sırt dik olmalı ve sandalyenin
arkasına hafifçe yaslanılmalıdır.
• Dirsekler rahat bırakılmalı, vücuda yakın
olmalıdır.
• Masaya, karın bölgesi klavyeye dayanacak
kadar yakın ya da kollar dümdüz uzanacak
kadar uzak oturulmamalıdır.
• Bacaklar birbirine paralel ve ayakların her
ikisi de yerle temas hâlinde ancak biri diğerinden biraz önde olmalıdır.

Bir kişinin hızlı yazabiliyorum demek için, dakikada hatasız olarak en az 30 kelime ve daha fazlasını yazabilmesi gerekir. Noktalama işaretleri ve boşluklar da dahil olmak üzere her 5 vuruş bir kelime kabul edilir.