Elektronik Yazışmalar

Elektronik yazışma, bilgisayar ortamında oluşturulan ve bilgi ağları ile postalanabilen yazışma belgeleridir. 

Yazışmalarda kağıt kullanımının yerini elektronik ortamın alması ile birlikte hem özel hem de kamu kurumlarında  zaman, maliyet ve iş gücü tasarrufu sağlanmaktadır. Bununla birlikte doğal kaynak israfı engellenirken ekolojik kazanımlar artmakta, posta ve kırtasiye masraflarından tasarruf edilmekte, yazışma süreçleri hızlanmaktadır.

Elektronik yazışmaları kağıt tabanlı yazışmalardan üstün kılan özellikleri şu şekilde sıralanabilir: 

• Depolama/Saklamada fiziksel mekanlara olan ihtiyacı ortadan kaldırması
• Kırtasiye, depolama ve postalama gibi sabit giderlerden tasarruf sağlaması
• Tahrip olma ve kaybolma riski oldukça düşük bir şekilde kullanılması ve dağıtılması
• İş akışını hızlandırması
• Çoğaltma ve kopyalama maliyetinin olmaması
• Değişiklik yapmanın kolay olması
• Elektronik yazılara erişimin kolay olması 
• Kağıt yazışmalara göre daha etkin bir biçimde denetlemesi

Elektronik belge, bilgisayar ya da diğer elektronik cihazların kullanılmasıyla elektronik ortamda iş süreçlerine ilişkin üretilen, arşivlenen, erişilen, iletilen ve imha edilen her türlü belgeyi ifade eder.

Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında ve özel sektör ile yap-tığı tüm yazışmaların elektronik ortamda, Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi (KEP) altyapısı kullanılarak yürütüldüğü resmî yazışma sistemidir.

Kurumlar arası e-yazışmanın sağlayacağı avantajlar şu şekilde sıralanabilir:

• Kurumlar arası yapılan yazışmalarda gecikmelerin ortadan kalkması

• Bürokratik işlemlerin daha çok hızlanması

• Vatandaşlara sunulacak hizmetin kalitesinin artması

• Kâğıt israfının önlenmesi

• Farklı teknolojik altyapıya sahip platformların tek platformda haberleşmelerinin sağlanması

• Elektronik belgelerin güvenli iletiminin gerçekleşmesi

• Kurum maliyetlerinin azalması

• İş gücü tasarrufunun sağlanması

• Yazışmalara kanıt özelliği sağlanarak taraflar arası uyuşmazlık olması durumunda belirleyici rol oynaması

Söz konusu yönetmeliğin amacı ve sağladığı kazanımlar şu şekildedir:

• Doğal kaynak kullanımının azaltılması ile ekolojik kazanımlara katkı sağlanması

• Kamu hizmetlerinde etkinliğin ve verimliliğin sağlanması

• Kamuda resmî yazışma süreçlerinde uygulama birliğinin sağlanması

• Kırtasiye ve posta ve giderlerinden tasarruf edilmesi

• Resmî yazışma süreçlerinin hızlanması

• Teknolojinin resmî yazışma süreçlerinde daha etkin kullanımı

Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS), kurumsal belleğin temel çıktıları olan belgelerin oluşturulması, düzenlenmesi, korunması, mekân ve zamandan bağımsız olarak yetkili kişilerin erişimine sunulması ve arşivlenmesi gibi işlevleri yerine getirmektedir. 

E-Yazışma Projesi (2017) ile Türkiye’de kamu kurum ve kuruluşlarının resmî yazışmalarda EBYS kullanması zorunlu kılınmıştır.

Belgelerin içeriğinin, bağlamının ve yapılarının bütün olarak yönetilmesi ve bunların güvenli ve özgün biçimde muhafaza edilmesi elektronik belge yönetim sisteminin temel amacıdır. 

Elektronik belge yönetim sistemlerinin temel amacını sağlamadaki alt amaçlar şunlardır:

• Güvenilirlik

• Tamlık

• Erişilebilirlik

• Dayanıklılık

Güvenilir belge, bütün özellikleri dolayısıyla özgünlüğü korunmuş, bozulmamış ve gerçeği yansıttığından emin olunan belgedir. Elektronik belge yönetiminin en önemli amaçlarından biri belgelerin güvenilir olma özelliğini sağlamaktır.

Elektronik belgenin sahip olduğu üstverinin, belge üzerinde kayıtlı bulunan bağlantı verilerinin ve ekli dosya gibi her türlü bilgi kaynağının muhafaza edilmesi belgenin tam olmasını ifade eder. Dolayısıyla üstveri ve bilgi kaynakları yardımıyla belgenin kim ya da hangi kurum tarafından, ne zaman ve hangi amaçla üretildiği, nerelere iletildiği, onay bilgilerinin kim tarafından verildiği belirlenebilecektir.

Çeşitli erişim araçları yardımıyla ihtiyaç duyulan belgeye ve ilgili olduğu diğer konu gruplarına en hızlı biçimde erişebilmek belge yönetimi sistemlerinin önemli amaçlarından bir diğeridir. Bunu sağlamaya yönelik olarak EBYS’nin, elektronik belgeleri kurumun işlevlerini tam ve doğru şekilde yansıtabilen bir yapı içerisinde düzenleyebilmesi gerekir. Söz konusu düzenleme sistemi, aynı zamanda belgenin ilgili olduğu diğer konu gruplarıyla, belge seri ve fonlarıyla ya da üretim yeriyle her türlü işlevsel bağlantılarını kurabilecek biçimde olmasını sağlamalıdır.

Elektronik belge yönetimi sistemleri kullanıcılarına sunduğu olanaklar şu şekilde sıralanmaktadır: 

• Resmî veya resmî olmayan belgeleri dijital ortamda yaratabilme,

• Belirlenen iş kurallarına uygun şekilde belgelere ait dağıtım ve imza süreçlerini tanımlayabilme ve uygulayabilme,

• Kullanıcıları, rol ve yetkileri tanımlayabilme,

• Güvenli ağlar içerisinde yedi gün/yirmi dört saat erişim sağlayabilme,

• Yedekleme sistemi aracılığıyla belgeleri yedekleyebilme ve koruyabilme,

• Kâğıt kullanımından tasarruf sağlayabilme,

• İleri sorgulama ve etiketleme özellikleri sayesinde hızlı ve verimli belge arayabilme,

• Standartlara uygun şekilde belge dosyalayabilme,

• Postalama giderlerini en aza indirebilme,

• Belgeleri arşivleyebilme,

• Geçerlilik süresi dolmuş belgeleri imha edebilme

Günümüzde EBYS’ye geçişlerin artmasında bazı faktörler önemlidir. Bunlar yenilikçi anlayış, hizmetlerdeki verimliliğin ve kalitenin maksimize edilmesi, rekabet ortamı, birtakım yasal düzenlemeler ve teknoloji etkisi olarak sıralanabilir. Bu faktörlerin hepsinin ortak özelliğinin bilgi teknolojilerini daha etkin kullanmaya yönelik olduğu söylenebilir.

EBYS kullanıcılarına sağladığı avantajlar yanında bazı dezavantajlara da sahiptir. Bu dezavantajlar şunlardır:

• Elektronik belgelere erişim sağlanırken ve üzerlerinde işlem yapılırken bilgisayar, ağ bağlantısı vb. teknolojik araç ve altyapıya bağımlı kalınması

• EBYS’nin kurulmaları için donanıma ve yazılıma ihtiyaç duyulması

• Elektronik ortamdaki bilgilerin/belgelerin/verilerin kolayca değiştirilebilmesi veya imha edilebilmesi söz konusu olduğundan, kâğıt belgelere göre güvenliklerinin daha güç sağlanması

• Depolama için kullanılan aygıtlarda herhangi bir arıza meydana geldiğinde bilgilerin/belgelerin/verilerin yok olma riskinin söz konusu olması

Kurumların EBYS sistemi ile ilgili yerine getirmeleri gereken sorumlulukları bulunmaktadır. Kurumlar,

• Kurum içinde üretilen ve kurum dışından gelen elektronik belgelerin kayıt altına alınmasına, yönetilmesine ve erişilmesine yönelik temel unsurları sağlamakla,

• Elektronik belgelere ilişkin yasal düzenlemeleri bütün kurumsal iş süreçlerine uygulamakla,

• EBYS ilke ve uygulamalarının, tüm belgesel işlemler üzerinde kullanılmasını zorunlu tutmakla,

• Kurum dışında üretilen belgelere erişim sağlanabilmesi, bunların kayıt altına alınabilmesi ve kurumsal iletişimin güvenli bir biçimde sağlanabilmesi için elektronik belge yönetim sistemlerini e-iş ve e-devlet sistemleri ile bütünleştirmekle

sorumludurlar.

Bugün her alanda elektronik ortamların çok yoğun olarak kullanılması bazı talepleri ve güven sorununu doğurmuş, bu nedenler gizlilik, kimlik doğrulama, veri bütünlüğü ve inkâr edilemezliği sağlayan elektronik imza uygulamasını ortaya çıkarmıştır. Elektronik imzanın sahip olduğu bu özellikler sayesinde, elektronik ticaret ve kamu alanında yürütülen e-dönüşüm projelerinin elektronik ortamda güvenli işlemleri yapabilme olanakları genişletilmiştir.

Gelişen teknoloji ile birlikte elektronik belgelerin onaylanması ve kayıt altına alınmasında elektronik imzanın yanı sıra elektronik mühür, elektronik zaman damgası ya da özel elektronik işaretler de kullanılmaktadır.

Elektronik imza, elektronik belgenin üretiminin, iletiminin, kullanımının, saklanmasının ve imha edilmesinin sorumlu kişi veya kişiler tarafından gerçekleştirildiğini gösteren dijital bir işarettir.

Elektronik İmza Kanunu’nun hukuki açıdan getirdiği en önemli yenilikler şunlardır:

• Elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğurması

• Elle atılan imza ile aynı ispat gücünü haiz olması

• Usulüne göre güvenli elektronik imza ile oluşturulan elektronik verilerin senet hükmünde olması

• Elektronik verilerin aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılması

Kamusal alanda kullanılan elektronik imzanın orta ve uzun vadede daha geniş bir uygulama alanı bulacağı ön görülmektedir. 

Elektronik imzanın kamusal alanda;  

• Akademik Personel ve Lisansüstü Eğitimi Giriş Sınavı (ALES), Yükseköğretim Kurumları Sınavı (YKS) vb. sınav başvuruları, pasaport başvuruları vb. her türlü başvuruda

• Emniyet Müdürlükleri, Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Müdürlükleri vb. kurumlar ile iletişimde

• Sosyal güvenlik uygulamaları kapsamında yapılan işlemlerde

• Sağlık uygulamaları kapsamında yapılan işlemlerde (Eczaneler, hastaneler, sağlık personeli)

• Vergi ödemelerinde

• Elektronik oy verme işlemlerinde kullanılacağı beklenmektedir.

Elektronik imzanın ticari alanda kullanılacağı bazı uygulamalar şunlardır:

• İnternet bankacılığı

• Sigortacılık işlemleri

• Kâğıtsız ofisler

• E-sözleşmeler

• E-siparişler

Elektronik posta, özellikle kurumlar arasında elektronik ortamda bilgi ve belge paylaşımında yaygın olarak kullanılan bir araç olmakla birlikte, elektronik postayla iletişimin taraflar arasında teknik açıdan güvenli ve hukuken geçerli olarak yapılabilmesi için ek güvenlik tedbirlerine ihtiyaç bulunmaktadır. Bu ihtiyacın karşılanması amacıyla elektronik postanın nitelikli şekli olan Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) geliştirilmiştir.

E-posta istemcileri mesaj alma, depolama, kullanım ve imha ya da basit arşivleme işlevlerinin yanında şu özelliklere de sahiptir:

• Kullanıcı tarafından tanımlanan kurallar kapsamında posta sunucusundan seçilmiş mesajların alınması

• Önceden belirlenen kısa, orta ve uzun saklama süreleri kapsamında mesajların alıkoyulması

• Mesajları sınıflandırmak için mesajlara üstveri bilgilerinin eklenmesi

• Kullanıcının tanımladığı sanal klasörlerde mesajların gruplanması

• Spam veya gerekli olmayan mesajların filtrelenmesi

• Yedeklemenin sağlanması

• Kullanıcılara tanımlanmış aktivitelerini gercekleştirmeleri ve kayıtlı mesajları için standart formatları destekleyecek yardım fonksiyonlarının sağlanması

İlk e-posta, 1971 yılında aynı odada bulunan iki bilgisayar arasında gönderilmiş, daha sonra internetin atası olarak nitelendirilen ARPAnet ile yaygın hâle gelmiştir.

Yazılı iletişimde uyulması gereken kurallar e-posta yazışmaları için de geçerli olmakla beraber kurumsal e-posta yazarken dikkat edilmesi gereken temel noktalar şu şekildedir:

• Kurumun e-posta adresi kullanılmalı
• E-posta gönderilecek öncelikli kişiler alıcı/to satırına, bilgi sahibi olması istenen kişiler bilgi/cc satırına yazılmalı
• Seçilecek konu başlığı dikkat çekici ve açıklayıcı olmalı
• İçerik mutlaka bir hitapla başlamalı ve özenli bir biçimde oluşturulmalı
• Yazının son hitap kısmı yazıldıktan sonra yazıyı yazan personel adı, soyadı, görevi ve/veya unvanı ile iletişim bilgilerini e-postanın en altına eklemeli
• Dosya eki yer alacaksa önceden düzenlenmeli ve içeriğe uygun bir biçimde adlandırılmalı

E-postaların belge değerinin olup olmadığını belirleyebilmede aşağıda yer alan soruların yanıtlanması yararlı olacaktır:

• Onaylama ya da yetkilendirme bilgisi içeriyor mu?

• Kurum çalışanlarının iş ile ilgili yazışmalarını içeriyor mu?

• Herhangi bir politika ya da uygulama değişikliğini içeriyor mu?

• Kurumsal düzenleme ya da iş uygulamalarına tanıklık eden bilgi içeriyor mu?

• Kurum içi ya da dışı kişiler arasında resmî iletişim, tavsiye ya da danışma niteliğinde bilgi içeriyor mu?

• Daha sonraki eylemlerde kullanım değeri var mı?

• İş ile ilgili dışsal bir yazışma mı?

• İş için daha önce gönderilen bir mesajla mı ilişkili?

• Karar verme sürecinde kullanılabilecek bilgi içeriyor mu?

• İşle ilgili diğer kişilerin bu mesajdan haberdar edilmesi gerekli mi?

• Mesajla ilgili konular ileriki bir değerlendirme ya da denetim faaliyeti için anlam taşıyor mu?

Standart e-posta sistemlerinin güvenlik ve hukuki açıdan birtakım açıkları söz konusudur. Bu açıklar şöyle sıralanabilir:

• Hukuki bakımdan kısıtlı sayı ve nitelikte delil barındırmaları

• E-postalara ilişkin ispat sorumluluğunun gönderene ait olması

• E-postaların zaman bilgisinin gönderildikleri cihazların zaman ayarlarına bağlı olması nedeniyle anlaşmazlık durumlarında zaman açısından delil değerinin düşük olması

• İçeriklerinin kolaylıkla değiştirilebilmesi

Kayıtlı elektronik posta (KEP), yasal olarak geçerli ve teknik olarak güvenli elektronik posta olarak tanımlanmaktadır.

KEP, standart elektronik posta sistemlerinin sunduğu hizmetlere ilave olarak aşağıdaki delil hizmetleri de sunmaktadır:

• E-postanın göndericisi görünen kişi/kurum tarafından gönderilip gönderilmediği

• E-postanın alıcıya ulaşıp ulaşmadığını ve ne zaman ulaştığı

• E-postanın alıcısı tarafından okunup okunmadığı

• İhtiyaç duyulması hâlinde elektronik postaya yeniden erişilebilmesi