Belge İşlemleri

Belge, kurumun faaliyetleri gereği ürettiği, fiziksel yapısı ve şekline bakılmaksızın kayıtlı bilgi demektir.

Belge üretiminin kurumlarda yönetim düzeyinde değerlendirilmesini gerektiren pek çok neden bulunmaktadır. Bu nedenlerden bazıları şunlardır:

• Belgeler kurumlarda doğal iş akışının sonucunda oluşurlar. Bu özellikleri nedeniyle belgeler ilgili birimleri ve ögelerini birbirine bağlayan bir iletişim ağı olarak düşünülebilir.

• Belge üretiminin değerlendirilmesi, kurumlardaki yönetimsel yapıya ait planlama işlemi gibi görülebilir. Planlama fonksiyonunun alt fonksiyonu olarak hizmet sağlayabilir.

• Belgeler kurumsal yapıya temel oluşturmasının yanında, yönetim için bilgi ihtiyacını karşılayarak yönetimin temelini oluştururlar. 

• Statik bir yönetim yapısı yerine, dinamik ve değişken bir yönetim yapısı oluşturulmasına imkan yaratır.

• Kurumsal yapı için çerçeve oluşturur, böylelikle kurumun ve yönetim yapısının tanımlanmasında yardımcı olur.

• Belge üretimiyle kurumsal iletişim için yazılı haberleşme ağı oluşur.

Bilgi sunuş şekillerine göre belgeler yazılı belgeler, basılı belgeler ve manyetik ortamlara kayıtlı belgeler olarak tanımlanırlar. 

Niteliklerine göre belgeler; ticari, resmî, gizli ve kıymetli belgeler olarak sınıflandırılmaktadır. 

Kurum dışından gelen veya kurumun bir kopyasını alarak dış alıcılara gönderdiği ya da kurum içi yazılı haberleşmede kullanılmak amacıyla hazırlanan belgelere yazılı belgeler denir. Resmî yazılar, resmî olmayan yazılar, faks mesajları, raporlar, iş mektupları, form yazılar vb. yazılı belgelere örnek verilebilir.

Resmî gazeteler, kitaplar, dergiler, resimler, fotoğraflar, çeşitli grafikler, reklam broşürleri, dergi ya da gazetelerden kesilmiş makaleler, çizimler, plan ve projeler gibi basılı olan belgelerdir.

Ticari belgeler, iş ilişkileri ve yasal zorunluluklar nedeniyle kurumun hazırladığı belgelerdir. Bu amaçla kurum dışı kişi ve kurumlara gönderdiği ya da onlardan aldığı belgelerdir. Ticari belgelere, sipariş formları, muhasebe defterleri, ticari sözleşmeler, faturalar, fiyat listeleri örnek olarak verilebilir.

Gizli belgeler resmî ya da ticari nitelik taşıyabilir. Ancak normal belgelerden farklılığı, gizli belgelerin üzerinde “gizli” veya “çok gizli” ifadelerinin bulunmasıdır. Bu ifadeler, metin içinde dikkat çekici şekilde hazırlanır. Bu tür belgelere herkes tarafından ulaşılamaz, sınırlı sayıda insan erişebilir, bu nedenle de diğer belgelerle birlikte dosyalanmazlar.

Kıymetli belgeler çek, poliçe, bono, hisse senedi, tahvil, pul, para gibi nakit olan ya da nakde çevrilebilen belgelerdir. Bu örneklerin yanı sıra teminat mektupları da kurumların ticari işlemleri nedeniyle hazırladıkları ya da aldıkları bazı mektuplar, para ihbarnameleri gibi belgeler ve bunlara ekli yazıların tamamı kıymetli belge sınıfında yer almaktadır.

Üzerinde ayrı bir gizli ya da ivedi olduğuna dair bir bilgi bulunan gizli, hizmete özel, kişiye özel, acil ve günlü işareti taşıyan belgelerdir.

İvedi belge, acil olarak cevap verilmesi gerekliliği olan belgedir.

Belge yönetimi, belgelerin ve belgelerin içerdiği bilgilerin üretilmesi, korunması, kullanılması ve son hâline getirilmesine yönelik mantıksal olarak gerçekleştirilen bir uygulamadır. Belgelerin üretiminden depolanmasına ve yok edilmesine kadar olan bir süreci ifade eder. 

Belgelerin üretimi sırasında verimliliği sağlamak, uygun koşullarda hizmete sunmak ve arşivlemek amacıyla oluşturulan belge yönetimi, kurumlarda gereksiz belge üretiminin önlenmesi açısından da önem taşır. Belge yönetimi programının amaçları şunlardır:

• Belgelerin denetimi için etkili ilkelerin tasarlanması ve bu ilkelerin uygulanması

• Belge yönetimini oluşturan her aşamanın gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesi için etkili yöntemlerin belirlenmesi

• Çalışanların belgelerin etkili kullanımı ve denetimi konusunda eğitilmesi

• İhtiyaç duyulan zamanda ve yerde bilgiye zamanında tam ve doğru biçimde ulaşılmasının sağlanması

• Bilgiyi mümkün olan en düşük maliyetle elde edilmesinin sağlanması

• Belgelerin depolanacağı yer ve kaydedilebileceği donanımı da içerecek şekilde üretiminin gerçekleştirilmesi, saklanması, erişiminin sağlanması, arşive devredilmesi ve düzenlenmesi işlemine ait en etkili belge kayıt sisteminin oluşturulması

Belge yönetiminin kurumlara sağladığı yararlar şu şekilde sıralanabilir: 

• Kurumlarda faaliyetler belgeler üzerinden gerçekleşmektedir. Bu nedenle belge yönetiminin iyi tasarlanması, işlerin sistemli ve etkili olarak yürütülebilmesini sağlar.

• Verilen hizmetin tutarlılığını ve tarafsızlığını sağlar.

• Kurumun yasalar karşısında yükümlülüklerinin yerine getirildiğinin kanıtıdır.

• Kurumun, çalışanların ve kurum müşterilerinin günümüzde ve gelecekte haklarını korur.

• Günümüze ait olan ve geleceğe yönelik araştırmaları desteklemektedir.

• Kişisel ya da kültürel faaliyetin gerçekleştirilmesinin kanıtı niteliğindedir.

• Gerçekleştirilen faaliyeti ve kültürel kimliği pekiştirir.

• Örgütsel, kişisel ve ortak hafızanın oluşmasına katkıda bulunur.

• Yönetimin etkin politikalar oluşturabilmesine ve karar verebilmesine destek olur.

• Aktivitelerin bütün kurum içerisinde etkin ve kolay gerçekleşmesini sağlar.

Belge yönetimi sistemi, belge işlemlerinde başarının sağlanabilmesi için belge yönetimi programına dahil olan personel, yer, ekipman, mesleki ilkeler, donanım ve bilgi gibi çeşitli disiplinlere ait unsurların dengeli ve en fazla verimin alınacağı şekilde çalışmasını sağlayan yapıdır. Belge yönetim sisteminde, kayıtlı bilginin yönetilebilmesi amacıyla oluşturulan daima planlı bir yaklaşıma ihtiyaç duyulmaktadır, ayrıca sistemi oluşturan ögeler kendi aralarında sürekli ilişki içindedirler. Belge yönetim sistemini oluşturan öğeler; belge envanterleri, belge saklama programı, güncel belgelerin depolanması, önemli belgeler, belge yönetimi el kitabı, formların denetimi, yazışma ve raporların denetimi, arşiv belgelerinin depolanması, arşiv yönetimi, reprografilerin yönetimi, mikrografilerin yönetimi, elektronik belgelerin depolanması olarak sıralanabilir. 

Belge yaşam döngüsü; belgelerin üretilmesi, dağıtılması, kullanılması, aktif belgelerin depolanması, bunların arşivlere nakledilmesi, güncelliğini yitirmiş belgelerin depolanması, son düzenleme ve uzun süreli depolanması ve belgelerin imha/tasfiye aşamalarından oluşur.

Belgenin yaşam döngüsü, belgenin üretiminden kullanımına ve saklanmasına, aktif olarak kullanılmayan dosyaların saklama planları, aktif dosyalara transferi ve son olarak imhasını içeren süreçtir. Diğer bir ifadeyle belgenin üretilmesinden imha edilmesine kadar geçen yaşam evresidir. Yaşam döngüsü kavramı genel olarak belgenin; yaşamının herhangi bir noktasında nerede yer alacağı, belgenin bulunduğu ortamın ne zaman değişeceği, ikinci nüshasının ne zaman oluşacağı, değiştirileceği, pasif hâle geleceğiyle ilgili olarak tüm konuları içerir. Yaşam döngüsü teorisi gerçekte bilgi teknolojileri biliminde olduğu gibi bilginin ve belgenin iletimi akışı ile ilgilidir. 

Dosyalama ister elektronik ortamda yürütülsün, isterse geleneksel dosyalama sistemi şeklinde yapılsın sınıflandırma ve kodlama işin temelini oluşturmaktadır. Yani temel mantık belgelerin içerdikleri bilgilere göre kategorize edilmesi ve karmaşanın önlenmesi için kodlanmasıdır.

Sınıflandırma, belgeler ve belgeleri içeren dosyalar için bir sınıflama şeması ve dosya planı hazırlanmasıdır. Bu dosya planı dosyalara yerleştirilecek belgelerin sistem içerisinde düzenlenmesi, depolanması ve gerektiğinde kolayca erişimi sağlayacak temel yapıyı oluşturmada rehber niteliğindedir.

Kodlama, sınıflandırma işleminden sonra dosyalama sisteminin ikinci basamağı olan kodlama işlemi gerçekleştirilir. Kısaca kodlama, sınıflandırılarak oluşturulan dosyaların ve dosya kategorilerinin bir sistem dâhilinde sıraya konularak simgeleştirilme sürecidir. Sınıflandırmanın yapılma şekli aynı zamanda kodlamanın; nümerik, alfabetik ve alfa-nümerik yöntemlerden hangisine uygun yapılacağının da tayin edilmesini sağlar.

Sınıflandırmanın yapılma şekli aynı zamanda kodlamanın; nümerik, alfabetik ve alfa-nümerik yöntemlerden hangisine uygun yapılacağının da tayin edilmesini sağlar. 

Alfabetik kodlama, dosya planındaki kategorilerin harfler kullanılarak simgeleştirilmesidir. Alt kategorilerde yine alfabe kullanılarak kodlama yapılır.

Nümerik kodlama, dosya planındaki kategorilerin sayılar kullanılarak simgeleştirilmesidir. Alt kategorilerde yine bir veya birden fazla sayıda rakam kullanılarak kodlama yapılır.

Alfa-nümerik kodlama, alfabetik ve nümerik yöntemlerinin birlikte ve uyumlu bir biçimde kullanıldığı kodlama yöntemidir.

Xerox tarafından ortaya konulan elektronik belge yaşam döngüsü modelinin temel aşamaları alma, yönetme, depolama, dağıtım ve imha olarak tanımlanmaktadır.

• Alma: Belgelerin kurumda üretilmesi ya da kurum dışındaki resmî ya da özel kurumlardan, kişilerden alınmasıdır. Bu belgeler, elektronik ortamda ya da kâğıt üzerinde hazırlanmış olabilir.
• Yönetme: Belge üretildiğinde ya da kurum dışından alındığında, belge niteliği kazanır. Alınan belge, belge yönetim sistemi içinde yönetilir, tanımlanır ve sınıflandırılır. Elektronik belge yönetim sistemi ayrıca kurumun belge yönetim planını uygulayan yazılım uygulamasını da içermektedir.
• Depolama: Belge niteliği kazanıldığında, belgenin değiştirilmesi ve imha edilmesi mümkün olmayacak şekilde güvenli bir ortamda korunması önem taşır. E-belge gerektiğinde ulaşılabilir ve kullanılabilir olmak zorundadır. Diğer bir ifadeyle, yeterli dizinleme işlemini, belgeyi depolama sistemine teslim etmeden önce uygulamak bir zorunluluktur. 
• Dağıtım (Gönderme): Belgeler, sınıflandırıldıktan ve zarar görmeyecekleri şekilde depolandıktan sonra, kurumun günlük iş akışı içinde personel tarafından kullanılabilir hâle getirilmesi gerekir. E-belge yönetim sistemi, belgenin saklama planlarında ne kadar süreyle silinemeyeceği ve değiştirilemeyeceğini belirler. Bu nedenle de belgelerin iletim işleminin sağlıklı yürütülmesi önem taşımaktadır.
• İmha: Kurumsal belgelerin çoğu, kurumun saklama planları dâhilinde imha edilmektedir. Belgelerin bazıları, yasal olarak saklama süresi sona erdiğinde imha edilirken bazılarının ise daha uzun süreli saklanması gerekir. Bazı belgelerin ise imhası söz konusu değildir, sürekli olarak saklanması gerekir. Sürekli olarak saklanması gereken belgelere örnek olarak tapular verilebilir. Kısaca belgelerin, saklama planlarına göre imha edilmesi son derece önemlidir. Bu imha aşaması, belge yönetim sürecinin bir parçası olarak değerlendirilmelidir.

Yapısal olmayan verinin çoklu kullanıma olanak sağlayan elektronik bir ortamda, tek noktadan (merkezî), kolay erişilebilmesini sağlayarak, kurum içi iletişimde bilginin en etkin şekilde kullanımına olanak sağlamak ve verimli bir büro yaratmak EBYS’nin amacıdır. 

Belgeler, tarihî araştırmalar için kaynak olarak kullanılır ve kurumsal hafızanın oluşmasını sağlar.
Bilginin yönetime ya da karar vericilere sistemli olarak ulaştırılmasını sağlar. Yazışmaların standartlaşmasını sağlayarak onay sürelerini kısaltır. Zamandan, kırtasiye masraflarından iş gücünden tasarruf edilmesini sağlar. Belgeler ilgili birimlere ve kişilere hızlıca ulaştırılır. Aynı anda dağıtımı yapılabilir ve gecikmeden dosyalanarak arşivlenebilir. Çalışanların aynı belgeye, birden fazla noktadan aynı anda erişmesine olanak sağlar. Bekleyen ve işlem yapılan belgeler kontrol edilerek personelin performansı değerlendirilebilir. Elektronik imza ile yazışma ve belge paylaşımının
bilgisayar ortamında resmî olarak yapılabilmesini, istendiğinde belgelere erişim ve koruma amaçlı
erişilmezlik ve güvenlik ortamı sağlanır. Bilgilerin gereksiz birikiminin önlenmesi, belge ve bilgiye boğulmuş bir büro ortamından, kâğıtsız ve verimli çalışan bir büro ortamına geçişin temin edilmesini sağlar. Şeffaf devlet hedefine yönelik Bilgi Edinme Hakkı Kanunu kapsamında, bilgi/belgenin vatandaşa kolay, ekonomik ve güvenli olarak ulaştırılmasına yardımcı olur.

Kurumlara gelen resmî veya özel nitelikteki belgeler posta-kargo yoluyla, faks aracılığıyla, elektronik ortamda (e-posta, kurumun Elektronik Belge Yönetim Sistemi-EBYS) ya da elden teslimat (yazının sahibi, gönderen kurum görevlisi veya özel kurye aracılığıyla) şeklinde dört şekilde ulaşırlar.