Raporlar

Raporların yazılma amaçları; ilgili hedef kitleye bilgi vermek, davranışa yöneltmek, planlar yapılmasını sağlamak, kurum içinde ya da dışındaki denetleyicilere ve üst makamlara hesap vermek olabilir.

Raporlar; belirli bir hedef ya da amaca ulaşmak için geliştirilen, bir araştırma sorusuna cevap verebilmek, bir durumu değerlendirmek gibi nedenlerle yapılan, araştırma sonucu elde edilen bulguların değerlendirilmesi ve yorumlanmasıyla belirli bir formata uygun olarak hazırlanan ve ilgililere sunulan yazılardır.

Raporlar aracılığı ile üretilen bilgi, kurumun paydaşlarına karar verebilmelerini sağlamak amacıyla sunulur.

Kurumlarda rapor, hedef kitleyle etkili bir iletişim kurma, kurumu denetleme ve yönetime detaylı bilgi verme aracı olarak kullanılır. Özellikle büyük ölçekli kurumlarda, alt birimlerden ve şubelerden düzenli bir şekilde raporlar alınarak çalışmalar izlenir, denetlenir ve değerlendirilir. Araştırma sonuçlarını bildirmek, sorunları çözümlemek ve verimliliği geliştirmek için de rapor hazırlanabilir. Raporlar olayların sebebini ortaya çıkarır, durum değerlendirmesi yapar ve gelecekte neler yapılması gerektiği konusunda öneriler sunar. 

Raporlar; araştırmacı tarafından gerçekleştirilen, gerektiğinde yapılan literatür taraması sonrasında anket, gözlem, deney, görüşme ve önemli bölgelerin ziyareti sonucu elde edilen bilgilere dayanarak  yazılabilir. Raporu hazırlayan araştırmacı elde ettiği bilgilerden kapsamlı bir sonuç ve öneriler sunmalıdır.

Raporların temel özellikleri; gerçekçi (yerine getirilebilir), ölçülebilir, anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmasıdır. 

Diğer raporlar bireyler tarafından hazırlanırken benzerlik raporları internet bağlantılı çalışan intihal programları tarafından hazırlanır. Ne düzeyde bir benzerlik olduğunun tespitini tamamen program yapar, benzerlik yüzdesi ve benzerliklerin hangi internet kaynaklarından olduğunu raporda belirtir. Sadece benzerlik raporları değil, zaman içerisinde farklı türdeki raporların da yazılımlarla, yapay zekâ ile insanlara ihtiyaç duyulmadan ya da basit bir veri girişiyle hazırlanabileceği söylenebilir.

Raporlar genelde kurumun kendi elemanları, uzmanlar, kurum dışı profesyonel araştırmacılar, iç ya da dış denetçiler tarafından hazırlanır. Bu kişiler kendi araştırmaları, gözlemleri ve incelemeleri sonucunda rapor hazırlayabildikleri gibi, güncel bilgilere dayanan, önceden yapılmış araştırmaların bulgularına dayanarak da raporlar hazırlayabilirler.

Genel olarak ele alındığında raporlar; araştırma geliştirme raporları, görev raporları, faaliyet raporları, değerlendirme raporları, denetleme raporları ve e-raporlar olmak üzere 6 türe ayrılırlar. 

Araştırma geliştirme raporları; belirli bir sorunu çözmek, bir konu/durum/hedef kitle hakkında daha fazla bilgi sahibi olmak gibi  amaçlarla bilimsel araştırma yöntemleri kullanarak yapılan araştırmalar sonucu elde edilen bilgilerin, sistemli olarak hazırlanmasıyla sunulan raporlardır. 

Yurt içi/dışı görevlerde belirli bir süre görevlendirilen kurum çalışanlarının, görev dönüşlerinde görevleri ile ilgili olarak sundukları rapora "görev raporu" adı verilir.

Kurumlar genelde 1 yıllık, (duruma göre 3, 6 ya da 9 aylık, yıllık gibi sürelerle) faaliyet raporları hazırlar. Bunlar; kurumda gerçekleştirilen çalışmaların izlenmesi, kontrolü ve değerlendirilmesi sonucu elde edilen, mevcut durumları, uygulamaları, uygulamada karşılaşılan zorlukları içeren, sorunlara çözüm yolları öneren raporlardır. Faaliyet raporlarının biçim ve içeriği, bu raporu talep eden üst makamca belirlenir ve rapor bu bildirilen yönergeye uygun olarak seçilen periyoda göre sürekli hazırlanır. Faaliyet raporları, kurumun kamu ya da özel sektör oluşuna bağlı olarak farklılık gösterir. Rapor hazırlanmadan önce kurumun hangi yönetmeliğe ya da usul ve esaslara bağlı olunduğunun bilinmesi, bu yönetmeliklerin incelenmesi, varsa örneklerin değerlendirilmesi son derece önemlidir. Kamu ve özel kurumların özel statülerine ve yönetmeliklerine bağlı olarak hazırlanan faaliyet raporları bulunmaktadır.

(S: 160, Şekil 6.4)’te görüldüğü üzere, kamu kurumlarında faaliyet raporlarının, çok aşamalı hazırlanma süreci bulunur. Kalkınma planıyla başlayan süreç, performans değerlendirmesi sonucunda faaliyet raporunun hazırlanması ile son bulur.

Kurumların belirli dönemlerde mevcut durumlarını, faaliyetlerini, başarı ya da başarısızlığı değerlendirmeleri için hazırlanan raporlara "değerlendirme raporu" adı verilir.

Kurumun yıllık iç değerlendirme süreçlerinin takibi için kurum tarafından her yıl hazırlanan iç değerlendirme raporlarının cevaplaması gereken sorular şunlardır:

-Kurumun vizyonu nedir?
(Kurumun misyonu ve hedefleri)
- Kurum, vizyonuna nasıl ulaşmaya çalışıyor?
(Kurumun yönetim ve organizasyon süreçleri ve faaliyetleri)
- Kurum, vizyonuna ulaşabilmek için ne tür değerlendirmeler yapıyor?
(Kalite güvence süreçleri, iç değerlendirme süreçleri)
- Kurum, vizyona ulaşabilme süreçlerini nasıl iyileştirmeyi planlıyor?
(Kurumun rekabet avantajını koruyabilmesi için sürekli iyileşme faaliyetleri)

Kişi, kurum veya durumun, uzman/yetkili tarafından denetlenmesi sonucunda, yetkililere veya kurumlara durumu sunmak için hazırlanan raporlara "denetleme raporu" denir.

E-raporlar kurumlara; kağıttan ve zamandan tasarruf, tekrarların önlenmesi, personelin işlerinin kolaylaşması gibi pek çok yarar sağlar.

Raporların ana bölümleri:

-Kapak

-Özet

-Ön söz

-İçindekiler

-Tablolar, grafikler, şekiller ve simgeler/kısaltmalar
listesi

-Giriş

-Alanyazın

-Yöntem

-Bulgular ve yorum

-Sonuçlar ve öneriler

-Ekler

-Kaynakça

Kaynakça; araştırmada doğrudan ya da dolaylı alıntılar yapılmış tüm kitap, makale, tez gibi yayınların, yazarın soyadına göre alfabetik olarak sıralanmasıyla oluşturulan listelerdir.

Rapor hazırlama aşamaları: 

-Raporun konusu ve amacının belirlenmesi
-Konunun sınırlarının belirlenmesi
-Raporu okuyacak kişilerin belirlenmesi
-Bilgi kaynaklarının belirlenmesi
-Bilgilerin değerlendirilmesi
-Yazım ve biçim kurallarının belirlenmesi
-Tablo ve grafiklerin hazırlanması
-Rapor hazırlama kontrol listesiyle raporun kontrolü

Raporu okuyacak kişiler, yani hedef kitle; yöneticiler, bilgi sahibi olması gerekenler, çalışanlar, kurum içi ya da kurum dışı denetçiler, müşteriler, kamuoyu olabilir.

Araştırmacı tarafından araştırma yöntemleriyle toplanan bilgilere dayanarak elde edilen verilerle oluşturulmuş kaynaklara "birincil kaynaklar" adı verilir. 

Renkli görsellerden oluşan bir rapor tasarımında dikkat edilmesi gereken noktalar: 

• Raporun okunmasını ve anlaşılmasını kolaylaştıran bir tipografi (Yazı tipi, punto büyüklüğü, satır
uzunluğu, satır arası boşluk) seçilmelidir.
• Sayfalara netlik kazandırmak ve önemli noktaları vurgulamak için beyaz alanlar kullanılmalıdır.
• Her fotoğraf veya grafik içeriğe katkıda bulunmalıdır, diğer deyişle gereksiz görseller kullanılmamalıdır.
• Raporun türüne ve içeriğin sıralanışına göre renkli raporlar tasarlanmalıdır. Uzun bir
paragraf varsa ya da uzun sayısal bilgiler aktarılıyorsa tablo/grafik kullanılmalıdır. Sözel bilgiler bu
şekilleri açıklar nitelikte olmalıdır.
• Ana ve yardımcı renkler birbirine uygun tonlarda seçilmeli, tüm raporda bu renkler kullanılmalıdır.
Birden çok renk kullanılacaksa en fazla üç renk kullanılmalıdır.