Formlar

Birtakım bilgilerin toplanması, kaydı, gruplandırılması, kullanılması, transferi ya da yayımlanabilmesi gibi amaçlarla hazırlanan, üzerinde sorular ve bunların cevaplandırılması ile bazı kayıt, değerlendirme ya da işlemlerin yapılabilmesi için boşluklar bırakılan
kâğıt, defter ve kartonlara "form" adı verilir.

Türk Dil Kurumu Sözlüğü’nde form; istenilen şeylerin yazılması, doldurulması için hazırlanmış basılı belge olarak tanımlanır.

Mesleki yazışmalar açısından değerlendirildiğinde formlar bir resmî yazı türüdür ve kamu ve özel kurumlarda aynı konuda sürekli olarak yazılan yazılar için oluşturulan matbu kâğıtlara form yazıları denir. Form yazıları, belli bir düzene göre tasarlanan, rutin işlerde bilgi edinmede ve vermede kullanılan belgelerdir. 

Formların temel amaçları, verilerin sağlıklı bir şekilde toplanmasını ve rutin işlerin standart bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır. Formlar bilgileri bir araya getirir ve bilgileri standartlaştırır, aynı zamanda formlara dayalı olarak işlem yapılmasında kurumlara yetki sağlar. Kâğıda basılı formlar üzerinden toplanan veriler çoğunlukla bilgisayar ortamına aktarılır ya da formlar elektronik ortamda doldurulur. Her iki şekilde de elde edilen verilerin analiz edilmesi ve gerekli yerlere iletilmesi de formların diğer amaçlarıdır.

Formların yararları; işi kolaylaştırma ve standardize etme, zaman, emek ve maliyet tasarrufu sağlama, etkili bir yazılı iletişim ağı kurma, yönetim kararları için temel oluşturma şeklinde özetlenebilir. Bu yararlarının yanında, formlar çok çeşitli bilgiyi toplama özelliği nedeniyle rapor niteliğindedir ve dosyalanabilir. Bilgi ve belgelerin net olmasını ve düzen içinde bulundurulmasını sağlar.

Formlar; kâğıt üzerinde hazırlanan formlar ve elektronik formlar olmak üzere iki ana başlık altında gruplandırılır.

Kâğıt üzerinde hazırlanan formlar pek çok şekilde sınıflandırılmakla birlikte, kitabın ilgili bölümünde; tasarımlarına ve kopya sayılarına göre sınıflandırılmıştır.

Tasarımlarına göre formlar; çizgi formlar, kutu formlar, optik formlar, yazışma formları ve karma formlar olarak sınıflandırılabilirler.

(S: 128, Şekil 5.3)'teki örnekte de görüldüğü gibi, çizgi formlarda bilgilerin doldurulacağı kısımlar çizgilerle belirtilir ve istenilen bilgiler bu çizgilerle belirtilmiş alanlarda hazırlanan satırların arasına yazılır. Bu formlarda bilgilerin doldurulacağı boşluklar çoğunlukla yatay satırlar biçiminde tasarlanmakla birlikte, kâğıt alanının daha verimli kullanılması amacıyla dikey sütunlar şeklinde de tasarlanabilir. İstenilen bilgiler kısaysa ve bilgiler elle yazılacaksa yatay satırların kullanılması daha uygundur. Forma uzun rakamsal veriler ya da el yazısıyla çok uzun veri kaydetmek gerektiğinde form dikey sütunlar şeklinde tasarlanır.

(S: 129, Şekil 5.4)'teki örnekte de görüldüğü gibi, kutu formlarda doldurulacak alanlar kutular şeklinde tasarlanır ve istenilen bilgiler form üzerinde hazırlanmış kutular içerisine yazılır. Bir başka kutu form tasarımı da her kutuya sadece bir karakterin yazıldığı formlardır (S: 130, Şekil 5.5).

(S: 131, Şekil 5.6)'daki örnekte de görüldüğü gibi, optik formlarda istenilen bilgilerin kodlanması için özel olarak tasarlanmış kodlama alanları bulunur. Kodlanan bilgiler optik okuyucu tarafından okunur ve böylece bilgilerin kolaylıkla bilgisayar ortamına girişinin yapılması sağlanır.

(S: 132, Şekil 5.7)'deki örnekte de görüldüğü gibi, bazı bölümleri sonradan doldurulmak üzere boş bırakılarak tasarlanan formlara "yazışma formları" adı verilir. 

(S: 133, Şekil 5.8)'deki örnekte de görüldüğü gibi, birden fazla form türünün bir arada bulunduğu formlara "karma formlar" adı verilir. Satırlar ve kutular bir arada kullanılabildiği gibi, formun bir bölümü çizgi ya da kutu form, bir bölümü yazışma formu şeklinde tasarlanabilir ya da formda yatay ve dikey sütunlar bir arada kullanılır. 

Formlar kopya sayılarına göre tek yapraklı formlar, otokopili formlar ve sürekli formlar olarak sınıflandırılır. 

Tek yapraklı formlar; bir kopyasının başka yere verilmesi veya saklanması gerekmeyen formlardır. Davetiye, diploma, etiket, dilekçe, trafik kaza tutanağı, kira kontratı, eğitim değerleme formu, personel değerleme formu, izin talep formu, iş başvuru formu tek yapraklı formlara örnek verilebilir. Tek yapraklı formlar bilgisayarda hazırlanarak çeşitli çoğaltma araçları ile çoğaltılabilir, standart olan formlar kırtasiyelerden satın alınabilir ya da matbaalar da bastırılabilir.

(S: 134, Şekil 5.9)'daki örnekte de görüldüğü gibi, otokopili formlar; kopya çıkartılmasına imkân veren özel bir kimyasal maddenin sürüldüğü kâğıda (otokopili kâğıt) basılmış formlardır.

Nokta vuruşlu yazıcılarda, A4 gibi standart boyuttaki kâğıtlar değil, tasarlandığı şekilde katlanmış, birbirine bağlı ama her formun
birbirinden kolayca ayrılabilmesi için bağlantı yerinin noktalar hâlinde delindiği matbaalarda hazırlanan sürekli kâğıtlar kullanılır. Aynı zamanda kâğıdın nokta vuruşlu yazıcının üzerinde ilerleyebilmesi için sağ ve sol kenarlarında sabit aralıklarla delinerek oluşturulmuş şeritler vardır. Bu delikli şeritlerin kolayca yırtılabilmesi için bunların da bağlantı yerleri genellikle noktalar hâlinde deliktir. Bu tarzda hazırlanan formlara "sürekli form" adı verilir. (S: 135, Şekil 5.10)'da sürekli form örneği verilmiştir.

Bilgisayar ortamında oluşturulan, bilgisayar ortamında dağıtılan, işlenen ve depolanan formlara "elektronik form" adı verilir.

Elektronik formlara bilgisayar, tablet veya akıllı telefonlar aracılığıyla erişim sağlanabilir. 

Elektronik formların kurumlara sağlayacağı yararlar şu şekildedir:
-Bilginin kolaylıkla dijital ortamda toplanmasını, süreç içerisinde işlem görmesini ve izlenmesini sağlaması
-Toplanan verilerin çok daha kolay ve hızlı raporlanması
-İş ve işlemlerde verimliliği artırarak iş süreçlerini hızlandırması
-Formlara Web üzerinden veya mobil ortamlardan erişilebilmesiyle iş yapma şeklini tamamen değiştirmesi
-Kurum içindeki diğer veri tabanları ile entegre çalıştığında veri alışverişini kolaylaştırması

-Kullanıcıların hatalı bilgi girişlerini önemli ölçüde azaltması
-İşlem zamanını ve hataları azaltması, formların baskı, dağıtım, depolama ve paylaşım maliyetlerini
ortadan kaldırması nedeniyle maliyetleri azaltması

Form yönetimi; formların analizi ve standartlaştırılması, çizilmesi, bastırılması, depolanması ve dağıtılması işlemlerinin, tüm kurum için merkezî bir birim tarafından bir düzen ve disiplin içinde yürütülmesidir.

Form kullanımının kurumlarda verimliliği artırabilmesi için formların etken kullanımı, formların fiziksel özelliklerinin standartlaştırılması, etken şekilde tasarlanması ve merkezî olarak kontrol edilmesi gerekir. Kurumlar form yönetimlerini bu dört temel ilkeyi sağlayacak şekilde yapılandırmalıdır.

Formların gerektiği yerlerde ve amacına uygun bir şekilde kullanılması verimliliği artırır. Formların en önemli amaçlarından biri de verimliliği artırmaktır. Sadece gerekli, amacına uygun ve etkenlik sağlayan formların onaylanması ve kullanılması etken form kullanımını ifade eder. 

Formların etkinliğinin artması ve maliyetlerinin düşürülmesi için formun büyüklüğü (boyutu), kâğıt kalitesi, kâğıt rengi ve baskı kalitesi gibi fiziksel özelliklerinin standardize edilmesi gerekir.

Formlarda kullanılacak kâğıt belirlenirken dikkat edilmesi gereken faktörler şunlardır:

-Formların elden ele dolaşması sırasında yıpranmaması, yırtılmaması ve ayrıca dosyalama sürelerinin uzun olması için form kâğıdının dayanıklı olması 
-Otokopili formlarda, yazılan yazıların her kopyaya çıkabilmesi için kâğıdın ince olması 
-Kâğıdın kalitesinin, formun kullanılacağı yere göre belirlenmesi 
-Formun doldurulmasında tükenmez veya dolma kalem kullanılacaksa formun basılacağı kâğıdın mürekkebi emmesine, dağılma ve akma yapmamasına ve yazılanların silinmesine neden olmayacak türden olmasına dikkat edilmesi

-Kurşun kalemle doldurulacak formlarda  silgi kullanımı esnasında kâğıdın yırtılmaması için uygun kalınlık ve kalitede kâğıtlar kullanılması

Formların farklı renklerde olması, formları tanımayı kolaylaştırır, etkinlik sağlar ve formların yönetimini basitleştirir. Çalışanlar çok sayıda farklı form arasından, o an ihtiyaç duyduğu formu renginden kolaylıkla ayırt edebilir. Beyaz kopya ilgili birimde kalırken sarı muhasebe birimine ve kırmızı personel birimine gönderilecekse toplu hâlde duran kırmızı formların arasına karışan sarı renkli formlar kolayca fark edilecektir. Ayrıca renkler, gönderilecek form kopyasında ve gönderilecek birimde hata yapma olasılığını azaltır.

Formlarda kullanılan yazı tipi (font), yazı tipi boyutu (punto) ve yazı stili (normal, kalın (bold), italik, renkli vb.) gibi özellikler baskı tipini belirler.

Etken form tasarımı, etken form kullanımı ilkesine dayandırılmalıdır. Yani, etken bir form tasarımı “Sadece gerekli, amacına uygun ve etkenlik sağlayan formların onaylanması ve kullanılması” ilkesine dayandırılmalıdır.

İyi bir form tasarımına ilişkin genel özellikler
şu şekildedir:
• Basit olmalıdır. Çoğunlukla en iyi form tasarımı, basit bir tasarımdır.
• İyi tanımlanmış bir amaca hizmet edecek
şekilde tasarlanmalıdır.
• Gereken tüm bilgi türlerini ve miktarını
içermelidir.
• Kullanımı ve bilginin kaydedilmesi kolay
olmalıdır.
• Hata yapma olasılığını sıfıra ya da en düşük
düzeye indirmelidir.
• En düşük maliyetle hazırlanmalı ve kullanılmalıdır.

Etken bir form tasarımındaki temel işlevsel faktörler; amaca uygunluk, içermesi gereken bilgi, formun yapısı ve kopya sayısıdır.

Formun Yaşam Çemberi; formun, tasarımına izin verilmesinden başlayarak kullanılması, dağıtılması, bir başka formun yerine geçmesi, içindeki bilgilerin değiştirilmesi, başka bir formla birleştirilmesi ve uygulamadan kaldırılması aşamalarını içerir.

Formların merkezi olarak yönetiminin kurumlara sağlayacağı yararlar şu şekildedir:
• Maliyetler düşer, verimlilik ve hizmet kalitesi artar.
• Formların doldurulması kolaylaşır.

• Formların çalışanlar tarafından işlenmesi, değerlendirilmesi ve dosyalanması kolaylaşır.
• Formların sadece gerekli kişi ya da birimlere dağıtılması sağlanır.
• İş akış süreçleri hızlanır.
• İş akış süreçlerinde en etkili ve etken formların kullanılması sağlanır.
• Genel amaçlı form sayısı artar, sınırlı alanlarda kullanılan form sayısı azalır.
• Formların gereksiz kopyalarının kaldırılmasıyla form kargaşasının önüne geçilir.
• Uygulamada sadece gerekli formların, kopyalarının ve bunlardan elde edilecek bilgilerin kalmasıyla form kargaşası ve yığılmalar önlenir.