Aof Panel

S

BYA203U_2122 MESLEKİ YAZIŞMALAR

Ünite: 4 Özel Yazılar

Özel yazılar nasıl tanımlanır?

Özel yazılar genel olarak, bireylerin belli bir konudaki kişisel duygu ve düşüncelerini ifade etmek için kaleme aldıkları yazı türüdür.

S

Özel yazışmaların amacı nedir?

Yıl dönümleri, bayramlar, genel kurul vb. toplantılar, çalışma dönemlerinin açılış ve kapanışları, belirli periyodlarda tekrarlanan konferans, seminer, toplantı, panel gibi etkinlikler ve benzeri özel günleri kutlamak, anmak, hatırlatmak, davet etmek, katılım ve katkı için teşekkür etmek amaçlarıyla yazılabilirler.

Rutin dışında yazılanlar ise olağan dışı toplantı, olağan dışı genel kurul, açılış, temel atma, tanıtım, taziye, geçmiş olsun, kutlama vb. amaçlıdır. Ayrıca özel yazılar, iş başvurusu yazıları, öz geçmiş belgelerini ve referans mektuplarını da kapsamaktadır.

S

Özel yazı türleri nelerdir?

Kapsamı çok geniş olan ve hem kurum adına hem de bireysel amaçlarla yazılabilen özel yazıların, en yaygın kullanım örnekleri şunlardır: Kutlama yazıları, teşekkür yazıları, taziye (başsağlığı) ve teselli yazıları, davetiyeler, şikâyet, özür, istifa, veda yazıları, ilanlar, referans mektupları, iş başvuru mektupları ve öz geçmiş belgesi (CV).

S

Kutlama yazılarının özellikleri nelerdir?

Mutlu olayları ve özel günleri kutlamak ve karşı tarafa iyi dilekler sunmak amacıyla yazılan kısa yazılardır. Bayramlarda, yılbaşlarında, doğum günü, kuruluş günleri ve yıl dönümlerinde, yeni bir göreve başlama veya terfi etme durumlarında, kişilerin önem verdiği gün ve olayların yıl dönümlerinde yaşadıkları mutluluğa, sevince ortak olmak amacıyla yazılan özel yazılardır.

S

Teşekkür yazıları kurumlar tarafından neden tercih edilir?

Bu tür yazılar, kurum içinde çalışanlara, başarılı çalışmaları için ödül niteliğinde olabildiği gibi, iş ortakları, müşteriler ve diğer kurumlarla yapılan iş birlikleri için minnettarlık ifade etmenin en kolay ve maliyetsiz yolu olduğundan, kurumlar tarafından sıklıkla tercih edilmektedir.

S

Başsağlığı yazıları nedir?

Başsağlığı yazıları, bir yakınını kaybetmiş kişi- lerin üzüntü ve kederlerini paylaşmak, onlara sabır dilemek amacıyla yazılır.

S

Teselli yazıları nedir?

Teselli yazıları, herhangi nedenle üzüntü yaşayan insanların acılarını paylaşmak ve teselli etme amaçlı yazılan yazılara denir. Bu yazıların yazılma sebebi bir yakının kaybı, hastalık, yangın,

deprem, kaza ve benzeri kötü bir durumla karşı- laşan yakınların üzüntü ve kederlerini paylaşmak, onlara sabır dilemektir.

S

Bir davetiyede bulunması gereken unsurlar nelerdir?

Bir davetiyede bulunması gereken unsurlar şunlardır (Tutar, 2002: 115; Uzdil ve Benligiray, 1997: 111; Tutar ve Ayyıldız, 2008: 154; Koç ve Öztoprak, 2007: 168):

Davet veren kurumun, kurum çalışanlarının veya davet veren kişinin adı,
Düzenlenen organizasyonun türü ve niteliği,
Davetin gerçekleştirileceği yer, tarih ve saat,
Yemek, kokteyl gibi zaman alacak bir etkinliğin olup olmadığı,
Gerekli durumlarda, davetin düzenleneceği yerin tam olarak belirtildiği harita üzerindeki yeri, kroki ya da davetiye dijital ortamda oluşturulmuş ise konum bilgisi,
Kıyafet zorunluluğu var ise kıyafet bilgisi,
Konferans ya da sempozyum amaçlı davetiye gönderiliyorsa oturumlarda yer alan konuşmacıların adı soyadı, konuşma konuları ve konuşma saatleri,
Davet edilen yere çocuk getirilip getirilemeyeceği yazılmalıdır.

S

Şikâyet yazısı yazarken dikkat edilmesi gereken konular nelerdir?

Şikâyet yazısı yazarken dikkat edilmesi gereken konular şu şekilde sıralanabilir (www.isbilgileri.com) :

Şikâyet konusu olan eylem, kişi ya da durum net olarak belirtilir ve hangi hakkın ihlal edildiğine de dilekçede yer verilir.
Dilekçede resmî bir dil kullanılmalı ve herhangi bir şekilde argo kelimeye ya da cümlede anlam akışını bozacak herhangi bir ibareye yer verilmemelidir.
Kurumdan, şikâyetin değerlendirilmeye alınması ve bu durum ya da olayın çözülmesi isteğinde bulunulduğu belirtilir.
İmza atma ve tarih oluşturma unutulmamalıdır. Yoksa yasal kurallara uygun oluşturulmadığı için dilekçe değerlendirilmeye alınmayabilir.
Söz konusu şikâyete dayanak olacak hukuki belgeler dilekçede referans gösterilir; dilekçe ile ortak bir dosya oluşturulur ve ilgili resmî kuruma teslim edilir.
Şikâyet dilekçesinin teslim edileceği kurum iyi tespit edilmelidir. Her durum için şikâyet mercii ayrı olup, yanlış yere müracaat edilmesi durumunda dilekçenin değerlendirilmeye alınmayacağı bilinmelidir.
Dilekçeyi mümkün olduğunca kısa ve anlaşılır oluşturmaya dikkat edilmelidir.
Şikâyetçinin isim ve adresi yazılmalıdır, aksi takdirde dilekçe işleme alınmayabilir.

S

Şikâyet yazılarında kullanılan dilin özellikleri nasıl olmalıdır?

Şikâyet yazıları kaleme alınırken kabalaşmaktan ve tehditkâr söylemlerden kaçınılmalı, kibar ama otoriter bir üslup kullanılmalı, hatanın telafisi için belli bir süre verilmeli ve bu süre sonuna dek beklenmelidir. Cevap alınamadığı takdirde istenirse ikinci bir uyarı yazısı gönderilebilir ya da hiyerarşi sırasına göre daha üst makamlara yazılabilir. Kişi bütün bu çabaları sonuçsuz kaldığında dilerse yasal haklarını kullanabilir.

S

Özür yazıları nedir?

Yanlış, istenmeyen, olumsuz, elde olmayan bir durum veya bir şey için özür dilemek istendiği zaman bir özür mektubu yazmak, bu hata sehven yapılmış olsa bile onu telafi etmenin, karşıdaki ile ilişkiyi düzeltmenin veya her şeyden önce birilerini daha iyi hissettirmenin güzel bir yoludur. Yazıda, açık, kısa, net ve samimi bir şekilde özre sebebiyet veren durumun istem dışı nedenlerden kaynaklandığını ifade edip, nazikçe özür dilenip, hatanın tekrar meydana gelmemesi için özen gösterileceğinin güvencesinin verilmesi gerekir. Yapılan hataların sorumluluğunu üstlenmek ve gereğini yapmak, karşılıklı güvene dayalı uzun vadeli ilişki kurmak için son derece önemlidir.

S

İstifa dilekçesinin verilmesindeki amaç nedir?

İstifa dilekçesinin verilmesindeki amaç; resmî bir bildirim kaydı oluşturmak, çalışanın işteki son günü hakkında ayrıntılı bilgi vermek, olası bir dava durumunda da hukuki dayanak oluşturmaktır.

S

İstifa yazısı nedir?

İstifa yazısı ya da yaygın ifade şekliyle “istifa dilekçesi”, en yalın tabirle işten ayrılma kararının iş yerine yazılı olarak bildirilmesidir. Yani bir işgören tarafından işverene gönderilen ve artık o iş yerinde çalışmayacağını bildiren resmî bir yazıdır.

S

İstifa dilekçesinde bulunması gerekli unsurlar nelerdir?

İstifa dilekçesi insan kaynakları birimine ya da yöneticiye hitaben kaleme alınmalıdır.

• İstifa dilekçesinde işe giriş günü ve çalışma süresi belirtilmelidir.

• Çalışılan kurumun adı, adresi ve kişinin bu- rada hangi pozisyonda çalıştığı yazılmalıdır.

• İstifa dilekçesinde, istifa nedenine detaylı yer verilmesi zorunlu olmamakta lakin kişinin neden istifa ettiğinin belirtilmesi gerekmektedir (örneğin kendi isteği ile).

• Her durumda, tüm yasal hakların saklı tutulduğu yazılmalıdır.

• İstifa dilekçesine kanunda öngörülen bekleme süresi sonunda istifa edildiği belirtilmelidir.

• Metin içerisinde kişinin isim ve soy ismi, iş yerinden hangi tarihte ayrılacağı ve dilekçenin hangi tarihte yazıldığı bulunmalıdır. Ayrıca dilekçe ıslak imza ile imzalanmalıdır.

S

İstifa dilekçesinin verilme zamanı neden önemlidir?

Aksi hâlde işten ayrılmak isteyen kişiye, ihbar tazminatı ödemesi gibi hukuki yaptırımlar uygulanabilir.

S

Veda Yazıları nedir?

Profesyonel iş hayatında işgörenler, daha iyi kariyer olanakları elde etme, emekli olma, üzerinde çalışılan projenin tamamlanması ya da kısaca istemli/istemsiz olarak verdikleri kararları sonucu işten ayrılmak durumunda kalabilmektedirler. İşten ayrılınacağı herkes tarafından bilinse dahi, son çalışma gününde iş arkadaşlarına, yöneticilere ve (varsa) müşterilere bir veda yazısı gönderilmesi oldukça uygun ve nazik bir davranış olacaktır. Bu yazıları hazırlayanlar, pratik olması nedeniyle günümüzde çoğunlukla e-posta aracılığıyla göndermeyi tercih etmektedirler. Veda yazıları iş arkadaşlarına, yöneticilere ve müşterilere teşekkür etme ve minnettarlığı ifade etme amacıyla yazıldığı gibi, sadece bilgilendirme amacıyla da yazılabilmektedir. Olumsuzluklar ve kırgınlıklar yaşanmış olsa dahi yazıda sitemkâr ve kırıcı üslup kullanmaktan kaçınılmalı, kalıcı olumlu bir izlenim bırakılmaya çalışılmalıdır. Veda eden kişi dilerse mektubuna iletişim bilgilerini (kişisel e-posta adresi, telefon no. vb.) ekleyebilir.

S

İlan nedir?

Bir haberi veya mesajı, kitle iletişim araçlarıyla hedeflenen kitleye duyurmak amacıyla hazırlanan yazılara ilan denir. İlanlar hızlı, dikkat çekici ve basit bir haberleşme aracıdır ve elektronik ortamların kullanımının giderek yaygınlaşmasıyla daha düşük maliyetle duyurulabilmektedirler.

S

İlanlar nasıl sınıflandırılırlar?

İlanlar (Tutar, 2002: 109-111);

Yapı ve niteliklerine göre ilanlar,
İçeriklerine göre ilanlar

olmak üzere iki kısma ayrılır. Yapı ve niteliklerine göre ilanlar da kendi içinde ikiye ayrılır:

Resmî ilanlar,
Özel ilanlar

Resmî ilanlar, kamu kurumlarının verdiği yasa, tüzük ve yönetmeliklerin zorunlu kıldığı ilanlardır. Özel ilanlar ise özel kurumlar ve şahıslar tarafından verilen ilanlardır.

İçeriklerine göre ilanlar ise;

Doğum, ölüm, nikâh, nişan, kutlama gibi sosyal amaçlı olarak düzenlenen sosyal içerikli ilanlar,
Açılış, sergi, yıl dönümü, seminer, lansman, kampanya gibi nedenlerle hazırlanan tüketiciye yönelik ticari ilanlar,
Ürünlerin satışına yönelik ilanlardır.

S

Referans mektubu nedir?

Referans; kelime anlamı olarak başvurulması gereken kaynak şeklinde tanımlanmaktadır. Referans mektubunu ise bir kimsenin yararlılığını, yeteneğini gösteren belge şeklinde tanımlayabiliriz. Tavsiye mektubu ya da bonservis olarak da adlandırılmaktadır. Kişiye istediğinde, çalıştığı yerden ayrılırken görevini iyi yaptığını belirtmek amacıyla verilen belge, temiz iş kâğıdı niteliğindedir.

S

eferans mektubu yazmak için dikkat edilmesi gereken konular nelerdir?

Referans mektubu yazmak için dikkat edilmesi gereken konular aşağıdaki şekilde sıralanabilir (arsiv.ntvmsnbc.com):

Öncelikle; hakkında tam ve doğru bilgi sahibi olunmayan ya da başka iş yerlerine tavsiye edilmek istenmeyen kişiler için referans mektubu yazılmamalıdır.
Referans mektubunda, hakkında referans verilen kişi ile referansı yazan kişi arasında ne tür bir iş ilişkisi olduğu, hangi tarihler arasında birlikte çalışıldığı ve unvanı açık bir şekilde belirtilmelidir.
Referans mektubu talep eden kişinin, görevi sırasında yerine getirdiği sorumluluklar detaylı olarak açıklanmalıdır.
Kurumda çalıştığı süre boyunca gösterdiği gelişimden ve kuruma katkılarından bahsedilebilir.
Bu kişinin kişilik özelliklerine görevi ile bağlantılı olarak yer verilmelidir.
Kendisine referans olunan kişinin kurumdan ne sebeple ayrıldığı belirtilmelidir.
Son olarak kendisinin hangi seviyedeki pozisyonlarda daha başarılı olacağı açıkça belirtilebilir.
İletişim kurulması gerekebileceğinden referans veren kişiye ait iletişim bilgileri eklenmelidir.

S

İş başvuru mektuplarında bulunması gereken unsurlar nelerdir?

Başvuru mektupları 15-20 saniyede okunabilecek boyutta olmalıdır. Bu nedenle başvuru mektupları (cpa.atilim.edu.tr):

Amaca odaklanmış, iş mektubu uygun sayfa düzenlemesi yapılmış, tasarlanmış, olumlu ve hatasız yazılmış olmalıdır.
Kapak yazısı pozisyonun gerekliliklerine ve işverenin ihtiyaçlarına göre hazırlanmalıdır.
Neden pozisyona ilgi duyulduğu, motivasyon ve güçlü yanlar belirtilmelidir.
Pozisyonun başvuran kişi için ne kadar önemli olduğundan değil, kişinin iş yerine getireceği katma değerden söz edilmelidir.
Kapak yazısı kısa ve öz olmalıdır; bir sayfayı geçmemelidir.
Tek ve standart bir kapak yazısı yazmak yerine kapak yazısı, başvurulan pozisyona ve kuruma göre kişiselleştirilmelidir.
Kariyer hedefleri ve amaç açıkça belirtilmelidir.
Öz geçmiş, kapak yazısında tekrarlanmamalıdır.
Kapak yazısında beceriler ve başarılar anlatılabilir.

• “Ben” ile başlayan cümle kullanılmamalı, aktif tanımlamalar yapılmalıdır.

• Birbiriyle çelişkili olabilecek ifadeler kullanılmamalıdır.

• Kapak yazısında kısa paragraflar kullanılmalı ve kolay okunabilir olmasına özen gösterilmelidir.

S

Öz geçmiş belgesi nedir?

Öz geçmiş belgesi, kişi ile ilgili kısa, kişisel bilgilerin bulunduğu yazılara denir. Bu belgeyi tanımlamada; İngilizce karşılığı olan Curriculum Vitae kelimelerinin baş harflerinden oluşan CV kısaltması, Türkiye’de de yaygın olarak kullanılmaktadır.

Öz geçmiş, başvurulan işe uygun özellikleri ve başarıları özetleyen, şahsı doğru biçimde tanımlayan bir belge niteliğindedir.

S

Etkin bir öz geçmişte bulunması gereken bilgiler nelerdir?

Etkin bir öz geçmişte bulunması gereken bilgiler şunlardır:

Kişisel Bilgiler: Ad, soyad, adres, telefon, e-posta, doğum yeri ve tarihi, medeni durumu, uyruğu, erkek adaylar için askerlik durumu vb. bilgileri içerir. Burada verilecek iletişim adresinin ve özellikle telefon numarasının ve e-posta adresinin kişiye her zaman ulaşılacak adresler olması gerekir.

Kariyer Hedefi: Kişinin kariyer hedefi ile istenilen işin nitelikleri arasındaki uyuma dikkat çekmek istendiği zaman kullanılması uygun olacaktır.

Eğitim Durumu: En son mezun olunan ya da hâlen devam edilen okullar belirtilir. Ayrıca, kurslara ve seminerlere katılınmışsa ya da özel projeler yapılmışsa bu bölümde yer verilir.

İş Deneyimi (Çalışma Kaydı): Bu bölümde (varsa) daha önce çalışılan iş yerlerinin adları, o yerlerdeki işin başlayış ve bitiş tarihleri ve çalışılan pozisyonlar belirtilir. Çalışılan birden çok iş yeri olduğu takdirde en son işten başlayarak geriye doğru sıralanmalıdır.

Yetkinlikler: İş yaşamında önemli olabileceği düşünülen teknik ve teknik olmayan bilgi ve beceriler, bilgisayar ve yabancı dil becerileri belirtilir. Ayrıca ilgi alanları, ödüller, gönüllü faaliyetler, yayımlanmış eserler gibi bilgiler iş ya da kariyer hedefleri açısından önem taşıyorsa yer verilmelidir.

Referanslar: Bu bölümde, öz geçmiş sahibinin hakkında bilgi alınabilecek kişilerin ad, soyad, görev, adres ve telefon numaraları yazılır. Genelde üç referans yeterlidir. Referans olarak belirtilen kişilerden önceden izin alınmış olması oldukça önemlidir. Bu kısım isteğe bağlı olarak öz geçmişte yer alır.

Öz geçmiş hazırlarken sayfa düzenine özen gösterilmeli, yazım ve biçim yanlışları bulunmamalıdır. Kolay okunabilmesi için yazı karakteri en az 10-12 punto olmalı, abartılı ve süslü yazı karakterleri kullanılmamalıdır. Yazımda üsluba ve dil bilgisi kurallarına dikkat edilmeli, yanlış ya da yanıltıcı bilgi verilmemeli, herhangi bir standart belirtilmemiş olsa da mümkün olduğunca kısa ve öz olmalı, bir-iki sayfayı geçmemelidir. Başvurulan pozisyonla ilgili olmayan konu ya da özelliklerden bahse- dilmemeli, politik ve dinî içerik bulunmamalıdır. Ayrıca, bazı durumlarda CV’lerin yabancı dilde hazırlanması gerekebilir.