İş Yazıları

Belli bir eylemi açıklamak ya da gerekçelendirmek: “Mevcut tedarikçiden aldığımız ürünlerde sorunlar çıkması nedeniyle elimizdeki ürünlerin tümünü iade etmeye ve yeni tedarikçi aramaya karar verdik.”

• Bilgi vermek: “Yönetim, bütün müşterilere ocak ayı başından itibaren yeni ürünün satışına başlanacağı bilgisini verdi.”

• Okurları etkilemek: “Üretim departmanı zamanın kısa olmasına rağmen istediğiniz ürünleri yetiştirebilir.”

• İyi ya da kötü haberler vermek: “Ürününüzde oluşan arızanın sigorta kapsamında olmadığını üzülerek bildirmek isteriz.”

• Eyleme geçilmesini talep etmek: “Ürün satışa sunulmadan önce 22 Mart 2021 tarihine kadar tanıtım kataloglarının dağıtılması gerekmektedir.”

Bu bölümler; başlık, adres, telefon numarası, sayı, referans, tarih, alıcının adı, unvanı, alıcının adresi, hitap, konu, metin, saygı ifadesi, imza, yazan kişinin adı ve görevi, ekler, not, kopya ve özel mesajlardan oluşur (Selimoğlu, 2019: 95).

İş yazısı türleri şunlardır:

• Satış Yazıları
• Bilgi İsteme-Bilgi Verme Yazıları
• Tanıtım-Reklam Yazıları
• Tahsilat-Ödeme Takip
• Teyit-Tekit Yazıları
• Ret/Kabul Yazıları
• İstek –Sipariş Yazıları
• Alındı-TeşekkürYazıları
• Özür Dileme Yazıları
• İş İsteme Yazıları

Satış yazılarının en temel amacı müşterileri ürünü satın almaya yönelik ikna edebilmektir.

• Dikkat çekici olmalı; satışa neden olacak konunun dikkat çekici bir şekilde yaratıcı tasarımlarla hazırlanması başarıyı arttırma- da önemli bir etken olacaktır.
• İlgi uyandırmalı; satış yazıları okuyanın il- gisini çekmeli, okuma isteği ve merak duy- gusu uyandırmalıdır. Satış yazısı hazırlama- yı gerekli kılan hizmet veya ürünün diğer hizmet ve ürünlerden farkları dikkat çekici bir şekilde işlenmelidir.
• Satın alma isteği uyandırmalı; müşterilerin genel özellikleri göz önünde bulundurula- rak satın alma isteği için hangi husus daha etkili olacaksa o konunun vurgulanması ba- şarılı bir iş yazısı için daha uygun olacaktır.
• Harekete geçirmeli; satış yazısı içerisinde ürünün ya da hizmetin derhâl elde edilmesi isteğini uyandırmak yeterli değildir. Bu ey- lemin gerçekleşmesi için iletişim bilgileri, yetkili kişi bilgileri, hesap numaraları gibi bilgiler verilmeli, hedef kitle bu bilgileri aramak için zaman sarf etmeksizin vermiş olduğu kararı değiştirmeden eylemi gerçek- leştirmelidir (Tutar ve Ayyıldız, 2012: 223).

Bilgi isteme yazıları, kurumların iş süreçlerinde zaman zaman farklı kurumlardan ya da benzer kurumlardan teknik, hukuki vb. konularda bilgi istemek için yazdıkları iş yazılarıdır. İçeriği bilgi almak olduğu için bilginin net, açık, anlaşılır, kısa ve öz bir şekilde aktarılması gerekir.

Bilgi verme yazıları, bilgi isteme yazılarına cevap olarak yazılır. İstenilen bilgi ne kadar net ve açık ise verilen bilgi de o kadar doğru ve tatmin edici olacaktır. Bu nedenle bilgi isteyen tarafın öğrenmek istedikleri iyi tanımlanmalı ve doğru cevaplandırılmalıdır. Bilgi verme yazıları nazik, samimi ve iyi niyetle yazılmalıdır. Eksik, hatalı, yanlış yazılan bilgi verme yazıları etik değildir.

Yeni üretilen mal ve hizmetlerin satışının gerçekleştirilebilmesi ya da satışlarının arttırılması amacıyla tanıtımının yapılması, aynı zamanda üretimde olan ürünleri geniş yığınlara beğendirmek, daha çok istenilmesini sağlamak, satışları arttırmak için yazılı yapılan her türlü çalışmaya tanıtım ve reklam yazıları denir (Keskin, 2014: 146).

Kurumların, süresi içerisinde ödenmemiş geciken alacakların ödenmesini talep etmek için yazdıkları yazılardır. Kullanılan üslubun müşteri kaybına neden olmaması için, müşteri açısından etkisinin düşünülerek yazılması gerekir.

• Müşteriyi kaybetmeye neden olmayacak şekilde yazılmalıdır.
• Nazik ifadeler kullanılmalıdır. Sert ve kırıcı ifadeler belki tahsilatın sağlanmasında yararlı olabilir fakat zor kazanılan müşterilerin de kaybına neden olabilir.
• Ödemesini gerçekleştirmeyen müşterinin geçmiş dönem ödeme davranışları gözden geçirilmeli, aksaklığa sebep olan nedenler incelenmeli, yazı yazılırken ifadeler buna dayanarak hassasiyetle seçilmelidir (Tutar ve Ayyıldız, 2012: 230).
• İçeriğin kesin ve doğru ifadelerle yazılması gerekir. Ödemenin gerçekleşmeme nedenlerinin iyi niyet çerçevesinde irdelenmesi, kullanılan ifadeler ile ödemenin gözden kaçmış ya da birtakım planlanmamış aksaklıklardan kaynaklanabileceği vurgulanmalıdır.
• Kibar dille yazılan yazı sonucunda eylem gerçekleşmediğinde, ikinci yazıda biraz daha kesin ifadeler ve daha sonra karşılaşılabilecek süreçler net bir şekilde açıklanmalıdır (Selimoğlu, 2019: 103).
• Yazı ikinci, üçüncü kez yazılıyorsa, kurumun daha üst düzey yetkilisinin ağzından yazılmalı, net ve kesin ifadeler kullanılmalıdır.
• Bu tür yazılarda tarih önemlidir. Yazılar, acele yazı statüsünde değerlendirilerek e-mail, Acele Posta Servisi (APS), kargo gibi aracı kurumlarla hızlı bir şekilde gönderilmelidir.
• İçerik, kesin ve doğru biçimde yazılmalıdır.

Bir siparişin, bir malın, gönderilen önemli bir belgenin, bir yazının alındığını onaylamak amacıyla yazılan yazılardır. Teyit amaçlı gönderilen yazılar iki nüsha yazılmalıdır. Alıcı tarafından yazının sonuna onaylandığına dair ifade yazılıp her iki nüsha imzalandıktan sonra bir nüshası iade edilmelidir. Bu işlem, belgelerin arşiv ve kanıt niteliği taşıması nedeniyle daha sonra aksi bir durumun oluşmaması açısından önemlidir.

Yazılan bir yazıya süresi içerisinde cevap verilmemesi durumunda, muhataba tekit yazısı yazılır. Yazının içeriğinde kaçıncı tekit yazısı olduğu ve cevap beklenen tarih yazılmalıdır (Keskin, 2014: 125). Bu durum talebin üstelenmesi anlamını taşır. İkinci yazıya da cevap verilmemesi durumunda nasıl bir yol izleneceği açık ifadelerle belirtilmelidir. Tehditkâr ya da imalı ifadelerin kullanılması uygun olmayacağından, tekit yazıları nezaket kuralları çerçevesinde yazılmalıdır.

Kurumların herhangi bir nedenle kendilerine gelen taleplerin ret edildiğini bildirmek amaçlı yazılan yazılardır. Ret yazılarının yazılması kolay değildir. Olumsuz cevap vermenin sonraki süreçte neler kaybettirebileceği irdelendikten sonra ve yumuşak bir dille gerekçeleri belirtilerek verilmesi gerekmektedir (Tutar ve Ayyıldız, 2012: 231).

Kurumların herhangi bir nedenle kendilerine gelen taleplerin kabul edildiğini bildirmek amaçlı yazılan yazılardır. Kabul yazılarının yazılması kolay ve zevklidir.

İstek yazıları, karşılığında herhangi bir maddi ödemesi bulunmayan hizmetleri talep etmek amacıyla yazılan ya da herhangi bir konuda yardım, randevu, örnek, numune, broşür vb. hizmetlerin istenmesi amacıyla yazılan yazılardır.

Sipariş yazıları istek yazılarına göre daha farklı içerikte olması nedeniyle biraz daha profesyonel hazırlanması gereken yazılardır. Sipariş yazısını müşteri, ürünü ya da hizmeti talep ettiği kuruma gönderir. Sipariş yazılarının, ürünün ya da hizmetin markası, modeli, varsa ürün kodu, miktarı, toplam bedel, teslim adresi, teslim zamanı, ödemenin ne şekilde yapılacağı gibi bilgileri içermesi gerekmektedir. Standart bir form oluşturulması eksik bilgilerin olma olasılığını en aza indirecektir (Selimoğlu, 2019: 103).

Toplumda ve bireysel yaşamda uyulması gereken nezaket kurallarından biri de sipariş verilen ürünün teslim alındığını bildirmek amacıyla yazılan yazılardır. Aslında ticari ilişkileri olumlu anlamda pekiştirmek amacıyla yazılan bu yazı, hem ürünün teslim alındığını belirtmek hem de gerçekleştirilen bu hizmetin sorunsuz bir şekilde sonuçlandığını bildirmek açısından her iki taraf için de önemlidir. Alındı yazılarının gönderilmesindeki amaç kime, ne zaman ve nasıl teslimat sağlandığının da kayıt altına alınmasıdır. Bu nedenle istenilen koşullarda teslim edilmeyen ürünle ilgili bilginin gönderene bildirilmesi gerekir.

Tek bir yazıda hem alındı bilgisi verilir hem de teşekkür edilebilir. Ayrıca bir yardımdan, ziyaretten, dostane bir yaklaşımdan duyulan memnuniyeti belirtmek amacıyla da teşekkür yazıları yazılabilir.

Özel yaşamda ya da iş yaşamında bilerek ya da bilmeyerek yaptığımız hatalı davranışlarımız ikili ilişkilerde kırılganlıklar yaratabilir. Özellikle iş yaşamında yapılan yanlış davranışlar ticari ilişkilerin bozulmasına ya da bir süre soğumasına neden olabilir. Bu gibi durumlarda mümkün olduğu kadar kusurlu ya da hatalı olan tarafın özür dileme yazısı yazması nezaket gereğidir. Özür yazısında özür dilemeyi gerektirecek davranışın gerekçeleri detaylı anlatılmalıdır. Özür dilemeyi gerektirecek davranışın neden kaynaklandığı vurgulanır. Özür gerektiren davranışın tekrarlanmaması konusunda gerekli hassasiyetin gösterileceğini ve konunun bir şekilde telafi edileceğini belirten nezaket içerikli bir yazının karşı tarafta güven oluşturacak şekilde yazılmasına dikkat edilmelidir.

Kişilerin resmî ya da özel kurumlardan iş istemek amacıyla yazdıkları yazılardır. Yazılan iş yazıları kurumların pozisyonlarına yönelik olduğu için başvuru yapılmak istenen pozisyon yazılmalı, kişiler kendilerini kısaca tanıtmalıdır. Başvuru koşullarının nereden öğrenildiği, öğrenim durumu, iş deneyimi gibi genel durumlar belirtilmeli, istenen belgeler ek olarak eksiksiz sunulmalıdır (Tutar ve Ayyıldız, 2012: 233).

1. Yazıda verilen bilgi doğru, kesin ve inanılır olmalıdır.
2. Açık, net bir yazı olmalıdır. Türlerine göre iş yazılarının yazılış amacı farklıdır ancak hepsinin özünde bilgi alma, bilgi verme gibi bir amacı olduğu için yazılan yazıların herhangi bir soru akla getirecek tarzda olmayıp, her bir sorunun cevabının bulunabileceği tarzda hazırlanmalıdır.
3. Yazı, bir plan dâhilinde hazırlanmalıdır. Planın yazının hazırlanmasında önemi büyüktür. Ne, nasıl, nerede, ne zaman, neden, kim sorularına metin içerisinde cevap bulunduğu takdirde planlı bir yazı söz konusu olabilir. Hazırlanan plan dâhilinde yazılan yazının eksik olması söz konusu olamaz.
4. Yazı, canlı ve somut olmalıdır. Somut ögeler her zaman ifadeleri daha anlamlı kılar. Somut ögeler elle tutulabilir, gözle görülebilir durumları ifade etmek için kullanılır. Fakat soyut ifadelerin canlandırılması ve düşünceye geçirilmesi mümkün olmadığı için anlamlaştırılması da zor olmaktadır. “Büyüme gerçekleştirilecektir” ile “Üretimde büyüme %15 civarında gerçekleştirilecektir” arasında büyük fark vardır. Birinde soyut diğerinde somut ölçülebilir ifade kullanılmıştır.
5. Yazıda saygılı bir dil kullanılmalıdır. Yazı telafisi mümkün olmayan ve kanıt niteliği taşıyan bir belgedir. Bu nedenle yazışmada kullanılan dil çok önemlidir. Yazdığımız yazılar bazen gönderilen tarafın hoşuna gitmeyecek olumsuz içeriğe sahip olabilir. Bu tarz yazılarda kullanılan dil nezaketsiz olursa hoş bir iletişim oluşturmaz. Bu nedenle protokol kuralları, saygı ve nezaket kuralları açısından karşı tarafa değer verildiği hissettirilmelidir.
6. Yazıda kelime seçimi ve cümle yapısı da önemlidir. Yazının anlamından uzaklaşması cümle yapısına gerekli hassasiyetin gösterilmemesinden dolayıdır. Uzun ve belirsiz ifadeler içeriğin anlaşılmasını zorlaştırır. Kısa ve öz ifadeler her zaman daha iyi ve doğru anlaşılmaktadır. Birden fazla farklı anlama gelebilecek kelimeler dikkatli kullanılmalıdır. Kullanılmak zorunda olunan kelimenin anlamı açıklanmalı farklı yorumlanmasının önüne geçilmelidir.