MESLEKİ YAZIŞMALAR - Deneme Sınavı - 8

İş yazılarını yazmaya başladığınızda kendinize soracağınız ilk soru “Bu belgeyi niçin yazıyorum?” olmalıdır. İş yazısı metinleri çeşitli amaçlarla yazılır. Bunlar;

• Belli bir eylemi açıklamak ya da gerekçelendirmek: “Mevcut tedarikçiden aldığımız ürünlerde sorunlar çıkması nedeniyle elimizdeki ürünlerin tümünü iade etmeye ve yeni tedarikçi aramaya karar verdik.”

• Bilgi vermek: “Yönetim, bütün müşterilere ocak ayı başından itibaren yeni ürünün satışına başlanacağı bilgisini verdi.”

• Okurları etkilemek: “Üretim departmanı zamanın kısa olmasına rağmen istediğiniz ürünleri yetiştirebilir.”

• İyi ya da kötü haberler vermek: “Ürününüzde oluşan arızanın sigorta kapsamında olmadığını üzülerek bildirmek isteriz.”

• Eyleme geçilmesini talep etmek: “Ürün sa- tışa sunulmadan önce 22 Mart 2021 tarihine kadar tanıtım kataloglarının dağıtılması gerekmektedir.”

İş Yazıları: Ticari kuruluşların ve özel şahısların ticari kuruluşlara gönderdikleri yazılara denir (Tutar, Ayyıldız, 2014: 211).

İş yazılarının temel bölümleri içermesi gerekir. Bu bölümler; başlık, adres, telefon numarası, sayı, referans, tarih, alıcının adı, unvanı, alıcının adresi, hitap, konu, metin, saygı ifadesi, imza, yazan kişinin adı ve görevi, ekler, not, kopya ve özel mesajlardan oluşur

İş yazılarında şekil yönünden dikkat edilmesi gereken hususlar:

Her kurum kendi kurumsal kimliğinin bir parçası olarak yazı formatını ve stilini oluşturarak kendi kurumuna özgü belge formatını oluşturmalıdır.

İş yazısı göze hoş gelmeli, estetik olmalı, kullanılan logo, başlık, fotoğraf ve çizimler yazı karakterleri ile uyumlu olmalıdır.

İş yazısında eksik bir bölüm olmamalı, yazıyı gönderen makamın kimlik bilgileri doğ- ru bir şekilde yer almalıdır.

İş yazısının bölümleri birbiri ile uyumlu ve yeterli alan ayrımı yapılmış olmalıdır.

Yazı tipi ve yazı boyutunun kurumun belirlediği şekilde standart hâle getirilmesi, şekil ve kurumun markalaşması açısından önemlidir.

Satış yazılarının en temel amacı müşterileri ürünü satın almaya yönelik ikna edebilmektir.

Satış yazılarının belli başlı amaçları şu şekilde sıralanabilir:

a. Ürünlerin ve hizmetlerin sunulması

b. Satışların arttırılması

c. Müşteri ilişkilerinin sürdürülebilirliğinin desteklenmesi

ç. Müşteri devamlılığının sağlanması d. Müşteri portföyünün oluşturulması

e. Ürün bilgisinin verilmesi

f. Özel hizmet ve ürün kampanyalarının bilgilendirilmesi

g. Yeni hizmet ve ürün bilgisinin aktarılması (Tutar, Ayyıldız, 2012: 223)

Bilgi İsteme-Bilgi Verme Yazıları

Bilgi isteme yazıları, kurumların iş süreçlerinde zaman zaman farklı kurumlardan ya da benzer kurumlardan teknik, hukuki vb. konularda bilgi istemek için yazdıkları iş yazılarıdır. İçeriği bilgi almak olduğu için bilginin net, açık, anlaşılır, kısa ve öz bir şekilde aktarılması gerekir.

Tanıtım –Reklam Yazıları

Yeni üretilen mal ve hizmetlerin satışının gerçekleştirilebilmesi ya da satışlarının arttırılması amacıyla tanıtımının yapılması, aynı zamanda üretimde olan ürünleri geniş yığınlara beğendirmek, daha çok istenilmesini sağlamak, satışları arttırmak için yazılı yapılan her türlü çalışmaya tanıtım ve reklam yazıları denir

Tekit (Üsteleme) Yazıları

Yazılan bir yazıya süresi içerisinde cevap verilmemesi durumunda, muhataba tekit yazısı yazılır. Yazının içeriğinde kaçıncı tekit yazısı olduğu ve cevap beklenen tarih yazılmalıdır (Keskin, 2014: 125).

Ret/Kabul Yazıları

Kurumların herhangi bir nedenle kendilerine gelen taleplerin kabul ya da ret edildiğini bildirmek amaçlı yazılan yazılardır.

MÖ 3500-3200 yıllarında Sümerliler tarafından yazının icat edilmesi, tarihin başlangıcı ve uygarlığın temeli olarak kabul edilir.

Mesaj, kaynağın alıcıya aktardığı sözlü, sözsüz, yazılı tüm bilgilerdir. Mesaj, iletişimin temel ögesidir ve açık, anlaşılır, doğru zamanda, doğru ortamda, uygun kanalla verilmelidir.

Kanal, mesajın alıcıya ulaştırılabilmesi için kullanılan iletişim araçlarıdır. Bu araçlar; ses, beden, yazı, resim, fotoğraf, radyo, televizyon, internet araçları olabilir.

Sözlü iletişimle kıyaslandığında, yazılı iletişimde verilmek istenen mesajı planlamak için daha fazla zaman vardır ancak yazılı iletişimde geri bildirim/yanıt alınması zaman alır ya da hiç yanıt alınamayabilir. Yazılı mesajın, alıcı tarafından anlaşıldığının kontrol edilmesinin ya da alıcının tepkisinin anında öğrenilmesinin imkanı yoktur. Anında geri bildirim alma ve fikir alışverişi yapma olanağı bulunmadığından yazılı metinde düzgün ifade edilmemiş mesajları açıklamak mümkün olmaz. “Sözlü iletişimde mesajın sadece %7’sini taşıyan sözcükler, yazılı iletişimde tamamını taşımaktadırlar. Yazılan her belge, kanıt niteliği taşır. Gönderilen belgenin, alıcıya ulaşıp ulaşmadığı kontrol edilmelidir. İleti- şimin yavaş bir türüdür, cevabın alınması için bir zaman boşluğu oluşacaktır”

Yazılı iletişimin avantajları; bilginin alınması, iletilmesi, dağıtılmasında önemli role sahiptir, kalıcıdır, araştırma aracıdır, kurum içi/dışı çevre ile ilişki kurma ve güçlendirme özelliği taşır, hatırlamaya yardımcıdır, hazırlayanın kişiliğini/bilgi düzeyini/tarzını yansıtır, bağlayıcıdır, inkâr edilemez, kanıt niteliği taşır, planlamak için zaman vardır, uzaktaki bireylere ulaşabilir, alıcıya derinlemesine düşünebilme imkânı sağlar, yaptırım gücünü arttırır, ceza olarak kullanılır, okunan mesaj daha iyi anlaşılır, mesaj tekrar tekrar okunabilir, detaylar üzerinde durulabilir, uzun mesajlarda tercih edilebilir. Belgeler arşiv değerine sahiptir ve kalıcıdır, konu bir bütünlük içinde ifade edilebilir. Resmîdir ve yetkinin gücünü daha fazla hissettirir. Kurumun konuya olan ilgisinin bir göstergesidir.

Cümlede aynı anlamda birden fazla sözcüğün kullanılması anlatım bozuklukları sebeplerinden biridir.

Metnin hatasız yazılması yazının planlama aşamasına ait bir süreç değildir.

Hatalı yazmanın nedenleri arasında; dikkatsizlik, hızlı yazamamak, iki parmakla yazmak, yazma sırasında başka şeylerle ilgilenmek (başkalarıyla ya da telefonla konuşmak, müzik dinlemek, bir şeyler yemek vb.), kişinin takip ettiği bir metin varsa gözlerini metinden kaçırmak eline ya da ekrana sık sık bakmak sayılabilir.

Sandalyenin arkasına hafifçe yaslanmak, F klavye kullanmak, yazı sürecini bölmekten kaçınmak verimli yazı yazmanın şartları içinde yer almaktadır.

C şıkkı dışındaki tüm seçenekler yazının gelişme bölümleri için uygundur. Sonuç noktasının konuya son noktayı koyması beklenilir.