MESLEKİ YAZIŞMALAR - Deneme Sınavı - 7

Hazırlanan belgelerde “Times New Roman” veya “Arial” yazı tipi normal yazı stilinde kullanılır.

Hazırlanan belgelerde “Times New Roman” veya “Arial” yazı tipi normal yazı stilinde kullanılır. Harf büyüklüğünün Times New Roman için 12 punto, Arial için 11 punto olması esastır.

Logo, tek kullanıldığında belgenin en üst orta kısmında “T.C.” ibaresini ortalayacak şekilde veya “Başlık” alanını ortalayacak şekilde belgenin üst sol kısmında yer alır. Belge üzerinde iki ayrı logo kullanıldığında ise “Başlık” alanını ortalayacak şekilde hiyerarşi yönünden üst olan idareye ait logo solda, alt olan idareye ait logo sağda kullanılır.

Metin alanı, “Muhatap” veya varsa “İlgi” ile “İmza” arasındaki kısımdır.

“Konu” yan başlığı, “Sayı” yan başlığının bir alt satırına yazılır. Belgenin konusu, yazı alanının dikey orta hizasını geçmeyecek biçimde kelimelerin baş harfleri büyük olarak ve sonuna herhangi bir noktalama işareti konulmaksızın yazılır. Konu, bir satırı geçerse ikinci ve devamındaki satırlar “Konu” yan başlığının altı boş bırakılarak yazılır.

Yazışma yapan makamlar arasındaki hiyerarşi yönünden alt makamlara “... rica ederim.”, üst ve aynı düzeydeki makamlara “... arz ederim.” ibaresiyle bitirilir.

Bir birime hazırlanan yazıda sözü edilen işin yapılması, başka birimlerin görüş ve iş birliği gerektiğinde koordinasyon bölümü paraf bölümünden sonra açılır ya da “koordinasyon” seçimi yapılır. İş birliğine dâhil olan ilgililerin unvanları, adları ve soyadları belirtilir.

Bu tür belgelerin gizlilik derecesi "Özel" olarak belirlenmiştir.

Hazırlanan belgenin sayı alanında “Z” ibaresi yer almalıdır ve en üst orta ve en alt orta kenara kırmızı renkle ve tamamı büyük harflerle gizlilik derecesi yazılmalıdır.

Seçenekte verilen "Ö" ibaresi yanlıştır.

Yazılan yazılara cevap verilmediği durumlarda kuruma hatırlatma veya son defa süre vermek amacıyla tekit yazısı yazılır. Kurumların cevap vermeyi unutmaları, cevap beklendiğini fark etmemeleri veya geciktirmeleri tekit yazısı yazma nedeni olabilir. Tekit yazısı yazılırken kullanılan dilin sinirli, sert ifadeler içermemesine özen gösterilerek her iki taraf için yararlı olduğu şeklinde hatırlatma yapılması ve ek olarak cevabı beklenen yazının eklenmesi uygun olur.

Resmî yazışmaların bütün kamu kurumlarında belirli standartta hazırlanmasını hedefleyen Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik en son 10/06/2020 tarihinde güncellenmiştir. Yönetmelik, resmî yazışmaların elektronik ortamda belirli standarda göre hazırlanması zorunluluğu getirmektedir.

Yazılı iletişimde olduğu gibi resmî yazıların da arşiv niteliği taşıması, kurumlar arasında yürütülecek iş birliği sürecinin bir bütünlük içerisinde takibinin sağlanabilmesi, yazı dilindeki resmiyetin yetkiyi daha fazla hissettirmesi, tek bir yazı ile bünyesinde olan bütün birimlere hızlı bir şekilde ulaşabilmesi, yazının açık ve net ifadeler ile aktarılması resmi yazıların önemini arttırmaktadır.

Hazırlanan belgelerde “Times New Roman” veya “Arial” yazı tipi normal yazı stilinde kullanılır. Harf büyüklüğünün Times New Roman için 12 punto, Arial için 11 punto olması esastır. Ancak gerekli hâllerde yazı alanında harf büyüklüğü 9 puntoya, iletişim bilgileri kısmında ise 8 puntoya kadar düşürülebilir. Belge eklerinde farklı yazı tipi ve harf büyüklüğü kullanılabilir.

Kurumlar hazırladıkları belgelerde tercihen kurum ve idare logosunu kullanabilir. Tek ya da iki logo kullanılabilir. Logo, tek kullanıldığında belgenin en üst orta kısmında “T.C.” ibaresini ortalayacak şekilde veya “Başlık” alanını ortalayacak şekilde belgenin üst sol kısmında yer alır. Belge üzerinde iki ayrı logo kullanıldığında ise “Başlık” alanını ortalayacak şekilde hiyerarşi yönünden üst olan idareye ait logo solda, alt olan idareye ait logo sağda kullanılır.

Özel, gizli ve çok gizli (kontrollü belge) belgelerin hazırlanması, paraf-imza süreci, gönderimi ve saklanması fiziksel ortam şartlarına göre yürütülmelidir. Gizlilik dereceli belgelerin sayıları (kontrollü belge numarası hariç) EBYS üzerinden alınmalıdır. Yine bu belgelerin içeriği kaydedilmeden sadece teslim alındığına dair kayıt işlemi EBYS üzerinden yapılmalıdır. Böylelikle belgelerin kayıt süreçleri için merkezî bir yapı kullanılmış olacaktır.

DİLEKÇE

Resmî kurum ve özel kurumlara bir isteği, bir şikâyeti iletmek veya herhangi bir konuda bilgi vermek için imzalı başvuru yazısıdır. Dilekçenin bir konusu olmalıdır. Dilekçelerin içeriğinde hitap, dilekçe metni, tarih, imza ve haberleşme adresi mutlaka bulunmalıdır. Vatandaşların anayasal hakkı olarak yetkili makamlara ve Türkiye Büyük Millet Meclisine yazı ile başvuru hakkına sahip olması nedeniyle sık kullanılan bir yazı türüdür. Kurumlar çok sayıda dilekçeye yazılı cevap vermek durumunda kalmaktadır. Bu nedenle dilekçenin yazılması önemlidir.

Sözleşme, iki ya da daha çok kişinin, kurumun karşılıklı ve birbirine uygun iradesiyle gerçekleşen, tarafların herhangi bir şekilde sözleşme maddelerine uymaması durumunda hukuksal sonuç doğurabilmesi nedeniyle yasayla desteklenmiş işlem olarak tanımlanır. Tarafların herhangi bir anlaşmazlığa düşmemesi için anlaşma hükümleri belirlenir. Anlaşma hükümlerine uyulmadığı durumda tarafların haklarını korumak amacıyla sözleşme hükümlerinden yararlanılır. Sözleşme hükümleri bu nedenle taraflar arasında titizlikle hazırlanmalı herhangi bir uyuşmazlık durumunda tarafları yıpratacak ya da altından kalkmasını zorlaştıracak nitelikte olmamalıdır. Sözleşme tarafların imzalamasından sonra resmî nitelik kazanır. İmza zorunlu olup her iki tarafın yetkilileri tarafından imzalanmalıdır. Anlaşma hükümlerini gösteren yazılı belge titizlikle hazırlanmalı, sözleşme maddeleri yetkili kişiler tarafından gözden geçirildikten sonra imzalanmalıdır. Sözleşme türleri çok çeşitlidir. Satış sözleşmesi, kira sözleşmesi, evlenme sözleşmesi, ihale sözleşmesi, iş sözleşmesi, abonelik sözleşmesi, ortaklık sözleşmesi gibi daha birçok sözleşme çeşidinden bahsedilebilir. Yazılı sözleşmelerde hukuka konu olabilecek sözleşme maddelerinin hazırlanması ve taraflarca imzalanması gereklidir. Resmî sözleşmeler ise yetkili makam (tapu, noter) önünde yapılan belli şekil şartlarını taşıması gereken sözleşmelerdir

Memorandum (memo), bilgi vermek ya da hatırlatmak amacıyla hazırlanmış notlardır. Bilgi talebinde bulunmak, bir şeyi onaylamak, fikir değişimi, plan değişimi, toplantı talebi, toplantı iptali vb. farklı konularda da bu notlardan yararlanılabilir.

Yazılan yazılara cevap verilmediği durumlarda kuruma hatırlatma veya son defa süre vermek amacıyla tekit yazısı yazılır.

Sözleşme ile birlikte hazırlanan, işi yapan kişi ya da kurum ile işi yaptıran kişi ya da kurum arasında karşılıklı olarak kabul edilen şartları gösteren belgedir. Sözleşme ile birlikte ayrı bir belge olarak hazırlandığı gibi, sözleşme içerisinde şartnameye esas olan maddelerin yazılması ile tek bir belge şeklinde de hazırlanabilir