MESLEKİ YAZIŞMALAR - Deneme Sınavı - 6

Yazılı iletişim, iletinin alıcıya yazılı olarak iletilmesidir. Bir mesaj kalem, daktilo, bilgisayar kullanılarak kâğıda yazılabileceği gibi, mesajın elektronik ortamda hazırlanması ve gönderilmesi de mümkündür.

Kaynak: Yazıdaki ifadelerin sahibi/imzayı atan kişi/gönderen kurum.

Mesaj: Yazıda iletilmek istenen düşünce/ifade.

Geribildirim: Yazıya verilen cevap.

Kanal: Yazılı olan her şey.

Alıcı: Yazının kime/hangi kuruma gönderildiği/kim tarafından okunacağı

Yazılı iletişimin avantajları; bilginin alınması, iletilmesi, dağıtılmasında önemli role sahiptir, kalıcıdır, araştırma aracıdır, kurum içi/dışı çevre ile ilişki kurma ve güçlendirme özelliği taşır, hatırlamaya yardımcıdır, hazırlayanın kişiliğini/
bilgi düzeyini/tarzını yansıtır, bağlayıcıdır, inkâr edilemez, kanıt niteliği taşır, planlamak için zaman vardır, uzaktaki bireylere ulaşabilir, alıcıya derinlemesine düşünebilme imkânı sağlar, yaptırım gücünü arttırır, ceza olarak kullanılır, okunan mesaj daha iyi anlaşılır, mesaj tekrar tekrar okunabilir, detaylar üzerinde durulabilir, uzun mesajlarda tercih edilebilir. Belgeler arşiv
değerine sahiptir ve kalıcıdır, konu bir bütünlük içinde ifade edilebilir. Resmîdir ve yetkinin gücünü daha fazla hissettirir. Kurumun konuya olan ilgisinin bir göstergesidir.

Resmî belgede sahtecilik, resmî belgeyi bozmak,
yok etmek veya gizlemek, resmî belgenin düzenlenmesinde yalan beyan suçu 5237 Sayılı Türk Ceza
Kanunu’nun 204, 205 ve 206. maddelerinde düzenlenmiştir Bu Kanun’a göre, resmî belgeyi sahte
olarak düzenleyen, gerçek bir resmî belgeyi başkalarını aldatacak şekilde değiştiren veya sahte resmî
belgeyi kullanan kişi suçun niteliğine bağlı olarak
1 ila 8 yıl arası hapis cezası veya adli para cezası
ile cezalandırılır. Aynı Kanun’un 207. maddesine
göre özel bir belgeyi sahte olarak düzenleyen veya
gerçek bir özel belgeyi başkalarını aldatacak şekilde
değiştiren ve kullanan kişi, bir yıldan üç yıla kadar
hapis cezası ile cezalandırılır (www.tbmm.gov.tr/
kanunlar/k5237.html)

Açık ifadelerin kullanılması: Mecazi ya da imalı ifadelerle yazılmış kapalı anlatım diyebileceğimiz yazılar iş hayatında kullanılmamalıdır. Kapalı ifadeler yanlış bir mesajın anlaşılmasına ya da hiç anlaşılmamasına
neden olabilir. Yazılar açık ve anlaşılır olmalıdır. Anlaşılır olmak, verilmek istenen mesajla, alınan mesajın aynı olması ile mümkün olabilir. Devrik cümleler, belirli grup ya da mesleklerce kullanılan jargonlar, yabancı dildeki kelimeler, kısaltmalar, mecazi ifadeler, alaycı ifadeler, gereksiz tekrarlar,
edebî ifadeler, çelişkili ifadeler iş dünyasındaki yazışmalar için uygun değildir

Duyguların kullanımı: Yazıda anlatılmak istenen; canlı, saygılı ve içten bir ifade ile anlatılmalı, buna uygun sözcükler seçilmelidir. Ancak bu içtenlik, abartılı olmakla karıştırılmamalıdır. Örneğin, “sonsuz teşekkürlerimizle, ömrümüzün sonuna kadar minnettar kalacağımızı belirtiriz” gibi ifadeler uygun bir kullanım değildir. Mantık çerçevesinde, doğal, sade ifadeler kullanılması ve olumlu bir izlenim yaratılmaya çalışılması uygun olacaktır. Saygı ve nezaket çerçevesinde yazmak önem taşımaktadır. Gerekiyorsa teşekkür edilmeli ya da özür
dilenmelidir. Karşı tarafı ya da üçüncü şahısları rencide eden, olumsuz benzetmeler içeren kişi veya kurumları (örneğin rakipleri) küçümseyen, hakaret sözcükleri ile argo sözcüklerin yazışmalarda kullanılması uygun değildir.

Giriş: Konuya hazırlık ya da başlangıç aşamasıdır. Giriş bölümünde, konunun ya da sorunun ne olduğunun belirtilmesi, durumun açıklanması,
talebin belirtilmesi uygun olacaktır. Kısa ve kesin ifadelerle yazılmalıdır. Aşağıdaki ifadeler yazışmalar için uygun başlangıçlar değildir.
• Merhabalar efendim nasılsınız?
• Sağlığınıza duacıyız,
• Selamlar,
• Benim adım Deniz,
• XMX A.Ş. olarak size yazıyoruz,
• Bu sene kayıt işlemleri nasıl olacak?
• Rahatsız ediyorsam kusura bakmayın.
• Özür dilerim, size bir şey soracağım.

Yazılarda fikri güçlendiren yardımcı fikirler paragraflarla açıklanır. Fikirlerin sıralanışı rastgele değildir. Zaman sırası, sebep-sonuç ilişkisi kurma, kolaydan zora sıralama gibi kriterlere göre fikirler sıralanır. Yazının asıl amacının ortaya çıkarılması için düzenleme yapılır (Koç ve Öztoprak, 2007: 47).

Yazmaya başlamadan önce doğru oturuş pozisyonu alabilmek için (Topuz Savaş ve Savaş, 2005: 8);
• Sandalyenin yüksekliği kişinin klavyeye
rahat uzanacağı ve rahat oturacağı şekilde
ayarlanmalıdır.
• Sandalyede sırt dik olmalı ve sandalyenin
arkasına hafifçe yaslanılmalıdır.
• Dirsekler rahat bırakılmalı, vücuda yakın
olmalıdır.
• Masaya, karın bölgesi klavyeye dayanacak
kadar yakın ya da kollar dümdüz uzanacak
kadar uzak oturulmamalıdır.
• Bacaklar birbirine paralel ve ayakların her
ikisi de yerle temas hâlinde ancak biri diğerinden biraz önde olmalıdır.

Bir kişinin hızlı yazabiliyorum demek için, dakikada hatasız olarak en az 30 kelime ve daha fazlasını yazabilmesi gerekir. Noktalama işaretleri ve boşluklar da dahil olmak üzere her 5 vuruş bir kelime kabul edilir.

Zorunlu hâl: İlgili mevzuattaki özel hükümlere göre belgenin fiziksel ortamda hazırlanması gereken hâlleri ifade eder. Olağanüstü durum: Gerçekleşmesi hâlinde devleti veya kurumları olumsuz etkileyerek güvenlik zafiyeti oluşturabilecek veya uzun süreli elektrik kesintileri, donanım ve yazılım
sorunları gibi teknik gerekçelerle EBYS’nin uzun süreli olarak çalışmamasından dolayı belgenin fiziksel ortamda hazırlanması gereken durumları ifade eder

Kurumsal logo; Kurumlar hazırladıkları belgelerde tercihen kurum ve idare logosunu kullanabilir. Tek ya da iki logo kullanılabilir. Logo, tek kullanıldığında belgenin en üst orta kısmında “T.C.” ibaresini ortalayacak şekilde veya “Başlık” alanını ortalayacak şekilde belgenin üst sol kısmında yer alır. Belge üzerinde
iki ayrı logo kullanıldığında ise “Başlık” alanını ortalayacak şekilde hiyerarşi yönünden üst olan idareye ait logo solda, alt olan idareye ait logo sağda kullanılır

Tarih; sayı ile aynı satırda olmak üzere yazı
alanının en sağında gün, ay, yıl olarak rakamla ve
aralarına nokta işareti “.” konularak yazılır (Örnek:
15.04.2021). Ay adları, harfle de yazılabilir. Bu
durumda gün, ay ve yıl arasına herhangi bir işaret
konulmaz (Örnek: 20 Mart 2021).

Metin: Metin alanı, “Muhatap” veya varsa “İlgi” ile “İmza” arasındaki kısımdır.

Belgenin ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda yetkiler soldan sağa azalır. Yani Genel Müdür imzası kağıdın solunda yer almalıdır.

Paraf: Yazıyı hazırlayandan başlayarak ast üst ilişkisine dikkat ederek imzalayacak makama kadar olan bütün ara kademeyi belirleyen bölümdür. Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde paraf bilgileri üst veri
kısmında güvenli elektronik imza veya elektronik onay ile atılır. Elektronik onaylar, EBYS’nin günlük raporlarında kayıt altına alınır. Elektronik ortam ya da fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde paraf bilgileri muhatap ile paylaşılmaz. Fiziksel ortamda kullanılan paraf, kaybolmayacak ve kâğıda işlemesini sağlayacak mavi kalemle, yazı alanının sonunda ve sol kenarında, sadece yazıyı yazan birimde kalacak nüshada yer alır.

İletişim Bilgileri: İletişim bilgileri; solda belgeyi gönderen makamın adresini, posta kodunu, telefonunu, faks numarasını, e-posta adresini, kayıtlı elektronik posta (KEP) adresini ve internet adresini; sağda
bilgi alınacak kişinin adını, soyadını, unvanını ve telefon numarasını içerecek şekilde sayfa sonuna yazılır
ve çizgi ile ayrılır.

ÇOK GİZLİ, GİZLİ ve ÖZEL gizlilik dereceleriyle korunması gerekmeyen ve bilmesi gerekenlerden başkasının bilmesine lüzum görülmeyen mesaj ve dokümanlar "Hizmete Özel" olarak adlandırılır.

Resmî yazıların hazırlanmasında DETSİS
web servisinden alınacak veriler:
• Başlık (antet),
• Sayı bölümünde yer alan DETSİS No,
• Muhatap kurumun/kuruluşun adı
• İletişim bilgileri (adres, telefon ve faks
numarası, e-posta adresi, internet adresi)
5. Resmî yazıların muhatap kurumlara iletilmesinde DETSİS web servisinden alınacak
veriler:
• Şifreleme sertifikası (şifreli belge iletilmesi durumunda)
• Muhatap kurumun/kuruluşun Kayıtlı
Elektronik Posta (KEP) adresi
• Muhatap kurumun/kuruluşun adresi

Bilgi "Resmi yazışmalarda yönetmelik" çerçevesinde olması gereken bölümler arasında yer almaz.