MEDYA İLİŞKİLERİ

Halkla ilişkiler “bir örgütün iç ve dış kamularla, yani örgütün hedeflerine ulaşma yeteneğini etkileyen gruplarla kurduğu iletişime ait planlama, yürütme ve değerlendirme etkinliklerinin toplamı” olarak tanımlanmaktadır.

Medya ile ilişkilerin en yaygın aracı “basın bülteni” olarak bilinmektedir.

Halkla ilişkiler kampanyasının araştırma, planlama, uygulama ve değerlendirme aşamalarının basın toplantıları sürecinde de uygulandığını belirtilmektedir.

Basın konferansı sırasında: a. Karşılama, b. Zamanında başlamak, c. Kayıt almak, d. Sunuşlar, e. Soru ve cevap, f. Sonlandırma, g. Resmi olmayan ortam aşamaları gerçekleştirilmektedir.

Medya mensupları açısından ise basın konferansları “haber atlatma” imkânını önlediğinden, haber kaynağına ulaşmanın eşitlikçi koşullarını oluşturmaktadır.

Pazara yeni sunulacak ürünün konu edinildiği basın konferansları “basın lansmanı” ya da “basın tanıtımı” olarak da adlandırılmaktadır.

Örgütün finansal sonuçlarının ve kazanç duyurularının yapıldığı basın konferanslarının finansal halkla ilişkiler çalışmalarının yanı sıra, itibar yönetiminin de bir parçası olarak değerlendirmek mümkündür.

Halkla ilişkilerin bir diğer uygulama alanı olan kriz yönetiminde de, medyayı ve dolayısıyla kamuoyunu ivedilikle bilgilendirmenin önemi tartışmasızdır. Kriz, “bir kuruluşun üst düzey hedeflerini tehdit eden, kuruluşun varlığını tehlikeye sokan ve kuruluşun hızla tepki göstermesinin zorunlu olduğu durumlardır”.

Sadece örgütün aktardığı bilgi ve görüş değil, medya mensubunun gözlemleriyle, deneyimleriyle oluşturulacak bir içeriğin de üretilmesini sağlayan basın gezisi, hedeflenen amaca ve çalışmaya uygun olarak seçilen medya mensuplarının araştırma ve raporlama ziyareti olarak tanımlanmaktadır.

Basın Gezisi Sırasındaki Çalışmalar:
a. Tanışma,  b. Amaca ve plana sadık kalmak, c. İletişim halinde olmak, d. Kapanıştır.

Karşılama basın konferansı sırasında yapılacaklardandır.

Soru ve cevap basın konferansı sırasında yapılacaklardandır. Diğerleri öncesinde yapılır.

B şıkkı dışındakiler olumlu yönlerdendir.

Amaca ve plana sadık kalmak: Gezi süresince yapılan planlara ilişkin sürekli bilgi- lendirme yapmak, bir sonraki etkinliğe katılımcıları ve medya mensuplarını yön- lendirmek gezinin amacına ulaşmasını artırıcı unsurlardır.

Basın gezisinin olumlu yönleri;

Basın gezisi tüm taraflar açısından ilişki geliştirici bir etkinliktir.

Basın gezisine katılan medya mensuplarına gözlem yapma, deneyimleme imkânı sunar.
Basın gezisinin olumsuz yönleri;

Basın gezisi iyi planlanmaz ise sonuçları bakımından örgüt açısından riskler taşıyabilir. Gezi ile ilgili olumsuzluklar, ilişkinin zedelenmesine kurumsal açıdan da itibar kaybına sebep olabilir.

Basın gezisi hem hazırlık hem de katılım açısından zaman isteyen bir süreçtir. Katılımcıların zamanı etkin değerlendirememesi, geziyi olumsuz etkiler.

Supa (2014: 10) basın bülteni, toplantısı ve gezilerinin, bir bütün olarak medya ilişkilerinin kurucu ögeleri olduğunu; bununla birlikte medya ilişkilerinde, halkla ilişkiler uzmanları ve gazeteciler arasındaki ilişkinin gerçek doğasının, örgütsel politika, strateji ve amaçlara bağlı olarak, bu araçların kullanımı ve etkisiyle tanımlanacağını belirtmektedir.

Basın dosyası/ kiti hazırlamak: Toplantıya katılacak medya mensuplarına dağıtılmak üzere programın akışı, katılımcıların listesi ve özgeçmişleri, basın bülteni, toplantı konusuna ilişkin artalan enformasyonu, faaliyet raporu ya da özel raporlar, örnek olaylar, fotoğraflardan oluşan bir basın dosyası hazırlanmalıdır. Bu dosya basın konferansının başında medya mensuplarına verilmelidir. Basın kiti basılı olabileceği gibi dijital ortamda da sunulabilir; hatta kit, internet ortamında da erişilebilir hale getirilebilir. Basın kitlerinin de bulunabileceği internet ortamı “basın odası” olarak tasarlanmalı, kitlerin yanı sıra, örgütün yayınladığı basın bültenleri, fotoğraflar, görüntüler, yöneticiler tarafından yapılan açıklamalar burada bulundurulmalıdır. Basın odası, medyaya enformasyon ve iletişim alanı yaratmanın yanı sıra kurumsal bellek ve iletişim açısından da etkili bir ortam olarak düşünülmelidir.

Basın konferansının ardından

Kontrol: Etkinliğin bitmesiyle, toplantıya davet edilenlerin listesiyle katılan

medya mensuplarının listesinin karşılaştırılması yapılmalı, katılamayanlara ba-

sın kitinin ulaştırılması sağlanmalıdır.

Değerlendirme: Basın konferansının genel değerlendirmesi, nelerin eksik, ak-

sak işlediği ya da nelerin daha iyi olabileceği soruları eşliğinde, bir öz değer- lendirme olarak yapılmalıdır. Bu değerlendirme aynı zamanda raporlaştırılarak üst yönetime sunulmalıdır.

Medya görünürlüğü: Basın konferansının nihai hedefi, toplantının konusu ve amaçlarına koşut olarak olumlu medya görünürlüğü elde etmektir. Toplantının bitimiyle birlikte “hız” faktöründen hareketle yeni medya başta olmak üzere, geleneksel medya takibe alınmalıdır. Yapılan takipten elde edilen medya görünümü de, değerlendirme ile birlikte raporlaştırılarak üst yönetime su- nulmalıdır.

Leinemann ve Baikaltseva (2006: 23- 24) her bir basın konferansının talep, amaç, içerik, büyüklük, lokasyon ve altyapı gibi ölçütler açısından farklı özellikler taşıdığını belirtmekte ve basın toplantılarının yapılma amaçlarına göre türlerine ayırmaktadırlar. Bunlar; ürün/hizmet portfölye duyurusunun yapıldığı, örgütün finansal sonuçlarının ve kazanç duyurusunun yapıldığı, örgütsel oluşumlara ilişkin açıklamaların yapıldığı, yeni şirket stratejisi ya da strateji değişikliğinin açıklandığı, yeni faaliyet alanına ve iş imkânlarına ilişkin basın konferanslarıdır.

Narasimha Reddi (2009: 336) basın bülteni, açıklaması ve basın konferansında amacın örgütten haber medyasına bilgi ve görüş yaymak olduğunu, bu durumda medyanın örgütsel düzeyde söylediklerine medyanın tam anlamıyla bağımlılığı olduğunu belirtmektedir.