Aof Panel

S

Etkinlik kavramının tanımları nelerdir?

Etkinlik; bir kişinin, bir işletmenin, bir kurumun belirli bir alandaki eylem, faaliyeti olarak tanımlanmaktadır . Etkinlik yönetiminin farklı disiplinlerin çalışma konularından biri olması sebebiyle etkinlik kavramına ilişkin farklı tanımlamalar da mevcuttur. Bunlardan bazılarını şu şekilde sıralayabilmek mümkündür :

Belirlenmiş bir zamanda ve yerde, belirli koşullar altında gerçekleşen dikkate değerbir olay.
İnsanların günlük yaşantılarında sürdürdükleri normal faaliyetlerin dışındaki rutin olmayan olaylar.
Süresi, biçimlenişi, yönetimi ve insanlarının karışımından oluşan özgün olaylar.

S

Etkinlik yönetimi kavramını açıklayınız.

Etkinlik yönetimi sosyal, kültürel ya da kurumsal amaçlara hizmet etmek için tüm ayrıntıları önceden planlanarak gerçekleştirilen ritüelleri; sunum, performans veya kutlamaları tanımlamaktadır. Bir başka deyişle etkinlik yönetimi, bütünleşik pazarlama iletişimi açısından hedeflenen amaçların gerçekleştirilmesi ve hedef kitleyle buluşabilmek için organize edilen faaliyetler bütünüdür.

S

Kurumlar için etkinliklerin hedefleri nelerdir?

Katılımcılara, organizasyona, bütçe ve plan yanında medya yansımasına gereksinim duyan ve kurumsal amaçlara katkıda bulunan etkinliğin belli başlı hedefleri bulunmaktadır:

• Sürekli ve güvenilir finansman sağlanmasına hizmet etmek,
• Medya ilgisi yaratarak farkındalığı arttırmak,
• Farklı etkinliklerle fon oluşturma ya da diğer aktivite ve programlara daha çok ilgi

çekmek,
• Kurum itibarını arttırmak,
• Hedef kitle, kurum içi personel ve kamuoyunda iyi niyet ve ilgi yaratmak.

S

Etkinlik deneyiminin boyutları nelerdir?

etkinlik deneyiminin pazarlama materyallerinin hazırlanması, ortam ve dekor, eğlence, ulaşım ve giriş, yiyecek ve içecek, konfor ve hatıralar olmak üzere altı farklı boyutu bulunmaktadır. İçinde pek çok farklı unsuru barındıran bu çok boyutlu deneyim beraberinde etkinliği düzenleyen, ona sponsor olan, vb. tüm örgütler için imaj ve itibarı tümden etkileyecek önemli bir temas noktasıdır. Etkinlik hedefi belirlendikten ve hedef kitle seçildikten sonra etkinliğin amacına uygun pazarlama materyalleri hazırlanmalıdır. Bu noktada halkla ilişkiler tekniklerinin kullanılması, farklı reklam ortamlarından yararlanılması, etkinliğin sosyal medyada duyurumu, ağızdan ağıza pazarlama faaliyetlerinden destek alınması kaçınıl- mazdır. Ortam ve dekor ayrıntılarıyla düşünülüp tasarlanmış olmalı, eğlence etkinlik amacına uygun olmalıdır. Ulaşım ve giriş aksaklık yaşanmayacak şekilde planlanmalı, yiyecek ve içecek düzeni organize edilmelidir. Tüm bu unsurlara hedef kitlenin konforunun sağlanması da eklenince, başarılı bir etkinliğin yaratacağı olumlu hatıraların kurumsal itibar ve marka imajının elde edilmesine sağlayacağı katkı göz ardı edilememektedir.

S

İçeriklerine göre etkinlikler hangi ana sınıflara ayrılır?

Etkinlikler içeriklerine göre sınıflandırıldıklarında sekiz ana grupta toplanmaktadır.

Kültürel kutlamalar
Sanat etkinlikleri
İş ve ticaret etkinlikleri
Spor müsabakaları
Eğitim ve bilim etkinlikleri
Rekreasyon etkinlikleri
Politik etkinlikler
Özel etkinlikler

S

Kültürel kutlamalar içerikli etkinlikler hangileridir?

Kültürel kutlamalar

- Festivaller
- Karnavallar
- Dini etkinlikler

- Geçit törenleri

- Anma törenleri

S

Sanat içerikli etkinlikler hangileridir?

Sanat etkinlikleri
- Konserler
- Performans gösterileri

- Sergiler
- Ödül törenleri

S

iş ve ticaret içerikli etkinlikler hangileridir?

İş ve ticaret etkinlikleri

- Fuarlar
- Pazarlar
- Satış etkinlikleri
- Tüketici şovları ve ticari şovlar
- Ticari sergiler
- Toplantı ve konferanslar
- Tanıtım etkinlikleri
- Bağış toplama etkinlikleri

S

Eğitim ve bilim içerikli etkinlikler hangileridir?

Eğitim ve bilim etkinlikleri
- Seminerler, çalıştaylar, klinik çalışmaları

- Kongreler
- Yorumlayıcı etkinlikler

S

Rekreasyon içerikli etkinlikler hangileridir?

Rekreasyon etkinlikleri
- Eğlence için oyun ve spor

- Eğlence etkinlikleri

S

Politik içerikli etkinlikler hangileridir?

Politik etkinlikler
- Açılış töreni
- Resmi atama töreni

- VIP ziyaretleri
- Miting

S

Tassiopoulos etkinlikleri nasıl sınıflamaktadır?

Etkinlik tipolojisinde en fazla dikkate alınan sınıflandırmalardan biri, Dimitri Tassiopoulos’a aittir. Tassiopoulos, etkinlikleri planlanma biçimine göre planlanan ve planlanmayan etkinlikler olmak üzere iki grupta değerlendirilmektedir. Planlanan etkin- liklerin ayrıntıları etkinlik yöneticisi ve ekibi tarafından ayrıntılı olarak tasarlanmıştır. Planlanmayan etkinlikler ise beklenmedik bir şekilde ortaya çıkmaktadır.

S

Planlanan Etkinlikler kendi içerisinde nasıl sınıflanmaktadır?

Şekil 4.2’de görüldüğü üzere planlanan etkinlikler sıradan ve özel etkinlikler olmak üzere iki alt grupta incelenmektedir. Özel etkinlikler küçük ve büyük olarak, büyük etkinlikler de özellikli ve mega etkinlikler olarak alt dallara ayrılmıştır. Planlanan etkinliklere konferans, basın toplantısı, tören, fuar, açılış gibi organizasyonlar örnek olarak verilebilmektedir. Planlanmayan etkinlikler ise sosyal aktivistlerce yapılan eylemler gibi beklenme- dik bir anda ortaya çıkan etkinliklerdir. Sıradan etkinlikler okullarda Pazartesi ve Cuma günleri yapılan törenler gibi düzenli olarak yapılan etkinliklerdir. Özel etkinlikler ise günlük hayat rutininin dışında kalan olayları betimlemektedir.

Özel etkinlikler, etkinlik yönetimi içerisinde en sık organize edilen etkinlik türüdür. Özel etkinliklerin “Etkinliği düzenleyen birimin normal faaliyetlerinin dışında bir kereliğine veya nadiren düzenlenen etkinlikler” ve “Müşteri veya misafire göre hayatın günlükakışının dışında, boş zaman değerlendirme, kültürel ve sosyal deneyim fırsatı edinme” olmak üzere iki ayrı tanımı bulunmaktadır.

Özel etkinliklerin başlıca özelliklerini şu şekilde sıralayabiliriz :

• Sıra dışı ya da biricik olma özelliğine sahiptir.
• Belirli bir ekonomik etkisi vardır.
• Medyanın dikkatini çeker.

• Bir bölgeye olan farkındalığı arttırır, imajını ya da profilini zenginleştirir.

• Bir kere ya da nadir olarak ortaya çıkar.
• Sınırlı bir süresi vardır.
• Sosyal bir deneyim vaat eder.

• Turistleri çeker ya da turizmin gelişimini sağlar.

S

Özel etkinlikler kendi içinde de nasıl bir sınıflandırmaya sahiptir:

Özel etkinlikler kendi içinde de ayrı bir sınıflandırmaya sahiptir:

Resepsiyon, kabul töreni: Basit resepsiyon, ürünün test edilmesini sağlama, açılış ve gösteri, icra, yapılan işlerin gösterimi
Kurum yemekleri: Kurum içi yemekler, kurum dışı yemekler
Katılımlı aktiviteler: Sportif aktiviteler, oyunlar
Geniş katılımlı aktiviteler: Festivaller, fuarlar ve sergiler, törenler

S

Büyük etkinliklerin temel özellikleri nelerdir?

Büyük etkinliklerin temel özellikleri şunlardır :

• Büyük ölçeklidir.
• Ulusal ve uluslararası düzeyde olabilir.
• Belirli bir yere bağlıdır.

• Bölgeye yatırım ve kaynak çeker.
• Kalabalık grupları çeker.
• Her zaman olmayan bir olaydır.
• İçinde festivalleri ve diğer etkinlikleri barındırır.

• İlgili hizmetlere ilişkin talebi arttırır.

• Büyük maliyetler yaratır.
• Prestij ve statü içerir.
• Gelenek veya sembolik unsurları içerir.
• Ya arkasında bir miras bırakır ya da kentsel yenilenmeyle sonuçlanır.
• Destinasyon ve etkinlik aynı anlama gelmeye başlar.

S

Wanklin’e göre etkinlik yönetim süreci hangi aşamadan oluşmaktadır?

Wanklin’e göre etkinlik yönetim süreci sekiz aşamadan oluşmaktadır:

Vizyon: Bir etkinlik yapmaya karar vermek
Kuruluş: Geçici yapı veya komitenin oluşturulması
Biçimselleştirme: Organizasyonun kurulması
Planlama süreci: Etkinliğin planlanması
Finansal düzenleme: Maliyet planları ve kaynak yaratma
Faaliyetlerin programlanması: Uygulanacak programın hazırlanması, rol ve sorumlulukların belirlenmesi
Uygulama: Etkinliğin gerçekleştirilmesi
Değerlendirme: Performansın ve vizyona ulaşılıp ulaşılamadığının gözlenmesi.

S

Etkinlik yönetim sürecinde araştırma aşamasında neler yapılmaktadır?

Araştırma aşaması, başarılı bir etkinlik yönetim sürecine atılan ilk adımdır. Detaylı bir araştırma sürecinde nicel ve nitel araştırma yöntemleri yoluyla bilgiye ulaşılmaktadır. Örnek olay çalışması, odak grup araştırması, anket yoluyla ölçme gibi yöntemler istenilen verinin toplanmasına yardımcı olmaktadır.

Araştırma aşamasında aşağıdaki basamaklar bir yol haritası olarak kullanılabilmektedir:

• Geliştirilen etkinlik ürünü nedir?
• Neden bu etkinliği yapmalıyız?
• Bu etkinliğin paydaşları kimler olacak?
• Etkinlik ne zaman gerçekleşecek?
• Etkinlik nerede düzenlenecek?
Bahsi geçen basamaklar izlenerek hangi tür etkinlik yapılacağı, etkinliğin düzenlenme amacının ne olduğu, etkinliğe kimlerin katılacağı, etkinliğin gerçekleşme tarihleri ve nerede yapılacağı konusunda bir yol haritası çizilebilmektedir.

S

Etkinlik yönetim sürecinde tasarım aşamasında neler yapılmaktadır?

Tasarım aşaması, “planlama aşamasını planlamak” olarak bilinmektedir. Bu aşamada etkinliğin uygulama süreci, araştırma aşamasında elde edilen verilerin analizi doğrultusunda tasarlanmaktadır. İhtiyacın ortaya çıkması, amaç ve hedeflerin belirlenmesi ve söz konusu amaç ve hedeflere uygun etkinliğin tasarlanması, dikkatli bir çalışma kritik analizlerin ürünüdür. Yaratıcı fikirlerin ortaya çıktığı bu aşamada fikrin uygulamaya nasıl dönüştürüleceğine ve belirlenen amaçlara ulaşmaya ne ölçüde yardım ettiğine dikkat edilmesi gereklidir.

S

Etkinlik yönetim sürecinde planlama aşamasında neler yapılmaktadır?

Planlama aşaması, etkinlik yönetim sürecinin belki de en uzun aşamasıdır. Araştırma ve tasarım süreci ne kadar ayrıntılı düşünülmüşse planlama süreci de doğru orantılı bir şekilde kısalacaktır. Planlama aşamasında eldeki araştırma sonuçlarına göre tasarlanan çözümlerin nasıl, ne zaman, hangi şekilde uygulamaya geçirileceği irdelenmektedir.

Planlama aşamasının başlıca yararlarını şöyle sıralayabiliriz:

• Planlama; yönetimin ileriyi sistemli olarak düşünmesine yol açar.
• İşletme çabalarının daha iyi koordine edilmesini sağlar.
• Denetim standartlarının geliştirilmesine yardımcı olur.

• İşletmeyi yönlendiren amaçları ve politikaları daha net ve belirgin hale getirir.
• Ani değişmelere karşı daha hazırlıklı olmayı sağlar.
• Planlamaya katılan çeşitli düzeylerdeki yöneticilerin karşılıklı olarak sorumluluklarına canlılık kazandırır.

Belirtildiği üzere, etkinlik süreci ve söz konusu sürecin yönetimine olduğu kadar kurum içi işleyişe de yarar ve katkıları bulunmaktadır.

S

Etkinlik yönetim sürecinde uygulama aşamasında neler yapılmaktadır?

Planlanan faaliyetlerin uygulanmaya başlanacağı bu aşamada etkinlik yöneticisi hızlı ve doğru kararlar vermek durumundadır. Bu noktada etkinlik yöneticisinin karar aşamasında değerlendirmesi gereken bazı noktalar bulunmaktadır :

Çoğu problem birden fazla açıdan incelemeyi gerektirdiğinden elde edilebilecektüm bilgileri toplayın.
Kararınızı finansal açıdan değerlendirin.
Kararınızı ahlaki açıdan değerlendirin.
Bir karar verin ve asla verdiğiniz karardan dönmeyin.
Uygulama aşamasında alınacak hızlı ve doğru kararlar, etkinliğin başarılı yürütülmesi

açısından hayati önem taşımaktadır.

Etkinlik Yönetimi