ANALİZ VE ARAŞTIRMA SONUÇLARINI SUNMAK

Etkili bir raporun barındırması gereken özellikleri ise şöyledir:
• hedef kitle ve amaca uygun,
• tam ve doğru,
• mantıklı,
• açık ve net,
• kısa ve öz,
• belli başlıklar altında düzenlenmiş, olmalıdır.

Genel olarak aşağıdaki model bir araştırma raporunun sunulması için örnek yapı olarak sunulmaktadır:
1. Kapak Sayfası
2. İçindekiler Tablosu
3. Özet /Yönetici Özeti
4. Giriş
5. Raporun Gövdesi
6. Sonuçlar
7. Öneriler
8. Ekler
9. Kaynakça
10. Dizinler

Bir rapor yazma sürecinde genele olarak iki aşamadan söz etmek mümkündür. Rapor yazmaya başlamadan önce bir hazırlık aşamasına yani plana ihtiyaç duyulmaktadır. Bu hazırlık yapıldıktan ve plan oluşturulduktan sonra yazma aşamasına geçilir. Bir plan dahilinde ve biçimsel özellikler dikkate alınarak
rapor yazılır.

Planlama aşamasında yapılacaklar:

• Amacın Tanımlanması
• Hedef Kitlenin Tanımlanması
  • İçeriğin Belirlenmesi

Raporun ortaya çıkış biçimine dayandırılan türler açısından raporlar ele alındığında şunlarla karşılaşılır:
• Olaylara dayalı raporlar: Bir olay, kaza, yeni bir iş programı hakkında bilgi vermeyi amaçlayan
raporları içerirler.
• Eğitsel raporlar: Ortaya çıkan bir değişikliği, geliştirilen bir sistemi, yeni iş değerlendirme
şemasını açıklayan türde raporları içerir.
• Yol gösterici raporlar: Bir fikrin benimsetilmesini sağlamak üzere ikna etmeyi hedefleyen
raporlardır. Bu raporlarla açıklamak üzere bilgi verilir ve ikna etmek amacıyla açıklamalar
yapılar. Genellikle, pazarlama, iletişim ve marka raporları bu türden raporlardandır.

• Ana Metnin Oluşturulması
• Özet/Yönetici Özeti
  • Tamamlayıcı Malzemelerin Oluşturulması

Ana metin genel olarak dört bileşenden oluşur: giriş, gövde, sonuçlar ve öneriler.

Kapak sayfasında yer alması gereken bilgiler şunlar olmalıdır:
• Rapor Başlığı
• Yazar Adı, Ünvanı ve Görev Yeri
• Raporun Dayandığı Belge
• Raporun Üretim Yeri
• Tarih

• Sunuş yazısı
• Kapak sayfası
• İçindekiler tablosu 
• Kaynakça ve başvuru kaynakları
• Ekler
• Sözlük ya da adlar dizini

Yönetici özeti kavramı, bir bütün olarak, kapsamlı olarak hazırlanan raporda temel noktaların gözden geçirilmesine olanak sağlayan bölümdür.

Temel başlıklar itibariyle bir yönetici özetini hazırlarken dikkat edilmesi gereken noktalar şunlardır:
• Rapor yazımında yapılacak en son iş olmalıdır.
• Raporun en önemli bölümü olarak kullanılmalıdır.
• Ana raporun 1/10’unu geçmeyecek uzunlukta yazılır.
• Genellikle 5 sayfayı geçmez.
• Basit bir dil kullanılmalıdır.
• Yeni bilgilere yer verilmemelidir.
• Ana noktaların listelenmesi ana raporla aynı düzende olmalıdır.
• Her bir ana nokta için tanıtıcı basit cümleler kullanılmalıdır.
• Gerekli olduğunda destekleyici ve açıklayıcı cümleler eklemeli, ancak gereksiz teknik malzeme
ve jargondan kaçınmalıdır.
• Özetin amacı, mesajı ve anahtar önerileri içerdiğinden emin olunmalıdır.

• Metin kontrolü, gramer, kullanımı, doğru yazma ve heceleme açısından dilbilgisi kontrolü
mutlaka yapılmalıdır.
• Metin tarafsız bir gözle ve farklı bir bakış açısıyla da değerlendirilmelidir.
• İçerikte şu bilgiler yer almalı
• Hızlı bir bakış
• Her bölüme ait önemli olaylar
• Ana hatlar

Bir sunumun yapılabilmesi üç adımda gerçekleşmektedir. Bir raporun sunumu için öncesinde mutlaka yine bir plan hazırlanmalıdır. Bir sunum planın hazırlandıktan sonra rapor konuşma metnine dönüştürülerek sunum dosyası hazırlanır ve son aşamada ise sunum gerçekleştirilir.

Sunum planını uygularken, sunum amacı, yeri, süresi dinleyici özellikleri, görsel yardımcılar gibi unsurları dikkate almak gerekir.

Sunum için kullanılan görsel yardımcılar:

Beyaz Tahta
Etkileşimli Tahtalar
Tepegöz
Bilgisayar Kullanımı
Video ve Film Kullanımı

Metin özellikler açısından dikkat edilmesi gereken noktalar ise şunlardır:

• Her sayfada sadece bir kavram ele alınmalıdır.
• Hareketli metin ve sayfa akışlarından kaçınmalıdır.
• Madde imlerinin kullanımı
• Süre giden adımlardan ve sıralı süreçten bahsedilmiyorsa sıralı madde imi kullanılmamalıdır.
• Kısa paragraflar
• Mesafeye uygun yazı büyüklüğü seçilmeli
• Aynı sayfada en çok iki farklı yazıtipi olmalı
• “Anahtar kelimeler” kullanılmalı
• Okunabilir yazı tipi seçilmeli
• Kapanış için teşekkür ve iletişim bilgilerini içeren bir sayfa kullanılmalıdır.

Sunum dosyası oluştururken, metin özelliklerine, renklere, kullanılacak görsel öğelere dikkat edilmelidir.

Bir sunum içerisinde kullanılabilecek görsel öğeler şunlardır:

• Fotoğraflar

• Çizimler
• Animasyonlar
• Tablolar
• Grafikler
• Diyagramlar
• Akış Şemaları
• Örgüt Şemaları

Etkili bir konuşmanın gerçekleşmesi için Adair (2004; 56) şunları önermektedir:
• Açık ve net olma: Konuşmada sunulan fikirle ilgili olarak açık bir şekilde ifade edilmelidir.
• Ön hazırlık yapma: Hedef ve içeriğin sunumu ile ilgili bir konuşma planı oluşturulmalıdır.
• Sade olma: Gereksiz detaylarla izleyenlerin sıkılmasına neden olunmamalıdır. Konunun özünü
sunmak yeterlidir.
• Canlı sunma: Sunuşun canlı ve enerjik bir biçimde sunulması önerilmektedir. İlgi çekebilmek ve
etkili iletişim kurabilmek amacıyla canlı bir sunuş yapılmalıdır.
• Doğal olma: Özellikle ses tonunun ve beden dilinin kullanımında doğal davranılmalıdır.
• Kısa ve öz olma: Konun sade olarak anlatılmasıyla bağlantılı olarak zamanı iyi kullanmak
sunuşu istenen sürede bitirmek açısından önemlidir.

Beden dilinin geliştirilmesi için bazı öneriler sunulabilir: 
• Kol ve bacaklar kavuşturulmamalı: Savunma görünümü vermektedir.
• Göz temasının kurulmalı: Dik dik bakmak kabalık ancak göz temasının kurulması izleyenlerle
bağ kurulmasını kolaylaştırır.
• Omuzlar kasılmamalı: Rahatlamaya çalışmak için omuzları kasmaktan vazgeçmek gerekir.

• Kafa sallanmalı: Dinleyenlere bir işaret vermek için hafif bir biçimde kafa sallanabilir. Çok
fazla yapılmamalıdır.
• Kendini salmamalı: Rahat olunmalı ama aşırı değil.
• Eğilmeli: Birisi konuşurken ilgi göstermek için ona doğru eğilebilirsiniz; ancak çok eğilmek de
doğru değildir.
• Gülümsemeli: Gülümsemek ya da gülmek olumlu bir olmanın göstergesidir.
• Yüze dokunmamalı: Bu sinirli ve gergin olunduğunun göstergesidir.
• Baş dik durmalı: Başı aşağı eğip yere bakmamalıdır. Başı dik tutarak karşınızdakinin yüzüne
bakılmalıdır.
• Ağır hareket edilmeli: Bu daha az stresli olduğunuzu gösterir.
• Huzursuz olunmamalı: Rahatlamaya çalışılmalı, yavaşlamalı ve hareketler odaklanılmalıdır.
• Eller daha güvenli kullanılmalı: Yapılan sunuş içeriğinde içeriğe uygun olarak ellerin kullanımı
doğal olmalıdır. • Kafa sallanmalı: Dinleyenlere bir işaret vermek için hafif bir biçimde kafa sallanabilir. Çok
fazla yapılmamalıdır.
• Kendini salmamalı: Rahat olunmalı ama aşırı değil.
• Eğilmeli: Birisi konuşurken ilgi göstermek için ona doğru eğilebilirsiniz; ancak çok eğilmek de
doğru değildir.
• Gülümsemeli: Gülümsemek ya da gülmek olumlu bir olmanın göstergesidir.
• Yüze dokunmamalı: Bu sinirli ve gergin olunduğunun göstergesidir.
• Baş dik durmalı: Başı aşağı eğip yere bakmamalıdır. Başı dik tutarak karşınızdakinin yüzüne
bakılmalıdır.
• Ağır hareket edilmeli: Bu daha az stresli olduğunuzu gösterir.
• Huzursuz olunmamalı: Rahatlamaya çalışılmalı, yavaşlamalı ve hareketler odaklanılmalıdır.
• Eller daha güvenli kullanılmalı: Yapılan sunuş içeriğinde içeriğe uygun olarak ellerin kullanımı
doğal olmalıdır.

Sunuş yapılması kapsamında konuşmanın desteklenmesi amacına yönelik olarak beden dili, jest ve
mimikler, ses tonu ve susma başlıklarına yer verilmektedir.