MALİYET YÖNETİMİ ARACI OLARAK BÜTÇELER

Bütçe; işletme yönetimi tarafından belirlenen amaçlara ulaşabilmek için yerine getirilmesi gereken faaliyetleri yürütebilmek amacıyla önerilen planın sayısal ve finansal ifadesidir ve aynı zamanda, bu planın uygulanması sırasında yapılması gerekenlerin eş güdümlü (koordinasyonlu) şekilde yürütülebilmesinde yardımcı bir araçtır.

İşletmelerde bütçeler ; 

• Yıllık faaliyetlerin planlanmasında yardımcı olabilmek, 
• Farklı bölümlerdeki bölüm içi faaliyetlerin eş güdümü (koordinasyonu) ve bölümler arasında uyumu sağlayabilmek,
• Farklı bölüm yöneticilerine planları iletilebilmek,
• Yöneticileri işletmenin amaçlarının başarılabilmesi yönünde güdüleyebilmek (motive edebilmek),
• Faaliyetleri kontrol edebilmek, 
• Yöneticilerin başarısını değerlendirebilmek amaçları ile hazırlanmakta ve kullanılmaktadır.

Bu bütçe yaklaşımı, yukarıdan aşağıya doğru bütçeleme olarak da tanımlanmaktadır. Bu yaklaşımda üst yönetim, bütçenin düzenlenmesi sırasında dikkate alınacak parametreleri belirler. Bu parametreler genel ve özel parametreler olabilir. Örneğin; döviz kuru tahminini üst yönetim belirleyerek bütçe komitesine iletebilir. Kabul ettirilen bütçe yaklaşımında, işletme üst yönetimi, bir bütün olarak işletmenin amaçlarına ve hedef­lerine karar verdikten sonra, bunları orta düzeydeki yöneticilere talimatlar aracılığıyla iletir. Orta düzeydeki yöneticilerden de bu amaçların yerine getirilmesi istenir. Alt düzeydeki çalışanları işletmenin genel hedef­lerinin belirlenmesinde çok küçük katkıları vardır. Ancak, bu yaklaşımda en alt düzeyde çalışanların katılımı sağlanmadığı için önemli güdüleme sorunları doğmaktadır. Bütçenin hazırlanmasına katılmayan çalışanlar, kendi bütçelerindeki hedef­lere ve amaçlara ulaşabilmek için yoğun bir çaba içine girmemektedir.

Bu yaklaşım, aşağıdan yukarıya doğru bütçeleme olarak da tanımlanmaktadır. Katılımlı bütçe yaklaşımı, tüm düzeylerdeki yöneticilerin ve hatta bazı durumlarda yönetici olmayanların, bütçe hazırlama sürecinin içinde yer almaları düşünce yapısına dayanır. Katılımlı bütçe yaklaşımı işletme içinde geliştirilen iletişim kanallarından, eş güdümden ve güdülemenin sağladığı olanakları kullanır. Üst yönetim genel bütçe ilkelerini ortaya koyarak bütçe sürecini başlatır ve daha alt düzeyde çalışanlar kendi birimlerinin bütçesini geliştirerek genel bütçenin düzenlenmesine katkıda bulunurlar. Bu yaklaşımda bütçe önerileri, ilk olarak en alt düzeydeki yöneticiler tarafından yapılmaktadır ve daha sonra bir üst düzeyin önerileri ile bütünleştirilmektedir ve bütçenin tamamlandığı en üst düzeye kadar bu şekilde hazırlanarak devam etmektedir. Katılımlı bütçe yaklaşımında, işletmenin bir bölümünden sorumlu yöneticiler, bütçeleme sürecine kendi bölümlerine ilişkin ilk verileri girdiklerinden, bu, işletmenin alt düzeylerinde bütçeleme sürecine karşı bir güven duygusunu ortaya çıkarır. Ayrıca, bu yaklaşım, bütçe tahminlerindeki doğruluk oranını artırır ve bütçeden sorumlu kişileri, amaçların ve hedef­lerin başarılması yönüne döndürmektedir. Bu da bütçeleme sürecinin gücünü artırıcı bir faktördür.

Bütçe dönemi olarak bir yılın dikkate alınması oldukça çok görülen bir durumdur. Ancak, çok sayıda işletme daha kısa süreler - örneğin; bir ay, üç ay veya altı ay- veya çok uzun süreler - örneğin; iki yıl, beş yıl- için de bütçe düzenlemektedir. Genellikle bir yıldan daha kısa dönemi kapsayan bütçe döneminde -örneğin; üç ayı içine alan çeyrek dönemlik bütçelerde- bir sonraki dönemin - bir sonraki üç ayın- bütçesi hazırlanır. Örneğin; Ocak, Şubat ve Mart aylarını kapsayan ilk çeyrek dönemde, Nisan, Mayıs ve Haziran aylarını kapsayan çeyrek dönemin bütçesi, elde edilen yeni bilgilere göre değiştirilebilir. Bu bütçelerde daha sonra yıllık temelde gözden geçirilir. Bu bütçeleme süreci, sürekli bütçeleme olarak tanımlanır. Bu bütçeleme süreci ile bir bütçe dönemi bittiğinde yeni bir bütçe dönemi süreye eklenerek, on iki aylık dönem temelinde bütçelerin her zaman hazırlanması sağlanır. Böylece, planlamanın yılda sadece bir defa yerine getirilmesi gereken bir fonksiyon olmadığı da ortaya çıkmaktadır.

İşletme bütçeleri hazırlanırken temelde şu aşamalar dikkate alınır: 

• İlkelerin belirlenmesi
• İlk teklif
• Birleştirme ve düzeltmeler
• Görüşmeler ve düzeltmeler
• Ayrıntılı plan teklifi
• Onay ve uygulama.

Üretim işletmeleri için bütçenin temel taşlarısırasıyla; a. Satışlar bütçesi b. Üretim bütçesi c. Direkt ilk madde/ malzeme bütçesi d. Direkt işçilik bütçesi e. Genel üretim giderleri bütçesi f. Pazarlama, satış, dağıtım ve genel yönetim giderleri bütçesi g. Satılacak mamullerin maliyeti bütçesi h. Yatırım bütçesi i. Nakit bütçesi j. Proforma (bütçelenmiş) gelir tablosu k. Proforma (bütçelenmiş) bilanço'dur. 

İşletme bütçesinin hazırlanmasına; planlanan ürünlere ilişkin satış miktarı, ürünlerin satış fiyatları ve toplam satış gelirinin yer aldığı satış bütçesi ile başlanmaktadır. Satış bütçesi genel bütçenin hazırlanmasında başlangıç noktasıdır. Satış bütçesinde gelecek dönem içinde satılması planlanan ürünlere ilişkin miktar, birim fiyat ve miktar ile birim fiyatın çarpılması sonucu belirlenebilecek satış gelirleri açıklanır.

İşletmenin genel bütçesinin hazırlanması ile ilgili hazırlanacak ilk bütçe olan satış bütçesi hazırlanırken, satış miktarı ve birim fiyat tahmin edilirken hangi verilerden yararlanılmalıdır? Satış bütçesi genel bütçenin hazırlanmasında başlangıç noktasıdır. Satış bütçesi öncesinde, işletme içi ve dışı çevre koşullarının yanı sıra, eğer mümkünse, pazarlama araştırması yapılarak, çeşitli bilgi ve verilerden yararlanılarak satışların miktar ve birim fiyatları tahmin edilir. Bu bilgiler sonucunda da satış bütçesi oluşturulur.

Direkt ilk madde ve malzeme bütçesi; miktar ve satın alma bütçesi olarak iki bölümdem oluşmaktadır. Üretim bütçesi temel alınarak hazırlanan miktar bütçesinde, üretim için gerekli olan ilk madde ve malzeme miktarına dönem sonunda stokta olması istenen miktar eklenirken dönem başı stok miktarı çıkarılarak sonuca ulaşılır. Tutar bilgisinin yer aldığı satın alma bütçesinde ise miktar ve birim satın alma fiyatı çarpılarak sonuç elde edilir.

Satış bütçesi düzenlendikten sonra, gelecek bütçe döneminde üretilmesi gereken ürün miktarlarını belirlemek ve üretimi organize etmek için üretim bütçesi hazırlanır. Üretim bütçesi sadece miktar olarak düzenlenir. Üretim miktarı, hem satışlar için gereksinim duyulan hem de arzu edilen dönem sonu stok miktarlarını karşılayabilecek miktarda olmalıdır. Bu miktarların bir kısmı dönemin başında işletmenin stoklarında varolan dönem başı stok miktarı ile de karşılanabilir. Bu durumda, geriye kalan miktarın üretilmesi gerekir. Üretim bütçesinde; satış miktarı bilgileri, dönem başı ve dönem sonu stok miktarı bilgileri bir araya getirilerek gerekli olan üretim planlanır.

Direkt işçilik bütçesi; gereksinim duyulan direkt işçilik saatlerini (sürelerini) ve üretim bütçesiyle belirlenen ürün miktarını üretebilmek için direkt işçilerin normal süre çalışması sonrası hak edilecek ücretin bütçelenmesini içerir. Direkt ilk madde/malzeme kullanımında olduğu gibi direkt işçilik kullanımı, işçilik ile çıktı arasındaki teknolojik ilişki ile belirlenir. İşçiliklerin etkin ve verimli kullanıldığı varsayılırsa teknoloji değişmediği sürece, belirli bir ürünün ne kadar sürede üretilebileceği belirlenir ve bu süre ile üretim miktarı çarpılarak gerekli toplam süre bulunur. Bulunan bu süre, saat başına ücret ile çarpılarak direkt işçilik giderleri bütçelenmiş olur. Direkt işçilik bütçesinde kullanılan direkt işçilik saat ücreti, bir direkt işçiye dönem içinde ödenecek saat ücreti ortalamasıdır. Bu ücret ortalama olduğundan, işçilere ödenecek ücretlerdeki değişiklikleri de kapsamaktadır.

Genel üretim giderleri bütçesi, üretim ile ilgili tüm indirekt unsurların beklenen giderlerini gösterir. Genel üretim giderleri bütçesi düzenlenirken faaliyetlere dayalı maliyetleme düşüncesi ile hareket edilerek farklı düzeydeki faaliyetlerin maliyetleri düşünülmelidir. Bazı faaliyetlerin maliyetleri değişken maliyet özelliği gösterdiğinden faaliyet düzeyindeki değişmelerle doğru orantılı olarak değiştiği, bazılarının ise sabit maliyet özelliği göstererek belirli düzeyde değişmediği görülmektedir.

Üretilen mamullerin pazarlanması ve dağıtımı da oldukça önemlidir. Üretim giderlerinin kontrol altında tutulması kadar ne kadar önemliyse pazarlama-satış ve dağıtım giderlerinin de planlanması ve kontrol altında tutulması da o kadar önemlidir. Ayrıca genel yönetim giderleri de bütçelenmelidir. Pazarlama, satış, dağıtım ve genel yönetim giderleri bütçesi pazarlama ve yönetim fonksiyonunun yerine getirilmesinde ortaya çıkacak giderlerin tahminlerini kapsar. Pazarlama, satış, dağıtım ve genel yönetim giderleri için düzenlenecek bütçe, bütçe dönemi içinde üretim dışında yerine getirilen diğer faaliyetler nedeniyle katlanılması söz konusu olabilecek diğer giderleri kapsar.

Yatırımlar, bir işletmeye uzun dönemde duran varlık kazandırmak amacıyla yapılır ve işletmenin sabit sermaye unsurlarını açıklar. Yatırımlar, uzun dönemli planlamayı gerektirir ve tamamlanmaları birden fazla dönem sürebilir. Birden çok dönemde tamamlanacak yatırımlardan ilgili bütçe dönemine rastlayanların türleri ve yatırım tutarları için bütçe düzenlenir.

Bütçe döneminde satılacak ürünlerin maliyetinin belirlendiği bu bütçede, dönem başı nihai mamullerinin maliyeti ile dönem içinde üretilen mamullerin maliyeti toplamından, dönem sonu mamullerin maliyeti düşülecektir.

Nakit bütçesi; işletmenin dönemler itibariyle nakit giriş ve çıkışları ile ortaya çıkan nakit açığının veya fazlasının belirlendiği, gereksinim duyulduğunda finansman kaynaklarından elde edilen nakit girişlerinin ve bu borçların geri ödemeleri ile faiz ödemelerinin yeraldığı bütçedir.

Satılacak ürünlerin üretim maliyeti bütçesi ile nakit bütçesindeki verilerden yararlanarak, işletmenin bütçe dönemi sonuna kadar yerine getireceği tüm faaliyetlerin sonuçlarını, önceden düzenlenmiş ve bütçe hâlinde sunulan finansal sonuç tablosu aracılığıyla görebilmek mümkündür. Proforma finansal sonuç tablosu, bütçe süreci içindeki anahtar programlardan birisidir. Bu finansal rapor, gelecek dönemde faaliyetlerin ne kadar kârlı olarak yürütüleceğini önceden ortaya koyar. Finansal sonuç tablosu, bütçe hâlinde düzenlendikten ve kabul edilerek onaylandıktan sonra, işletmenin fiilî başarısını ölçebilmek için bir kontrol aracı olarak da kullanılabilecektir.

Bütçe dönemi içinde yerine getirilmesi gereken faaliyetler aynen yerine getirilmişse işletmenin gelecek bütçe dönemi sonunda, hangi finansal durumla karşılaşacağını gösteren finansal rapora proforma (bütçelenmiş) finansal durum tablosu denir. Bu tablonun düzenlenebilmesi için, bir önceki dönemin dönem sonu finansa durum tablosu ile işe başlanır ve bu dönemin bütçelerinin içindeki verilerle finansal durum tablosu düzenlenerek ilgili bilgi kullanıcılarına aktarılır.

Nakit bütçesi dört temel alt bölümden oluşur. Bunlar; i. Nakit girişleri bölümü ii. Nakit çıkışları bölümü iii. Nakit fazlası veya açığı bölümü iv. Finansman bölümü' dür.

Proforma gelir tablosu, bütçe döneminde, işletmenin faaliyet sonuçlarının önceden belirlenmesi amacıyla kullanılmaktadır.