LOJİSTİK MALİYETLERİ VE RAPORLAMA I

Veri, gerçeklik üzerinde yapılan gözlemlerin sonucu ve bu anlamda bilginin üretildiği hammadde, kullanıcılar açısından herhangi bir anlam ifade etmeyen olgular ve şekillerdir. Veriler, alfabetik, sayısal, sembol, grafik, ses, resim şeklinde olabilmektedir. Bu anlamdaki veriler henüz işlenmemiş, düzenlenmemiş, özetlenmemiş ham bilgi niteliğindedir.

Sistem, belirli bir amaca yönelik ve birbirine bağımlı, birbirleriyle etkileşim halinde olan unsurların oluşturduğu bütündür. Başka bir tanıma göre sistem, bir sınır içerisinde, birbirleriyle etkileşim içinde olan ve ortak bir amaca yönelmiş unsurlar topluluğudur. Sistem, çevreden girdi (veri) alan ve bu verileri dönüşüm sürecinden geçirerek, çıktıya (bilgi) dönüştürmek suretiyle fayda yaratan bir yapıdır. Buna göre sistem, girdileri çıktılara dönüştüren, birbirleriyle ilişkili faaliyetler ve unsurlardan oluşur.

Yönetim Bilgi Sistemi (YBS), yönetimde karar vermede kullanılan bilgilerin işlenmesini ve iletilmesini sağlayan bir sistemdir. YBS, karar verme sürecini kolaylaştırmak için gerekli, zamanlı ve doğru bilgiyi yönetime sağlayan, organizasyonun planlama, kontrol ve operasyonel fonksiyonlarının etkin bir biçimde yürütülmesine olanak veren bir yöntemdir. YBS, yöneticilere bilgi desteği vererek, onların bilgiyi inceleme, analiz etme, değerlendirme ve bunun sonucunda karar vermesini sağlamaya yönelik olarak tasarlanmış sistemlerdir. YBS, yönetimin etkin karar alabilmesi için verileri toplayarak, bilgiye dönüştüren ve aktaran bilgisayar destekli bir sistemdir. Bilginin toplanmasını, işlenmesini ve aktarılmasını koordine eden bilgisayara dayalı bir ağdır.

Maliyet bilgilerinin içeriği ve niteliği yöneticilerin kullandıkları karar modellerine bağlı olarak gelişerek, artmış ve karmaşık hale gelmiştir. Yöneticinin vereceği karar ile bu kararın ortaya çıkaracağı maliyet yükü arasındaki ilişkiyi etkin bir biçimde ölçümleme gereksinimi maliyet bilgilerine duyulan gereksinimi de artırmıştır. İşletmenin ve ilgili dış çevrenin işletme faaliyetlerini değerlendirmek için gereksinimi olan bilgileri sunmayı amaçlayan maliyet bilgi sisteminin sağladığı bilgiler, aşağıda belirtilen beş temel alanda etkin değerleme (ölçümleme) yapılmasını sağlar.
• Birim maliyetleri hesaplama,
• Maliyet kontrolü,
• Yönetici etkinliğini ölçümleme,
• Planlama,
• Özel kararların alınması.

Maliyet Bilgi Sistemi, “bir işletmede üretilen mamul ve hizmetlerin elde edilmesi ve bunların alıcılara ulaştırılıp paraya çevrilmesi amacıyla, işletmelerin katlandıkları fedakarlığın parasal ölçüsünü gösteren maliyetlerin, hangi giderlerden oluştuğunu belirleyen, söz konusu giderleri, türleri, işlevleri ve gider yerleri itibariyle hesap planındaki sınıflandırmalara paralel olarak kaydetmek suretiyle analiz etmeye ve yorumlamaya olanak sağlayacak raporların hazırlanmasını, maliyetlerin kontrolünü ve performans değerlemeyi amaçlayan muhasebe bilgi sisteminin bir alt sistemidir”.

Maliyet yönetim sisteminin amacı, işletme yapı ve faaliyetlerinin maliyetlerin etkilenebilmesi için düzenlenmesi suretiyle, dünya pazarlarına kalite, maliyet (fiyat), zaman (hız) ve fonksiyonellik açısından rekabet edilebilir mamul ve hizmetlerin üretilerek sunulmasında kaynakların verimli ve etkin kullanımı için yönetimin gereksinimi olan bilgileri hazırlamaktır. Burada maliyet hesaplama ve kayıt sistemi daha çok finansal muhasebe ile bağlantılı iken, maliyet yönetim sistemi, ağırlıklı olarak yönetim muhasebesi ile bağlantılıdır. Bu alt sistemler birbirleriyle karşılıklı ve sürekli olarak etkileşim halindedir. Birbirlerine veri sağlarken, gerektiğinde birbirlerinden veri alırlar.

Mamul ve hizmetlerin üretim maliyetini oluşturan unsurların ölçümlenmesinden, birim maliyetlere kadar geçen süreçte maliyet hesaplama konusunda uygulanan yöntem, esas ve ilkeler bütünü maliyet hesaplama sistemini ifade eder. Maliyet hesaplama sürecinde maliyetleri oluşturan unsurların kaydedilmesi, izlenmesi ve elde edilen maliyet bilgilerinin raporlanması konusunda uygulanan yöntem, esas ve ilkeler bütününe maliyet kayıt sistemi denir.

Üretim işletmelerinde olduğu gibi lojistik hizmetlerde de işletme faaliyetlerini planlama, yürütme ve kontrol etmek için gerekli, zamanlı, ilgili ve anlamlı bilgileri sağlamada önemli bir rol oynayan maliyet bilgi sistemi, işletmelerde şu amaçlara yönelik olarak oluşturulur;
• Giderleri gereksinim duyulan biçim ve ayrıntıda sınıflandırarak kayıtlarda izlenmek,
• Giderleri gider yerlerine dağıtmak,
• Giderlerden maliyet unsuru olarak kabul edilenleri doğrudan (direkt), diğer giderleri dolaylı (endirekt) olarak mamul maliyetlerine yüklemek ve böylece her bir mamulün birim maliyetini saptamak,
• İş akışı, gider ve maliyetlere ilişkin bilgilerin işletme içinde ilgili kişilere ve bölümlere iletilmesini sağlayan belge, hesap, defter, kayıt ve rapor düzenini sağlamak.

Üretim faktörlerinin bir araya getirilmesi, bunların üretim süreci içinde izlenerek, kayıt altına alınması ve karar almada kullanılması lojistik yönetimi ve maliyet muhasebesi ilkelerine göre gerçekleştirilir. Bu temel işlemler, tasarım mühendisliği, üretim planlama, stok kontrol, üretim kontrol, kalite yönetimi, bakım-onarım ve maliyet muhasebesi tarafından yürütülür. Üretim işlemleri sistemi de lojistik yönetimi ve maliyet muhasebesini kapsayacak biçimde işletilir. Buna göre üretim işlemleri sisteminde kullanılan verilerin çoğu üretim, lojistik ve maliyet muhasebesi ile ilgili belgelere dayanmaktadır. Belgeler içinde yer alan veriler, özellikle kullanılan ilk madde malzeme, işçilik, satın alma, teslim alma, depolama, üretim planlama, tasarım mühendisliği ve üretimle ilgili tüm birimlerden sağlanır.

Bir bilgi sisteminin geliştirilmesi genellikle çok maliyetli bir çalışmadır. Bu nedenle geliştirilecek sistemden maksimum yararı sağlayabilmek için ayrıntılı ve özenli bir çalışma yapılması gerekir. Bir bilgi sisteminin geliştirilmesi için planlama, analiz, tasarım, yürütme ve kullanım aşamalarından geçilmektedir.