KURUMSAL KAYNAK PLANLAMA SİSTEMLERİ

Etkin bir ERP uygulaması için ihtiyacın ortaya çıkmasından sistemin kurulmasına ve sistemin değerlendirilmesine kadar olan süreçte önemle üzerinde durulması gereken kritik başarı faktörleri vardır. Aşağıda bu faktörlerden başlıcaları sıralanmaktadır:

Aşağıdakilerden hangisi Kurumsal Kaynak Planlaması uygulama sürecinde dikkate alınması gereken başlıca kritik başarı faktörlerinin şunlardır:

Değişim yönetimi, başarılı ERP uygulamalarında, öncelikli olarak ele alınması gereken konulardandır. ERP sistemleri, işletmelerde geniş kapsamlı ve köklü bir değişim sürecinin başlatılmasını gerektirir. Bu süreçte işletmede direnç, karmaşıklık ve pek çok hata ortaya çıkabilir. Kurumların değişim yönetimine gereken önemi vermemeleri sonucunda ERP sisteminden beklenen kazanımlar sağlanamaz. Bazen işletmelerin örgütsel yapısı ve süreçleri, ERP sistemlerinin yapısına ve sağladığı bilgilere uyumlu olmayabilir. Bu yüzden danışmanlar, ERP yazılımını işletmeye uyarlamak için çaba harcar. Eğer bütün bu çabalara rağmen sistem başarılı olamıyorsa işletmede yeniden yapılanma sürecini başlatmak gerekir.

ERP sistemini kullanacak işgörenlerin kapasiteleri ve uygulama becerileri ile ilişkili olarak gerekli eğitimin verilmemesi, Kurumsal Kaynak Planlaması uygulamasında danışmanlık sürecinde karşılaşılan bir sorun olduğunu göstermektedir.

ERP yazılım uygulamaları, genelde iş bağlantılarını sağlayacak, gizli bilgileri paylaşacak ve daha önce yapılmamış olan iş kararlarını verebilecek işgörenleri gerektirir. İşletmeler bazen bu nitelikteki işgöreni işletme içinden temin etme yolunda sorunlar yaşamaktadır. Ayrıca, işgörene ERP uygulamalarının sonuçları hakkında aşırı sorumluluk yüklemeleri de işgörende motivasyon kaybına neden olabilir. Bu durum da işletmelerde verim düşük­lüğüne neden olmaktadır. ERP uygulamaları iş süreçlerini kolaylaştıran uygulamalardır. Ancak işgörenin zih­ninde işini kaybedebileceği şeklinde bir düşünce belirebilir.

Danışmanlık sürecinde yaşanabilecek sorunlara karşı alınabilecek en iyi önlem; yazı­lım şirketi ile yapılacak sözleşmede danışmanlık saatlerinin açık bir biçimde belirtilmesi ve işgörene verilecek eğitim kapsamının ayrıntılı olarak tanımlanması olabilir.

Teknik yetersizlik sorununa karşı alınabilecek önlemlerden biri, ERP yazılımının teda­rik ve uygulama aşamasında işletme yönetimi ve tedarikçi firma arasında yapılacak anlaşma koşullarının çok iyi belirlenmesi gerekir. Ayrıca, ERP yazılımını uygulayacak proje ekibinde, mutlaka bilgi işlem uzmanlarının da yer alması sağlanmalıdır.

İşletmeler için bu kadar önemli olan ERP yazılımlarının başarılı olabilmesi için yapılmaması gereken 6 temel hata bulunmaktadır. Bunlar aşağıdaki biçimde sıralanabilir:

ERP projesinde, projede görev alacak doğru insan kaynağını seçmek önemlidir. Çalışma­da etkin olarak görev alacak kişiler, işletme uygulamaları konusunda yeterli bilgi ve de­neyime sahip olmalıdır. Ayrıca, yaratıcı, çözüm odaklı düşünebilen, risk alabilen yenilikçi bireylerin projeye dâhil edilmesi oldukça önemlidir. Yani projenin etkin ve verimli olması için işini iyi bilen, işletmeye bütünleşik bakabilen, yetenekli ve deneyimli çalışanlara ihti­yaç vardır. Zira bu durumda işletme, zaman ve iş gücü gibi önemli maliyetlerden tasarruf sağlayacaktır.

Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) sisteminin performans ölçümünde, sistemin nasıl çalıştığı, yani zamanında teslimat yapılıp yapılmadığı, müşteri beklentilerinin tam olarak karşılanıp karşılanmadığı ve teda­rikçi firmanın performansı gibi ölçütler değerlendirilir.

Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) sisteminde uygulanan doğru bir performans ölçüm döngüsü stratejik planlama, göstergeler oluşturma, veri ölçüm sistemi hazırlama, ölçümleri belirleme, yönetim süreçleriyle bütünleşme sıralarını izlemelidir.

Üst yönetimin desteği ERP sisteminin başarısında önemli bir unsurdur. Çünkü örgüt içinde
gerçekleştirebilecek değişim tepe yönetimin desteğiyle başlar ve çalışanların katılımıyla da
sonuca ulaşır.

ERP uygulamaları iş süreçlerini kolaylaştıran uygulamalardır. Ancak işgörenin zihninde
işini kaybedebileceği şeklinde bir düşünce belirebilir.

ERP yazılım uygulamaları sırasında işletmelerde birtakım teknik sorunlarla da karşılaşılabilmektedir. Bu tür sorunlar genellikle, seçilen ERP yazılımının işletme hedefleri doğrultusunda kısa, orta, uzun dönemler için yapılan planları ve kullanılan iş süreçlerini karşılamadığı durumlarda ortaya çıkar. Eğer yazılım işletmesi, sorunun çözümüne bir katkı sağlamıyorsa bu durum ERP yazılımını uygulayan işletme için büyük zaman ve para kaybına yol açar.

İşletmeler için bu kadar önemli olan ERP yazılımlarının başarılı olabilmesi için yapılmaması
gereken 6 temel hata bulunmaktadır. Bunlar aşağıdaki biçimde sıralanabilir:

İşletmeler genellikle, ERP yazılımlarının çok işlevsel olduğunu düşünerek, sistemin içinde
bulundurduğu tüm işlevleri kendi iş süreçlerine uygulamaya çalışır. Hâlbuki yazılım içindeki
bazı işlevler işletme yapısına uygun olmayabilir ya da bu işlevler işletme içinde yer almayabilir. Bu durum hem sistemi anlama fırsatının önünü kapatmakta hem de sistemi
başarısızlığa itmektedir.

Evet, ERP yazılımlarının geleneksel yazılımlardan daha işlevsel olduğu doğrudur, ancak bu durum söz konusu işlevlerin tamamının işletmede kullanılmasını gerektirmez. Basitleştirme, projenin istenilen başarıya ulaşılabilmesi açısından önemli olmasına rağmen, işletmeler tarafından genellikle küçümsenmektedir. Bunun nedeni, işletmelerin sahip olduğu; karmaşık sistemlerin daha nitelikli olduğu yönündeki yargıdır. Bu ön yargı ile insan unsuru ve gerçek hayatın gerçek ihtiyaçları genellikle göz ardı edilir. Aslında, ERP yazılımı ne kadar kolay ve anlaşılır olursa çalışanların uyum ve etkin kullanımları da o kadar kolay olur.

ERP yazılımı uygulamaları, iş yapma biçimlerini değiştirdiği için işletmede bütün çalışanları etkilemektedir. Daha önceden bunun farkında olmayan ve dolayısıyla gerekli önlemleri almayan işletmeler, uygulamada çeşitli sorunlarla karşılaşmaktadır. İşte bu yüzden, örgütün değişim yönetimini etkin bir biçimde planlaması, ERP yazılımının başarılı olmasında ön koşul olarak görülebilir.

ERP sisteminin özelliklerinin ve neden sonuç ilişkilerinin ayrıntılı bir biçimde incelenmesine performans değerlendirmesi denir.

İşletmeler, ERP sistemlerini maliyet etkinlik değerlendirmesine de tabi tutabilirler. Maliyet etkinlik değerlendirmesi, yapılan harcamalar ile gerçekleşen sonuçlar arasında ilişki kurmayı amaçlar. Etki değerlendirmesinden en önemli farkı, faaliyetlerin etki ve sonuçlarını
değerlendirirken aynı zamanda da maliyet hakkındaki bilgileri dikkate almasıdır.

Performans ölçüm programının döngüsü stratejik planlama süreciyle başlar. Bu süreçte misyonunun tanımlanması ve ulaşılacak hedeflerin belirlenmesi yer alır. İkinci aşamada (göstergeler oluşturma); program tekrar gözden geçirilir ve programı oluşturan unsurlar belirlenir. Daha sonra unsurlara ilişkin performans göstergeleri tasarlanır ve organizasyon ve ortamla ilgili hususlar analiz edilir. Son olarak da faaliyetler sınıflandırılır ve göstergeler ile hedefler eşleştirilir. Üçüncü aşamada (veri ölçüm sistemini oluşturma); verilerin elde edilip edilemeyeceği belirlenir, veri toplanır ve toplanan veriler paylaşılır. Dördüncü aşamada (ölçütlerin geliştirilmesi); ölçütler belirlenir, belirlenen ölçüt çeşitleri arasında denge sağlanır ve ölçütler önem derecesine göre sıralanır. Beşinci ve sonuncu aşama ise yönetim süreçleriyle bütünleşmedir. Bu aşamada; hedefler belirlenir, ölçütler ve süreç kıyaslanır ve iyileştirme faaliyetleri uygulamaya konur.