KURUMSAL KAYNAK PLANLAMA SİSTEMLERİ

Eğer işletme, seçim ekibini kuramazsa ya da seçim ekibi hangi Kurumsal Kaynak Planlama yazılımının işletmesine uygun olduğuna karar veremezse danışman şirketlere başvurulabilir. Danışman şirketlerden gelecek olan görevlilerle birlikte işletmeye uygun yazılım seçilir.

İşletmenin ihtiyaçlarını karşılayabilecek uygun Kurumsal Kaynak Planlaması yazılımı seçildikten sonra, projenin uygulama şartlarını, süresini, danışmanlık ücretlerini ve diğer maddeleri içeren sözleşme görüşmelerine geçilir. Taraflar arasında anlaşma sağlandıktan sonra, sözleşme hazırlanır ve kabul edilen Kurumsal Kaynak Planlaması yazılımının işletmeye uyarlanması çalışmalarına geçilir.

Yeni sistemin, parça parça uygulanmaya konulmasıdır. Örneğin, bir satış bilgi sisteminde, ilk önce satışların muhasebeleşmesi, daha sonra stok yönetimi modülü vb. uygulamaya konabilir. Buna göre alt sistemlerden biri yeni sisteme geçerken diğer alt sistemler yapılan plana göre bir müddet daha işlemeye devam etmektedir. Büyük ölçekli sistemler için tercih edilen bir yöntemdir. Dezavantajı geçiş zamanının uzun vadeye yayılmasıdır.

Eski sistemdeki tüm bilgilerin, kurumsal Kaynak Planlaması sistemine aktarılıncaya kadar eski sistemin kullanıldığı uygulamaya geçiş biçimi paralel geçiştir.

Kurumsal Kaynak Planlaması Yazılım Paketlerinin Karşılaştırılması ve Seçimi hakkında şu doğrudur:

Kurumsal kaynak planlaması yazılımı geliştirme döngüsünde  uygulanmakta olan sistemin nasıl işlediği ve bu işleyişin işletmenin hangi kesimlerinde, ne gibi sorunlar yarattığının ortaya konduğu aşama sistem analizidir.

Sisteme bütün olarak bakmayı sağlayan ve sistemin nasıl çalıştığını gösteren analiz yöntemi veri akış çizimidir.

İnsanların bilmediğinden çekinmesi, bildiği sistemin bilmediği yönde değişmesinden korkması, bu konuda sinirli ve saldırgan olması, doğal bir davranıştır. Geliştirilen Kurumsal kaynak planlaması yazılımının benimsenmesinde temel kural, değişiklikten etkileneceklerin bilgi eksikliğini giderici yönde eğitim ve öğretimlerinin sağlanmasıdır.

Bütün sistemlerin tek bir veri tabanı altında toplanması amaçlanırken parçalı geçişi nedeniyle  tüm işletmenin yeni sisteme aynı ruh ile geçişini engelleyen ve başarıyı azaltan geçiş sistemi safhalı geçiş sistemidir.

Sistemde değişiklikler yapma girişimine yazılım bakım onarımı adı verilir.

Kurumsal Kaynak Planlama sistemini uygulayacak olan işletme ilk önce, mevcut süreçlerinin ve işlemlerinin değişmek zorunda olduğunu kabul etmelidir. Kurumsal Kaynak Planlama sistemi uygulanmaya başlamadan önce, işletmede, ilk yapılması gerekenlerden bir tanesi, proje ekibini oluşturmaktır. Oluşturulan proje ekibi, işletme için en önemli amacın, işletmeyi geliştirmek olduğunu, yazılımı uygulamak olmadığını kabul ettikten sonra, uygulanacak sistemi seçmeye çalışmalıdır. Doğru cevap B şıkkıdır.

Kurumsal Kaynak Planlaması seçiminde aşağıdaki 4 aşama göz önünde bulundurulmalıdır: • Seçim Ekibinin Kurulması • Kurumsal Kaynak Planlaması Yazılım Paketlerinin Karşılaştırılması ve Seçimi • Danışman Girişimin Seçilmesi • Yazılım ve Danışmanlık Sözleşmesinin Yapılması. Doğru cevap A şıkkıdır.

Kurumsal Kaynak Planlaması seçiminde aşağıdaki 4 aşama göz önünde bulundurulmalıdır: • Seçim Ekibinin Kurulması • Kurumsal Kaynak Planlaması Yazılım Paketlerinin Karşılaştırılması ve Seçimi • Danışman Girişimin Seçilmesi • Yazılım ve Danışmanlık Sözleşmesinin Yapılması. Doğru cevap C şıkkıdır.

Kurumsal Kaynak Planlaması seçiminde aşağıdaki 4 aşama göz önünde bulundurulmalıdır: • Seçim Ekibinin Kurulması • Kurumsal Kaynak Planlaması Yazılım Paketlerinin Karşılaştırılması ve Seçimi • Danışman Girişimin Seçilmesi • Yazılım ve Danışmanlık Sözleşmesinin Yapılması. Doğru cevap B şıkkıdır.

Kurumsal kaynak planlaması yazılımı geliştirme döngüsü, başlıca şu beş aşamada tamamlanır: • Yapılabilirlik araştırması • Sistem analizi • Sistem tasarımı • Sistemin uygulamaya konulması • Sistemin bakım ve onarımı • Sistemin değerlendirilmesi. Doğru cevap C şıkkıdır.

Aslında bütün sistem açılımlarında, mevcut sistemin yapısını ve işleyişini olumsuz etkileyen ve verimliliği azaltan etkenler, başka deyişle sorunlar tanımlanarak işe başlanır. Sistem açılımında ilk adım, yapılabilirlik araştırmasıdır. Yapılabilirlik araştırması, mevcut sorunların, istenenlerin ve istekleri karşılayacak yeni sistemin beklenen maliyetinin, önceden, hızlı bir öngörülmesidir. Doğru cevap D şıkkıdır.

Sistem analizinde, mevcut sistemin akış diyagramı, grafik veya harita olarak açılımını yapmak, açılımcılar ile kullanıcıların konu üzerinde bütünleşmesini sağlar. Kurumsal Kaynak Planlaması yazılımı belgelerinin üretilmesi, değiştirilmesi ve belleklenmesi, oldukça karmaşık olduğu için, söz konusu diyagram, şema, grafik ve haritalar, nihai sonuçları önceden görmeyi büyük ölçüde kolaylaştırır.

Birçok yazar, Kurumsal Kaynak Planlaması uygulamasının başarılı olması için gerekli faktörleri şöyle sıralamıştır: • Yeni sistemin uygulanabilirliğinin testi • Kullanıcıların katılımının sağlanması • Kullanacakların eğitilmesi • Kullanımda esnekliğin sağlanması • Yeni sistemin işletme çalışanlarına olumsuz etkilerinin azaltılması • Yeni sistemi uygulamaya koyma biçiminin seçimi -Uygulamaya Doğrudan Geçiş -Uygulamaya Paralel Geçiş -Pilot Uygulama -Aşamalı Geçiş • Kurumsal Kaynak Planlaması Sisteminin Değerlendirilmesi ve Performansının Ölçülmesi. Doğru cevap E şıkkıdır.

Yapılabilirlik Açısından Değerlendirme Gerçekleşen ve Bütçe: Öngörülen maliyet gerçekleşen maliyet karşılaştırması Süre: Projenin süresinde tamamlanıp tamamlanmadığının saptanması Gelir: Projenin ek bir gelir sağlayıp sağlamayacağının belirlenmesi Bakım-onarım maliyetleri: Değişikler için ne kadar para gerektiğinin saptanması Amaç: Projenin amacı sağlayıp sağlamadığının belirlenmesi Memnuniyet: Yönetici ve kullanıcıların yeni sistemi nasıl gördüklerinin belirlenmesi Sistemin Başarısı Açısından Değerlemesi Sistem beklentisi: Çıktılar, zamanında ve isabetli olarak gerçekleşmekte midir? Sistem uygunluğu: Sistem, işletmenin sürekli işleyişine uygun mudur? Sistemin güvenilirliği: Sistem, yetkili kişilerin giriş yapmasını sağlamakta mıdır?. Doğru cevap B şıkkıdır.

Aslında, yeni kurulan bir yönetim bilgi sistemini değerlemek, kolay bir iş değildir. Değerlemeyi yapanlar, hangi sistemin daha iyi olduğunu ya da iyi sistemle kötü sistem arasındaki farkın ne olduğunu, kim hangi ölçüye göre bilebilir ki? Bu zorluğa karşın, yine de bazı sorulara yanıt aranarak bu değerleme yapılabilir: • İyi bir sistem, maliyetleri azaltırken geliri artırmalıdır. • İyi bir sistem, yarış (rekabet) üstünlüğü sağlamalıdır. • İyi bir sistem, kolay kullanımlı olmalıdır. • İyi birsistem, iç ve dış çevredeki değişikliklere uyum sağlayacak esneklikte olmalıdır. • İyi bir sistem çalışanların, müşterilerin ve diğer kullananların şikâyetlerini azaltmalıdır. • İyi bir sistem güvenilir olmalıdır. • İyi bir sistem, zamanında, doğru ve anlaşılır çıktılar vermelidir. • İyi bir sistem, hataları anında göstermelidir. • İyi bir sistem, kendini yedekleyebilmelidir. • İyi bir sistem, kullanıcıları, uygulama sırasında bilgilendirmelidir. • İyi bir sistem, amaçlara ulaşılıp ulaşılmadığını ölçerek geribildirim sağlamalıdır. Doğru cevap E şıkkıdır.