KURUMSAL KAYNAK PLANLAMA SİSTEMLERİ - Deneme Sınavı - 17

Tablo 6.1 Bilgi Sistemlerinin Değerleme Boyutları tablosuna göre;

Yapılabilirlik Açısından Değerlendirme

Gerçeklesen ve Bütçe: Öngörülen maliyet gerçekleşen maliyet karşılaştırması

Süre: Projenin süresinde tamamlanıp tamamlanmadığının saptanması

Gelir: Projenin ek bir gelir sağlayıp sağlamayacağının belirlenmesi

Bakım-onarım maliyetleri: Değişikler için ne kadar para gerektiğinin saptanması

Amaç: Projenin amacı sağlayıp sağlamadığının belirlenmesi

Memnuniyet: Yönetici ve kullanıcıların yeni sistemi nasıl gördüklerinin belirlenmesi

Sistemin Başarısı Açısından Değerlemesi

Sistem beklentisi: Çıktılar, zamanında ve isabetli olarak gerçekleşmekte midir?

Sistem uygunluğu: Sistem, işletmenin sürekli işleyişine uygun mudur?

Sistemin güvenilirliği: Sistem, yetkili kişilerin giriş yapmasını sağlamakta mıdır?

Doğru cevap C’dir.

Yeni kurulan bir yönetim bilgi sistemini değerlemek, kolay bir iş değildir. Değerlemeyi yapanlar, hangi­ sistemin daha ­iyi­ olduğunu ya da ­iyi­ sistemle kötü sistem arasındaki farkın ne olduğunu, k­im hangi­ ölçüye göre bilebilir k­i? Bu zorluğa karşın, yine de bazı sorulara yanıt aranarak bu değerleme yapılabilir:

Doğru cevap E’dir.

Kurumsal Kaynak Planlama sistemini uygulayacak olan ­işletme ilk önce, mevcut süreçlerinin ve ­işlemlerinin değişmek zorunda olduğunu kabul etmelidir. Daha sonraki aşama olarak ise proje ekibinin oluşturulması gereklidir.

Yapılabilirlik araştırması, mevcut sorunların, istenenlerin ve ­istekleri karşılayacak yeni si­stemi­n beklenen maliyetinin, önceden, hızlı bir öngörülmesidir.

SAP, kurumlara yazılım satan dünyanın en ünlü dört şirketinden birisinin adıdır. Özellikle ERP (Kurumsal Kaynak Planlaması) alanında SAP ile ORACLE şirketleri yarışmaktadır. Bu şirketlerin markasını taşıyan bir yazılım ortalama 200 ile 500 milyon dolara satılmaktadır.

Sistem analizi sonucu hazırlanan belgeler; Ayrıntılı iş planları, Performans hedefleri, Uygulamalar, Prosedürler, Kullanıcı girdileri ve girdi denetimi şeklindedir.

Yeni sistemi uygulamaya koyma biçiminin seçiminde izlenecek seçenekler; Uygulamaya Doğrudan Geçiş, Uygulamaya Paralel Geçiş, Pilot Uygulama ve Aşamalı Geçiş şeklindedir.

Kurumsal kaynak planlaması sistemde değişiklikler yapma girişimine yazılım bakım ve onarımı adı verilmektedir.

KKP kurulumunda, esneklik tanımanın bir diğer yanı da eğer kullanıcılara kendi değişikliklerini yapabi­lme olanağı sağlanırsa, i­lerde sistem­ değiştirmeye daha az gereksinme duyulacağıdır. Başka bir ifadeyle, anlamlı bi­r esneklik ortamı, işletmeyi, öğrenen organizasyonlara dönüştürme yönünde eğitmiş olur.

Fizibilite araştırması, “Kurumsal Kaynak Planlaması yazılımı projesinin beklenen maliyeti uygun mudur, yoksa daha düşük maliyetli bir çözüm de olabilir mi? Önerilen Kurumsal Kaynak Planlaması yazılımı işlev ve işlemlerin verimliliğini artıracak mıdır, yoksa bunları daha da karmaşık bir duruma sokarak amaçlara ulaşmayı engelleyecek midir? Önerilen sistem için geliştirilmiş bir teknoloji ve yazılım var mıdır? İşletme, önerilen teknolojiyi işletecek yeterli uzmanlara sahip midir?” gibi başlıca sorulara yanıt aramaktadır.

İşletmeler, Kurumsal Kaynak Planlama yazılımı ile diğer işletmelerle karşılaştırmalar yapabilir ve rekabette üstünlük sağlayabilir. Üretim kalitesinin ve dağıtım hızının artması, işletmelere önemli rekabet üstünlüğü sağlar.

Kurumsal Kaynak Planlaması seç­imi­ dört aşamada gerçekleşmektedir. Birinci aşama, Seçim Ekibinin Kurulması, ikinci aşama Kurumsal Kaynak Planlaması Yazılım Paketlerinin Karşılaştırılması ve Seçimi, sonrasında Danışman Girişimin Seçilmesi ve son olarak Yazılım ve Danışmanlık Sözleşmesinin Yapılması şeklindedir.

Eğer işletme, seçim ekibini kuramazsa ya da seçim ekibi hangi Kurumsal Kaynak Planlama yazılımının işletmesine uygun olduğuna karar veremezse danışman şirketlere başvurulabilir. Danışman şirketlerden gelecek olan görevlilerle birlikte işletmeye uygun yazılım seçilir.

İşletmenin ihtiyaçlarını karşılayabilecek uygun Kurumsal Kaynak Planlaması yazılımı seçildikten sonra, projenin uygulama şartlarını, süresini, danışmanlık ücretlerini ve diğer maddeleri içeren sözleşme görüşmelerine geçilir. Taraflar arasında anlaşma sağlandıktan sonra, sözleşme hazırlanır ve kabul edilen Kurumsal Kaynak Planlaması yazılımının işletmeye uyarlanması çalışmalarına geçilir.

Yeni sistemin, parça parça uygulanmaya konulmasıdır. Örneğin, bir satış bilgi sisteminde, ilk önce satışların muhasebeleşmesi, daha sonra stok yönetimi modülü vb. uygulamaya konabilir. Buna göre alt sistemlerden biri yeni sisteme geçerken diğer alt sistemler yapılan plana göre bir müddet daha işlemeye devam etmektedir. Büyük ölçekli sistemler için tercih edilen bir yöntemdir. Dezavantajı geçiş zamanının uzun vadeye yayılmasıdır.

Eski sistemdeki tüm bilgilerin, kurumsal Kaynak Planlaması sistemine aktarılıncaya kadar eski sistemin kullanıldığı uygulamaya geçiş biçimi paralel geçiştir.

Kurumsal Kaynak Planlaması Yazılım Paketlerinin Karşılaştırılması ve Seçimi hakkında şu doğrudur:

Kurumsal kaynak planlaması yazılımı geliştirme döngüsünde  uygulanmakta olan sistemin nasıl işlediği ve bu işleyişin işletmenin hangi kesimlerinde, ne gibi sorunlar yarattığının ortaya konduğu aşama sistem analizidir.

Sisteme bütün olarak bakmayı sağlayan ve sistemin nasıl çalıştığını gösteren analiz yöntemi veri akış çizimidir.

İnsanların bilmediğinden çekinmesi, bildiği sistemin bilmediği yönde değişmesinden korkması, bu konuda sinirli ve saldırgan olması, doğal bir davranıştır. Geliştirilen Kurumsal kaynak planlaması yazılımının benimsenmesinde temel kural, değişiklikten etkileneceklerin bilgi eksikliğini giderici yönde eğitim ve öğretimlerinin sağlanmasıdır.