KURUMSAL İLETİŞİM

Uzmanlaşmanın gerektirdiği iş bölümü, rol kültürünün ortaya çıkmasına yol açmıştır. Rol kültürü, mantık ve rasyonellikle çalışan bürokratik kurumun bir diğer adıdır. Rol kültürleri, değişime tepki vermede yavaştır; fakat bireylere güvenlik duygusu ve her şeyi önceden bilme imkânı verir.

Bir kurumun uzun dönemde stratejik olarak planlanmış amaçlarına ulaşabilmesi, arzu edilen imaja sahip olabilmesi için kendini ve kurum felsefesini çalışanlarına, müşterilerin, ortaklarına ve halka tanıtmak için kullandığı tüm metotların toplamı kurum kimliği kavramı olarak tarif edilir. Kurumsal kimlik görsel ifadelerin ötesinde görsel olmayan ifadelerin de oluşturduğu bir bütün olarak algılanır.

Kurumsal kimlik çalışmalarında bileşenler kurum içerisinde ve kurum dışarısında olmak üzere iki şekilde incelenebilir. Muhasebe dokümanları kurum içerisinde kullanılan unsurlardandır.

Kurum kimliği; kurum felsefesi, kurumsal davranış̧, kurumsal görünüm, kurumsal iletişim ve kurumsal kaliteden oluşur. Kurum felsefesi, kurumun değer, tutum ve normlarından, amacından ve tarihinden meydana gelmektedir. Bir kurumda faaliyet gösteren insanların içe ve dışa yönelik tüm davranışlarının sosyal nedenini ve bunların oluşturulmasını kapsamaktadır. Kurum felsefesi, bir kurumun faaliyetlerinde izlediği temel ilkeler, düşünsel modeller, değerler ve ahlaki kuralların toplamıdır.

Kurumsal kimliğin en önemli dışa dönük hedefi, kurum adına kamuoyunda güzel bir izlenim bırakmak olmalıdır. Kamuoyunda oluşmuş̧ bu güzel izlenim sayesinde kurum kendini bilgi kirliliğinden koruyarak, marka güvenliğini sağlamış̧ olur. Kurumsal kimlik daha az masrafla daha yüksek verim kazanmaya yardımcı olur. Zihinlerde bırakılan iyi bir imajla kazanılan güven ve sempati kurumun verimliliğini doğrudan arttıracaktır.

Yeniden kuruluş, değişiklik, görev profilinin ürünün ya da hizmetin değişmesi, kuruluşun yeniden yapılanması, yönetimin değişmesi, iş yerinin taşınması ya da yeniden organizasyonu ve kuruluşların birleşmesi gibi unsurlar bir kurum için kurum kimliği stratejisi geliştirme nedenleridir.

Güç Kültürü: Bu tür kurumlarda güç ve denetim merkezde toplandığı için iletişim yapısı da merkezi bir özellik gösterir. Kararlar, katılımcı bir yönetim anlayışıyla değil, tepe yönetimindeki kişiler tarafından alınır. Kurumsal yapı oldukça basittir.

Rol Kültürü: Uzmanlaşmanın gerektirdiği iş bölümü, rol kültürünün ortaya çıkmasına yol açmıştır. Rol kültürü, mantık ve rasyonellikle çalışan bürokratik kurumun bir diğer adıdır. Rol kültürleri, değişime
tepki vermede yavaştır; fakat bireylere güvenlik duygusu ve her şeyi önceden bilme imkânı verir.

Görev kültürü, çabuk adapte olunabilen, işin bitirilmesi üzerinde duran ve tüm bireyleri kurumsal hedefleri doğrultusunda bütünleştiren bir kültürdür. Bu kültür, daha çok bir işin ya da projenin tanımlanmasıyla ilgilenmektedir. Görev kültüründe, bireysel çaba veya ödül değil takım çalışması en önemli unsurdur.

Kurum felsefesi, bir kurumun faaliyetlerinde izlediği temel ilkeler, düşünsel modeller, değerler ve ahlaki kuralların toplamıdır.

İstenilen şartlara, ilk defa tam zamanında ve her defasında uymak şeklinde tanımlanan kalite, bir organizasyonun başarısının ölçütüdür. Kalite, günümüzde bir işlev değil stratejidir. Stratejik yaklaşıma göre müşteriler, işletmelerin stratejik önem taşıyan çıkar gruplarıdır. Buna göre bir işletmenin ürettiği mal ya da hizmet müşterilerin gereksinimlerini ve beklentilerini karşıladığı zaman kalitelidir. Kurum ürünlerinin olumlu bir imaj oluşturması için gerekli olan kalite kriterleri;
“dayanıklılık, ekonomiklik, modernlik, yapılan işte uzmanlık, yaratıcılık, yenilikçilik, ciddiyet, sürat, güvenilirlik, nezaket, kolaylık, huzur, düzenlilik, temizlik, planlı iş akışı, iyi servis ve hizmet, nitelikli personel, iş yapma arzusu, işe özen gösterme, yardımseverlik …” şeklinde sayılabilir

Bir kurum için kurum kimliği stratejisi geliştirme nedenleri şunlardır:
• Yeniden kuruluş
• Değişiklik
• Görev profilinin, ürünün ya da hizmetin değişmesi
• Kuruluşun yeniden yapılanması
• Yönetimin değişmesi
• İş yerinin taşınması ya da yeniden organizasyon
• Kuruluşların birleşmesi

Kurum İçinde Kullanılanlar:
• Amblem
• Logo
• Antetli kâğıt
• Zarf
• Kartvizit
• Dosya
• Bloknot
• E-mail ve yazışma görselleri
• Kurum içi yazışmalar
• Muhasebe dökümleri
• Şirket giyim ve davranış kuralları
• Dijital tasarımlar
• Kurumsal kimlik kullanım kılavuzu

Kurum Dışında Kullanılanlar:
• Araç tasarımları
• Bina cephesi
• Gazete, dergi, kitap ve diğer tanıtım materyalleri
• Broşür
• Katalog
• El ilanı
• Afiş
• Etiket
• Cd. Kapağı
• Davetiye
• Kartlar
• Sertifika v.b

Kurum kültürü, kurumun bireyleri tarafından paylaşılan bir değerler bütünüdür.  Kurumlar, varlıklarını sürdürebilmek ve amaçlarını gerçekleştirmek için kurum kültürü ve kimliğine önem vermektedir. Güçlü kurum kültürü ve kimliğine sahip olan kurumlar başarıya daha çabuk ve kolay ulaşırlar. Kurumlarda önemli olan kurum kültürünü yerleştirebilmek, çalışanlarına doğru bir şekilde ileterek onlara benimsetebilmektir. Kurum kültürü, bireyin kurum içinde davranışını ve dolayısıyla iletişimini etkilemesi ve belirlemesi bakımından son derece önemlidir. Kurum kültürü, o kurumun çevrede tanınmasını, değerlerini, toplumsal standartlarını, çevredeki diğer kurum ve bireylerle ilişki biçimlerini ve düzeylerini de yansıtır. Bu fonksiyonu ile kültür, kurumu topluma bağlayan, onun  toplum içinde yerini, önemini ve hatta başarısını belirleyen en önemli araçlardan biridir.

Kuruluşların insanlar gibi kişilikleri vardır; onlar da insanlarda olduğu gibi arkadaşça, sıcak ve yenilikçi gibi çeşitli sıfatlarla nitelendirilir. Bu sıfatlar, kuruluştaki çalışanların tutum ve davranışları hakkında ipucu verir. Kurum kültürü çalışanlar için bir tanıtım ve özdeşleşme hissi meydana getirir ve davranışları yönlendiren bir araç görevi görür. Newstrom ve Davis kurum kültürünün özelliklerini dört başlık altında toplamaktadır (Terzi, 2000: 9):

Kurum kültürünün özelliklerini başka bir bakış açısıylada beş başlık altında toplayabiliriz.

• Kurum kültürü heterojendir.

Kurum kültürü, bir kurumun başarısı için birçok nedenden dolayı önemlidir. İlk olarak kurumun benimsediği vizyonun tanımlanmasını kolaylaştırır. Kurum kültürü bir denge kaynağı olduğu için ku- rum üyelerine güvenlik duygusu sağlar. Aynı zaman- da kurumsal kültür iş görenlerin işlerini başarılı bir şekilde yapmalarında teşvik edici bir rol oynar.

Kurum kültürünün genel olarak fonksiyonları aşağıdaki gibi sıralayabiliriz (Şimşek ve Diğerleri,

2001: 35):

Kurum kültürü, bir kurumun başarısı için birçoknedenden dolayı önemlidir. İlk olarak kurumun benimsediği vizyonun tanımlanmasını kolaylaştırır.

Kurum kültürü bir denge kaynağı olduğu için kurum üyelerine güvenlik duygusu sağlar. Aynı zamanda kurumsal kültür iş görenlerin işlerini başarılı bir şekilde yapmalarında teşvik edici bir rol oynar.

Kurum kültürünün genel olarak fonksiyonları aşağıdaki gibi sıralayabiliriz (Şimşek ve Diğerleri,

2001: 35):

Kurum kültürü temelde ise ü. ana fonksiyonda irdelenebilir:

Bu anlatımlar dışında geriye kalan ve kurum kültürü açısından fonksiyonlara bakacak olursak

onları da şöyle sıralayabiliriz.

Kültür, çalışanların güvenlik-sağlık, yaşama anlam katma ve müşteriye hizmet gibi işlevlerini ayrıştırmaz, aksine birleştirir.

Kuruma bir kişilik kazandıran ve onu değerlendirerek ayıran farklı kurum kültürü tipleri mevcuttur.

Güç kültürüne bağlı kurumlarda güç ve denetim merkezde toplandığı için iletişim yapısı da merkezi bir özellik gösterir. Kararlar, katılımcı bir yönetim anlayışıyla değil, tepe yönetimindeki kişiler tarafından alınır. Kurumsal yapı oldukça basittir. Üst düzey yöneticinin güvenini kazanmış kişiler, karar ve uygulamalarında oldukça serbest davranırlar. Bu nedenle kural ve prosedürler bu tür kurumlarda en aza indirgenmiştir. Bürokratik uygulamalara pek rastlanmaz. Bu özelliklerinden dolayı kurumlar hızlı karar alarak olası bir tehlike karşısında çabuk tepki verebilirler (Gürgen, 1997: 169). Bu kültürde otorite sahibi olan insanlar baskındır, diğer çalışanlar güç ve otorite sahibi olanların beklentilerini yerine getirmek üzere hizmet ederler. Otoriteye karşı çıkma durumuna pek rastlanmaz ya da sayıca çok azdır. Liderlerin güçlü olmaları kadar bilgi ve tecrübe sahibi olmaları da gerekir. Astlar çalışmaya istekli ve üstlerine de itaatkâr olmak durumundadır.

Kurumların her zaman sadece kültürlerden birine bağlı olduğunu             düşünmek yanlıştır. Çünkü kurumlar, kendilerini aynı anda birkaç tanesinin içinde bulabileceği gibi, bağlı olduğu bir kültürün yanı sıra, diğerlerinin birkaç özelliğini taşıyabilmektedir.

İletişim bazen duymak, bazen görmek, bazen de dokunmaktır. İletişimin en kısa tanımı “bir kişinin bir bilgiyi anlaşılır bir biçimde başkalarına aktarmasıdır”. İletişim kişilerin amaçsız etkileşimleri olmaktan ziyade bir etki oluşturmaya veya davranış nedeni olmaya dönük bilginin bir kişiden başka bir kişiye bilinçli olarak aktarılmasıdır İletişim belli bir bağlamda, belirli bir fiziki ortamda ve sosyal ilişkiler ağı içinde gerçekleşir. Bağlam, etkileşim sürecine katılan insanların iletişim davranışlarını belirler. Duruş, oturuş, kullanılan dil, konuşma üslubu vb. bütün iletişim bileşenleri, sürecin gerçekleştiği bağlama göre değişir. Kurumsal iletişim, işletmenin işleyişini sağlamak ve işletmeyi hedeflerine ulaştırmak amacıyla, gerek işletmeyi oluşturan çeşitli bölüm ve ögeler gerekse çevresi arasında girişilen devamlı bilgi ve düşünce alışverişine veya bölümler arasında gerekli ilişkilerin kurulmasına olanak tanıyan toplumsal bir süreçtir.

Kuruma bir kişilik kazandıran ve onu değerlendirerek ayıran farklı kurum kültürü tipleri mevcuttur.

Uzmanlaşmanın gerektirdiği iş bölümü, rol kültürünün ortaya çıkmasına yol açmıştır. Rol kültürü, mantık ve rasyonellikle çalışan bürokratik kurumun bir diğer adıdır. Rol kültürleri, değişime tepki vermede yavaştır; fakat bireylere güvenlik duygusu ve her şeyi önceden bilme imkânı verir (Akıncı, 1997:62). Bu kültür, ayrıntılı kurumlar, yetki tanımlamaları, iletişim prosedürleri, anlaşmazlıkları çözme konusunda yazılı kurallar koyma gibi özellikler taşır. Fonksiyonel yapıların, iş tanımlarının ve süreçlerin yazılı olması bu tür kültüre sahip kurumların bürokratik kurumlar olarak adlandırılmasına sebep olmuştur. Bu kurum kültüründe, yöneticinin kişisel kaprisleri ve rastgele uygulamaları en aza indirgenmiştir. Yönetsel ve kurumsal faaliyetlerinde kesinlik, hız, netlik ve uzmanlaşma ön plana çıkar. Hiyerarşiler belirgin ve terfiler uzmanlığa dayalı olup ödül ve cezalara ilişkin standartlar geliştirilmiştir.

Kurumların her zaman sadece kültürlerden birine bağlı olduğunu             düşünmek yanlıştır. Çünkü kurumlar, kendilerini aynı anda birkaç tanesinin içinde bulabileceği gibi, bağlı olduğu bir kültürün yanı sıra, diğerlerinin birkaç özelliğini taşıyabilmektedir.