KURUMSAL İLETİŞİM

Literatürde yer alan strateji tanımları üç ana grupta kümelenmiştir

Uyarlanabilir Strateji: Dış çevredeki etkinlikler, eğilimler, rakipler, fırsatlar ve tehditlere karşı organizasyonun nasıl uyum sağlayabileceğini ön görmeye çalışan ve daha
dinamik bir stratejidir

1960 lı yıllar

Örgütsel olarak beş farklı düzeyde strateji yönetiminden bahsetmek mümkündür.

Makro Düzey Strateji

Şirket/İşletme Birimi Strateji

Operasyonel Strateji Düzeyi

Planlar

Stratejik yönetimin faydaları finansal olan ve finansal olmayan olmak üzere iki grupta ele alınabilir

Stratejik planın uygulandığı stratejik yönetim süreci içerisinde kurumsal iletişimin rolü literatürde üç farklı şekilde modellendirilmiştir.

Kurumla ilgili her türlü iletişim faaliyetini yöneten kurumsal iletişim, iç ve dış hedef kitlelerle kurum arasında uzun vadeli ve sağlıklı bir uyum, anlayış ve işbirliğini sağlayarak kurum itibarına katkı sağlamayı amaçlar. Halkla ilişkilerin bir uzmanlık alanı olan kurumsal iletişimde, zorlama ve baskı olmadan, karşılıklı diyalog ve anlayış içerisinde ikna temeline dayalı bir iletişim kurmak esastır. Kurumsal iletişim çerçevesinde, tüm toplumsal paydaşlarla yakın ilişkiler kurarak kurumun dinamikleri ve toplumun istedikleri arasında bir denge ve uyum sağlamak hedeflenir. Böylece rekabet üstünlüğü yaratan stratejilerin temeli atılırken kurumun imaj ve itibarına da katkı sağlanmış olur.

Örgütsel olarak beş farklı düzeyde strateji yönetiminden bahsetmek mümkündür. Bunlar aşağıda yer aldığı gibi makro düzey, kurumsal düzey, şirket/ işletme birimi düzeyi, fonksiyonel düzey ve operasyonel düzey stratejiler olarak sıralanabilir

Makro Düzey Strateji: Bu düzeydeki strateji kurumun kendisini karmaşık ve dinamik sosyal çevreye ve siyasi yapıya nasıl uydurduğu ile ilgilidir. Bu strateji düzeyinde cevaplanacak temel sorular “organizasyonun toplumdaki rolü nedir, organizasyon topluma hangi prensipleri ve değerleri sunuyor, geniş kapsamda ne tür zorlamalar söz konusu ve bunlar mevcut işe ve kaynak tahsisine nasıl etki ediyor” olarak sıralanabilir. Organizasyonun imajının geliştirilmesi, sosyal sorumlulukların yerine getirilmesi gibi konuların öne çıktığı bu düzeyde “Organizasyon paydaşları tarafından nasıl görünüyor?”, “Paydaşların beklentileri nelerdir?” soruları önem kazanır.

Kurumsal Düzey Strateji: Kurumsal düzeydeki stratejiler, organizasyonun şirket birleşmeleri ve stratejik ortaklıklar gibi büyüme ve gelişmeyle ilgili işlerin tanımlanması, taktiklerin belirlenmesi ve kaynakların etkin şekilde yönetilmesini kapsar. Kurumsal düzey kararlar organizasyonun en üst kademesine yönetim kurulu düzeyinde alınır ancak karar için girdiler diğer yöneticilerden temin edilir. Bu düzey stratejiler finans odaklıdır ve hissedarları temel paydaş olarak kabul eder.

Şirket/İşletme Birimi Strateji: Bu strateji düzeyi organizasyonun seçilmiş pazar, ürün veya endüstriyel segmentteki rekabet yaklaşımını ortaya koyar. Genellikle pazarlama odaklı olan işletme birimi stratejisi, işle ilgili değişen durumların analizini, üretkenliği ve kaynakların sürdürülebilir rekabetçi avantaj yaratacak şekilde düzenlenmesini içerir. Şirket/işletme birimi strateji düzeyinin temel sorumluluğu, kurumsal düzey kararları iş birimi düzeyine taşımak durumunda olan genel müdürlerdedir. Bu düzeydeki stratejilerde paydaş olarak müşteriler, tedarikçiler, distribütörler, düzenleyiciler ve çalışanlar odak noktadadır.

Fonksiyonel/İşlevsel Strateji:  Fonksiyonel/işlevsel strateji daha üst düzeydeki stratejiler doğrultusunda işlevsel olarak oluşturulacak stratejilerin uygulamaları ve işleyişleriyle ilişkilidir. Diğer bir ifade ile fonksiyonel/işlevsel strateji verili şartlar altında her bir özel alanda neler yapılması gerektiği konusuyla ilgilenir.

Operasyonel Strateji: Operasyonel düzey, stratejilerin eyleme dönüştürüldüğü düzeydir. Operasyonel stratejiler operasyonel birimlerin maliyet-etkin bir şekilde yönetilmesini sağlarlar. Fonksiyonel ve operasyonel düzeyde asıl önemsenmesi gereken nokta, organizasyonun sahip olduğu ayırt edici yetkinliklerinden ve olası sinerjilerinden yararlanarak kaynakların üretkenliğini maksimize etmektir.

Stratejilerin eyleme dönüştürüldüğü  strateji yönetim düzeyi;  operasyonel strateji düzeyidir. Operasyonel stratejiler operasyonel birimlerin maliyet-etkin bir şekilde yönetilmesini sağlarlar. Fonksiyonel ve operasyonel düzeyde asıl önemsenmesi gereken nokta, organizasyonun sahip olduğu ayırt edici yetkinliklerinden ve olası sinerjilerinden yararlanarak kaynakların üretkenliğini maksimize etmektir.

Fonksiyonel/işlevsel strateji daha üst düzeydeki stratejiler doğrultusunda işlevsel olarak oluşturulacak stratejilerin uygulamaları ve işleyişleriyle ilişkilidir. Diğer bir ifade ile fonksiyonel/işlevsel strateji verili şartlar altında her bir özel alanda neler yapılması gerektiği konusuyla ilgilenir (Harrison ve St John 1998:208-209). Her bir fonksiyonel alanın kendi özel paydaşları vardır. Örneğin pazarlama bölümü müşterilerle, insan kaynakları bölümü çalışanlar, sendikalar ve karar vericilerle, kurumsal iletişim bölümü de toplum, çalışanlar, medya ve hükümetle olan ilişkilere odaklanır. Her bir fonksiyonel alan, bir bütünün parçası olduğu bilinci ile koordinasyon ve uyum içerisinde hareket etmelidir. Fonksiyonel stratejiler, makro, kurumsal ve işletme düzeyi stratejileri gibi farklı düzeylerdeki stratejilere katkı sağlar. Örneğin müşteriler gibi stratejik paydaşlardan bilgi toplayarak oluşturulan pazarlama stratejileri karlılık üzerinde olumlu etki yaratarak bir üst düzeydeki iş birimi stratejilerin geliştirilmesine yardımcı olur. Yine aynı şekilde insan kaynakları, bilgi sistemleri, muhasebe ve finans, Ar-Ge gibi diğer fonksiyonel birimlerin stratejileri daha üst düzey stratejilere destek sağlar. Bununla birlikte fonksiyonel düzey stratejilerin daha üst düzey stratejilerle uyum içinde olması gereklidir.

Makro Düzey Strateji düzeyinde,  strateji kurumun kendisini karmaşık ve dinamik sosyal çevreye ve siyasi yapıya nasıl uydurduğu ile ilgilidir. Bu strateji düzeyinde cevaplanacak temel sorular “organizasyonun toplumdaki rolü nedir, organizasyon topluma hangi prensipleri ve değerleri sunuyor, geniş kapsamda ne tür zorlamalar söz konusu ve bunlar mevcut işe ve kaynak tahsisine nasıl etki ediyor” olarak sıralanabilir (Freeman 1984:91). Bu nedenle makro düzey strateji daha çok finansal olmayan hedeflerin başarılması ile ilgilidir denebilir. Organizasyonun imajının geliştirilmesi, sosyal sorumlulukların yerine getirilmesi gibi konuların öne çıktığı bu düzeyde “Organizasyon paydaşları tarafından nasıl görünüyor?”, “Paydaşların beklentileri nelerdir?” soruları önem kazanır. Kar amacı gütmeyen organizasyonlarda makro düzey strateji geliştirmek bir zorunluluktur. Bu tür organizasyonlar eğitim, din, yardım, vb. gibi toplumsal bir misyon etrafında organize olmalıdır. Organizasyonun paydaşlarla nasıl, ne düzeyde ilgilendiği konusu yönetim kurulu ve üst düzey yönetimin ana görevidir ve bu görev kurumsal iletişim birimi ile koordineli bir şekilde yürütülür. Bu düzeyde stratejiler geniş kapsamda dış paydaş odaklı olmalıdır

Stratejik planlama yapısı, kapsamı, vadesi ve süreci açısından diğer planlardan daha farklı özellikler taşır. Stratejik planlamanın en önemli özelliği onun uzun vadeyi kapsayan bir plan olmasıdır. Her uzun vadeli plan stratejik plan olmasa da her stratejik plan uzun vadeli olmak durumundadır. Stratejik planlama örgütün genel amaçlarını ve hedeflerini içeren bir yol haritası olduğu için diğer tüm planlama faaliyetlerinin sınırları belirleyen bir rehber niteliğindedir, diğer bir deyişle diğer planların anayasasıdır. Bu nedenle diğer tüm planlar stratejik planla çelişmeyecek şekilde hazırlanmalıdır. Stratejik plan daha kapsamlı bir yapıdadır ve daha çok sayıda veriyi içerir. Diğer planlar var olan durumun sürdürülmesine odaklanabilir ve olaylara reaktif bir yaklaşım sergileyebilir ancak stratejik plan yeniliklere ve beklenmeyen durumlara hazırlıklı olmayı ve uyum sağlamayı içerir ve proaktif bir yapıdadır

Başarıya ulaşmayı hedefleyen bir yol haritası olarak tanımlanan stratejik planlamayı organizasyonu kesinlikle başarıya götürecek bir reçete olarak görmemek gerekir. Stratejik planlar çeşitli sebeplerden dolayı başarılı olamayabilir. Bu süreç zaman isteyen karmaşık ve zor bir süreçtir. Bu sürecin doğasında yer alan çeşitli tehditler ve zorlukların önceden farkında olmak ve önlemler almak başarılı bir plan süreci için faydalı olacaktır. Stratejik planlamada kaçınılması gereken bazı tehditler ve zorluklar şu şekilde sıralanabilir:

Başarılı bir stratejik plan uygulaması için yukarıda sayılan zorlukların bilincinde olmak ve önlemler almak gerekir. Planın başarısında sürekliliği olan, sağlıklı ve şeffaf bir iletişimin kurulması esastır. Süreç sürekli etkileşimin gerekli kılındığı bir ekip ruhu içerisinde yürütülmeli, yaratıcı çözüm ve önerilere açık, dar kalıplara sıkışmamış, yalın, yenilikçi, anlaşılır, ölçülebilir, dinamik, öğrenmeyi ve öğretmeyi teşvik eden, etik kurallara sadık ve esnek özelliklere sahip olmalıdır. Bunun başarılmasında ise kurumsal iletişim etkin bir rol üstlenir.

Kurum içerisinde plana karşı duyulan isteksizliğin farklı nedenleri olabilir. Bunlardan bazıları şöyledir:

Başarılı bir stratejik plan uygulaması için yukarıda sayılan zorlukların bilincinde olmak ve önlemler almak gerekir. Planın başarısında sürekliliği olan, sağlıklı ve şeffaf bir iletişimin kurulması esastır. Süreç sürekli etkileşimin gerekli kılındığı bir ekip ruhu içerisinde yürütülmeli, yaratıcı çözüm ve önerilere açık, dar kalıplara sıkışmamış, yalın, yenilikçi, anlaşılır, ölçülebilir, dinamik, öğrenmeyi ve öğretmeyi teşvik eden, etik kurallara sadık ve esnek özelliklere sahip olmalıdır. Bunun başarılmasında ise kurumsal iletişim etkin bir rol üstlenir.

Stratejik planın geliştirilmesi ve uygulanması, organizasyonun en üst düzey yetkilisinin birinci dereceden sorumluluğundadır. Ancak kurumsal iletişim, sürecin başarıyla yürütülmesinde üst yönetimin her zaman yanında yer alır. Günümüzde organizasyonların faaliyetlerinin yürütülmesinde ekonomik çıkarlarının ve yasal zorunlulukların yanında sosyal ve etik sorumlulukları da gözetmesi, varlığını sürdürebilmesi için kaçınılmazdır. Uzun vadeli itibar yapılandırmayı amaç edinen kurumsal iletişim, paydaşları anlamak, onların sorunlarına duyarlı olmak ve onları organizasyonun işleyişinde anahtar gruplar olarak görmek durumundadır. Bu nedenle stratejik yönetim süreci içerisinde kurumsal iletişim yöneticilerine paydaşların stratejik yönetimi noktasında önemli görevler düşer. Kurumsal iletişimin organizasyonun yönetimi ve paydaşlar arasındaki köprü oluşturma rolü stratejik yönetimin etkin işleyişi için de gereklidir. Paydaşlardan stratejik bilgilerin toplanması, dış çevreden çeşitli taramalar ile sorunların öğrenilmesi, bu stratejik verilerin organizasyonun strateji belirleme sürecine dâhil edilmesi, kurum içinde stratejik yönetim kararlarının ilgililere aktarılması ve uygulama aşamasında etkileşimin süreklilik içinde olmasının sağlanması gibi temel faaliyetler kurumsal iletişim yönetiminin süreçte aktif olarak yer almasını gerektirir.

Stratejik iletişim yönetiminin;

Toplantı. İç ve dış paydaşlarla iletişim araçları arasında yer almaktadır.

Stratejik plan üst yönetimin uygun görmesi durumunda, bağlı olunan ana kuruluş, müşteriler ve tedarikçiler gibi kurum dışı paydaşlarla da paylaşılabilir. Dış paydaşlarla stratejik planın paylaşılmasının çeşitli sebepleri olabilir:

Dış paydaşlarla iletişimde yazılı ve sözlü iletişim araçları etkin bir şekilde kullanılabilir. Broşürler, bildiriler, mektup eşliğinde dış paydaşlara iletilen stratejik plan ve toplantılar organizasyon dışındaki paydaşlara stratejik planın aktarılmasını sağlar.

Anında geri bildirimin gerçekleşebilmesi için yüzyüze, eş zamanlı iletişimin gerçekleşiyor olması gerekmektedir.