KURUMSAL İLETİŞİM

Ekstranet ise intranetin teknik alt yapısının ve mantığının kullanıldığı ve sadece tanımlanan, izin verilen kişilerin girebildiği bir sistem olup, müşteriler, erktekiler, alıcı ve satıcıları aynı ortamda buluşturabilmektedir.

Kurum, bir sosyal grup ya da toplumda belli amaçları gerçekleştirmeye yönelik temel işlevleri karşılayan, süreklilik kazanmış, diğer kurumsal yapılarla ilişkili, ancak kendi alanında tek olan ve kendine özgü değerler taşıyan sistemdir.Kurumlar insanların ihtiyaçları sonucunda ortaya çıkan sosyal yapılardır. Yeryüzündeki ilk kurumlar, insanların birtakım ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla verdikleri çabalar sırasında, bu ihtiyacını başka birinin ya da birilerinin yardımı olmaksızın karşılayamayacağını anlamasıyla ortaya çıkmıştır.

Kurumlar insanların ihtiyaçları sonucunda ortaya çıkan sosyal yapılardır. Kurumun başlıca özellikleri şu şekilde sıralanabilir:

Türkçede kurum kavramıyla ilgili farklı kullanımlar bulunmaktadır. Kuruluş, topluma hizmet amacıyla kurulan kurum, tesis, müessese iken; çağdaş yaklaşımda ise, kurumlar; insan değerleriyle teknik değerlerin bir bütünlük içinde birleşim ve etkileşiminden doğan, mekanik sistemler olmaktan çok, insanların oluşturduğu sosyalleştirme süreçleri, sosyal değerler, sosyal normlar ve sosyal yapılarla donatılmış sosyal sistemler olarak kabul edilmektedir.

Kurumsallaşmanın özünde işletmenin yöneticileri değişse bile devamlılığı sürdürmesi yatar. İşletmede oluşturulacak planlı ve düzenli bir yönetim sistemi sonucunda, pazarlamadan insan kaynakları bölümüne kadar saat gibi işleyen bir sistem olmalıdır. Kurumsallaşmış işletmelerin özellikleri incelendiğinde;

•Stratejik plana,

•İnsan kaynakları uygulamalarına,

•Bilgi sistemine,

• Kendine has kimlik yapısına,

• İç kontrol sistemine,

• Örgüt kültürüne sahip oldukları söylenebilir.

Firma sahibinin tek olarak kontrol ettiği denetim sistemine sahip yapıların kurumsallaşmış olmalarından söz etmek mümkün değildir.

“Mihver (başat ) kurumlar”,  kurumlar hiyerarşisinde en üst noktada bulunan kurumlardır. Mihver kurumlar, toplumda kişilerin anahtar rolüne benzer, diğer kurumları da kendi işlevi doğrultusunda yönlendirir. Örneğin, tarihsel olarak Roma’da siyaset, Çin’de aile, Hindistan’da din, Amerika’da ekonomi mihver kurum örnekleridir. Mihver kurumlar diğer kurumları etkilemektedirler. Bu bağlamda günümüzde sanayileşmiş ve sanayileşme yolundaki tüm toplumlarda ekonomi mihver kurum niteliği taşımaktadır

Kurumsal iletişim, kurumun amaç ve hedeflerine ulaşması, işleyişini sağlaması için gereken üretim ve yönetim süreci içinde, bir yandan kurumu oluşturan bölüm ve ögeler arasında eşgüdümü, bilgi akışını, motivasyonu, bütünleşmeyi, değerlendirmeyi, eğitimi, karar almayı ve denetimi sağlarken diğer yandan ise dış hedef kitleyle etkileşimi sağlayarak kurumun itibarını yönetmek adına belli kurallar içinde gerçekleşen iletişim sürecidir. Kurumsal iletişim; kurum içi ve kurum dışı iletişime yönelik uygulamaların tutarlı bir biçimde yönetilmesi için proaktif çalışmaları, kurum kimliğinin, kültürünün, felsefesinin, değerlerinin ilgili çevrelere doğru ve eksiksiz bir şekilde aktarılmasını ve bu çalışmaların profesyonelce yönetilmesini içeren iletişim sürecini tanımlamaktadır.

Kurumsal iletişim, kurumun varlığını sürdürmesi ve gelişmesi için gerekli olan kurum içi ve kurumla çevresi arasındaki iletişimi sağlar. Kurumsal iletişimin başarısı, iletişimin kurumun amaçları doğrultusunda belirli bir düzen ve yapı içerisinde, etkili bir politikanın oluşturulmasına bağlıdır. Kurumsal iletişimin, gerçekleştirmesi beklenen dört amacı bulunmaktadır: 1. Kurum içi ve kurum dışı faaliyetleri desteklemek (düzenleme), 2. Kurum ve ürün yönetimine kimlik oluşturmak (ikna etmek), 3. Kurum içi ve kurum dışı hedef kitleye bilgi vermek (bilgiyi verme), 4. İyi bir kurum vatandaşı olarak bireyleri sosyalleştirmek (bütünleştirme). İletişim alanındaki yeni teknolojik gelişmeleri takip etmek beklenen amaçlardan değildir.

Kurumsal iletişimin işlevlerini ve amaçları şu şekilde sıralanabilir:

Kurumsal iletişim, kurumda planlama, koordine kurma, karar verme, güdüleme ve denetim gibi fonksiyonların dış paydaşlar tarafından yerine getirilmesini sağlar ifadesinin tam tersine; Kurumsal iletişim,             kurumda planlama, koordine kurma, karar verme, güdüleme ve denetim gibi fonksiyonların yerine getirilmesini sağlar.

Kurumsal davranış, birinci olarak kurumun tüm akla gelen düşünce tarz ve tepkilerini; ikinci olarak da mümkün olan etkileşim ortakları (kamuoyu, hedef grubu)’na karşı tüm bu davranış tarzlarını kapsamaktadır. Kurumsal davranış, örgüt içindeki çalışanları birer ekonomik araç olarak değil, psikolojik ve sosyal ihtiyaçları da olan değerli varlıklar olarak gördüğü için onların gelişmelerine ve amaçlarına ulaşmalarına yardımcı olan bir ortam yaratmaya çalışır. Kurumsal davranış, bir yandan çalışanların müşterilerine karşı olan davranışlarını diğer yandan da çalışanların kuruluşla bütünleşmelerini sağlama çabalarını kapsamaktadır. Ayrıca kurumu bir bütünlük içinde, toplumsal açık bir sistem olarak ele alan; kurumun içindeki personeli bireysel ve küme üyesi olarak tüm yönleriyle inceleyen, kurumdaki insanın yaptıklarını ve ilişkilerini, personelin davranışını etkileyen etkenleri ve iş görenin kurumu etkileyen davranışlarını araştıran bir alandır. Kurumsal davranış bir kuruluşun üçüncü şahıslara yönelik davranışlarıdır ve kurumun hizmet ettiği hedeflerle amaçlarda yansımasını bulmaktadır. Kurumsal davranışın iç ilişkilerde yansımasına örnek olarak; işe başlama dönemindeki davranış, yönetici konuşması ve iletişim tarzı verilebilir. Dış ilişkilerde ise, işe başvurma yöntemi müşteriyle konuşma tarzı, pazar ortaklarına karşı davranış, kurumsal davranışın yansımalarıdır.

Yönetim, belirli amaçları gerçekleştirebilmek için planlama, örgütleme, yöneltme ve denetim süreçleri vasıtasıyla kaynakların koordineli bir biçimde kullanılabilmesidir. Toplumsal hayat içerisinde biçimsel niteliğe sahip olan veya olmayan tüm gruplarca belirli amaçları gerçekleştirebilmek için yürütülen faaliyetlerin genel adıdır. Diğer bir ifade ile yönetim, değişmekte olan çevre koşullarında kaynakları verimli şekilde kullanarak kurumun amaçlarına etkin bir şekilde ulaşmak için başkalarıyla iş birliği yapmaktır. Son yıllarda yönetimlerin büyüyüp gelişmesi, giderek daha karmaşık bir durum alması, artan sosyal sorumluluk anlayışıyla yönetimlerin toplum sorunlarına duyarlı hâle gelmesi, teknolojik değişme ve gelişmelerin hızlı devam etmesi, devlet ve sendika ilişkilerinin yönetim örgütleri üzerinde daha etkili rol oynaması gibi pek çok gelişmeye koşut olarak iletişime verilen değer artmış ve yönetimde iletişimin önemi anlaşılmıştır (Yatkın ve Yatkın, 2010: 39).

Kurumsal yönetim ise, en geniş anlamıyla kurumların yönlendirildiği ve kontrol edildiği sistem olarak tanımlanabilir ve temelde kurum yönetimi, yönetim kurulu, hissedarları ve diğer çıkar grupları arasındaki ilişkiler dizisini kapsar (Solmaz, 2007: 20).

Kurumsallaşmanın özünde işletmenin yöneticileri değişse bile devamlılığı sürdürmesi yatar. İşletmede oluşturulacak planlı ve düzenli bir yönetim sistemi sonucunda, pazarlamadan insan kaynakları bölümüne kadar saat gibi işleyen bir sistem olmalıdır. Kurumsallaşmış işletmelerin özellikleri incelendiğinde;

Dairesel model, daha çok informel gruplarda ve eşit statüde olanlar arasında kurulan demokratik bir iletişim modelidir. Grupta belirgin bir lider yoktur. Bireylerin herhangi biri iletişimi başlatabilir. Grup üyelerinin birbirleriyle iletişim olanaklarının bir hayli fazla olduğu daire modelinde, bir tek kişinin iletişim kurması çok zordur. Merkezleşme derecesinin az, haberleşme kanalının ve grup tatmininin orta, önderlik tatmini, hız ve doğruluk derecesinin düşük olduğu bir modeldir.

Serbest iletişim modeli ise göreceli olarak daha demokratik bir yapıya sahiptir ve bu modelde, herhangi bir birey iletişimi başlatabilir ya da herkes kendi arasında iletişimde bulunabilir. Tüm haberleşme kanallarının her zaman ve herkese açık olduğu, herkesin herkese hiçbir kısıtlama olmadan iletişimde bulunduğu bu model demokratik bir modeldir. Beyin fırtınası gibi akıl yürütmelerde kullanılabilecek uygun bir modeldir. Merkezileşme ve önderlik tatmini çok az, haberleşme kanalı sayısı ve kişisel ve grup tatmini çok yüksektir. Ancak, hız ve doğruluk derecesi bu modelde düşüktür.

Her bir toplumun kültürü, örfü, ananesi farklı olduğu için kurumları da farklıdır. Bir toplumda yaşayan bütün insanları ilgilendiren davranışları düzenleyen kurumlara “genel kurumlar” denir. Piyasa, hukuk, ahlâk ve din kurumu bu sınıflandırma içerisine girmektedir. Buna karşılık toplumda yaşayan insanların sadece belirli bir kısmının davranışlarını düzenleyen kurumlara ise “özel kurumlar” denir. Toplumdaki belirli iş kollarını, bazı alt grupların davranışlarını düzenleyen kurumlar bu tip kurumlara örnek olarak verilebilir (Demir, 2003: 44-45).

Kurumsal iletişimin, gerçekleştirmesi beklenen dört amacı bulunmaktadır (Okay, 2005: 9):

İyi bir kurum vatandaşı olarak bireyleri sosyalleştirmek (bütünleştirme).

Kurumsal iletişimin, gerçekleştirmesi beklenen dört amacı bulunmaktadır (Okay, 2005: 9):

Kurum felsefesi bir kuruluşun kendisi hakkındaki temel düşünceleridir. Kuruluşun gelişmesi ve ortaya çıkışı için kuruluş yönetimi tarafından arzulanan ve çabalanan hedef düşüncelerini ve işletme temellerini kapsar (Okay, 2013: 97). Kurum temellerinde/kurallarında ve/veya yönetim temellerinde/kurallarında temel davranışlarında yönlendirici bir biçimde, çalışma prensiplerini tespit etmek için saptanmış olabilir. Veya daha çok sözlü olarak mevcut olabilir ve bu şekilde kurumsal düşünce ve davranışı belirleyebilir. Kurum felsefesi kurum kimliğinin çekirdeğini oluşturmakla birlikte gerek mikro gerekse makro düzeydeki hede erinde ve sosyal rolünde etkili olmakta ve kurumun değerlerinden, tutumlarından, normlarından, amaçlarından ve tarihinden oluşmaktadır (Akıncı, 2003: 180).

Kurumsal imaj, bir kurumun genel olarak kamuoyunda canlandırdığı kanaat, bir firmanın çevresel aktörlerinin o firmaya ilişkin görüşü, kuruluşun hedef kitlelerin zihninde oluşturduğu resim, firmanın hedef kitleleri tarafından algılanan resmi, şirkete, örgüte veya işletmeye ilişkin bir algılama olarak tanımlanmaktadır (Bakan, 2005: 36-37). Başka bir ifade ile herhangi bir kişi, kurum ya da kurum hakkında görüşlerin toplamı olarak izah edilen imajın, kendiliğinden oluşması yerine oluşturulması çabası imagoloji, imaj makerlık gibi kavramları literatüre dahil ederken, imaj yaratıcılığını popüler bir meslek hâline getirmektedir (Peltekoğlu, 2012: 572).

Bir kurumun, kendisini tanıtması ve anlatması olarak düşünülen kurum kimliği, ürünlerden ve hizmetlerden daha çok kurumun tanımlanmasıdır (Solmaz, 2007: 37). Aslında kimlik, kurumu diğerlerinden ayrıştırarak, kurumun kim ve ne olduğuyla ilgili bilgi veren tasarlanmış tüm görsel göstergeler ve yansımalar olarak tanımlanabilir. Çünkü bu yansıma kurumun kendini nasıl gördüğü ya da görmek istediğiyle dolayısıyla yaratacağı imaj ile ilgilidir (Peltekoğlu, 2012: 551).